高校学生党员档案管理的实践探索

张华一

党的十八大以来，高等学校根据党中央统一部署，全面加强和完善高校党建工作，大力推动学生党员档案建设并取得了显著成果。但由于高校学生党员人数众多、实际情况复杂，出现了许多困扰基层党委的档案“顽疾”，这些“顽疾”存在于党员发展的全过程之中，对各级党建工作均造成了不利影响。本文通过梳理学生党员档案管理在不同阶段存在的问题，有针对性地提出一些具有可执行性的解决方案。

一、高校学生党员档案的重要价值

高校学生党员档案是具有高度政治功能的文件材料，是学生党员身份最重要的证明依据，也是反应高校学生各方面综合素质能力的重要参考标志。高校学生党员档案对于高校思政与党建情况、选拔国家干部与人才提供依据具有重要意义。

（一）提升学生党员素质的重要方式

高校发展的学生党员必须拥有较高的思想政治素质、理论素质、人文素质和道德素质，是同龄段学生中的优秀分子。只有坚定共产主义理想信念、勇于担当时代重任，各方面品学兼优，起到模范带头作用的学生才能在高校加入党组织。党员档案无疑在党员发展过程中起到了无可替代的重要作用，是一名高校学生从递交入党申请书，经过层层考察成为发展对象，再到成为中共党员的全过程记录，客观准确的记载了每一个阶段的实际情况。学生党员档案高质量的管理无疑是一种无形的督促，提醒学生党员需要认真严肃的对待入党流程，时刻端正自己的行为举止，做到思想与行动上一同入党，是党员思想政治教育在实践中的强化。

（二）反映高校思政与党建情况的核心体现

高校学生入党工作是高校党建的重要组成部分，学生党员档案则是这一工作开展情况的最重要体现。发展党员需要经过团组织推荐、确定为发展对象、接收成为预备党员、预备党员转正等多项流程，需要填写大量档案资料。各级党委和学生党员在此过程中是否以严肃认真的态度对待这一工作，通过查阅党员档案情况一目了然。党员档案记录了每一位新生政治上从懵懂到成熟的全过程，档案中各项内容的填写与保存情况，可以展现出学生党员的思想动态，也可以反映出思政工作的实际效果。

（三）选拔国家干部與人才依据的主要载体

中华民族伟大复兴的中国梦终将在一代代青年的接力奋斗中变为现实，共产主义事业将在一代代意志坚定、具有崇高理想的共产党员不断努力进取中实现。所以选拔国家发展所需要的青年力量和后备干部是各级党政组织部门的重要任务，关乎中华民族伟大复兴和党的事业蓬勃发展。学生党员档案详细记录了一名学生党员自申请入党以来的总体情况和各主要环节的考察情况，是一份党组织对个人思想政治和实践能力的综合评价，具有无可替代的重要作用。加强和完善党员档案管理，就是为今后的人才选拔提供最重要的一手信息，承担着极为重要的政治功能。

二、高校学生党员档案管理的主要问题

高校学生党员档案的填写与使用主要集中在“发展党员过程”“培养预备党员期间”和“党员档案转入转出过程”这三个主要环节，每一个环节均会遇到各种现实问题，梳理各阶段的管理难题是提出解决方案的关键所在。

（一）发展学生党员阶段的档案管理问题

根据《中国共产党章程》与《中国共产党发展党员工作细则》的规定，高校发展学生党员的第一步是从共青团组织“推优”成为入党积极分子开始。也就是说，党员档案的收集工作要从“推优”工作开始做起。但在现实过程中，发展一位学生党员最快也需要两年时间，在这过程中产生的各种材料，具体按照什么标准归档却存在很大分歧 。由于没有明确的指导意见，全国各地各个高校的标准难以统一 ，甚至同一学院下属的党支部之间标准也不一致。有的党支部书记认为“多多益善”，导致党员档案内容繁杂，存放大量无关资料，关键时候难以查阅到重要材料;有的党支部过度简化归档范畴，导致党员档案存档内容太少，严重缺失党员的关键信息，给后续工作造成很大困扰。

同时，存放在档案袋中的资料也存在质量不过关、内容不规范的问题。一般来说，新发展学生党员填写的各项信息应该由党支部进行核对，及时发现错填漏填的现象。但通过调研发现，近年来随着各用人单位核查档案的力度增加，近半数学生党员档案均存在各种内容问题，许多学生党员在填写各种表格和材料时记错或者因为遗忘而随意填写时间节点;也存在支部书记和委员过于随意填写档案，出现志愿书前后内容矛盾，信息相互不匹配的现象。

最后，党员档案存在时效性滞后、突击补写材料的情况。发展一名学生党员，至少需要有入党申请书、思想汇报、自传信息、转正申请书、个人半年总结和一年总结等撰写材料，也应该存有组织考察材料，比如入党积极分子考察表、预备党员考察表、谈话记录、政审材料与各种公示材料。但由于高校发展学生党员按照批次进行，如果平时不按照各项要求进行考察，如实填写材料，必然会导致到正式发展时突击填写，甚至本科生党支部出现培养联系人已经毕业多年，但档案材料空空如也，最后只能大量仿制签名、补写各项材料。有的党员甚至到毕业前夕才发现自己的党员档案存在大量空缺，临时编辑的档案漏洞百出，甚至出现支部大会时间与上级党组织批准时间相互矛盾的现象。

（二）培养学生党员过程中的档案管理问题

发展对象成为预备党员之后，就进入党员培养过程，此时党员档案袋中已经具备大量信息资料，但距离转正成为正式党员还有一年时间，档案的管理与利用就开始出现问题。首先，预备党员的档案管理与人事档案具有严格的保管流程不同，党员发展档案没有明确的法律法规对保管进行规范，具体哪些部门负责档案的审核与保管成为一个严重问题。有些学院将档案存放于辅导员办公室，也有将档案存放于学院库房或者读书室内，也不乏支部书记或者支部委员保管。这些管理方式十分粗放，既不利于保护学生党员隐私，更不利于保存档案信息，更重要的是使得学生党员发展的严肃性受到很大影响。每年到毕业季时，都出现许多学生党员档案遗失、残缺现象，档案保存问题已经成为不可忽视的重要问题。

其次，档案查阅手续繁杂。预备党员培养的一年时间里，预备党员需要完成多篇思想汇报与半年总结、一年总结，组织上也要完成预备党员考察表与入党志愿书转正部分的填写，这些均需要调阅党员档案中的材料。但在实践过程中，由于学院为防止经常拿取档案袋中材料出现丢失和遗漏，普遍不允许平日里查阅抽取本学院发展的预备党员档案材料。而新入学的预备党员（这种情况以研究生为主），党员档案与人事档案一并放置在学校档案馆，如果提取档案要经过层层报批，但由于谈话时间各异，转正时间不统一，支部也没有精力反复提交查档申请，这不仅导致定期核查档案状态成为形式，而且也使得档案信息难以及时更新，非常不利于党员档案的收集与管理。

第三，党员培养过程中，党员档案的利用率十分低。学生党员培养是一个长期的系统性的工程，绝非一朝一夕之功，但由于学生党员发展与转正主要集中于一两个月，从不调阅档案，档案处于“休眠”状态。平日里预备党员既不关心档案的内容增添，也不主动了解保存情况，甚至都不清楚发展流程的具体步骤。电子档案建设情况也遇到很多问题，近年来中组部研发的全国党员信息管理系统已经全面开始使用，理论上数字化管理可以促进档案管理的及时性与简明化。但现实中各支部往往根据年度考核要求应付系统信息填写与更新，并不主动利用电子系统。除了例行机械化填写，电子档案几乎等于放入冷冻室，失去了有效利用档案的建设初衷。

（三）学生党员档案转出与转入过程中的档案管理问题

对于高校学生党员档案来说，最为重要的环节就是新生档案的转入与毕业时的转出两个环节。前者包含在新生入学信息核查的大背景之下，后者则直接关系到学生党员的“政治信息”，在此过程中暴露出非常关键的管理问题。首先是传递单位不明确，接收不规范。如今有相当比例的高校研究生新生有过就业经历，但由于就业单位档案保管模式不一，所以当学生入学之时档案往往出现材料失踪甚至被中途截留的现象。许多单位将人事档案与党员档案分开放置，到移交时经常忘记移交党员档案，之后补寄过程中又导致接收单位没有及时将学生党员档案与个人档案合并，等毕业再次封装时非常容易遗忘丢失。

其次，高校毕业生去向千差万别，并不是所有用人单位都专门设立党务管理办公室，很多毕业生入职后党员档案无处接收或者被随意存放，毕业高校也不再关心毕业学生党员的档案问题，直接将电子数据库中的信息删除就算完成工作，给后续学生党员档案接收传递工作制造了难题。并且，近年来高校毕业生因暂未就业、出国留学等原因，将学生党员档案暂存在高校的現象逐渐增多，这种留存档案的管理与转出手续十分不明确，特别是预备党员涉及转正问题，如何既符合发展党员工作要求，又不留下问题隐患，还要操作简单便捷不浪费资源，成为高校基层党支部工作的一项难题。

再次，是党务负责人变换频繁，缺少专业专职人才。由于多种原因，本科学生党支部往往出现正式党员数量不足的现象，需要和其他专业组建联合党支部。甚至在特殊情况下，学院党委安排研究生调入本科支部担任支部书记或者第一书记，来暂时负责党员发展工作，但是这样的任命往往是临时安排，当本科正式党员数量发生变化，联合支部就将开始重组，导致没有专职负责人长期管理档案，难以及时发现并且解决问题。

三、高校学生党员档案管理对策

档案管理的最终目的在于最大程度实现档案的自身价值，对于高校学生党员档案来说，加强管理制度建设、档案内容审查、党务队伍建设、电子档案建设和资源投入是解决现有问题的不二法门。

（一）加强管理制度建设，确保档案进出完整

当前高校学生党员档案的管理主要依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》进行，但是高校学生党员档案由于处于动态变化之中，很难按照人事档案管理办法严格执行，所以高校应该在不违背法律法规的前提下，制定具有可执行性的工作制度，明确各阶段的责任主体。从档案装订开始，各项材料的审查和保管，查阅档案的流程方法，新生党员档案的核查整理工作，毕业生党员档案封装与人事档案合并以及毕业生暂存党员档案在学校的有关操作流程和评价标准，这些制度的建设需要学院、档案馆、招生就业处、教务处、研究生院等多个部门携手联动，各部门应该做到分工明确、权责统一，将党员档案工作纳入年度考核评价之中，督促各支部重视档案工作。在此基础上全面加强党员档案管理制度建设，确保学生党员档案完整齐全。

（二）加强学生党员档案内容审查，确保质量标准统一

首先，高校党委组织部门应该根据各级组织部门要求，制定本校学生党员发展档案目录清单，根据清单明细，制作标准化档案材料模板，并同时下发院系电子版与纸质版，要求院系严格执行，规范学生党员档案内容。其次，根据中央有关要求及时更新清单目录，明确新旧标准更替的时间与方式，根据实际情况处理好新旧档案材料的增添工作。第三，各级党委组织部门应该注重收集党支部在工作中产生的各种问题，将具有代表性的“疑难杂症”编辑成答疑手册。答疑手册不同于下发的红头文件，是具有实际操作意义的指南读物，需要用清楚明白的语言回答各项问题，切勿产生歧义。最后，各级党委应该在学生党员发展后以及毕业前，限定各党支部档案归档时间。通过定期核查学生党员档案状态，防止党支部突击填写档案材料、长期停摆导致超时超期的情况出现。

（三）加强党务队伍建设，确保人才梯队培养

治国经邦，人才为急。为确保学生党员档案的质量与安全，打造一批质量过硬、素质高、能力强、信仰坚定的档案管理队伍十分必要。首先，各级党委应该认识到档案专业人才的重要性，根据学院专业人数与团支部推优情况，结合发展实际，发掘各团支部的优秀积极分子，提前规划未来几年党支部书记和主要委员的培养。切不能抱有得过且过、不火烧眉毛不动手的被动心态。其次，加强档案管理人员的培训力度，既要培养档案管理的基本技能与制度规范，也要增强对党组织工作流程认知的培训。 例如，学院党委可以在年度支部书记、支部委员培训会上以专题形式答疑解惑，也可以在每年发展学生党员、转入转出党员等几个重要事件结束后召开经验总结大会，借此相互学习交流，遇到问题密切沟通，注重传承档案管理中的经验教训。

（四）加强电子档案建设，确保利用效率提升

在信息化日新月异的今天，将学生党员档案信息化已经成为档案管理的重要环节。应该充分利用好电子档案查阅便捷、信息化程度高的特点，与纸质版档案相互配合，共同增强档案管理的有效性。一方面应该按时完成支部党员信息管理系统的建构，将学生党员的各方面基础信息，例如成为入党积极分子时间、入党时间、奖惩情况与党组织评价意见等信息准确录入系统，梳理清楚党组织关系的变动情况，运用技术手段提高电子信息的利用效率。另一方面，党员档案袋中的关键纸质版材料应该在不涉密的情况下，通过扫描或者拍照方式上传电子备份。这样既可以解决纸质版档案唯一、无法有效备份的难题，也可以方便查阅党员信息情况，避免经常翻阅原始档案造成档案遗失。更重要的是，可以及时地从电子化档案中提取出有价值、有意义的思想政治材料，结合年度支部活动，运用到党员日常成长教育中，把沉睡的档案激活，在这一过程中也强化了党员对于档案重要性的认识，可以做到一举多得。

（五）加强档案资源建设，确保工作顺利开展

巧妇难为无米之炊，高校对于学生党建提供了很多帮助与支持，但就档案管理方面还存在很大程度的提升空间。只有加强资源的保障力度，才能完善档案的管理条件。首先，应该加强硬件配套实施，例如有条件的高校学院应该设置独立的党员档案储存室，至少要购置单独的文件柜，与其他资料、书籍区别存放。同时配备统一制式的档案袋、专用电脑与扫描仪等设备，为档案电子化建设提供支持。其次，要做好经费保障工作，将党员档案工作所需资金列入年度预算计划，及时足额发放到各级单位。完善党支部报销流程，减少不必要的审批手续，增强党支部经费使用灵活性。再次，党员档案整理工作责任重大，要使学生党员干部愿意做、愿意干，不能只让党员用情怀做事，相应配套的评优评先、奖助学金、劳务补助均应得到相应的保障，精神激励与物质奖励并行，才能确保档案管理工作行稳致远。

四、结语

综上所述，本文从高校学生党员档案管理的重要意义出发，通过梳理高校学生党员档案管理的主要问题，有针对性地提出一些具有可执行性的解决方案。高校学生党员档案管理是一项十分重要的政治性任务，是新时代高校党建工作的重要环节，也是国家人才选拔的重要参考依据。高等学院应该进一步加强学生党员档案的管理。

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作者单位：首都师范大学政法学院