浅谈印章档案的整理

李娜

为充分挖掘印章档案在历史研究、凭据佐证等方面的重要价值，近期，我们利用一个多月时间，对馆藏现有印章和新接收印章重新进行整理、分类、编号等归档工作，现将有关做法与同仁互鉴。

一、基本情况

（一）时间跨度长

最早启用的印章为20世纪50年代新中国成立后设立的中共平原省曹县党政各部门印章，之后又经过1952年撤销平原省归入山东省;1958年撤区（乡）成立公社;1966年县、乡分别成立县“革委会”“人委会”“人民公社革命委员会”;1981年县撤销革委会成立县人民政府，乡撤销“人民公社革命委员会”成立乡（镇）人民政府;后续部分县直及乡镇历次机构改革撤、并、转直至2018年，时间横跨近70年，见证了曹县从新中国建立至今组织机构重大历史沿革。

（二）涉及部门多

一是党政类，既有早期平原省曹县各党政部门印章，比如“中共平原省曹县纪委”“中共复程县委员会党员训练班”等，又有“中国共产党曹县委员会”“中共曹县革委办公室委员会”“中共城关人民公社委员会”“中共孙老家区委”等涉及区、公社、革委等各时期党政部门印章。二是社会团体类，比如，“曹县妇女联合会”“曹县申楼乡残疾人联合会”“火神台乡科协”等。三是企业类，有“曹县电影队”“曹县五七制修厂革委会”“中共曹县袁辛楼乡砖瓦厂支部”“中共曹县果品公司支部委员会”“中共曹县城郊建筑公司支部委员会”等早期县属企业及现今民营企业。四是个人类，主要是县级领导及历史名人印章。印章共有1620枚，涉及650余大小单位，对研究曹县行政职能转变过程及社会政治发展具有极高的参考价值。

（三）种类丰富

一是质材繁多，既有早期的黄木印、檀木印及木头贴胶皮印，又有现在通用流行的红胶印、回墨印、原子印、有机材料印、钢印、铜印等。二是形状各异，有党政部门圆章、个人方章、行政执法和财务专用椭圆章、对章、扁章及自然形状章等。三是字体多样，有历史悠久且具有艺术观赏性的篆书，结构扁平、笔法奇纵的隶体，方整端正、方便书写的楷体，字体方正、棱角分明的宋体等，具有一定的艺术鉴赏价值。

二、整理原则

针对印章时间跨度长、涉及单位繁多及形状各异等特点，按照《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的基本要求，参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合平时利用情况，我们依据“去繁从简、规范有序、注重实用”的原则进行整理，重点做到存放有序、保管安全、利用方便。

三、整理步骤

（一）收集清洗

由于原先库房面积有限，印章无法集中归档整理，又经过2019年档案馆新馆启用搬迁，印章存放更不集中。因此，我们对所有印章进行集中收集整理，确保印章收集齐全无遗漏。对所有收集的印章，用清水湿巾擦洗干净，并置于通风处晾干。而对于有油泥污物的印章，我们首先用医用酒精在瓷盘中浸泡2—3小时，然后用塑制软签剔除印面上的污垢，再用牙刷刷净晾干，确保印面干净，印文清晰。

（二）粘贴流水号

用不干胶标签贴纸依次在每枚印章正上面粘贴流水号，从1、2、3……直到印章完毕，按照从左到右、从前到后、每排20个号排列，便于下一步挑号。同时在粘贴流水号时印制临时印文便于认清印章上的文字，印文编号与该章流水号统一，并将印文及印文编号录入EXCEL表。

（三）分类排序

我们将印章档案单列全宗，采用“机构—保管期限”分类，机构分为党委政府、社会组织、企业、个人，保管期限为永久、30年。印章档号具体表述方式如：YZ00-Y-2.1.1-0010，YZ00表示印章全宗号，Y表示保管期限为永久，2.1.1表示形成于新中国成立后属于机构类中的党政机关，0010表示枚号。

分类方案确定后，我们首先在EXCEL表上对印章进行分类、排序。并制定了《印章分类统计表》，包含序号、流水号、印章单位、印文、印章档号等项，序号与印章档号中的枚号相同，但是序号用“1、2、3……”表示，枚号用4位数字表示，即“0001、0002、0003……”表示。二是按照序号顺序，以流水号为媒介对印章进行分类挑拣排列，挑拣排列完成后，我们再对印章挑拣排列情况抽查，查看序号与流水号对应情况是否和《印章分类统计表》一致，避免产生错误，防止以后大量返工。

（四）粘号制模

用粉红色A4纸打印印章档号，将档号裁剪成长、宽分别为“14.6×1.3”厘米的长方形纸条粘贴在印章腰围，14.6厘米长度能使纸条环绕通用塑胶印章一圈后有约1厘米重叠，再使用液体胶对重叠处粘贴。由于纸与纸的粘贴强度远大于纸与塑胶的粘贴强度，这样确保粘贴的档号牢固不易脱落。粘贴好档号的印章依次印制印模單，《印章档案印模单》使用A4纸，每张纸以“从左到右、从上到下”顺序排列4行4列印模格，印模格下方为此印章档号格。在具体操作中为了节省人力、提高效率，在打印印模单时，我们按照印章排序将档号填写后一并打印出来，这就要求在印制印模时必须仔细认真，保证印模章的档号与对应该档号格上的档号一致，否则将造成排序混乱，大量返工。

（五）编制目录

目录包括序号、印章单位、印文、档号、移交时间、存放位置、备注等7项内容。其中印章单位是指印章在移交前所属的单位，印文表示印章的印面上所显示的文字内容，存放位置表示印章在印章橱存放的位置，比如，印章“中共县委机关革命委员会”在印章目录显示的存放位置是“ A-2-138”，表示该印章放在A号印章橱的第2层编号为138的空格内。

（六）章橱编号

为便于印章集中存放，统一管理，我们专门定制了5个钢制印章橱，每个10层，每层为10×10个“田”字形空格，并根据印章的印面直径和印身高度，设计了“8×10”“10×10”“8×15”厘米3种规格。首先用直径为6厘米红底黄字“A、B、C、D、E”不干胶贴纸贴在对应印章橱前面上端中间位置以标识橱号。然后用直径为4厘米红底黄字“1、2、3……10”不干胶贴纸从上往下贴在印章橱前面每层的中间位置以标识层号。按照每类印章预先设计的存放位置，用不干胶标签贴纸依次从“1、2、3……”直到此类印章枚号结束，粘贴在印章橱“田”字空格的中间上端，每层粘贴顺序为“从左到右、从里到外”。粘贴数字标签的目的就是固定每枚印章在印章橱中的位置坐标，防止以后同时使用多个印章在放回时出现位置错误，因为数字标签的数值与该位置印章的档号中的枚号一致，而每类印章的枚号具有唯一性。最后，我们设计了印章索引卡片，包括行号和起止号，即从里往外每行空格编号的起号和止号，目的是便于对每层印章的查找。

（七）入橱归档

将已整理完毕的印章按照存放位置依次放入对应的印章橱中。由于我们整理印章的位置和印章橱存放不在同一楼层，为了防止在搬运印章时造成印章排序错位，我们将印章按照一定顺序放置在平整铁板上，再用平底推车运到档案橱放入，印章存放完毕后我们又抽取部分印章查看存放位置是否正确无误。

四、完善资料

编写了《印章档案全宗介绍》《印章档案分类方案》《印章档案登记表》等，详细说明印章的来源、产生时间、数量、完整程度、整理分类方案及检索工具使用方法等内容。我们制作了两份印章档案目录和印模单，其中一份《印章档案目录汇总》和《印章档案印模单》随同《印章档案全宗介绍》《印章档案分类方案》等放入全宗卷，将另一份每层印章对应的《印章档案目录》《印章档案印模单》和《备考表》放入层内，排放顺序从上到下为目录、印模单、备考表。

本次印章档案整理，由于印章年度跨度大、数量多，在整理中遇到了不少困难和问题，我们进行了一定的摸索和探讨，虽然积累了一些经验和做法，但仍需要进一步完善。

作者单位：山东省曹县档案馆