企业档案保密与档案信息化发展的融合实践

衣蕾 柴青

摘要：企业档案信息化管理作为当下企业档案管理的主要趋势，在此过程中企业需要强化对档案管理保密性与安全性的重视。企业档案管理信息化水平的提升有利于档案管理效率，同时对档案管理精准性与便捷性具有重要价值，也是降低档案管理人员工作压力的主要途径。企业档案信息化管理为企业档案管理工作提供优势的同时其对档案管理工作提出了要求，部分企业档案具有保密性，这也就要求信息化档案管理需要强化对档案保密工作的重视。基于此文章对企业档案保密与档案信息化发展的融合进行研究与分析，以为当下企业信息化档案管理工作提供参考。

关键词：企业档案 档案保密 档案信息化发展

一、企业档案信息化

企业档案信息化作为当下企业档案管理的主要模式，信息化档案管理模式下档案管理工作更加高效，但同时档案信息化为企业档案管理带来了一定的风险。档案信息化管理平台在缺乏风险管理的情况下，档案管理工作难以保障安全性，从而档案数据被盗风险增加，不利于企业发展的稳定性与持续性。互联网技术与信息技术高速发展背景下，企业档案信息化系统平台存在风险性，此类风险严重影响着档案信息资料的保存，使档案资料数据面临着泄漏与损坏风险，这也就导致企业面临着严重的损失。

二、企业档案泄密途径

2.1档案信息化系统设计问题

在进行企业档案信息化系统的设计过程中，档案信息化系统设计存在不合理因素，这也就导致企业档案管理与使用过程中，存在档案丢失风险。另外部分档案信息化系统设计复杂，档案管理人员在操作过程中容易出现操作失误，这也就导致档案管理质量难以保障，尤其是在档案操作失误的情况下，业务档案或者核心档案一旦出现外部传输，企业数据将面临公开风险，这也就严重影响着企业的发展。

2.2档案信息化存储风险

在企业档案信息化存储过程中，系统平台在接入电子存储设备的过程中，部分电子存储设备具有数据拷贝功能，这也是现阶段企业档案数据泄密的主要形式。除却U盘等常见拷贝形式外，蓝牙或者WLAN同样属于资料泄密的重要途径，档案信息化存储过程中，此类档案泄密方式防不胜防，是未来档案信息化发展工作的重要着力点，以此实现对档案保密工作质量的落实。

2.3病毒与黑客攻击

病毒与黑客攻击往往存在于不正常的行业竞争中，企业档案信息记录着企业发展核心数据与业务信息，通过网络病毒与黑客攻击得到企业数据，此类档案泄密属于严重的商业安全性问题。档案保密工作应当落实于档案信息化管理的全方面，对此档案信息化管理应当强化对信息化系统平台的建设，以此强化档案信息存储安全性。

三、企业档案保密与档案信息化发展的融合措施

3.1强化档案保密工作理念

企业档案信息化管理工作中需要切实强化档案保密工作理念。理念作为工作前提，提出工作保密理念后，企业档案信息化管理人员需要结合企业档案信息化程度对其信息化系统进行优化，以此满足企业档案保密需求。档案保密作为档案信息化建设中的重要内容，档案信息化建设水平严重影响着档案保密工作质量，对此在企业档案信息化建设过程中，档案信息化建设水平要不断提升，以更好的构建企业档案保密环境。另外从档案管理人员来讲，档案管理人员也要强化对档案信息化工作流程的重视，以不断提升自身工作能力水平，满足档案信息化发展下档案管理工作需求。在此过程中档案管理人员需要明确档案信息化管理与纸质管理的差异性，从而树立新的档案保密意识。

3.2落实档案保密管理制度

企业档案信息化管理体系中需要不断完善并落实档案保密管理制度，以此为档案管理人员形成新的工作机制，以提升对档案内容信息的保密管理质量。从档案泄密途径来讲，档案泄密途径主要集中在档案信息化平台建设、档案存储与传输、网络安全风险等方面，为减少档案泄密现象的出现，档案信息化建设人员需要针对各风险因素提出针对性解决措施，从而确保档案信息化管理全过程的保密性。此外，在进行档案信息化管理的过程中，需要构建完善的工作监督管理制度，以此实现对档案管理全过程的监督与控制，及时对相关风险隐患因素进行发现与处理。为提升档案管理人员档案保密意识，企业可适当对工作人员进行职业培训，以提升其工作警惕性。

3.3规范档案管理工作流程

企业档案信息化管理工作的开展应强化各环节工作细节，以减少档案泄密现象的出现，提升档案管理工作流程安全性，以此确保档案保密工作质量。从企业档案信息化管理工作流程来讲，档案查阅登记与审批流程应当强化，以此对档案使用流程严加监管。在檔案管理工作中，档案管理人员需要对档案保密等级进行划分，以对档案借阅人员资质进行审批，判断其是否具有档案使用权限。档案使用严禁二次传阅，为明确此类工作制度，企业可制定相关档案工作机制，以此强化对档案资料使用过程的安全管理。信息化档案管理工作以电子档案为主，因此在档案借阅时间到期后，档案信息化设计人员应当设计相关权限，以对档案借阅人员提出警示信息，从而落实档案管理全流程的安全把控。

3.4优化档案信息化管理系统

信息化技术作为提升档案信息化管理中档案保密性的主要因素，技术人员需要不断就档案信息化管理系统进行优化。档案信息化管理系统的优化能够从源头上提升档案保密性，对减少档案资料泄密风险具有重要价值。首先档案信息化技术人员应当就档案管理中档案保密诉求进行分析，以对系统架构进行优化，从而提升系统网络安全系数，提高系统对外部风险的防御机制。另外档案信息化管理系统自身需要设置安全保护机制，以对档案资料各保密级别进行划分，保密级别每递增一级，系统安全保护机制增加一项，此举能够避免越权查阅档案现象的出现。且同时档案管理信息化系统的优化，能够对工作人员登录操作记录进行存储，这也能够及时对档案泄密风险进行了解，是提升档案保密质量的重要途径。

四、结束语

企业部分档案具有保密性，此类档案往往以企业核心数据相关，但传统档案保密管理模式难以适应信息化档案管理，为切实落实企业档案保密工作，企业档案信息化发展应当融合档案保密这一需求，实现对企业档案信息化管理工作的调整。

参考文献：

[1]张淼.档案保密与档案信息化发展的融合实践研究[J].产业科技创新，2020，2（04）：106-107.