高校档案信息资源开发利用方法及途径的探讨

莫月红

（长沙职业技术学院 湖南长沙 410217）

档案信息资源开发利用是档案管理的重要组成部分，通过对档案信息资源进行收集、整理与分析，使得档案资源能够被充分利用，档案资源的价值也能够被发挥出来。开发和利用档案信息资源也是为需求者提供服务最主要的方法。在新时代背景下，为高校档案信息资源开发和利用提供了新的契机，高校应该从传统的档案管理理念中解脱出来，深入开发和利用高校档案信息资源，发挥出档案信息资源的价值，有利于提升高校档案资源的利用率[1]。

一、高校档案信息资源开发利用的意义

1.有利于促进社会发展

高校档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分，在推动社会发展方面有着极其重要的作用。再加上高校档案信息资源比较特殊，有着比较高的学术价值，真实地反映了师生的研究过程、科研活动经验等，是进行学术交流、科研成果推广与应用的重要依据，这是推动社会发展最重要的基础资源。因此，开发和利用高校档案信息资源有利于促进社会发展[2]。

2.有利于推动高校科学发展

随着高校的建立和发展，所储存的档案信息资源也越来越丰富，详细地记录了高校在各个历史时期的发展和时间过程，以及高校师生在教学、科学等各个方面的研究成果。这不仅是高校最宝贵的历史资源，而且还是高校最有价值的精神财富，为高校后续的建设和发展提供了有价值的参考。还有高校档案信息资源开发利用程度也是衡量高校业绩和管理水平的重要标准，对于推动高校科学发展有着极其重要的意义。

3.有利于促进高校人才培养

高校档案信息资源承担着传承高校历史和文化建设的责任，有着丰富的文化内涵和历史意义。在高校长期办学实践中，高校档案信息资源越来越丰富和完善，这是高校发展最真实的写照，也是传递高校精神最主要的途径。不管是高校科研档案，还是管理档案，都是高校优良传统和良好风气的体现，对于学生进行思想道德教育最好的素材。因此，开发和利用高校档案资源，不仅有利于提升高校的凝聚力，而且还能推动高校校园文化建设。这对于促进学生全面发展有着极其重要的意义[3]。

二、高校档案信息资源开发利用的现状

1.开发利用档案信息资源手段有待更新

有部分高校对于档案管理工作重视不够，使得高校档案信息管理部门处于一个相对封闭的状态，许多高校档案管理工作人员受到传统档案管理观念的影响，对于高校档案信息资源开发利用不够重视。仍然采用传统的方法，以手工检索和提供原件为主，开发利用档案信息效率比较慢。在信息时代背景下，高校档案管理部门也引入了计算机设备和现代化档案管理技术，有一定的效果，但是从整体上来看，资金投入力度远远不够，所建立的档案信息数据库容量比较小，导致许多档案信息资源没有录入，很难为高校的发展提供有效的档案信息支撑。再加上信息化技术发展速度越来越快，原来的答案信息管理系统很难跟上时代和社会发展的节奏，许多档案信息资源管理软件比较落后，对于高校档案信息资源开发与利用带来了不利的影响。还有现有的高校档案信息资源开发利用的手段比较单一，很难为高校科研与教学工作提供有效的档案信息服务[4]。

2.缺乏专业的档案信息技术人员

对于高校档案信息资源开发与利用工作来说，对于工作人员的专业性有了更高的要求，如果没有专业的教育背景和培训经历，很难掌握专业的知识和技能，更别谈对于高校答案信息资源进行开发与利用。但是就目前的情况来看，高校档案管理工作人员素质存在比较大的差异，许多工作人员并没有接受专业的教育和培训，对于高校档案管理工作认识不够全面，没有看到档案信息资源的重要价值。除此之外，高校档案管理队伍建设有待进一步完善，许多高校档案管理人员在内部工作调整的过程中，有可能会被调离档案管理队伍，人事之间的调动过于频繁，对于高校档案管理队伍稳定性带来了不利的影响。再加上，许多高校更加注重科学和教研，在这些方面投入了比较多的资金，对于高校档案资源开发和利用重视不足，工作人员福利保障也有待提升，这就使得高校档案管理人员在信息资源开发与利用方面积极性与主动性不够，更别说在档案管理工作方面有所创新。

3.档案信息资源开发方法有待更新

传统的高校档案信息资源开发方法比较单一，在开发和利用的过程中，更多的是关注人们所熟悉的领域，主要包括高校科研、大学生就业等，这就导致高校档案资源开发不够深入，仅仅涉及几个区域，没有办法充分发挥出高校档案信息资源的价值。除此之外，就目前的情况来看，从事高校档案管理的工作人员比较少，档案室常规的工作已经足够他们的应付，很难有时间和精力去开发和利用全新的高校档案资源，同样也没有时间去学习新的档案信息资源开发和利用的方法。还有许多高校档案工作人员缺乏研究创新能力，没有根据高校的实际情况去开发和利用档案信息资源[5]。

三、高校档案信息资源开发利用的重点

首先，高校特色档案，真实地记录了高校的发展轨迹，真实地反映了高校的管理、师资、科研等，从而能够更好地了解学校的特色，弘扬办学理念和文化底蕴。因此，一定要做好特色档案的开发与利用工作。其次，高校档案编研工作，为高校师生提供更加优质的档案信息服务，不仅要参考文书档案的各项信息，而且还要将文书档案信息电子化，能够更加便捷地查询相关的信息。还有一定要做好宣传工作，使得高校其他部门的人也能够意识到档案信息资源开发利用的价值，积极配合档案管理部门的信息收集、真理的工作，协调好各个部门之间的关系，确保档案信息电子化能够被落实。最后，加强档案信息资源建设统筹管理，在档案信息开发和利用方面投入更多的人力、物力、财力等，引入现代化软硬件设备，对于档案信息资源开发利用的成果进行验收，确保档案信息资源开发与利用能够落到实处[6]。

四、高校档案信息资源开发利用的方法及途径

高校档案信息资源是高校在发展过程中形成的精神财富，高校应该看到档案信息资源开发与利用的重要价值，在条件允许的情况下，引入现代化的软硬件设备，注重建设高校档案信息资源数字化建设，借助现代化信息技术解决高校答案信息资源在开发和利用过程中遇到的难题，从多个层次、多个角度开发和利用高校档案信息资源，培养出一批专业的高校档案信息资源管理人才，采取多样化的形式去开发和利用高校档案信息资源，提升高校档案信息资源开发与利用的效果，为高校的发展提供更好的信息资源服务。

1.建设高校档案信息资源数字化基础设施

高校档案信息资源开发是高校档案管理工作的重要组成部分，因此，高校应该给予档案资源开发与利用更多的重视，建设高校档案信息资源数字化基础设施，引进一批先进的计算机设备，将传统的纸质档案转变为数字化档案，保存在各类数据库中，方便检索。还有，高校应该寻求与第三方企业合作的机会，还要根据高校档案信息资源管理的实际情况，增加档案信息管理、借阅管理、科研服务等功能，为高校教学和科研提供有效的档案信息资源支撑。通过特色高校答案信息资源管理功能，使得师生对于高校档案资源管理工作有更加全面的认识，为档案信息资源开发与利用营造良好的氛围，推动高校档案信息资源开发与利用工作顺利进行[7]。

2.充分发挥现代化信息技术的优势

在高校档案信息资源开发与利用工作中，引入现代化信息技术，不仅有利于提升资源开发与利用效果，而且能够有效解决高校档案资源开发中遇到的难题。随着网络信息技术的飞速发展，传统的高校档案信息资源开发利用手段过于单一、落后，跟不上高校发展的速度，更别说根据当前高校教学和科研实际对于档案信息资源进行开发和利用，技术问题已经成为摆在高校档案管理人员面前最大的难题。因此，高校一定要引入现代化信息技术，将大数据技术、云计算技术应用在档案信息资源开发利用工作中，有利于提升高校档案信息资源开发与利用的效率。对于高校档案信息资源开发与利用工作中存在的问题，组织相关的技术人员进行集中探讨，构建出符合目前高校档案信息资源开发与利用需求的信息系统，这有利于提升高校档案信息资源的利用率。

3.构建多层次、多渠道档案信息资源开发利用机制

高校档案信息资源所涉及的信息内容非常丰富，不仅包括一系列有价值的档案信息，要想开发和利用这部分档案信息，必须建立多层次、多渠道档案信息资源开发利用机制，通过对档案信息进行分类开发，能够更好地满足高校教学、科研的需求。在开发和利用档案信息资源的过程中，可以按照学院和专业进行答案信息资源汇总和深度开发。除此之外，高校档案信息资源管理部门应该树立起全新的服务理念，这有利于提升答案信息资源开发利用效率。在构建多层次、多渠道档案信息资源开发利用机制过程中，一定要做好相关的服务工作。具体来说包含以下几点。①超前服务。高校档案管理工作人员应该了解目前学校教学、科研现状，提前预测全校教职工可能用到的档案信息资料，再将其进行有效整合，将有价值的档案信息资源送到需要的人手中，为高校教职工提供超前服务。②跟踪服务。高校档案管理人员应该结合目前学校改革创新的需要，加强教学科研部门与其他部门之间的沟通与交流，通过这样的探讨活动，档案室工作人员能够明确自己的工作目标和工作任务，了解学校各个部门档案信息服务的需求，为其提供有针对性的档案信息服务，在提供答案信息服务后，一定要做好后续的跟踪服务工作，这有利于提升高校档案信息资源利用效率[8]。

4.培养一批专业的档案信息开发利用人才

在新时代背景下，高校档案资源管理部门致力于寻求新的资源开发与利用途径和方法，要想实现这一目标，必须要有一批专业的档案信息开发利用人才作为支撑。因此，高校一定要注重档案管理人才队伍建设，提供相关的教育培训活动，提升档案管理工作人员的专业水平，为高校档案资源开发和利用提供更加优质的服务。首先，一定要加强职业道德教育，通过职业道德教育，使得档案管理工作人员的理想信念和职业操守能够更加坚定，积极主动的投入到档案资源开发与利用的工作中，结合自己所学的知识，不断创新档案信息资源开发与利用的方法。与此同时，还应该积极组织档案管理工作人员参与各种各样的业务培训，更新工作人员的专业知识结构，能够接触的先进的档案管理开发和利用方法，不断提升档案管理工作人员的业务能力；打造一支高水平的档案管理资源开发与利用团队，推动高校档案管理信息资源开发与利用工作能够顺利推进。高校一定要为档案管理工作人员指明未来的发展方向，帮助其进行职业生涯规划，目前有一些档案管理工作人员的积极性不高，大多数是因为档案管理工作人员对于自己的职业认识不够全面，认为只是一个整理档案的工作，未来没有什么发展前途，没有明确的职业生涯规划。因此，高校档案管理部门应该结合工作人员的实际情况，鼓励档案管理人员去考取相应的证书，拓展他们的知识视野，能够站在更高的角度上，去思考高校档案信息资源开发和利用的新方法，并不断完善。

结语

综上所述，在新时代背景下，高校一定要看到档案信息资源开发与利用的重要价值，对于档案信息资源开发与利用给予足够的重视，结合高校发展的实际情况，尤其是教学和科研的实际需求，创新高校档案信息资源开发和利用的新方法，不断提升高校档案信息资源开发与利用水平，充分发挥出档案信息资源应有的价值，为高校的发展提供充足的动力。