电子发票对高校财务报销的影响及应对措施

张 莉

(吉首大学，湖南 张家界 427000)

随着信息技术蓬勃发展，电子发票发展迅速，全面推广应用，高校财务也积极按照政策和发展趋势，在核算过程中广泛宣传使用电子发票。电子发票具有环保节能、成本降低、效率提升、优化信息化进程等优点，但高校财务也面临着一些现状，如容易造假、难以区分以及重复报销等，这些难题将是需要面临和将要迎接的挑战，高校有必要探讨可行的应对措施来识别和分析电子发票。

1 电子发票的定义和特点

电子发票是指在货物买卖中用到的电子数字方式完成的储存和传递的报销票据，它具有特有的号码，自身安全性可以加密验证，这种电子发票相当于目前的纸质发票，并且具有同样的法律效力。电子发票突破了传统纸质发票的概念，采取电子签名实现其唯一性、防篡改、不可依赖性等特点。通过数字信息形式传送与保存电子发票内容，并通过网络平台传送给接收方。与传统纸质发票相比，纳税人在对发票进行申领、开具、流转、查验等操作时都可以通过国家税务机关统一的电子发票管理系统进行，使发票开具更快捷、查询更方便。电子发票的特点：①电子发票可以优化归类相似类型信息，有效利用信息，并在一定程度上改善税收管理。各高校应当在其现有的电子发票管理系统中监测发票的接受以及使用情况，以便在早期阶段发现问题并采取相应的措施，更早地防止发票欺诈。②电子发票可以起到帮助降低成本的作用。电子发票的使用有效地减少了纸质发票的使用，节省了纸张成本，节约能源保护环境，同时也有效地提高财务交易的效率，简化了财务流程。③电子发票在储存和使用上都更加方便、快捷。原始纸质发票使用和储存都存在不方便，速度慢等诸多缺点。纸质发票还必须通过邮寄才能发出，在运送及储存过程中都容易受到损坏，而且工作起来很麻烦。相比之下，电子发票使用和储存方便、工作速度快，能有效缓解税收管理的滞后性，提高税收工作的质量，减少违法犯罪行为的发生。

2 电子发票对高校财务工作的影响

推行电子发票系统有利于促进高校财务系统的信息化建设进程，节约了社会资源，为纳税人营造了更加便利的环境，是实现“互联网+财务”的重要举措。电子发票已经与传统意义上的纸质发票具有相同的功能和效应。

2.1 电子发票有利于简化财务流程

电子发票能够方便经办人进行报税等工作。电子发票减少了纸质凭据的使用率、节能环保，将财务信息数据化与管理电子化结合。在传统纸质发票报账时，若单位抬头、税号等发票信息填写错误，经办人需要重新修改且再次打印，但使用电子发票则只需要在平台上重新修改后便可生成新的电子发票，大大减少了相应的时间成本，提高了办事效率。

2.2 电子发票便于财务管理，提高财务信息电子化水平

传统纸质发票报销过程中，经办人若遗失其票据，需要提供丢失说明，且还需要联系发票方索要票据的复印件并加盖印章，使其具有效果。并且在不同财务管理系统中，对票据遗失有不同的规章制度，一定程度上增加了财务风险。电子发票的储存、留底、备查等功能，使从开始的购买到报销等环节都有了记录，实现了信息自动化。不仅如此，纸质发票在储存过程中由于环境因素常常会出现模糊、破损、损坏等问题，对日后财务审核以及查阅管理带来了隐患。电子发票由于实现了财务管理的信息化，可以在财务平台上实现统一保管、审阅等操作，提高了工作效率也减轻了财务人员的工作压力。

3 电子发票给高校财务工作提出新的变革要求

相比于企业，高校的经费来源多样且复杂，对于报销审核的要求也更加细致。但由于电子发票的具体实施时间短因此随之带来的问题也存在不少，给高校的财务工作也提出了新的挑战。推广普及使用电子发票，会使大学高校的财务管理运作更加便利，但同时也带来了新的挑战。因为在高校的财务会计系统接受各种各样的发票，同时报账群体，小组使用的发票复杂，且高校的资金管理通常采用项目制结算，出现在项目周期内报销完经费，造假发票现象时有发生。介于以上种种现象，针对发票的处理对高校财务人员提出了新的挑战，具体要求如下。

3.1 重复报销补贴的风险

为了鼓励使用电子发票，对电子发票的验证和识别提出了很高的要求。①电子发票没有经过验证，在后期结算期间核对发票的阶段就会出现严重问题。财务人员必须通过登录税务系统检查发票的真实性，避免发票总额不正确。②财务人员需要提高识别能力，因为电子发票可以多次打印，使得报销人员容易钻空子，进行重复多次的报销。

3.2 电子发票数据被恶意篡改的风险

电子发票必须在网上进行核实，防止造假及时发现伪造。未经核实的电子发票很容易通过各种绘图程序和其他技术手段被操纵，导致纸质发票与实际金额不匹配。

4 高校财务工作解决电子发票问题的措施

为了享受电子发票所带来的便利以及工作流程简化，高校必须从本质上尽可能全面解决电子发票推广所带来的困难以及问题。只有顺应时代的潮流，我们才能够有效地解决困难。高校为了能够显著提高其电子发票报告和管理的质量，可以采取以下措施。

4.1 加强高校和学院电子发票账户的安全防护措施

①登录税务局的在线系统检查发票，以避免病毒检查等对财务系统的干扰；②对于防止重复电子发票报销，更新高校财务检测报告系统，并引入专业扫码验证软件；③使用电子签名技术，获得与线下开具的纸质发票相同签名和印章，以避免伪造；④对电子发票报销设置标准化报销流程，完善网上签批工作，电子发票报销全覆盖。

4.2 为在高校财务系统中报销，建立一个完整的报销诚信档案

在电子发票报销的情况下，须以书面形式约定，由负责款项的一方对账单的唯一性、真实性和有效性负责。任何机构或个人不得使用伪造和编造的电子发票进行报销，必须确保这种电子发票只支付了一次。

4.3 提高高校财务管理系统的计算机信息化水平，规范电子发票财务系统

随着电子发票的普及，高校应该进一步加快财务系统的信息化水平，加强对信息安全的防范。①应系统实现财务会计的自动化，提高财务工作的准确性和效率。②要从财务核算体系上建立统一的核算体系，加强对发票的电子化核对手段，避免出现发票金额真实性和多方付款现象，提高财务核算的效率和准确性。

4.4 提高高校财务系统人员的综合素质，扩充建设财务人才体系

电子发票开具、报销、真伪识别等环节离不开财务工作人员的亲力亲为。因此，需要进一步提高高校财会人员的综合素质。①加强财务人员对现代网络科技技术的学习，使财务人员的工作方向更加符合时代潮流。②办好财务人员的专业知识培训，提高其专业水平，进而提高财务管理效率和准确性，提高财务人员的审查和鉴定能力。

财务信息化管理需要基于互联网，而电子发票则体现出高校的财务信息化水平。在如今“大数据”时代，需要逐渐开始推广电子发票，开启信息化网络财务管理模式。高校的财务人员要勇于探索，迎接挑战，提高自身有关财务水平，对高校财务管理起到推进作用。

5 结束语

总的来说，电子发票的出现、实施和推广，可以有效地提高财务效率，促进财务机制地改革和整个高校财务工作的长远发展。大学的财务部门应该改变其自身建设重点。不仅要快速准确地收集数据，在先进地预测和分析基础上分析数据和促进管理，建立一个信息平台，成为新时代金融需求的信息源。