地方高校数字档案馆建设的困境与对策

万琳

近年來，随着信息技术、网络技术的飞速发展，高校数字校园建设不断走向深入，数字化技术、数字化思维已渗透到学校教学科研、管理服务等各项工作中，管理机制、组织架构、业务流程、手段工具都悄然发生着变化，在不断完善的数字化环境下新的工作模式正在建立。作为数字校园建设的一部分，高校数字档案馆也得到了前所未有的发展，不论是数字资源的数量，还是网络服务的能力都有很大的提升。在一片如火如荼的建设景象之下，地方高校在数字档案馆建设道路上却较为艰辛，与数字校园整体建设水平不相匹配，高校与高校之间的差距巨大，面临着诸多的困境，笔者以丽水学院为例，深入分析地方高校数字档案馆建设的困境，并结合实践经验对应对策略进行思考。

一、地方高校数字档案馆建设的现状

（一）数字档案馆建设水平与数字校园整体建设水平不相匹配

我国高等学校信息化建设始于20世纪90年代，“数字校园”这一概念随即被提出，并随着信息技术的进步逐步扩充和完善，经过二十余年的发展，各高校在数字校园建设方面取得了丰硕的成果。以丽水学院为例，统一门户平台实现了统一身份认证及授权，构建起一个数字化大平台;协同办公系统、教务管理系统、科研管理系统、财务系统、学生管理系统等14个业务系统，覆盖了学校各项工作，面向全体师生，建立了全新的业务流程，提高了管理效率;网络教学平台整合了丰富的数字化教学资源，突破了课堂时间空间的限制，数据规模达到了4354GB，一年访问量达3000万以上。高校“数字校园”建设不但改变了高校的工作方式，也改变了档案工作的对象和内容，但目前丽水学院数字档案馆对数字化信息资源的采集、保管和开发利用能力却十分有限，档案管理系统与协同办公系统至今未实现有效对接，电子公文未能完成向档案管理系统的迁移，馆藏档案数字转化率低，数字档案资源的匮乏直接导致了信息开发、加工成果少，网络利用也仅面向为数不多的兼职档案员。档案馆本应是学校重要信息的集合地，作为数字校园建设的一部分，地方高校数字档案馆的建设水平与数字校园整体建设水平严重不匹配，在数字化建设大潮中甚至有被边缘化的趋势。

（二）高校与高校之间数字档案馆建设的差距也在逐渐扩大

相较于地方高校，重点高校在数字档案馆建设领域已处于遥遥领先的地位，他们向科技公司定制适应自身档案工作需要的个性化管理与服务平台 ，例如一些高校与科技公司合作共同开发档案管理系统、远程预约服务系统等;同时重点高校馆藏档案数字转化率均达到或接近100%，包括声像档案、实物档案的数字化;数字档案信息也实现了全方位的网络共享，不仅面向全体校内师生，还扩展到了广大校友，例如浙江大学向校友提供毕业合影网络下载服务，珍贵历史档案更是通过网络平台向社会开发共享;一些高校的数字档案馆已经在朝着数字化方向发展，例如挖掘学籍档案中的信息，建立历届学生照片数据库、录取信息数据库等。地方高校在数字档案馆建设水平与重点高校之间的差距正在逐渐拉大，以丽水学院为例，档案管理系统最近一次升级在2014年，之后没有较大的更新与升级，馆藏档案的数字化进展缓慢，馆藏纸质档案的数字化率仅为33%，信息开发与网络利用共享水平也处于较低层次。

二、地方高校数字档案馆建设中所面临的困境

（一）地方高校档案机构存在定位不清的问题

高校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。在《高等学校档案管理办法》中指出，符合条件的高校要设立档案馆，但对如何设置以及级别没有明确的规定，重点高校档案馆普遍为独立机构且具有一定的级别，而地方高校的档案馆隶属于校长办公室或与图书馆合并的情况更为普遍，这体现了一个定位上的问题，地方高校更倾向于将档案馆定位为负责保存和利用档案的教辅部门，而忽略了档案馆的行政管理职能，数字档案馆建设是一项复杂的工程，需要学校各部门的协调、配合，其间有诸多规范和标准需要遵照执行，如信息技术部门要提供信息化基础设施和安全设施上的支持，各部门的业务软件要符合档案管理的要求，定位上的不清晰，直接导致档案馆的执行力、协调力不够，势必影响数字档案馆建设工作向更高水平的推进。

（二）地方高校数字档案馆建设的起点普遍偏低

地方高校办学历史中普遍合并了多所本地的中等专业学校，而这些中等专业学校档案管理的规范化程度和数字化水平都不及高等学校，同时，地方高校中多校合并的情况也较多见，以笔者所在的丽水学院为例，1978年在丽水师范的基础上批准成立专科院校，2004年与原丽水职业技术学院合并建设本科院校，在发展过程中并入了浙江少数民族师范学校、丽水工业学校、丽水农业学校、丽水卫校等多所中等专业学校，各个全宗的档号编制方法不同，分类方案各异，甚至同一全宗下不同年代的档案分类方案都有很大的差异，且普遍没有电子目录，原目录也不规范，整理水平的参差不齐给数字化带来很大的困难。同时，档案工作作为高校管理的重要组成部分，其发展水平一定程度上受学校整体治理水平的影响，地方高校整体治理水平与重点高校仍有差距。

（三）地方高校档案馆专业人才严重匮乏

因缺乏统一的规定，高校档案专职人员配备情况存在较大差异，地方高校档案馆规模一般较小，甚至一些地方高校专职档案员仅有一到两人。数字档案馆建设是一项复杂的工程，而很多高校并没有为此增加档案员的数量，尤其是目前档案管理还实行着双套制，档案馆工作量在原基础上激增、长期超负荷运转的情况下，工作质量得不到保证。同时，数字档案馆建设涉及计算机技术、数据库技术和网络技术等，随着建设的深入，对信息类专业人才的需求越来越迫切，地方高校档案馆人员数量少，在专业结构上很难做到合理化，人才的缺乏成了牵制地方高校数字档案馆建设的重要因素。

（四）地方高校档案馆缺乏足够的经费投入

数字档案馆对网络环境、软硬件设施等都有较高的要求，既要符合制度标准的要求，又要满足管理利用的需要，更要保障各种数据的安全，管理系统的建设与升级、数据的存储与备份、服务平台的创建与维护、馆藏档案的数字化以及档案员的业务学习与培训，都需要耗费大量的资金。以丽水学院为例，2015年就开始进行馆藏档案的数字化，但进展一直十分缓慢，其背后的因素就是经费投入的不足。同时，数字档案馆建设是一项延续性的工作，除前期的建设和投入外，后期随着数据量的增大、技术的革新，要对原有的软硬件设施进行不断的升级换代，经费上需要持续的投入。地方高校的办学经费有限，投入到数字档案馆建设的经费更是不足，导致了地方高校数字档案馆建设进度缓慢，与重点高校之间的差距逐渐在拉大。

三、地方高校数字档案馆建设对策

（一）明确高校档案馆的定位

首先，根据学校的规模和实际，在机构设置时赋予档案馆一定的级别，将档案馆列入行政部门而非教辅部门，保障档案馆的行政职能很好的履行，建立科学完善的档案工作体制，落实校长负责制，通过制度明确校长、档案馆、档案工作委员会以及各部门负责人在档案工作中的职责。其次，推动各类评估、考核以档案作为重要的支撑材料和数据来源，档案是教学、科研、管理活动中形成的第一手材料，是最能客观、真实反映学校办学情况的资料，充分发挥档案在各类评估、考核中的作用，以提高档案馆地位，增强全校的档案意识，促进档案工作的效能和质量的提升。

（二）科学规划，分期建设

地方高校档案工作基础薄弱，人才、经费相对匮乏，数字档案馆分期建设显得尤为重要，做好规划，紧急的、重要的部分先建，打好基础，再逐步提升。例如档案管理系统的建设是数字档案馆建设首先应考虑的问题，它是整个数字档案馆的中枢，影响档案工作的全局，是建设的重点，要选择一些拓展性、适配性好的、模块式的系统，前期先完成核心部分的建设，完成与协同办公系统的对接，后期随着经费投入的增加逐步对系统进行完善和提升;另外，馆藏档案的数字化作为数字档案馆数字资源建设的重要部分，也要分步骤开展，先从急需抢救的档案入手，从时间上看先抢救老化破损严重的部分，从类别上看从学籍类档案、人事类档案等利用率高的入手，再扩展到全馆，包括实物档案与声像档案。

（三）保障经费投入

数字档案馆建设需要大量的经费，地方高校经费紧张，要保障数字档案馆的建设经费，一方面，要设立专项资金，用于软硬件的配备以及数字资源的建设，同时要保持经费投入的长期性与连续性，每年都有一定金额的投入，保障数字档案馆的基本运行与建设层次的逐步提升;另一方面，在纳入学校数字校园建设的大框架下，从学校的层面做好统筹，多方面争取资金，保障数字档案馆建设能有步骤的推进，与学校整体的信息化发展相适应。

（四）加强校内外合作

当前，地方高校档案馆自身力量薄弱，在数字档案馆建设过程中要加强与外部的合作。首先，要加强与学校信息技术部门的合作，学校信息技术部门作为数字校园建设的主體，负责数字校园建设的总体规划和实施，不论是技术力量还是设备配备都明显优于档案馆，不仅要争取把数字档案馆纳入学校数字校园的建设中，更要与信息中心开展深度的合作，充分发挥各自的专长，信息中心负责技术的应用和设备的运转，档案馆负责资源的挖掘和信息的开发，合作建成汇集学校各种重要数据的“信息高地”，为学校各项工作的开展提供有力的支撑。其次，要加强与其他高校之间的合作，一方面要向重点高校学习先进管理经验，对数字档案馆建设进行科学的、长远的规划，对现有的工作模式、流程进行优化和梳理，使之更适应数字档案馆环境，少走弯路，提高效率;另一方面，地方高校之间要加强合作，地方高校在数字档案馆建设过程中遇到的问题有高度的相似性，建设条件相似，各高校要加强交流，分享经验，同时可以整合力量对一些项目开展共建，例如在管理系统的建设上，地方高校的经费有限，可以多所高校联合起来，委托科技公司或有条件的重点高校进行联合开发;在数字外包上，也可以考虑多所高校联合询价或招标，争取最佳价格。

参考文献：

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[4] 陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J].山西档案，2016（1）：128-130.

作者单位：丽水学院档案馆