基于流程再造理论的高职院校公共基础课程教务管理初探

邓 芳

江苏财经职业技术学院，江苏 淮安 223001

国内外有关业务流程再造的研究飞速发展，尤其在商业领域面向顾客满意度的业务流程再造，极大地提升了顾客的满意度。高校虽有教学管理专家探索用商业领域的业务流程再造方法，对教务管理工作进行了实例分析，但其多侧重理论层面。在高校的教务管理工作中应用业务流程再造方法尚处于探索阶段，且大多研究还是侧重理论，实际应用研究尚少。尤其结合某项具体业务，落脚到某一实务，如结合课程、考务系统建设的业务流程再造研究更为少见。高校教务管理和业务流程再造结合度还需根据教学实践的发展，重视运用科学的管理方法和先进的业务管理系统有机结合，为高校教务管理提供更有效、更优质的保障。

本研究尝试利用业务流程再造理论和方法，构建高校公共基础课程教务管理的整体设计、共性解析、团队构建、框架重构、再造实施及效果分析，以期为各高校整体教务管理系统的升级改造提供基础依据。流程再造理论在高职院校教务管理体制中的运用，是对管理机构庞大，管理效率十分低下模式的改革，是既从宏观管理、又从微观操作方面进行较为周全的考量，因而也是高职院校教务管理中对精细化管理理念的应用。

一、高校公共基础课程管理中存在的问题

在高职院校的公共基础课程教务管理活动中，服务对象不仅包括学生、教师、还包括校企合作课程中的用人单位，即企业。课题研究中应当充分调查、了解学生的学习需求、教师的教学需要以及企业用人单位对人才的质量要求等，并在了解需求的基础上提供高质量的课程设置和管理服务；如此才能对提供的资源能否为学生、教师和用人单位充分利用并达到预期效果进行评价。目前的高职院校学生来源比较多，存在着不同的受教育程度或价值观念的差异。所以在教务管理和服务过程中，应当注意到这些不同学生的不同需求层次。另一方面，教师的一些人文关怀需求是否得到关注，教学辅助设施配套是否完备，也是影响教育教学质量的关键因素。高职院校的教学管理体系落后，纷繁复杂的事务中无法满足个性化的需求和标准，执行过程往往一刀切，往往导致了各种问题的发生。

改变这种管理理念是一个长期的、循序渐进的过程。高职院校的教务管理机制有如金字塔形的管理机制，是一种自上而下、层层监控的管理制度。这种管理体制看起来好像非常严明有序，每个程序都要在金字塔上走完整的审批程序，因而管理机构非常庞大、臃肿，且封闭性很强。同时，因为每个层级之间的联系都有特定的途径，而各个部门之间又是相对独立的，对于自己所要完成的任务甚至没有一定的认知。这就造成了各管理部门之间任务的完成完全是出自上级领导的指示，出于对学生、教师及其他相关人员的需求的思考，所以管理粗放，缺乏对人格的精细化的管理意识[1]。管理人员对教师和学生的需求不能及时了解，也很难直接与学生或教师进行交流和沟通，从而造成了教育教学工作与行政管理工作的脱离，管理不能为教育教学服务，教育教学成果也不能及时在管理方面得到反馈和体现。教育教学和管理联系的缺失，又会造成这两者之间责任的推诿和工作效率的下降。例如，管理部门对教育教学情况和进度不了解，不能对教师进行及时的督促，可能会导致教师对教育教学工作的拖沓。

管理部门如果不了解教育教学中学生和教师的切实需要，则很难得到他们的支持和配合，从而导致管理工作效率的下降。改变高校教务管理运行机制的不畅，使得教学与管理流程再造原理之融合，是高职院校教务管理精细化中的重要体现。通过业务流程再造的教务管理系统建设，才是真正以业务梳理、反思为驱动的、面向师生体验度提升的系统建设。

利用流程再造理论，可以实现高校教务管理与其他相关部门联动，实现全校信息共享。然而现实中许多高校并没有做到这一点，往往是各自使用自己的系统，使得办事流程无法实现无缝对接，进而降低了办事效率，甚至出现扯皮的现象，给师生带来了不便。此外，教学管理信息化、无纸化提出已经很久了，但是在实际运行中，各单位因怕出问题承担责任，所以每次都是网上和纸质同时进行，工作上出现重复，这不仅没有达到提高办事效率的初衷，反而出现了资源浪费，师生无法适应等新的问题[2]。对此必须进一步整合和提高。只有这样，才能把“以人为本，服务师生”的理念落到实处。

二、基于流程再造理念的公共基础课管理改革实践

近年来，江苏财经职业技术学院创新创业课程组以全校公共基础课程创业基础为依托，以先进的管理理论为指导，着力提高创新创业课程的管理效率和水平，注重培养课程组“创先争优”的教学氛围，树立“人人讲贡献”“课程以我为荣”的团队文化；促其呈现出“有秩序、有活力、敢创新、出精品”的良性发展局面，同时为教员提供创新管理平台，打造“人人能管、人人擅管”的教学队伍，促进课程与老师的共同进步。在实践中，教务人员与课程团队合作运用管理流程再造的理念，重新反思和审视整个管理过程，梳理课程管理中的各个环节，设计可操作性强的管理方案，为通识教育背景下的公共基础课程管理创新模式研究积累了一定的经验。

（一）流程梳理

首先对课程管理进行需求分析。我们采用走访、座谈等方式充分了解和征集广大师生对创新创业课程教学内容和教学资源准备、师资配置、课程实施、交流共建、人员培训、学生需求等方面的诉求和建议；然后结合课程的特点和以往课程管理经验，对课程内容规划、教学文件准备、教材建设、精品课建设、教学案例库建设、分级教学实施、课程竞赛组织、网络教学平台建设、教学问题研讨、教学改革推进、改革成果推广、教师培训等每一项具体工作进行认真的分析和梳理，形成创新创业课程管理流程图；最后建立信息统计模型，分析各流程的问题和困难，明确各流程工作的重点。

（二）流程分析再造

以全面为前提，以效率为中心，以服务为导向，在对课程管理流程进行全面清理的基础上，进一步清晰工作思路，简化、优化工作流程，将简化、优化后的工作流程合理划分为一系列相对独立的模块，形成新的课程管理流程，并通过研究确定哪些是核心流程，哪些是一般流程；分析每一个流程所需的资源配置类型、各流程的管理控制点以及各流程之间的衔接方法。可采用软件模拟仿真的方式，对课程生成、实施到评价的整个课程管理过程中各流程实施情况进行模拟仿真。

（三）岗位设计

在进行课程管理流程分析和再造之后，按照“统一目标、分工协作、权责一致”的原则，根据流程合理设置岗位，明确各岗位的职权、工作范围和质量标准，并根据实践经验，为各流程编写实施建议和注意事项。例如，创新创业课程组在梳理课程管理流程后设有“人才培养方案制定”“课程运行监督”“教材建设”“教学研讨组织”“教学案例建设”“分级考试组织”“课程竞赛组织”“授课质量调查”“课程网站维护”等10多个管理职责，并针对每个管理职责编写了“岗位实施指南”，明确了各岗位的主要任务、管理者的基本职责、实施建议及注意事项，为教务管理和教研室主任以及授课教师提供实质性指导，同时鼓励各类人员发挥个性特点。

（四）岗位制实施

学校利用信息化手段，通过教学研讨、宣讲等活动，更新教师教育、管理观念，使教师接受新的课程管理制度，并乐于参与课程管理；采用“定岗不定人”的原则，轮流和自愿上岗相结合的“全员管理”方法，逐步吸纳主讲教师进入课程管理队伍；对在岗时间、工作量、管理质量等因素进行研究和适度量化，制定相应奖励办法和激励手段。在鼓励先进的同时，使教师切实感受到参与课程管理和促进个人发展的一致性，吸引更多的教师发挥各自的管理才能，实践各自的创新管理理念，为课程发展作贡献；总结本轮实践经验，丰富完善“岗位实施指南”，为下一届岗位制的实施提供更好的指导。

（五）评估与总结

学校在公共基础课实施过程中实行岗位制，并在实践中及时分析、评估已有的方案，不断总结出适合普通高校大课管理的组织模式、实施办法和管理规范，逐步完善基于岗位制的公共基础课管理模式，形成可继承推广的成果。

三、业务流程再造优化实例——创新创业课程补考流程再造

为说明使用业务流程再造全新设计法在需求分析中分析、再造、构建业务的全新流程，本文以“成绩管理”模块下的“创新创业课程补考”业务流程的再造为例，对比新旧教务系统的运行模式，对其进行效果分析。“创新创业课程补考”是基于全校集体补考科目的统一时间段安排。但是公共基础课的补考又有其特殊性，多为非集中考察科目，需要补考同学联系自己的任课老师进行补考。

业务流程再造前，“创新创业课程补考”等公共基础考察课业务流程中：

教师端：教务处下发学生补考通知到各院部，院部下发通知到各老师—公共基础课院部商量补考安排事宜，并向教务处反馈考试类型以及主考老师联系方式—再由教务处发放通知到全校各院部，以通知补考学生—负责主考的老师建立微信群或QQ群以方便联系需要补考的学生—主考老师组织学生补考—核算学生补考成绩给教务老师—教务老师在教务系统登录学生补考成绩

学生端：查看成绩系统获取补考通知—向教务部门询问补考事宜—接收教务处下发到各院部的各门公共基础课补考事宜以及主考老师联系方式的通知—联系需要补考科目的公共基础课老师补考。

如若学生未在规定补考期限进行补考或者成绩出现差错，还要重新填申请表，并附相关成绩证明，依次经过学院教学秘书、主管院长、教务处人员审核签字，最后交于教务处人员进行登载成绩。整个流程办理时间长、涉及角色及审核环节多。由于旧流程的冗余、复杂，每次补考业务流程办理需持续一个月，且易导致业务流转中出现涉及学生、主考教师及教学运行管理人员的若干问题。正是由于旧流程冗余、复杂，从管理角度看，亦存在人为操作的诸多风险，业务流程亟待再造。

针对高校公共基础考察科目的业务，建议将其流程环节全部打破，尝试以下步骤实施：

1．建立补考班级，把需要补考的学生，通过二维码、邀请码、进行导入的方式加入班课。组建班课后通过课代表向挂科的学生发放补考通知和线上学习考核要求，同时任课教师建立补考学生微信群或QQ群以便及时与学生联系。

2．建立补考题库。教师根据学习情境知识目标和能力目标要求建立相应的题型，并按照简单、一般、难、较难设计题型梯度。以便需要补考同学提前复习巩固备考。

3．考试。利用题库中各种题型进行组合，根据难易程度赋予分值，考试题可以分章节测试和综合测试。测试次数控制在假期中，设置开始时间与结束时间，教师有权限刷新成绩，以督促或激励学生不断学习。

4．成绩生成。开学报到之日为过程考核截止日期，系统根据课件学习、作业、考试分配权重，经再次刷新的成绩作为学生补考的最终成绩。

人的学习能力有快有慢、有强有弱、有高有低，通过补考这种方式督促学生继续巩固知识，利用假期或课余延长了学习时间，起到认知再认知的一个过程，对知识的增长起到一个由外化接续内化的过程，符合认知规律。运用信息化职教云或蓝墨云平台实施过程性考核，不断开发完善资源库建设。教师在职教云等平台的过程考核性补考过程起到一个监督、引导和帮助的作用，负责给学生指引一个正确的学习方向，不断引导学生自主学习，调动其学习能动性，在此过程中及时进行线上答疑。以便考核项目、内容更充分和更加科学合理，彻底改变传统补考模式。

四、项目研究定价创新点和效益分析

“创新创业课程补考”再造后业务流程具有前瞻性、集成性和整体性等优势，有效避免多环节、多次操作可能导致的数据错误，及补考成绩遗漏等问题。对比再造前后，剖析“创新创业课程毕业补考”原流程的弊端，业务流程再造改变多环节、多角色审批，及申请文档多点流转、最终存档等一系列问题。综合考察教务系统功能的实现条件，将不必要的非增值流程进行清除，对必要流程进行简化，将这些科学整合在教务系统中，进行无人监控操作的自动化管理。把控“严进严出”能让学生学到扎实知识和技能，能顺利毕业服务社会。

业务流程再造理论与高校教务管理在管理形式、管理环节、管理目标等方面具有相似性，主张在进行教务管理工作中引入企业流程再造理论，是一种有益的尝试与创新。基于流程再造的公共基础课管理模式丰富了高校课程管理理论，同时也为探索适合其他类型课程的管理机制提供了现实依据。然而，该模式目前还处于粗放式、简单化的探索阶段，如何进一步全方位研究相关理论，最终建立长效的规范管理和激励机制，还有待于进一步探索。