加强企业差旅费管理方法刍议

王燕君

摘要：随着社会经济不断发展，竞争越发激烈，降低企业运营成本提升企业经济效益是推动企业持续发展的基本方法，因此应在企业内部做好节流开源工作。差旅费是企业费用中的一部分，虽然占比不大但是如果对于管理将会造成不必要的资源浪费，因此为了节约企业成本提高企业经济效益，管理人员应提升对差旅费的重视，科学设置差旅费，在不影响出差人员工作的情况下，节约企业管理费用，提升企业经济效益，促进企业良性发展。本文专门针对加强企业差旅费管理方法进行刍议，以供各界同仁参考。

关键词：企业;差旅费;管理方法

企业差旅费是企业费用中的一部分，科学合理地管理差旅费，能够节约企业成本提升企业经济效益，有利于企业持续发展。但是当前很多企业并未重视差旅费管理工作，差旅费管理工作中存在相应的问题，导致企业运营成本不断递增，无法提升企业经济效益，限制了企业的发展，因此企业管理人员应对企业差旅费管理中存在的问题进行研究，寻找科学有效的管理方法，解决企业差旅费管理中存在的问题，提升企业经济效益，促进企业持续发展。

一、差旅费的构成

差旅费是指企业员工在处理外地工作事项中所产生的费用，主要包括培训学习、商务洽谈、参加会议、外地考察、回家探亲、员工外地旅游、员工驻外办事等，在这些费用之中员工差旅费用最为常见，在企业中只要是员工外出所产生的费用统称为差旅费。出差人员在进行外出工作处理事务时通常会产生住宿费、用餐费及交通费等，此外还有行李费、车票预定、包裹费用、保险费用等常见费用。企业会计记账中常见的费用包括住宿费与交通费及公杂费。根据差旅费运用目的与渠道可以将差旅费分为能够报销及不能报销两种，可以报销的差旅费用由公司负责承担，其中不能报销的差旅费用将自行承担。例如个人消费购买的个人生活用品、特产、服装等应由个人承担;另外如果出现高于正常消费标准的费用，其超过的费用应由个人承担。在企业中差旅费可分为固定费用与变动费用，其中固定费用是指外出时必然产生的费用，这些费用是保证员工完成任务的必要费用;而非固定费用，是在出差活动中能够控制的费用，主要根据出差人员的习惯、性别不同而变动，差旅费用包含内容十分广泛，只要是在外办公所产生的费用都是差旅费。

二、企业差旅费管理中存在的问题

（一）企业中管理层重视不足，差旅费管理意识薄弱

在企业发展中差旅费是一项必不可少的费用，由于费用比例不高所以很多企业并未重视，将商务洽谈结果作为重点关注内容，还有就是运营及采购方面，由于企业对差旅费管理意识方面的松懈，使很多工作人员打起了差旅费用的主意。在企业中差旅费用占比相对较少，很多管理层并未对详细金额进行核对，也没有关注总体费用的变化幅度及差旅费的构成结构，没有重视差旅费管理，影响了差旅费管理效果。此外，一般差旅费主要由人事、行政、财务等部门所负责，在差旅费报销流程需要在行政部门所完成，很多企业中行政部门在选择酒店时存在收取回扣的行为，差旅费报销人员与行政人员是经常交集的工作关系，会在差旅费报销过程中互相包庇，以此谋取私利，加之管理层对差旅费的懈怠，财务人员为了与同事能够和平相处，对差旅费用并不会多加审核。

（二）企业差旅费控制执行力不足，管理较为随意，与成本效益原则不符

在企业中虽然设置了差旅费管理部门及报销工作流程，但是由于多种原因，出差人员并未按照管理制度与流程进行差旅费报销，影响了差旅费管理效果。首先，企业中的行政人员会以平价预定酒店及购买机票，同时在供应商方面收取相应的回扣，行政人员这样的操作行为，导致本应属于企业的利益流入个人手中;其次，有些企业中出差人员可以自行选择酒店居住，这样的个人行为，导致企业不能根据情况增加或是减少住宿人数，同时也不能获取到更多的优惠;最后有些出差人员为了谋取私利会在酒店中虚开发票或是购买发票，运用这样的方式获取利益。以上情况的产生损害了企业的经济利益，没有发挥出差旅费管理应有的效果。当前很多企业在出差前期并未进行科学的规划，管理态度较为随意，企业差旅费无法管控，造成住宿费用消耗过多的情况，产生这样问题的原因主要是企业差旅费管理力度不足，有些企业在倡导人性化管理中，没有遵循成本效益原则，明明能够选择特快火车却选择飞机或是高铁，在住宿过程中可以选择经济酒店却偏偏选择豪华宾馆，两个人可以住在同一间却偏要预定两个房间，完全没有遵循成本效益原则，因此增加了企业的差旅费用，造成了不必要的浪费。

（三）企业预算制度不完善，执行力度不足

在很多企业中为了控制费用，会根据企业差旅需求定制适当的预算制度及标准，对出差人员的相关费用进行详细罗列，为出差人员提供费用方面的参考，其中各项费用明细会随着行业发展进行调整，但是很多企业差旅活动较为随意，没有对差旅费用进一步编制，企业差旅费预算制度不够完善，出差人员常常不遵守预算制度。企业预算制度执行力度不足，出差人员对规则选择性漠视。由于出差人员费用随意加之财务人员与行政人员管理力度不强，差旅费预算标准如同虚设，出差人员违规操作并未受到惩罚，在此环境中助长了不良风气，导致企业内部差旅费用过高，影响了企业的经济效益。

三、加强企业差旅费管理的方法

（一）做好差旅计划统筹安排，提前预订酒店与机票

在企业中要想控制差旅费用，应做好差旅计划，解决因企业随意性过大，造成的差旅费用无法控制问题。首先在企业内部定制差旅计划方案，根据差旅相关事宜预定好车票与酒店，选择信用好、性价比高的酒店，获取最大幅度的优惠力度，加强差旅计划，提升差旅费管理效益。这样就能够在出差前期对差旅费进行事先安排，获取最优的价格，节约差旅費用。其次，企业还应将出差审批权进行集中管理，各个部门中涉及出差的工作人员需要报告上级领导，经过领导同意的人员可以出差，如果上级领导不同意，则不允许出差，如果有员工不遵守，所产生的差旅费用一律不予报销。再次，企业还应在内部设置登记备查制度，对出差人员的出差缘由、时间、地点、往返路线、审批情况进行详细记录，上级领导同意后交由行政管理部门，一旦出现擅自更改路线及时间不符的情况，涉及到的差旅费用不予报销，运用这样的方式加强对出差人员的管理，提升差旅费管理力度，帮助企业节约运营成本，提升经济效益。

（二）实行酒店外包，获得专业服务优势

随着社会不断发展很多管理方式与理念随之更新。很多跨国企业会对差旅管理实行外包制度，国外有很多企业就在运用这样的方式，外包服务公司会根据企业的差旅需求为企业设计专属的服务方案，外包服务公司会负责策划、组织、接待等相关事宜，运用外包制度，能够促进企业差旅管理规范化发展，减少企业内部谋取私利的事件发生，在企业中采用外包制度还能有效简化行政部门的工作量。曾经对外国企业采用外包制度的方式进行调查，其结果显示能够比传统企业内部管理节约大概10%的费用。基于此我国企业可以借鉴外国企业的外包制度对差旅费进行管理，可以运用招标的方式进行筛选优质的服务公司，通过与外包服务公司合作优化内部管理流程，根据外包服务公司的日常服务质量对其进行评价，通过评价反馈不断提升外包服务公司与企业的默契度，促进企业规范化管理，此外与外包服务公司进行合作过程中还应对外包公司中的服务人员进行培训，提升外包服务人员对公司差旅费工作内容的了解，可以在企业内部设置网络系统，运用网络对差旅信息进行管理与预定。

（三）运用制度引导员工选择适合的交通出行，明确各级人员的住宿标准

在企业中要想加强差旅管理力度，提升管理效果，应在企业内部定制完善的制度与标准，保证企业内部人员能够完全执行制度标准，在企业中进行差旅费管理，不只要节约企业运营成本，同时还应保证差旅费报销流程的透明度，因此企业应制定明确的差旅费报销标准，让企业出差人员能够自觉遵守规定，按照制度标准选择适宜的交通出行及酒店居住。遵守制度的前提是保证制度标准能够及时根据市场行情进行调整，例如在差旅费管理中要对住宿、航空公司、餐饮等价格变动进行及时了解。通过掌握市场行情，精准调整差旅费标准，让员工能够明确企业中的各级住宿标准与制度，防止不经允许随意出差的情况发生。还应在企业中构建完善的差旅费报销标准，主要包含住宿、餐饮、机票、现金、信用卡等方面，对于违反报销标准的员工给予一定的处罚，以此保证企业出差人员能够完全遵守制度标准，促进企业规范化发展。

（四）推行公司卡及信用卡，加强预算执行力度

要想提升企业差旅费管理效果，应在企业中加强预算执行力度，以此严格把控差旅费。首先，企业可以将差旅费预算执行效果与部门绩效进行挂钩，加强对预算的计划与审批，促进企业工作人员能够执行预算工作程序。其次企业应在公司推行信用卡及公司卡，将其运用于出差活动支出，运用公司卡或是信用卡能够实时出具电子信息，便于公司搜索与查询，有利于实现差旅费透明化管理，同时能够减少现金的使用，能够节约流动资金。在企业中如果单纯依靠员工所提供的票据，企业无法精准地掌握差旅活动中的各项费用，同时无法掌控员工的差旅活动情况，无法实現差旅费控制。而在企业中运用公司卡及信用卡，差旅人员运用信用卡进行消费时会及时出具相关信息，企业能够通过信息掌握出差人员的动态，同时能够及时掌握出差费用，便于企业对出差费用进行对比，企业能够通过分析与对比对出差人员的绩效进行统计，运用差旅费数据信息作为员工考核的参考依据。另外运用这样的方式进行信息统计，能够为企业实行酒店集中采购提供数据信息，便于企业与出差人数较多的酒店进行合作，通过长久的合作关系，获得住宿优惠，节约企业的住宿费用，提升企业差旅费管理效率。

（五）运用现代技术进行通讯，减少不必要的外出

在科学技术不断发展中，信息技术的应用改变了人们原本的生活方式与工作方式，为人们生活提供了极大的便利，为了与时代同行企业应积极探索科学办公方式。企业可以在管理中运用新型信息技术，如运用视频技术，开展视频会议，在视频中洽谈相关合作事宜，减少出差频率。在我国某企业中运用视频会议系统进行跨区域会议、培训学习等事项，通过开展视频会议，有效减少了企业不必要的外出，为企业节约了差旅费用。因此要想节约企业运营成本提升企业经济效益，应敢于创新，在企业中运用科学技术进行办公，尽量减少出差频率。在高科技时代中企业应创新经营方式，对企业中不必要的出差事项可以适当取消，运用视频及电话会议的方式代替。

结束语：社会经济不断发展，企业面临巨大的竞争压力，要想在竞争环境中立于不败之地，企业应做好开源节流工作，积极探索科学的方法对企业运营成本进行控制，差旅费是企业费用中的一部分，如果能够加强差旅费管理，能够节约企业运营成本，提升经济效益，因此企业应加强对差旅费管理工作的重视，制定完善的执行标准与制度，强化管理力度，促进企业持续发展。

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