数字化背景下行政单位档案管理工作的优化策略

卞娜

摘要：对行政单位的档案进行数字化管理，提升和优化档案管理工作的水平，不仅是为了保证安全和保障工作的有序进行，更是为了响应国家的科学发展观而采取的实际行动，不仅是对管理档案者本身，而且对整个行政单位的发展有着重要的意义。在信息化大数据时代背景下，很多单位都采用了数字化档案管理模式，不仅提升了传统档案管理工作的效率，而且对于人民的生活质量来说也是一种质的飞跃。但是在对档案进行数字化管理的过程中，由于经验不足，各种技术还没有完全熟练操作，因此在具体实施过程中依然暴露出来一些问题。本文旨在对数字化背景下行政单位档案管理工作提出几点优化策略，希望能切实提高工作效率，不断提高档案管理工作的质量。

关键词：数字化;行政单位;档案管理;优化策略

档案管理工作是行政单位实际工作中非常重要的组成部分，它是行政单位与社会之间信息资源共享的枢纽和桥梁，传统的纸质档案查阅、归档、整理、借阅、收集等需要耗费的时间和精力非常大，效率也极为低下。而到了数字化时代，虽然为行政单位的档案管理工作带来了机遇，但是伴随着的挑战也是我们不可忽视的。因此，相关工作人员需要结合自身单位的特点和需求，不断更新工作理念，以更加科学、发展的眼光去优化管理方法，从而从根本上提升工作效率，促进行政单位的健康发展。

一、行政单位档案进行数字化管理的重要性

档案管理工作是行政单位实际工作中非常重要的组成部分，它是行政单位与单位、单位与社会之间信息资源共享的枢纽和桥梁，传统的纸质档案查阅、归档、整理、借阅、收集等需要耗费的时间和精力非常大，效率也极为低下。对行政单位的档案进行数字化管理，提升和优化档案管理工作的水平，不仅是为了保证安全和保障工作的有序进行，更是为了响应国家的科学发展观而采取的实际行动，不仅是对管理档案者本身，而且对整个行政单位的发展有着重要的意义。在信息化大数据时代背景下，很多单位都采用了数字化档案管理模式，不仅提升了传统档案管理工作的效率，而且对于人民的生活质量来说也是一种质的飞跃。因此，相关工作人员需要结合自身单位的特点和需求，不断更新工作理念，以更加科学、发展的眼光去优化管理方法，从而从根本上提升工作效率，促进行政单位的健康发展。

二、行政单位数字化档案管理现存问题

首先，虽然照目前情况来看，大部分一二线城市的档案管理工作已经基本引入了现代化办公设备，但是一些偏远的地区由于地方经济水平限制，档案管理工作依旧没有办法和数字化接轨，购买现代化办公设备的资金不足，具体表现为电脑陈旧、硬软件没有得到及时更新、相应的配套设施不完善等等，都导致档案管理效率低下且准确度不高。其次，单位与单位，单位与社会之间的信息并没有完全共享，很多被频繁使用的档案信息都分散在各处，甚至导致丢失，为档案使用者带来诸多不便。另外，对于个人信息而言，如果单位与单位之间不能做到信息共享，那么可能会导致信息不准确，将会给人民群众带来较大的困扰。最后，不得不说的是档案管理人员的素质有待提高，否则即便是引用了现代化办公设备以及做到了资源共享，如果管理人员的素质和专业能力跟不上，个人技能不能很好的满足工作需求，人员对工作性质的认知不够，最终还是会导致竹篮打水一场空，不仅严重影响了工作效率，而且还阻碍了行政单位数字化档案管理的进程。

三、数字化背景下行政单位档案管理工作优化策略

（一）建立数据中心平台，为档案管理工作创造良好条件

为了让档案管理工作与数字化信息完美结合在一起，必须要建立专属于档案管理的数据中心平台。而为了让档案管理工作变得更便捷、更有效，除了要保留传统的查找、保存、修改等基础功能之外，相关人员还必须要考虑到相关平台用户的实际需求，不断完善以及更新平台功能，以便更好的为用户服务。另外，为了切实解决资源共享的问题，创建大型数据库是重中之重。相关人员需要不断地从实际应用中完善系统并提出改进意见，将数据库的优势完全激发出来，最终达到优化工作效率的目的。

（二）注重对档案管理人员的专业培训，强化数字化管理意识

由于行政单位的档案涉及到大量的历史资料、数据资料以及各种档案信息，因此，要求管理人员必须要持有严谨的工作态度，可以这么说，一个管理人员的素质水平高低将直接影响档案管理的质量和效率，影响着档案管理的科学性以及准确性。为了减少工作人员因为自身水平素质到引发的低级错误影响到档案管理工作，那么首先就要对管理人员进行专业培训，转变他们的思想观念以及改变以往的工作模式，注重对他们的数字化意识培养。各个单位可以进行分批次、分层次的进行针对性培训工作，以提高他们熟练运用技术的能力。另外，引入相对经验丰富的、具备数字化管理能力的人员也是一个重要举措，这样就可以从根本上解决相关人员能力与专业性问题，提高整个团队的战斗力，进一步保障档案管理工作的顺利开展。

（三）在档案数据资源共享的前提下加强安全管理

对档案进行数字化管理，前期是必须基于互联网，因此，其安全性并不能由管理人员完全控制。而互联网出现故障的时候，如何能保障档案的安全，这是管理人员需要首先考虑的问题，因为一旦档案发生泄露，不仅会给整个行政单位造成损失，而且还会泄露公民信息，给国家带来意想不到的损害。因此，虽然要资源共享，但是也不要以牺牲安全意识为代价。为了提高档案管理工作的质量和效率，在建立档案室之初，就应该在软硬件设施的安全性方面層层把关，做好防潮、防火、防尘等一系列安全工作，为电子信息安全保驾护航。另外，为了将互联网的安全漏洞降到最低，要由专业人士对网络设置防火墙，定时清理计算机病毒，设置强有力的安全屏障，以此来从方方面面保护档案的安全，避免档案丢失给国家和社会带来的巨大损失。

（四）建立完善的档案管理制度，规范管理流程

由于档案管理工作的特殊性和保密性，一套完整的管理制度以及管理流程将确保工作的有序开展以及顺利进行。首先规范管理流程，要细化到每个部门甚至每个人对电脑使用的各种权限并设置岗位权限，对档案提高保密措施，比如如果有人需要查阅档案，则需要上级领导的批准和签字，并且必须要在相关档案管理人员的陪同之下方可进行相关操作。另外从档案的整理、交接以及归档都需要制定非常详细的流程与步骤，以确保档案的完整性。而建立完善的档案管理制度，则需要明确每个人的具体职责，从数字化档案管理方面进行制度制定以及流程规范，以确保档案的真实性和有效性。最后，可以在单位中设立档案监管部门，专门对档案管理工作进行监督和管理，并执行相应的奖罚制度，这样才能提高每个工作人员的责任心与积极性，才能真正确保档案不丢失、不损坏。

结语

总而言之数字化档案管理，使得工作人员可以快速、高效地查找文档。同时，对纸质档案做数字化处理，进而使档案管理更精准，降低出错率，有效提升档案管理工作的质量和效率。档案管理工作与数字化接轨，是大势所趋，是民之所向。行政行政单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，数字化管理的实现将推动行政行政单位整体向智能化、数字化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，充分利用互联网思维，从根本上提升管理效率，优化管理流程，积极采取措施应对各种突发情况，寻找在档案信息化工作建设中的问题，并讨论解决方案，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。

参考文献：

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