科研文献与数据管理研究——基于EndNote和XMind的协同使用

谭智敏

(吉林大学 图书馆，吉林 长春 130062)

若干年前，科研人员获得的文献资源有限，一般通过笔记本或者书签等形式即可管理。网络时代，从事学习科研工作时，需要参考查阅大量的参考文献，电脑的硬盘中分门别类地建立了若干的文件夹，但是时间一长，要搜寻之前读到过的某篇文献、查找曾经使用过的实验数据仍会变得越来越困难。而当撰写期刊论文、学位论文、项目申请报告的时候，标注参考文献又是一项十分繁琐的工作。另外，阅读了好多文献，撰写论文前需要将这些文献或主题之间的主次并列关系及骨干脉络梳理清楚。为此如何高效地管理文献及实验数据，建构清晰的思路就显得特别重要。笔者提出利用EndNote和XMind协同工作，有利于提高科研效率，激发新的研发思路。

1 利用文献管理软件EndNote管理科研文献

对文献的管理即是对知识的管理。蔡晓玲等认为对知识的管理主要是利用个人知识管理工具进行高效地搜集、管理分析及利用各类文献信息，以实现在汲取前人成果的基础上的创新[1]。各类管理工具功能不一，研究人员选择时要根据需要选择相应的工具及使用策略。本文主要是以EndNote为例。EndNote是SCI官方软件。利用EndNote可以方便地进行在线数据库检索、全文管理、笔记管理以及本地搜索等等，方便文献的阅读[2]，最主要的优势是可以自动插入参考文献，避免了因文稿反复修改和另投他刊而引起的参考文献的混乱。并且EndNote支持几千种国际期刊参考文献格式样式。

要想利用好EndNote，首先需要了解其整体组织、管理和输出文献的基本原理。EndNote即把文献按照一个固定的格式导入库(Library*.enl)中,导入到库中的文献以作者、题名、期刊、年代及附件形式呈现，另外还包含摘要、页码等所有文献包含的信息。撰写文章时它可以方便地按指定期刊的样式自动插入参考文献。如图1所示[3]。

图1 EndNote工作原理

了解了EndNote的基础原理，为进一步掌握EndNote是如何高效管理文献做好了铺垫。

1.1 利用EndNote组织管理文献

要想高效管理、分析EndNote中的文献，必须先将所学文献导入EndNote库中，将文献导入库中主要有4种方法：①手工导入。手工导入很麻烦，批量文献不建议使用，但是如果有个别的文献导入不进去，或者导入信息不完整，可以考虑。②本地文献批量导入。针对研究主题已经下载了一些文献在本地文件夹中，使用管理软件EndNote对这些文献进行管理时就需要使用这种方法导入文献。③数据库检索导入[4]。大部分数据库都具备EndNote检索导入的功能，选择检索到的需要使用的文献，选择以EndNote格式直接导入。④直接从EndNote联网导入，这种是最快捷的方法，推荐大家使用。即在EndNote中关联常用数据库，通过检索主题、作者姓名、关键词等途径进行检索，所得文献即可直接下载。

导入完文献，即可组织管理分析这些库中的文献。主要总结为8个方面：①将所有文献分组管理。即建立若干个Group,可以以主题命名，也可以以某个名字命名，相当于电脑硬盘中的文件夹。然后将文献按照相应的类别拉到各个Group中。②添加全文图片，可以以附件的形式添加，方便以后的阅读管理。③EndNote中可以实现本地快速检索，即输入检索词，点击“Search”即可直接锁定要找的文献。④排序标记。直接点击即可排序，还可以根据重要程度进行标记，以便安排以后阅读的时间。⑤计量分析。计量分析是EndNote的一个非常重要的功能，通过选择“Tools”中的“Subject Bibliography”按钮，即可实现对所选文献的作者、年代、出版时间等的分类计量。⑥做学习笔记。在阅读文献时，有些地方需要做读书笔记，我们只需双击这条文献记录，在相应的“Notes”条目下，记录笔记即可。⑦栏目显示设定。点击“Edit—Preferences—Display”即可根据自己的需要，选择相应的栏目显示在阅览页面上。⑧去重。在不同的数据库可能下载到相同的文章，为了不做重复劳动，我们可以将重复的文献去除，只需点击“Find Duplicates”即可显示重复的文献，删掉即可。

1.2 利用EndNote插入参考文献

EndNote的另外一个非常实用的功能为自动生成及更改参考文献。利用各类不同期刊特定的“style”在“word”中自动生成文中参考文献标注及文后参考文献列表。插入参考文献的方法有两种：①在Word页面直接插入。首先在Word页面选取插入参考文献的位置，将光标移到此处，然后点击菜单栏中“Insert Citation”图标，即跳转到EndNote界面，进行搜索，选择将要插入的文献点击即可插入Word中，文中的图标和文后的参考文献同时自动生成，另外可以根据不同的期刊格式选择不同的“Style”。②在EndNote界面直接插入。在EndNote界面中直接选择“Go to EndNote”，进入EndNote界面，然后搜索要插入的文献，点击插入,即可直接插入Word中。笔者认为第一种方法更方便一些，个人依据自身习惯，选择使用。这两种方法都可以实现自动插入文中参考文献的标志和文后参考文献列表，可以根据不同的期刊，随时更换“Style”，文中的标志和文后的参考文献可随之自动更改。

1.3 利用EndNote投稿

EndNote提供了几百种来自各个学科领域的期刊论文模板“template”，6 000多种参考文献“Style”，可以根据其给出的指定模板直接撰写论文投稿，也可以利用EndNote自动更改参考文献的“Style”投稿。如果这些仍然不能满足需求，可以试着根据相似的参考文献样式进行修改，或者根据需要直接制作独特的参考文献样式。

根据EndNote提供的期刊论文模板撰写论文非常方便，主要适用于还没有开始撰写论文的情况。点击“Tools—Manuscript Templates”,然后选择需要投稿的期刊模板，按照模板格式和要求进行撰写即可。

EndNote官网上提供了6 000多种参考文献投稿期刊样式[5]。点击“Select Another Style”即可直接选用某本期刊的参考文献样式，但是EndNote直接带的样式不是很多，我们可以选择在官网上下载样式。点击“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,再选择“Get More on the Web”,点击“Down load all Styles”进行下载选用，但是有一点需要特别注意的就是所有下载得到的期刊参考文献样式必须保存到EndNote安装目录下的“Style”中，否则将无法调用。

假如下载的几千篇期刊参考文献的样式仍不能满足需求，这时可以根据较相似的参考文献样式进行更改，以满足需要。同样点击“Edit—Output Styles—Open Style Manager”,然后下一步直接点击“Edit”，这样即可根据需要直接修改。如果这样还是不能满足需要，我们可以自己动手进行编辑新的参考文献样式，点击“Output Styles—New Style”即可进行编辑。自己动手编辑一条参考文献的样式相对比较复杂，不太推荐使用，尽量在原有的基础上修改。

2 利用XMind管理科研文献与数据

思维导图是组织和表征发散思维的一种图形技术[6]，经常被用于整理文献脉络及写作思路。在阅读了一些文献之后，我们需要将这些文献之间的关系及脉络整理出来，以辅助思考，这时就可以借助于思维导图。首先将关于某个主题的文献分解为若干个小的主题，每个小的主题都对应一些文献，按照主次及层级关系罗列好，这时就会有非常清晰的思路，以后写作时将关于某个主题的思维导图展开即可参考、构思，非常方便,也可掌控全局[7]。

另外，在实验的数据分析和处理上也需要思维导图的管理，例如不同实验条件下的数据和图表我们会放到不同的文件夹中，如果进行数据的对比切换比较麻烦，这时就可以利用思维导图把所有数据整理到一个页面中，操作简便，结构明确。所以思维导图不仅可以方便地管理文献，也可以方便地展示数据。

思维导图配合看文献时整理的思路，再在自己做实验的节点上加上自己的实验结果，可以更直观地反映实验结果和思路是否一致，并激发新的思路。以下以XMind作为思维导图的代表工具，和大家一起交流科研中思维导图的具体应用。

2.1 利用XMind构建文献导图

略读文献的时候，可能会经常发现一些自己比较感兴趣的文章或者方向，但又和现在做的实验直接联系不太大，这样就需要有一个好的方式记录这些想法，并在以后的科研上实施或者参考。思维导图就是一个比较好的记录方式，它的记录简明，结构明确。另外对于精选的与主题密切相关的需要精读的文献，也可以利用思维导图将他们分解成各个分主题进行整理、罗列文献，这样有利于分清这些文献之间的主次层级关系，理清思路。

利用思维导图软件XMind构建文献导图的方法非常简单，即学即用。首先新建一个空白图，将中心主题命名为要学习的主题名称；找到要学习的文件夹，然后整体复制，直接选中中心主题粘贴，即可得到关于这个主题的所有文献的展示图。文献导图内容一目了然，脉络清晰，便于拓展思路。

2.2 利用XMind构建数据导图

科研人员初涉某个领域的科学实验时，对某些实验的条件不太明确，这时就需要大量的实验去探寻实验条件是什么，大多数的时候，实验数据都是不可用的，只能为确立实验条件做一个参考，因此就产生了大量的实验数据；另一方面做实验的时候，同一个实验条件的数据和图表可能会放在一个文件夹下，不同实验条件的数据对比，就需要频繁地来回切换，再加上文件夹的名称一般都是简写，理清他们之间的关系，非常繁琐，费时费力。思维导图就可以解决以上问题。把关于某个实验的数据导入思维导图，按照不同的实验条件及材料拆分为若干个分主题；将所有实验数据都集中到一个思维导图中，并标上详细的标注，这样在对比实验结果的时候就比较容易理清思路，查漏补缺，而且它的导入方式也十分轻松简单，只需要复制粘贴就可以完成。

构建数据导图的方法与构建文献导图的方法类似。首先确定一个中心主题，然后将载有数据的文件夹复制拷贝到中心主题下，即可得到这个文件夹下所有的目录。数据可以直接在思维导图中打开查看。图形是直接显示出来的，方便查看对比。可以根据自己需要及喜好修改结构类型，美化思维导图。

2.3 利用XMind撰写论文

利用思维导图撰写论文，特别是综述性的论文，非常方便。首先将题目即中心思想作为一级主题；将摘要、主要框架、主要试验、论文的目的及意义等作为二级主题；将每一部分需要参考的资料及一些实验结果放入三级主题及下一级主题。根据所列脉络，整理出新的撰写点。

利用思维导图撰写文章，举例如下：以文献老化为主题做一个思路展示。①建一个中心主题，研究一下这个主题的可行性及必要性，选一个结构类型，按“ENTER”键插入一个子主题，并且查找一下文献老化模型方面做了哪些研究。②建立新的文献老化模型，统计文献老化的数据，寻找他们之间的关联，思考他的应用前景。这样就建好了一个立体的框架。③继续主体框架的主题，建立再下一级子主题，同时可以将所阅读文献及想法列到相应的各级主题下，与构建文献导图和数据导图的方法相似。利用思维导图便于文献与数据的脉络整理及拓展思路。

3 XMind与EndNote协同工作

3.1 各司其职，互补

可以利用EndNote进行文献管理、文献检索、在线阅读、记录想法、按照一定的格式撰写论文及自动插入参考文献等等。利用思维导图XMind可以把阅读文献得到的一些思路用图示的方式直观地展现出来，更利于整个主体的脉络掌控，也可以用来方便管理实验数据，对比实验结果，设计实验思路，激发新的写作创意等等。EndNote与XMind同时利用，可以互为补充。

3.2 互相嵌入，协作

科研中，已经下载了一些文献，有了一些思路，EndNote中没有非常直观的显示方式，这时可以利用XMind把EndNote中同一方向的文献总结整理成思维导图的形式，便于理清文献数据之间的脉络，拓展思路，也可以通过格式复制的方式将文献及数据插入到XMind中对应的各个分节点上，这样方便在考虑某个节点的时候快速定位到对应的文献。为了方便整体文献的管理，可以将所做的关于各个主题的思维导图整理到EndNote中，即在EndNote中插入一个新的记录，放到其附件中，点击即可展开阅读思维导图中的内容，简易方便，利于管理及理清思路。如图2所示。

图2 Xmind和EndNote互相嵌入

从以上分析可以得出如下结论，通过XMind和EndNote的相互嵌入，可以方便科研工作者快速地通过文献定位到科研思路的某个节点上，也可以通过思路节点快速地找到对应的文献及数据资源。EndNote与XMind协同使用，促进科研工作者高效地进行文献管理、知识分析与创新，是科研工作的得力助手。希望对读者的学习、科研起到积极的作用。