高新技术企业存货管理存在的问题及改进措施

封雪梅

北京麦哲科技有限公司

受近年来突发事件频发的影响，企业生产所需原材料、劳动力价格持续上涨，产品生产综合成本难以降低，极大影响了企业的利润创造。存货是企业的重要资产，会占用较多的流动资金。创业成长阶段的中小型高新技术企业在产品周转的各个重要环节，存货管理面临许多方面的问题。因此，需要改进高新技术企业在存货管理方法上的不足，提高企业的存货管理效能。

一、高新技术企业存货管理的重要性

企业的流动资产包括资金管理、应收账款管理及存货管理，流动资产中的存货管理在企业营运资本中占很大的比重，是企业目前最受重视的营运资本之一。虽然存货具有流动资产的特点，但又是流动性较差的流动资产，它占用大量的流动资金，在中国的高新技术企业中，存货占企业总资产的30%左右。随着科学技术的进步，给高科技企业的电子产品中芯片单元的运力也带来了飞越式的提升，同时也使产品的更新迭代周期更快更短，也为高新技术企业的存货管理带来了挑战。企业的存货不足会造成销售订单延迟交付，无法满足客户需要，甚至会造成客户订单取消，客户的流失，但过多的存货又会造成企业的资金积压，会增加存货的仓储费、保险费、维护费、管理人员工资等管理成本。同时，因存货更新迭代过快，形成的呆滞库存，更会对企业的利润形成较大负面影响。因此良好的存货管理水平，可以满足客户需要，保证正常的生产经营，能有效的降低成本，提高企业的获利能力。

二、高新技术企业存货管理存在的问题

(一)存货管理制度不健全

大多数高新技术企业在经营管理过程中，都存在管理基础薄弱、管理制度缺失的问题。特别是创业成长阶段的高新技术企业往往将其主要资源投入研发管理之中，还未意识到存货管理对企业经营管理工作的重要作用，存货管理制度不健全，或其现有管理制度不符合自身实际情况，企业的存货管理工作效率不高，成本不能有效降低的现象时有发生。首先，存货管理工作涉及生产、采购、物控、质量、财务等多个部门，有的企业因没有健全的存货管理制度体系，企业存货周转的各个环节职责不明确，工作界限模糊，出现问题时各部门间互相推诿，形成沟通上的“部门墙”，不利于解决和防范存货管理上存在的问题，也不利于形成闭环的存货管理流程。其次，由于有的企业管理人员存货管理方法落后，在工作实操中也没有详细可行的岗位操作手册进行指导，执行过程中难以按标准完成存货盘点工作，使存货盘点出现不及时、不准确的情况，在企业进行季度、年中及年末盘点时存在货账实不符的情况时有发生，在盘点结束后存货管理人员不能对存货盘点结果进行综合分析和有效改进，无法进行科学维护、及时防损。最后对于存货管理的关键环节无闭环管理制度，不能形成存货的供应链管理意识，达不到各环节的流程闭环，也不能形成系统的存货管理体系。物料计划不能合理的指导采购行为，采购审批授权缺失，出现过量采购行为，导致和企业存货库存量大，占用较多的流动资金；同时因采购不能及时或是来料质量不达标，会造成生产线缺料停产，对客户订单产生延迟交付行为，严重的还会造成客户流失。

(二)采购计划编制不合理，企业存货成本较高

在企业的经营活动中，为保证生产经营过程的持续性，会有计划的提前购入部分生产经营日常所需的物料。物料的采购工作通常由采购部门承担，有的企业销售部门的牵引不足，订单对原材料采购、生产的指导性不强，导致产生“牛鞭效应”，不科学的采购计划和粗放的采购管理，会造成企业库存量高和生产线缺料严重的双向拉锯现象；企业没有健立合适的采购战略，没有科学的部门间信息协同能力，所编制出的采购计划往往脱离实际需求。比如，有的在编制计划时，因对市场的需求情况、供应商的产能、加工备料、生产换线时间不了解，相关数据要么缺失、要么收集不及时，造成采购计划不准确，影响采购订单、生产订单、销售出货的安排；还有的企业对经营行为无管控、无采购计划的指导，比如战略性备料需求驱动而采购的管理不足，采购人员凭个人经验无采购计划而进行粗放采购、因市场上原材料价格或供给数量增减变化而大量储备采购而导致的库存的缺料或是积压。库存积压增加企业的仓储场地占用和管理成本、资金占用增高；缺料则直接造成生产线等停料停工，从而致使产品出货交付延迟，影响客户体验，导致客户流失。

(三)存货管理信息化工具不够完善

存货的保存、管理工作比较繁琐，需要借助信息化工具进行管理，信息化工具不完善、信息流不完整都会降低存货管理工作效率。部分中小企业仍然依靠手工单据、Excel 表单管理存货；有的企业虽然较早引入了ERP管理工具，但由于对业务和管理工具的理解不足，并没有对存货生命周期进行全流程系统化的信息管理，仅涵盖到了存货的进、出库管理，存货与销售计划、采购计划、生产计划、产销平衡、缺补料计划等管理工作的衔接还是通过手工表单的形式线下操作完成，还有的企业未对存货流转各环节进行梳理，使ERP 数据不能形成小流程闭环，大流程不能持续改进。存货的数据信息流不完整给经营决策形成了阻碍，不能及时有效的降低存货成本。手工记账方式进行存货管理，还会造成存货管理各环节的人为失误，使数据不及时、数据失真、数据链碎片化，数据无法溯源的问题。同时，手工表单的存货管理方式还会造成企业内部数据孤岛，信息沟通不流畅、不及时情况。比如销售计划不容易传达到生产端，生产所需的采购计划、缺料补料计划及现金流支撑等工作难以及时调整，影响最终的生产排产和客户交付。

(四)呆滞存货成本过高处理缓慢

在高新企业存货的管理工作中，呆滞存货形成原因复杂，库存消耗处理缓慢成为企业提高利润迫不及待要解决的问题。通过对产品研发到生产各流转环节的梳理，我们发现呆滞存货的形成主要在研发设计阶段、采购计划阶段、销售阶段等。在研发阶段，产品因设计变更、产品升级改造、新产品的打版、试产投入而产生不能继续消耗的呆滞库存，比如试产投入因不能减少非标准产品的设计，使产品专用物料不能批量消耗形成的呆滞库存；在采购计划阶段，出于安全库存、生产增量预估不准形成的多备物料造成库呆滞存，还有因来料不良，但品质部门没有确定质量标准，没有提前进行商务谈判则无法退回供应商形成的呆滞库存；在销售计划阶段，因市场环境变化，销售受阻时计划终止而产生的呆滞库存；还有因产品交货不良率上升导致的客户订单终止取消形成的呆滞库存。这些原因都会导致已形成的积压库存难以进入到下一个阶段的研发、销售、生产的物料使用计划，不能积极的去库存，造成企业的资金占用与产品成本的上升，对创造利润带来负影响。

三、改进高新技术企业存货管理的措施

(一)建立健全存货管理制度

首先，高新技术企业管理者要树立既重视研发管理、又重视企业存货等生产经营管理工作的意识。对于企业存货管理，要建立科学的存货管理流程与制度；对存货管理岗位建好岗位职责说明书，明确各管理岗位的职责、工作要求与执行标准；建立详细的操作手册，用以指导存货管理岗位的工作行为规范。存货管理制度应符合企业自身的实际情况，内容简洁明了，拒绝制度的理想化，具有可执行可操作性。

其次，对于存货管理制度要严格执行落实，对于关键环节和步骤要加强过程确认与持续改进。存货管理一般有多个部门协同合作，因此要加强各部门的沟通，利用ERP等工具进行存货信息的及时共享，加强部门间的信息流动；存货管理制度中还要加强内部控制流程建设，对于关键环节进行审批，做到存货管理上下游环节的岗位间、合作部门间的互相监督、相互制约；建立存货管理绩效制度，责任到人，用以指导及评估存货管理岗位的绩效，提高存货管理工作效率。企业及时对制度进行宣贯，存货管理工作做得好的，树立典型标杆事例，积极传导其正能量，引导其他员工向其学习；对于未按制度标准执行的，也要收集案例，通过讨论学习、培训的方式，降低同类错误、相同问题在存货管理岗位出现频次。

再次，存货管理工作要具有“供应链”的链路管理意识，不能碎片化地解决问题，要系统的解决整个存货全生命周期可能出现的问题。因此存货管理制度要具有系统思维解决问题，具有不断优化存货管理工作的意识，及时对存货管理制度进行增补、修订，查缺补漏，使存货管理制度更科学合理。

(二)实现存货管理信息化

升级与完善企业存货信息化管理，并对存货全生命周期的关键流程进行梳理与改进优化。对于大部分高新技术企业，在规模与人员素质方面，已达到引进各类管理工具的条件，如引进ERP信息技术，从而对企业的产品制造各环节进行信息化处理。对于已经引入ERP 信息技术的企业，需要根据企业自身实际情况，结合匹配ERP标准流程，不断优化完善企业各环节业务流程，以提升企业管理信息化，提高企业管理效能。为使存货管理在企业各环节更便捷更科学，可以积极引进WMS条码仓库管理，MES智能生产管理。已引进ERP信息管理的企业，可以升级补充PLM产品生命周期管理及MRP采购计划管理。升级补充信息管理工具，可以使企业的产品全生命周期的关键环节实现系统线上管理，各部门间信息流畅，实现互相监督、互相制约；完善信息管理工具还可以改变手工统计采购计划和产品变更信息等落后的统计方法，实现存货的科学盘点、可以更精准下达生产和采购计划，达成准时交货；并且可以及时发现库存管理问题，减少存货呆滞发生，全面提高企业库存周转效率。

(三)提升柔性供应链建设

所谓柔性供应链，是指具有弹性、灵活性的供应链，也就是指供应链适应市场需求变化的能力。从供应链流程来看，供应链的柔性建设主要包括：制造系统柔性；物流系统柔性；信息系统柔性；供应系统柔性。以柔性供应链思维来做企业存货管理，将大大提高高新技术企业的自主灵活性。企业供应链有3种供给模式：第一种MTS模式(Make to Stock)，即没有明确销售订单，生产依据销售预测备货，存货管理计划是根据实际情况判断备货量及生产周期。此模式原材料特点是通用材料物料对采购周期不敏感，特殊物料采购周期长。此模式需要建立完善的采购计划，以减少企业内部库存积压，加强库存的周转率。第二种是MTO模式(Make to Order)，即有明确销售订单，生产依据销售订单备货生产，存货管理计划是缩短备货周期，提高销售出库效率。此模式不论通用还是特殊物料采购周期都比较短。采购只需根据销售订单合理按排采购计划。第三种是ATO 模式(Assemble to Stock)，即采购先备货原材料，待有明确订单生产再安排组装。原材料采购计划环节特点是需要组装的材料采购周期长，原材料和半成品不通用。存货管理计划是备货入仓，建设原材料转售机制，半成品组装订单与量产订单梯次进行。供应链的3种模式在高新技术企业的存货管理环节，可以灵活运用，以建设柔性的存货管理为目标，寻找到更适应企业的采购管理模式。这样使采购更适用销售、生产环节，少产生存货积压或短缺，能更好的实现销售订单交付，满足客户需求。

(四)加强对呆滞物料的管理与处置

在产品研发阶段，对现有产品持续改进工艺设计，提升通用物料的覆盖率、降低专用物料的使用。在高新电子产品企业，科学技术的进步使电子产品更新升级周期更快，给企业产品研发的库存管理带来了挑战。电子产品生产存在产品规格多、批次多、产量小的特点。这要求企业在产品的研发设计阶段除了注重现有产品通用材料的使用外，更需要通盘考虑到未来客户需求的变化趋势和产品的发展方向，设计出满足未来客户期望的产品，减少因市场变化而形成的呆滞库存。

在计划采购阶段，利用科学方法加强采购管理。按月及时梳理物料清单、及时修订以减少安全库存与生产预增量，与供应商协商达成更低的MOQ，未达到量产的试产产品物料尽量不采用MOQ 形式采购，而采用按销售订单数量采购方式。在采购阶段建立最小批量采购，及更灵活的供货渠道，确保供给侧的敏捷反应与灵活变通性。

在销售阶段改进销售预测方法，做好客户需求调查，了解客户的中短期规划，提高销售预测的准确度，减少因大量备料而产生的存货呆滞；在销售订单签订时，要做好订单审查，要培养客户承担违约责任的意识，降低因客户订单取消、变更等原因造成的库存占用成本；对客户进行分类管理，对于已经形成的呆滞成品，销售可以用折扣的形式积极引导客户去库存。

在组织与信息化方面，企业可以结合系统化管理工具，不断提高对呆滞物料的管理与处理能力。利用管理工具的数据分析、超区告警、多方协同能力，对已形成呆滞物料的存货，仓库管理部门建立定期分析报告机制，提前发现呆滞物料产生的可能性；加强这部分物料的变现能力，联合产品研发、采购计划、销售、财务等部门，根据形成呆滞物料的原因，通过销售折价转卖，协调供应商退、换货处理，依据可行的再利有技术方案进行降级使用、拆分元件使用、改制、返工维修等方式进行及时变现和减少呆滞库存所占用的人力物力资源；同时建立责任到人、与绩效挂钩的激励机制，提高研发、采购、销售等部门共同降低呆滞库存的积极性。

四、结语

新常态下的高新技术企业，想要获得更好的市场机会、更强的盈利能力，就要做到存货的科学管理，通过设计合理有效的存货管理与绩效制度，调动各岗位人员的积极性与责任心投入工作中，同时还要积极地引进先进的信息管理系统，使存货管理工作做到更便捷、更准确，能真正地降低呆滞存货发生，达到给企业降本增效，使企业健康持续地发展。