新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集管理工作若干问题刍议

张冬夏 张颖

一、新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集范围

新冠疫情防控工作涉及社会的各个系统，因此，其档案收集范围也会涉及社会各个系统。新冠疫情防控档案的主要内容有电子文件、纸质文件、图片、视频等，可分为行政、业务、宣传动员以及其他文件资料几种类型。

（一）行政指令性文件

行政指令性文件资料主要是指国家及各级政府在应对新冠疫情时所做出的重大决策、防控方案以及预案等。地区领导在积极应对新冠肺炎疫情时做出的指示以及相关讲话资料等。

（二）业务指导性文件

业务指导性文件是指在协调各方力量参与到新冠肺炎疫情防控的过程中所形成的各项文件资料，如预案、具体措施、实际方案、疫情报告、物资调配使用等相关文件记录。此外，还包括单位在新冠疫情防控中形成的防控方法、个案调查、疫情简报及信息等。

（三）宣传动员性文件

在抗疫期间我国有很多的医务人员、公安民警、党员干部不畏生死，积极参与到救死扶伤和抗疫防控工作当中，而在此过程中形成了很多视频文件资料、音频文件资料以及图片资料等英雄事迹档案材料。

（四）其他文件

在新冠疫情防控期间形成的具有较强保存价值的实物或文件资料。

二、新型冠状病毒肺炎疫情防控档案管理难点

（一）决策机构具有临时性特征

虽然在新冠肺炎疫情防控期间各个地区都成立了防控领导办公室，也设置了由党委和政府领导的防控小组，但这一机构的设置只是为了应对突发公共卫生事件，因此具有临时性特征。且新冠肺炎疫情防控小组会将重心放在疫情防控本身，时间紧任务重，对于新冠疫情防控档案的收集工作有时会无暇顾及。此外，新冠疫情决策机构的工作人员多是临时抽调的，没有专业的档案管理经验，在防控档案的收集、整理、移交方面存在很多问题。

（二）新冠肺炎疫情防控档案分类的复杂性

因新冠肺炎疫情涉及了我国的各个省市，而各方力量都会参与其中，所以防控面较广，档案在形成的过程中具有较强的复杂性。新冠肺炎防控工作涉及几乎所有的社会参战系统，如国家机关单位、医院、企业、交通运输、媒体单位等。而形成档案的形式也较为多样化，包括纸质、电子以及实物档案等。这些都会导致新冠肺炎防控档案的数据收集工作存在较大难度，無法很好地对其内在规律进行把握。

（三）新冠肺炎疫情档案收集的非程序性

新冠肺炎疫情的发生突然性，涉及面广的特征，虽然相关部门也就新冠疫情防控档案进行了相关预案的制定，却无法准确预判出新冠肺炎疫情的严重性以及规模。而新冠疫情的发生本身又具有不易控制的特征，在此环境下，档案管理者很难在事前就做好准备。虽然现阶段我国也有很多比较成熟的档案管理流程，但并不能完全地适用于新冠疫情疫情防控档案管理。而想要使新冠防控档案的完整性和安全性得到保障，就需要重新对档案管理体制、方法等进行考虑和设定。

三、新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集管理工作的有效方法

（一）认清疫情防控档案收集的重要性

新冠疫情防控档案是党中央以及各级政府带领我国民众共同抗击新冠疫情的真实记录，对疫情防控相关工作考证有着重要的借鉴意义和参考价值，因此各级档案部门一定要对疫情防控档案管理工作引起足够重视，并借助先进技术指导疫情防控材料收集、归档等，确保档案收集的全面性。

（二）强化组织领导，压实工作责任

各级档案管理部门一定要转变以往的观念，加强对新冠肺炎疫情档案管理的重视程度，切实将此项工作落实下去。各档案管理机构也要积极调配优秀的人才，成立工作专班，实现与一线单位和新冠疫情防控领导小组的对接，对疫情档案构成进行全面了解，指导一线单位积极地进行新冠疫情防控档案的收集、保存以及管理工作。

（三）明确收集范围，做好档案征集

结合新冠疫情防控档案的收集范围，积极做好疫情防控档案的征集工作。对于新冠肺炎疫情防控档案收集和归纳范围的文件资料，必须严格按照相关要求及时进行收集，并要由档案管理部门统一归档管理。此外，在新冠肺炎疫情防控期间有很多散存在社会上的可归档资料，如防控一线的医务人员工作影像或是荣誉材料、基层人员坚持工作岗位的事迹、爱心企业及爱心人士捐赠物资资料、参与新冠疫情防控人员的请战书等。要对这些新冠疫情防控资料进行免费征集，丰富新冠抗疫档案的内容，将全民抗疫的精神风貌更好地展现出来。

（四）科学整理疫情防控档案

新冠肺炎疫情防控档案具有一定的特殊性，因此无法按照正常档案的整理程序对相关资料进行整理，所以一定要结合实际情况对重点档案进行专门管理。首先，在整理纸质档案时要尽量使其符合单位的档案分类体系，可按照文件的时间和重要程度进行排序，之后再装订，整理归档。对新冠疫情防控档案要进行特殊标记，对于特别珍贵的防控档案应专柜保存。对于照片档案，可以按照事物分类、人物分类的方式进行整理。在前期要做好对照片的挑选工作，将其中能反映事物发展规律、人物活动的典型性照片挑选出来，之后按照时间顺序进行命名排号，最终将其分类装入照片档案相册中。此外，在整理影像档案时可以按照活动的重要程度以及发生的时间顺序分类进行存储，与此同时还可将其制作为微视频或者纪录片，在公共场合或是展馆循环进行播放，对学生和民众实施爱国主义教育。

（五）借助新技术进行疫情防控档案的管理

在信息技术、智能技术快速发展的背景下，想要进一步提升新冠疫情防控档案管理的有效性，就必须要借助于科技的力量。在新冠肺炎疫情防控期间形成了大量档案资料，且目录较为繁多，如果只是依靠传统人力来开展档案的收集、管理、利用工作，很难获得良好的成效。因此相关部门和单位要积极进行新冠疫情防控信息资源数据库的建立，使新冠防控档案的管理逐渐朝着信息化、数字化的方向发展。借助新技术开展档案管理工作时要做好保密工作，并进行档案管理机制的构建，及时向有关部门和个人开放部分档案信息。

（六）加强基础和应用研究

档案部门应与相关业务部门共同研究新冠疫情防控档案，将其与以往的重大突发公共卫生事件进行对比，从流行病学调查、应急预案及防治措施的制定等方面深入研究，总结疫情防控的规律。在此基础之上，做好之后的预测预警工作，降低新冠疫情造成的损失，提升我国预防和应对突发公共卫生事件的能力。

四、结语

总之，作为档案管理者一定要时刻牢记自身的历史使命，将新冠疫情防控档案的收集、管理作为重要的政治任务，采取各种措施努力完成此项工作，将档案工作者在新冠疫情防控中的作用充分发挥出来。

参考文献：

[1]薛玉洁，章睿.新型冠状病毒肺炎档案的价值分析及工作建议[J].云南档案，2020（7）：48-52.

[2]王永锋，赵海静，赵慧智，等.加强新冠肺炎疫情防控档案管理的策略探析[J].浙江档案，2020（6）：60-61.

[3]刘俊玲.新型冠状病毒肺炎疫情中心地区档案收集工作研究[J].办公室业务，2020（13）：4-5.

作者单位：河北省卫生健康委员会综合监督服务中心