事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨

赵 月 韩城市人力资源档案管理中心

人事档案工作是事业单位工作中的一项关键工作。人事档案包括事业单位每一名干部职工的基本资料，可以反映单位内部工作人员的实际状况，为干部职工考核、培训、岗位调动提供参考。规范人事档案管理工作，有利于事业单位人员更好地进行工作，确保事业单位实现健康、稳定的发展。要做到这一点，必须提高事业单位工作人员的思想认识，完善人事档案的管理体制，做好档案资料的收集、整理工作；同时还要重视档案信息化建设，促进事业单位人事档案管理工作取得较为突出的管理效益和成绩。为此，现立足于当前事业单位人事档案管理工作现状，提出事业单位人事档案管理规范化水平提升措施，为相关人士提供参考。

事业单位档案的保密性和权威性都较高，记载着一个单位的基本情况和发展历程。人事档案管理工作具有较为突出的价值和意义，能够科学合理地对事业单位干部职工的个人信息进行全面整理和保存，使事业单位内部的组织结构得到优化。然而，当前我国许多事业单位的人事档案工作还处于滞后状态，存在工作不规范、不科学、效率低下等问题，因此需要积极思考相应的改善措施，使其更好地发挥应有的作用。

事业单位人事档案规范化管理的重要意义

规范化管理有利于提高档案管理效率

随着我国市场经济的快速发展，我国事业单位的人事制度也发生了变化。事业单位采取聘用制以招揽人才，但在事业单位的长期运作中，人员流动频繁，人事档案资料是事业单位了解人才、进行人才调动的重要依据，所以，构建标准、高效的人才档案管理体系非常重要。规范人事档案管理，可以提高人力资源的利用率，快速获得所需要的人员信息。事业单位档案管理工作能确保文件的真实性、准确性，还能根据程序找到相关的文件，缩短查阅的时间，提高查阅的效率，节约大量的人力，保证事业单位工作的顺利进行。

规范化管理能够反映事业单位发展状况

人事档案可以记录不同人员的动态，也可以反映出各个阶段事业单位的发展状况。随着事业单位的不断发展，人员的流动和规模也会越来越大，这是事业单位发展的一个重要特征。人事档案是事业单位的潜在资本，有利于事业单位选拔出符合发展要求的优秀人才，是推动事业单位发展的关键。

规范化管理有助于优化选拔机制

首先，个人档案记载了每一名干部职工的入职、发展、晋升、离职等基本信息，是选拔人才的关键。用人单位可以根据人员档案选择他们所需要的人才；其次，通过人事档案可以找出当前人才存在的不足，有针对性地进行集中的培养，进而提高事业单位内部员工的综合素质；最后，事业单位可以根据人事档案对员工进行工作调动，对业绩突出的干部职工给予表扬和提拔，对表现不佳或能力较差的员工进行培训，对没有上进心或对单位造成不良影响的干部职工予以辞退，以提升事业单位干部职工的工作效率。

事业单位人事档案管理工作的特点

在当前事业单位的人事管理工作中，人事档案管理工作是关键内容。人事档案管理是基于当前事业单位的人事管理活动延伸出的内容。人事档案管理主要是对事业单位员工的个人信息进行管理，其中包含事业单位干部以及普通员工的学历、资历等。通过对员工档案的分析，可以确定事业单位干部以及职工的工作水平，也为人事部门管理者制定干部任用决策提供了重要的依据。事业单位对人事管理的要求较高，事业单位人员的档案信息是否真实有效也备受关注。结合事业单位的现状，提升人事档案管理工作的标准化水平，从某种意义上来说可以提高工作效率，及时了解干部职工的工作状态，从而实现对工作人员的合理安排。在对干部职工进行考核、安排晋升时，上级事业单位会对其档案进行调阅，通过分析干部职工的日常工作状况、工作成绩，对其进行评估、安排。

事业单位人力资源档案管理水平提升的作用

推动事业单位走可持续发展之路

档案管理直接关系到一个事业单位的稳定发展。人力资源是事业单位实现可持续发展的内在动力。有序地开展事业单位人事档案管理工作，能够帮助管理者对员工的个体情况有一个全面的了解，为干部职工制订适合自身发展的规划，促进其成长，进而为事业单位持续稳定的发展提供源源不断的内在动力。同时，加强对人力资源档案的管理，可以促进事业单位科学地进行人力资源规划，促使事业单位实现可持续发展。位在市场竞争日益加剧的今天，人才是事业单位发展的关键。加强事业单位人力资源档案管理，可以提高事业单位的核心竞争力，使事业单位在市场竞争中立足，走可持续发展之路。

深入挖掘工作人员的内在潜力

人力资源是确保事业单位实现稳定发展的前提，为了提高当前事业单位的经营水平，必须完善人力资源激励制度，充分激发员工的工作积极性，不断提高员工素质，以保证事业单位的稳定发展和高效运转。人事档案管理工作的有效开展，既能充分激发出干部职工的潜能，又能有效地约束员工的行为，有利于促进事业单位的发展。

事业单位人事档案管理规范化水平提升措施

提高工作人员的管理意识

事业单位要想规范人事档案管理工作，就要以规范管理为主。事业单位要加强对干部职工的培训，提高他们对干部职工档案的规范管理意识，使其将事业单位的经营理念运用到具体的档案管理工作中，让工作人员更加重视人事档案管理工作。在档案资料搜集方面，可以拓宽资料的收集渠道，让事业单位各部门主动地进行资料搜集。同时，要建立档案资料的联动机制，主动收集资料，更新档案资料库。同时，还要把档案管理和绩效考评相结合，以提高事业单位的工作效率。

完善档案管理机制

要想完善档案管理体系，必须注重对档案内容的规范。档案管理系统可以划分档案管理员的工作岗位，合理地分配管理工作，使档案管理的组织流程更加完善和规范化。在档案管理系统的优化过程中，有关部门要及时发布新系统的内容，以提高各部门的工作效率。档案管理人员应该充分了解与熟悉系统的内容。另外，事业单位可以召开档案管理标准化会议，在会议上，明确行政人员的职务，以规范管理体制，确保档案管理工作的规范化。

增强对人事档案工作的认识，了解其核心内涵和价值

人才队伍建设对事业单位的重要性日益凸显，事业单位的领导必须转变观念，充分认识人事档案工作的重要意义，提高档案管理工作水平，加大档案管理工作规范化的宣传，将精细化管理思想纳入档案管理工作，使档案管理工作更好地发挥作用。要加大对人事档案的宣传，使全体干部职工更加重视人事档案管理工作，并与档案管理事业单位共同努力，确保档案资料的有效使用。此外，还要在资金、人才等方面给予必要的支持，并配备更加先进的档案管理基础硬件，在提高档案管理水平的同时，还要重视对相关从业者综合素质的培养。

加强对档案资料的搜集与整理，保证档案资料的品质

档案资料的搜集与整理是档案资料管理最基础的工作，也是最重要的环节。只有保证资料的完整性、准确性、真实性，才能真正发挥出其作用。档案管理工作要按照事业单位的实际来开展，在搜集材料时，要进行严格的审查，如果有不完整的地方要详细记录下来，在以后的工作中加以补充和完善。要拓宽资料搜集渠道，建立健全档案资料搜集系统，全面搜集单位人员的相关资料，如学历、家庭情况、工作时间、职务、职称、奖惩情况等，以保证资料的完整性。同时，要加强对档案资料的审查，确保资料的真实性和准确性，并及时进行反馈、核实、问责。此外，要对人员档案资料进行归类，并按有关工作要求进行分类，将其妥善保管，便于今后查阅、使用，充分发挥人事档案资料的利用价值。

引入计算机网络技术促进信息化管理

在信息化的今天，传统的档案管理工作方式已不能适应现代社会的要求。事业单位只有不断地改进工作方式，才能有效地提高档案管理工作的效率。与传统的工作方式相比，利用计算机网络技术，可以将纸质的文件资料进行数字化，借助大数据技术进行科学的处理，既能促进部门间的信息共享，又能快速地找到所需的资料。事业单位要积极建立健全网上档案管理体系，规范操作，使档案管理工作的开展更加标准化。要想达到这个目标，就必须加强人才队伍建设，建立相应的网上人事档案信息管理体系，同时还要保证计算机系统和运行平台的安全。

加强管理水平，提升规范化管理的措施

1.管理者要转变管理意识

在规范和管理事业单位人事档案的工作中，要更加注重提升管理意识，要对原来不重视和不适应时代趋势的工作作出调整。其中事业单位的领导要更加注重宣传教育，转变管理者的意识，使其更加符合时代的发展。此外，还需要拓宽收集信息的渠道，完善信息收集系统，以高质量、高效率的方式解决以往“效率低、准确度低、信息不完整”的问题。

2.加强队伍建设

人事档案的各项工作由档案管理人员负责，而档案工作的标准化程度，则与档案管理人员的综合素质有关。在档案管理人员的培养中，要加强对档案管理人员的培训，针对档案管理人员的工作能力和工作态度进行训练，以提高其工作能力，使其工作更加得心应手，从而达到提高档案管理规范化水平的目的。

完善基础建设，重视档案维护

事业单位要加大经费投入，引进新的人事档案管理设备，不断创新档案管理手段，提高管理水平。同时，还应完善档案管理工作室的基础设施，根据有关的建设标准，建立档案库房，保证采光、通风等方面的性能，保证档案存储环境的安全。另外，要加强对档案的维护，并提供充分的资金保障，保证档案管理工作的正常运行。

加强电子化人事档案管理，丰富档案管理内容

传统的纸质文件管理方式存在一系列的问题，难以对档案进行有效的管理。因此，要加强人事档案的数字化建设，并进一步丰富档案管理的内容。这不仅可以提高档案的检索速度，还可以保证档案的完整性、真实性和丰富性，真正实现档案管理的现代化。

创新管理思维，夯实档案基础

过去，事业单位推行人事档案管理，大多是以数据统计、整理为主，不能有效地促进单位和社会的发展。主要表现在以下方面。

首先，在档案管理工作中，档案管理技术相对落后，无法和当前的时代要求相契合，甚至还有部分工作人员在日常工作中，因缺乏对档案管理与分析方面的专业训练，在人事档案的管理上还处于较低的水平。

其次，部分从事档案管理工作的人兼有其他工作，导致其在日常工作开展上，不注重档案管理工作，这不利于档案管理工作效益的优化和改善。为此，基于事业单位视角，相关工作人员既要重视档案管理机制的构建，还应定性、定量评价，提升档案管理工作的标准化水平。

最后，事业单位档案管理的软硬件设施也应进一步加强。要根据各部门的具体情况，建立一套行之有效的档案管理体系，对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作得到落实。在实行档案管理的过程中，要加强对信息搜集环节的重视程度，以确保档案管理的科学化，减少档案管理的难度和工作量。

加强搜集管理，完善档案功能

随着社会的不断发展，人才已经成为事业单位的核心竞争力。要使档案工作的质量达到最优，就应更加关注人才档案资料的搜集管理，从而促进档案工作的开展。

首先，要立足于既有档案管理工作基础，根据有关的规范和要求，对档案的资料进行管理。事业单位内部的干部制度、训练机制等都进行过相应的调整，产生了大量的人事档案资料，这对档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要及时搜集、整理资料，发现资料中不准确的地方要及时更改。如资料不齐全，则需退回，以确保人事档案的内容更加准确，更加真实地反映干部职工的信息。

其次，加强档案资源使用的有效性，完善事业单位档案的管理功能，要对原来的档案内容进行科学的管理。事业单位可以根据干部职工的医疗、养老保险等档案资料，建立人员的档案，添加能反映工作人员实际状况的资料。

综上所述，在规范档案管理工作的过程中，不仅要加强工作人员的培训，提高工作人员的管理水平，还要积极引进现代信息技术，提高档案管理的信息化水平。