汽车配件企业财务共享中心构建思考

秦巧群

（宁波双林汽车部件股份有限公司，浙江 宁波 315613）

0 引言

汽车配件企业具有资金体量大、技术要求高的特点，并呈现出多环节、多链条的复杂生产形态，特别是随着信息技术在汽配企业中的应用，工业自动化、信息化技术进一步推动了汽配企业向高端制造转型升级。这就给汽车配件企业传统的财务管理模式带来新的挑战，如果各子公司在财务管理上各行其是，那么必然会产生成本失控、财务风险加大、股东知情权受到侵害等管理问题，这些问题给汽配企业有效应对集团化经营带来的财务管理风险、建立起高效的财务服务支撑体系、降低企业财务管理成本及优化资源配置等带来了极大挑战，很多企业开始探索财务管理模式的变革，财务共享服务中心由此产生。财务共享中心是企业规模扩大背景下的财务集中管控模式，有必要对其进行研究。

1 财务共享中心的含义及汽车配件企业的特点

1.1 财务共享中心的含义

财务共享中心指的是企业将分散在不同国家或地区的子公司、分公司的财务核算和财务管理工作全部纳入集中管理平台，通过信息技术手段在管理平台中嵌入统一的财务标准，从而实现集团公司总部、子公司和分公司的各项财务管理职能。财务共享中心模式是顺应当前大型集团公司财务管理需要而发展起来的财务管理模式，在这种财务模式的支撑下，分散在各地的分公司及子公司无须设立独立的财务部门，只需通过信息平台将其基础数据与财务共享中心进行对接，这对降低财务管理成本、提高管理效率有重要意义。

1.2 汽车配件企业的特点

随着我国汽车整车制造业的发展，汽车各种零部件的采购需求增大，这就进一步带动了汽车配件企业的发展。作为为汽车行业提供零部件服务的上游企业，汽车配件企业的产品大多实行“订单式生产”模式，在获取整车生产厂商的采购订单之后，再进行定制化产品生产。目前，汽车配件企业的并购重组较为活跃，行业整合力度进一步加大，涌现出潍柴集团、玉柴集团以及均胜电子等大批优秀汽车配件企业。因此，汽车配件企业生产全球化、跨地区化的特征越来越明显。

2 汽车配件企业建立财务共享中心的必要性

2.1 降低人工成本

对规模化生产的汽车配件企业来说，其生产区域分布在不同地区，甚至不同国家，而在传统的财务模式下，企业必须在每一生产区域设立独立的财务部门，这不仅加大了财务管理难度，而且增加了整个集团公司的财务管理成本。但财务共享中心模式简化了各子公司的财务管理流程和核算环节，因此各子公司可以削减大量的财务人员，从而使得财务管理的人工成本得到大幅度降低。

2.2 提高财务管理的效率

财务共享中心模式建立之后，首先是各单位将其基础数据上传到财务共享平台。然后，财务共享平台就可以对各单位上传的基础数据进行归类处理，这就大大加快了财务信息的处理速度。以发票报销处理流程为例，报销人员在填制报销单据之后，还要找各层级领导审批签字，然后交由财务部门进行财务处理，整个流程花费的时间较长；而在财务共享中心模式下，单据的审核工作全部交由系统自行处理，财务管理效率大大提高。

2.3 为管理者决策提供数据支持

财务共享中心集成了各分公司、子公司、各部门的全部财务信息，而且在大数据、云计算等信息技术的支撑下，系统能对各项财务数据进行自动归类分析，企业管理人员登录系统便可提取所需要的数据，从而为决策提供数据支持。

3 汽车配件企业财务共享中心的构建方案

3.1 构建共享组织架构，明确组织职能

根据集团公司不同的需要，财务共享中心可采用不同的组织模式。对于汽车配件企业来说，订单式、定制化生产模式需要各分公司及子公司的协同配合，客户结构也较为单一，因此其不宜采用市场共享模式，而适宜使用流程标准化的财务共享模式。在这种模式下，企业只是将各下属单位的财务核算职能上收，同时对财务部门人员进行重新整合，而对企业原有组织架构、权限归属基本没有影响。在具体操作中，首先是将传统模式的财务部门划分为两个职能部门，分别是业务运营和内部管理。

业务运营部门主要负责日常记账、票据制作、基础数据输入及财务报表等前台工作，而内部管理部门的主要职责是内部审计、财务运行质量考核、运营优化等方面的后台工作。两个职能部门分工明确、协调配合，既要确保日常财务核算工作正常开展，又要保障财务的真实性。财务共享中心组织架构如图1 所示。

图1 财务共享中心组织架构

3.2 财务共享中心业务流程构建

财务共享中心的构建是对传统财务核算模式的流程再造，将集团公司下属各单位的物流、资金流、信息流集中整合到同一系统平台，并对各业务子系统实行标准化管理。制造业企业财务共享中心的业务通常包括应付账款管理、应收账款管理、费用报销管理、银行账户管理以及资金收付管理等业务流程，在统一的系统平台下，各下属单位的财务活动能够得到统一管理。

3.2.1 应付账款管理流程

仓库在收到供应商的货物之后，需要完成两个流程，一是货物验收并入库，二是采购部门将货物票据上传到企业系统应用程序和产品（System Applications and Products，SAP）系统中，影像扫描上传到财务共享中心，这是应付账款流程的第一步，也是系统提取数据的关键一步，后期的数据处理都建立在影像信息基础之上。财务部门通过系统平台获取影像信息之后，据此登记入账，并建立对应的应付账款台账。在此之后，财务部门根据系统平台的影像信息与实物发票进行核对，核对相符再填制付款申请，并根据系统提示将付款申请上传发送到审批部门，而付款申请的审批通常根据财务中心授权标准完成，审批人在系统中审批完成之后，点击提交到资金操作系统平台。由于SAP 系统与资金管理系统配置了统一的数据接口，财务部门根据已经审批完成的付款申请，在资金管理系统中对供应商进行转账付款。

3.2.2 应收账款管理流程

与应付账款流程相比，应收账款管理流程相对复杂，因为其涉及收入确认环节。除此之外，应收账款管理主要流程还牵涉到销售合同管理、税务发票的开票管理等，尤其复杂的流程还表现在应收账款的定期对账及催收方面。在具体操作过程中，首先是要求销售部门将销售合同信息输入到系统平台中，或者将销售合同扫描到系统中，因为后期的收款管理环节及SAP系统信息传递都需要销售合同作为收入确认依据。销售部门在货物销售之后，要向客户开具正式发票，而发票的开具必须经过财务部门的合同审核，审核无误后，再根据具体情况进行收入确认，并在财务系统中记录收入确认信息。此时，财务部门要完成最为关键的操作，那就是将收款确认信息上传到SAP 系统，而系统可以自动选择相应的会计科目记账。在收到客户货款之后，系统会以短信通知的方式通知对方。当然，客户付款方式包括但不限于电汇或票据结算方式，如果客户采用的是票据承兑方式付款，那么企业可以通过贴现或者是背书的方式确认货款入账。

3.2.3 费用报销管理流程

费用报销是一项经常性的会计事项，涵盖的报销费用也较为广泛，包括办公费用、招待费用、运营费用、营销费用等。费用报销发生频繁，而且涉及的金额较大，这就给费用控制带来一定的难度，因此企业应将财务共享中心作为费用管理核心系统，对费用进行事前、事中、事后全程把控。费用报销流程如下：第一步是要求子公司分门别类整理好报销票据条码，并对条码的完整性进行检查，经检查确认无误后再将整理好的票据进行扫描处理，然后上传到财务共享中心；第二步是财务共享中心自动获取子公司上传的票据影像信息，相关审批人员只需要对票据进行在线审批。由此可以看出，票据扫描、数据录入、票据审批与款项支付等具体事项全部由系统处理，财务共享模式下的费用报销流程省去了诸多人工处理环节。

3.2.4 资金收付管理流程

构建资金管理系统的目标在于有效调控各分公司与子公司之间的资金分配，提高资金使用效率。因此，资金管理流程的构建过程分为两步。第一步是规划调整各分公司与子公司的银行结算账户，由共享财务中心开设统一的结算账户，各分公司与子公司的资金往来由内部共享中心进行调拨。第二步是与银行建立银企互联对接方式。由于汽车配件企业的财务共享模式大多还处于起步阶段，银企互联可采用共享系统与网银系统对接的方式，企业根据银行网银的接口标准进行系统导入。为了加强对各分公司与子公司的资金进行动态控制管理、有效降低资金沉淀、提高资金使用效率，汽车配件企业还应在SAP 系统中增加账户管理模块、资金调拨模块、网银转账模块等。

4 汽车配件企业财务共享中心建设的保障措施

4.1 搭建统一的财务信息系统

在共享服务中心模式下，财务处理与监管交由信息系统后台处理，会计核算处理环节切割为不同的模块，财务人员只需根据系统提示操作。而要实现财务共享中心模式下的财务管控功能，企业就需要利用信息网络技术构建统一的系统平台。

首先，要开发支持财务运营管理的企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统。ERP 系统可支持多种财务场景，如费用申请、审批和报销、报表生成、子公司绩效管理、项目资金、采购供应链管理、业财融合及专家财务门户等。在ERP 系统作用下，财务数据信息、项目相关数据都会根据用户需求自动发送，不同的岗位人员只需要根据角色权限登录系统，就可以接收到与业务场景相匹配的信息。

其次，搭建统一的互联网技术（Internet Technology，IT）标准和流程标准。“协同商务、集中管理”是财务共享中心的重要功能，而要实现不同子公司之间跨物理距离的协同合作，就必须以统一IT 平台为技术支撑，进而使各子公司的数据信息能够在统一平台中输入、生成和提取，以便企业对子公司的财务风险进行事前提示、事中控制、事后评价，从而规避各种不确定性风险。另外，通过设置标准流程，企业可以让系统向有关人员自动提示和预警存在的风险隐患。

4.2 转变财务管理理念，满足企业集团化扩张的需求

汽车配件市场的竞争较为激烈，企业高管、经理等管理人员大多将管理重心放在产品研发和销售领域。随着企业规模的扩张，如果各分公司与子公司的财务管理缺乏统一的标准和规范，并在各自的财务体系内各行其是，那么汽配企业总部就难以掌握分公司与子公司可能出现的违规操作问题，这就会影响企业实现快速扩张、做大做强的战略目标。不仅如此，对上市汽配企业来说，分散的财务数据难以让股东得到公司全面、准确的财务信息，股东就无法预测投资结果，从而影响股东对企业的投资，会使企业的规模化、集团化扩张受阻。财务共享中心的建设与运营，首先需要管理者在管理思维模式方面寻求突破。

5 结语

财务共享中心的构建，除了要搭建相配套的组织架构体系，更为关键的环节是流程再造。文章对应付账款、应收账款、费用报销与资金管理等业务流程的构建模式进行了设计。另外，为推动财务共享服务中心在汽配企业中落地实施，企业管理层还需要转变经营理念，并在财务信息系统方面提供前置服务，持续推进汽车配件企业财务共享中心模式优化、改进。