信息化管理在行政管理工作中的价值及应用措施研究

伍丽丽

【摘要】行政管理部门一直被视为事业单位发展后盾，通过强化单位行政管理水平，带动事业单位办公效率全面提升，对于事业单位应对时代竞争有着重要意义。面对我国信息化管理普及不力的情况，进一步认识到信息化管理对于行政管理工作的重要价值。同时立足于文件管理、印章管理、档案管理以及行政管理共四方面，分析存在问题，提出对应的优化措施。

【关键词】信息化;管理;行政管理

信息化管理作用在于以信息化作为驱动力，引领工业化发展，事业单位通过优化行政管理部门信息化管理水平，可以实现管理效率性、办公安全性、员工积极性全面提升。效率就是生产力，面对市场竞争愈发激烈的当代社会，顺应“互联网+”趋势，提升信息化管理水平，对于事业企业未来发展可谓至关重要。

一、信息化管理在行政管理工作方面的应用现状

现今我国已步入“互联网+”时代，各行业信息化发展程度颇深。受此影响，不少行政管理部门均尝试推进信息化管理发展进程。诚然有着一定成功案例，然其存在的负面问题以及遭遇的发展阻碍同样值得深思。

（一）基础设施薄弱

当前企业在基础设施方面相对落后，信息化管理作为传统管理方式的升级品，很难立刻铺开，导致企业难以摆脱对于传统行政管理形式的依赖。事业单位工作人员同样对于信息化管理缺乏重视度，基础设施配套体系较为薄弱，这些问题均困扰着信息化管理的发展。

（二）软件开发落后

信息化管理离不开专业软件作为支持，然而软件开发并非一时之功。中国在软件开发行业较为弱势，导致办公信息化管理软件在功能方面难以跟上企业需求。尤其是当前B/S与C/S共有混合型结构，更依赖于软件研发投入。另一方面，软件安全性难以保障，泄密问题更是屡见不鲜，这些都使得企业谈“信息化管理软件”色变，同时导致信息化管理发展步伐愈发停滞。

（三）专业人才短缺

技术易得，人才难求。行政管理体系多以资深员工为主，对于信息管理技术了解不多，设备操作经验与能力均较为匮乏。年轻员工诚然了解一定信息技术，然而毕竟不是复合型人才，面对专业问题时同样捉襟见肘。专业人才匮乏，正是事业单位在信息化管理方面停滞不前的重要缘由。

二、信息化管理在行政管理工作中的重要性分析

行政管理工作持续发展，得益于信息技术全面发展，行政管理信息化成為行政管理突破固有旧疾的新思路，其重要意义，可谓不言而喻。

（一）提升工作效率

信息化管理优势在于用电子代替人工，以往人工可能需要一天才能完成的工作，在应用信息化管理体系之后，可能只需轻敲键盘几下即可完成。工作效率的提升，又能够实现行政管理成本的优化，将资金应用于其他方面，带动行政管理能力与效率的全面提升。

（二）提升工作热情

信息化管理可谓大势所趋，是否应用信息化，某种程度上代表着企业是否愿意跟进时代形式。如若一直沿用传统管理形式，会让员工认为企业不思进取。同时信息化管理有效提升工作效率，减轻工作负担，有助于提升员工工作积极性。

（三）促进部门合作

信息化管理系统不仅能够在行政管理部门服务，同样亦可联通其他部门，实现部门信息的全面贯通。部门信息的彼此交流，能够缓解各部门各自为战的问题，促进部门合作，形成工作合力，对于企业发展亦有着重要意义。

三、信息化管理在行政管理工作优化策略

纵观企业管理各项工作，其中文件管理、印章管理、档案管理以及综合管理均是信息化管理的用武之处。

（一）文件管理应用

以往文件管理多以纸质文件作为载体，发展至今已经在效率方面与时代需求脱节。纸质文件在查找，保存，溯源等方面有着不少问题，更使得人力成本居高不下。面对这一问题，信息化管理在行政管理应用方面的首要目标，应当设定在文件管理应用方面。

未来需要构设兼具高效性与健全性的文件信息化管理体系，顺利信息化趋势，引入信息化管理设备，以电脑代替人工，双管齐下，实现双保险。其中企业内部邮件，公共网站，自动化办公系统等等都是文件管理应用方面的利器。伴随着线上办公成为可能，各部门均可登录办公平台完成信息传输，行政管理部门在收集文件之后，借助大数据系统，实现文件管理效果的全面趋升。

（二）印章管理应用

印章权威性与重要性不言而喻，是行政管理的“核心要义”。纵观以往工作模式，印章管理往往交由专业人士负责，具体使用时需要严格按照规范审批签字。过于用章效率低下。尤其是印章在应用过程中往往存在磨损等问题，防伪标志愈发模糊，数据信息精准性更是无从保障。

毋庸置疑，电子印章正是印章管理与信息化管理的完美融合。电子印章既能够发挥印证的权威性，又可以提升确保印证应用效率性。其一，电子印章实现身份认证，有利于操作人员以及岗位有着更高契合度，避免风险发生。同时，电子印章有效改善纸质签字与盖章等范畴流程，提升资源利用效率，在优化管理成本方面确有积极意义。电子印章由于省略了繁冗过程，系统不同部门在信息沟通方面更为舒畅，彻底打消了阻碍行政管理信息化发展的最后阻碍。

（三）档案管理应用

档案管理同样是行政管理工作的一大任务，纵观以往工作实践，其在管理难度方面一直居高不下。由于数量大，密度高，任务重，面对密集发展的当代需求，档案管理工作人员疲惫不堪，无法第一时间发挥档案价值，极大影响着行政管理工作发展。基于此，针对档案管理进行信息化发展确有积极意义。

通过推进档案管理信息系统落实，有助于实现办公档案信息资源的有序提升。档案完成自纸质版至电子版的升级，光盘，磁盘，文档等档案形式愈发复杂，而且时间跨度较大，工作人员利用档案管理信息系统能够完成各项档案的线上储存与管理，利用关键词索引等功能，使得各项工作更具迅捷性与便利性。同时，对于事业单位而言，档案与资源密切相关。档案管理信息系统一方面利于管理效率提升，同时更能够提升档案资源发掘程度。借助特定的检索工具，使得同样的资源可以形成不同分类形式，使得员工更便捷，更高效的获取想要资源，确保档案服务水平提升，让档案信息发挥更大价值。

（四）综合管理方面的应用

通过对于各部门信息进行綜合，对于行政信息背后带来的发展趋势与发展动向予以掌握，有助于提升行政管理效率。因此信息化行政管理，需要立足于现代信息技术，最大化信息数据资源价值，将其应用于资本研究，信息研究以及物流分析等等，多管齐下，确保管理更具现代化。通过确保信息表达精准性，实现信息化工作的全面发展。

信息化管理技术持续发展过程之中，信息基础设施同样愈发健全，带动着创新管理理念与管理形式全面提升。“互联网+”时代，决定着管理职能需要与网络进行融合。未来管理体系之中，同样需要融合市场机制，实现行政管理的全面趋升。借助信息化管理模式这一载体，亦可将单位投入产出等补充至行政管理体系。引入最具新颖性与科学性的现代管理方式，优化管理水平，确保组织与部门间形成健全的管理体系。得益于智能化平台，其在健全行政管理流程过程之中，能够发挥行政管理部门主体作用，实现行政管理从单核到多核驱动的发展进程，确保行政管理水平有着深层次的提升。

四、结语

信息化管理在新时代有着广泛的应用价值，其能够优化信息处理效率，为后续资料查找提供帮助，确保各部门交流更为频繁，保障信息传达精准有效。毋庸置疑，信息化管理正是大势所趋，事业单位如若在信息化管理方面落于人后，必将导致整体竞争力严重匮乏。时间就是金钱，效率就是收益，信息技术的应用，有效节约成本，深受员工肯定。同时诚然信息化管理在行政管理领域有着积极价值，然其问题同样显著，尤其是安全隐患存在漏洞，因此必须采取补充安全意识、健全安全措施等相应措施。、除此之外，信息化进程不可只着眼于眼前利益，更需要长时间维护与拓展，与企业整体发展目标保持契合性。作为事业单位发展的必要趋势，未来行政管理部门需要重视信息化推进，将其作为驱动力，发挥部门导向作用，引领单位办公效率实现质的提升。

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作者简介：伍丽丽（出生年月：1985年2月）、性别：女、民族：汉、籍贯（省市/省县）：广东省新兴县、学历：本科主要从事工作：人事管理）