试论图书馆志编写工作中需要注意的若干问题——以对外经济贸易大学图书馆为例

齐晓航，徐茵茵，彭 絮

(对外经济贸易大学 图书馆，北京 100029)

《周礼·春官》：小史掌邦国之志。志，谓记也。图书馆志，也就是图书馆工作和事业的记载。这里所论述的馆志，不是计算机管理系统中每条电脑记录自动形成的“日志”，而是对日常行政工作和具体业务中的重要事件和有特点事件的人为记载。

对外经济贸易大学图书馆根据高校图书馆工会委员会的相关文件修订本馆《馆志》的规则，并于2006年起至今坚持16年撰写并向全馆员工发布《馆志》，累计撰写52万余字，为图书馆的档案、日常管理和各项文件的撰写等提供了必要而可靠的支撑资料。原小平在《区域图书馆史研究的新开拓》一文中曾提出“我国高校类图书馆志(史)的系统性研究亟待深入展开”[1]。对外经济贸易大学图书馆《馆志》不仅为本馆的日常管理工作提供“润物细无声”式的帮助，还在学校二级单位范围乃至高校图书馆中形成了鲜明的特色，同时也致力于为高校图书馆志的研究工作添砖加瓦。

1 《馆志》的作用

1.1 作为资料储备，以供查阅参考

图书馆的管理工作大致涵盖两大部分，一是日常行政工作，二是具体业务工作。《馆志》的条目收录以图书馆日常工作中发生的重要事件或有特点的事件记录为主，偏重行政管理方面事件的记载。对于计算机和网络管理模式中的基础业务数据等用于日常检索和统计的信息不必逐一记录(如每日的流通量)，只需在年末对重要业务数据的总数加以总结记录即可。

根据《馆志》的记载，我们不仅可以查阅到某一日期某事件发生的简要信息，还可通过对《馆志》中相似或有共性的内容条目的分类统计为有关报告或论证提供相当可靠的事实依据。例如，根据对对外经济贸易大学图书馆《馆志》信息数据的分类统计可以看到：对外经济贸易大学2006年迎接第一次教育部本科教学水平评估工作，当年校级领导(书记、副书记；校长、副校长)有26人次到馆与图书馆领导班子成员讨论图书馆工作；2007年校级领导到馆的人次为7人次。如果以年份为横轴，以校领导到馆人次为纵轴，就可以制作出历年校级领导到馆的曲线图，再结合《馆志》中的相应内容加以分析，就可以解释曲线峰值的原因了。

1.2 馆务公开的重要渠道和有效方式

2005年10月，对外经济贸易大学图书馆启用内部信息管理平台系统(OA)作为馆内工作信息发布与交流的平台。每月第一个工作日将上月的《馆志》置顶发布在OA中，供图书馆工作人员阅览和下载保存。寒假和暑假期间会合并2个月份的馆志内容在开学后一并发布，以便全体馆员了解图书馆的工作动态。特别是对“三重一大”事件的发生、发展和结果的揭示，以便大家监督检查。例如，对外经济贸易大学图书馆每次在进行部主任(主管)的遴选时，不仅会将民主推选部主任的通知、得票情况和任免决定及时以通知的形式在OA上发布，而且会将这些信息全部记录到《馆志》相应日期的条目中，作为历史资料记载、留存。

《馆志》的及时、准确发布起到了馆务公开的作用。自发布《馆志》的16年来，对外经济贸易大学图书馆未发生过工作人员反映不了解、不知情馆内某些重要事件的情况。

1.3 向校内主管领导和有关部门汇报工作动态的有效方式

对外经济贸易大学图书馆除在每月第一个工作日将上个月的《馆志》在图书馆内部OA上置顶发布外，还向主管图书馆工作的副校长通过邮件的方式主动呈送，以便校领导及时了解图书馆的工作动态。这一主动推送工作动态信息的模式得到了先后6任主管校长的肯定和赞扬。

在历次图书馆向学校提交的重要文件中，《馆志》所记载的条目内容以及《馆志》原文本身，都发挥了积极的原始文件支撑作用。如：本科教学评估、党建评估、节能认证评估、固定资产清查等。多个报告文件中所引用的《馆志》中记载的详细历史条目信息令评估专家屡屡表示信服，并多次获得表扬。

1.4 对其他文件的支撑作用

一般情况下，行政人员在起草诸如年度报告、自评报告、审计报告等文件时，除冠以“坚持……”“高举……”“贯彻落实……”等相对口号性的段落外，对于正文实际内容的撰写往往颇感空泛。似乎平时工作中忙忙碌碌做了许多的事情，而到总结时又觉得无从说起，甚至无话可说了。这时如果查阅记载了一年工作内容的《馆志》，将其中的事件按需分类，那么每个类别下就会有或多或少的条目以支撑这个类别的题目，如此行文后的报告顿觉充实许多。如在2017年6月学校的党建评估工作中，我们将涉及“三重一大”事件的记录从五年来300多页的馆志内容中提取出来，编辑压缩至18页后作为“馆务公开”的支撑材料提交纪检监察处。

2 《馆志》条目的收录范围

《馆志》条目的收录范围应按照收录原则制定，而各高校图书馆的收录原则根据各自的实际情况会有所不同。笔者在此不对《馆志》条目的收录原则多作赘述，只根据对外经济贸易大学图书馆撰写10多年《馆志》的经验，阐述条目记载中需要注意的若干问题。以下将摘录《馆志》的真实条目记录(部分内容隐去，条目编号有修改)来举例说明对外经济贸易大学图书馆《馆志》条目的收录范围和特点。

2.1 大事小情均记录

对涉及图书馆行政和业务的重大事件务必要记录，同时对涉及员工切身利益的情况也要有所反映。例如以下两则《馆志》条目：①2015年3月24日(周二)校党委在学校OA上发布《关于阎某等同志任免的通知》(外经贸学党发〔2015〕5号)称：经校党委常委会研究决定：任命阎某同志为图书馆直属党支部书记。免去吕某同志图书馆直属党支部书记职务，转任副处级调研员……。 ②2016年9月2日(周五)校工会在学校OA中发布《关于报送领取2016年中秋节慰问品名单的通知》称：……山楂汽酒，每人1箱(每箱24罐，每罐320毫升)，53元/箱；好家米富硒小米，每人1件(每件20袋，每袋100克)，55元/件；草原汇香白蘑酱，每人1件(每件2盒，每盒3瓶，每瓶180克)，55元/件。

前者是大事，后者似乎显得琐碎。但学校工会拟发放物品是涉及员工切身利益的事件，转发和记录校工会通知中的主要内容到《馆志》中有助于馆内工作人员了解拟发放物品的详情，以便在领取物品时对照查验。

2.2 好坏消息均记录

实事求是是在编志过程中要遵循的重要原则[2]。《馆志》记载的事件要确保真实，无论事件本身性质是好是坏，均应如实记录。

①2016年4月20日(周三)党委组织部在学校信息平台中发布《关于对拟表彰的优秀共产党员、优秀党务工作者、先进基层党组织的公示》称：……拟表彰优秀党员彭某……拟表彰先进基层党组织图书馆直属支部……；②2006年11月1日(周三)校监察审计处处长黄某约见馆长邱某，通报了朝阳工商局转告的对外经济贸易大学图书馆涉嫌收受商业贿赂的消息。

前者明显属于好消息，后者则属于各单位颇为避讳的负面消息。在编写馆志或馆史的过程中，为了力求积极正面的结果而刻意忽视负面性质的事件记载是不正确的。只要是真实发生过的有记载价值的事件，秉着尊重事实的原则，无论好坏均应在馆志中全面、真实地记录，以反映事件的原貌。

2.3 重变化略常规

《馆志》记录的事件要反映工作动态情况，对常规情况不必着笔。①2016年7月4日(周一)新员工张某(女)报到，被安排在流通阅览部前台实习。②2016年7月11日(周一)暑假开始，执行暑假开放时间表并提供暑假期间相应的服务。

上述两条信息是对馆内人事情况和工作时间变化的记录，而对日常在岗员工和常规开放时间等并不必记载。

2.4 有事要记无事则免

《馆志》的记录方式确实是流水账式的，只需记录无须分析。但要注意《馆志》并不是日记，不应事无巨细地力求把图书馆内每日工作中发生的所有事件都记录在案，事实上在实际操作中也无法做到。例如2016年7月11日起本校开始放暑假，此后7月里的20天内，只有13日、27日和31日3天内分别各记录了1条信息，共3条。《馆志》条目信息的收录始终要以有记录价值的事件或情况为基础，不要为了记录而记录。罗列无用信息只会浪费撰稿人和读者的时间。

3 《馆志》条目撰写的规则

3.1 条目撰写应客观、简洁

《馆志》条目的内容应真实、客观，不掺杂个人好恶和情绪。叙述风格应以平铺直叙为原则，既不采用热情洋溢的歌颂模式也不进行怒发冲冠式的批判表达。记录清楚事实即可，不必赘述详情，不应也不必加评论性语言。

3.2 条目要有“人、地、时、事”

条目信息要尽可能包含有“人、地、时、事”等基本要素，旨在清楚扼要地记录事件原貌，方便后续查证。视内容需要还可加入相关数据、事件发生过程和因果关系等信息[3]。如：2016年1月15日(周五) 13：30【时间】，支部书记阎某【人物】出席由党委办公室组织部在行政楼222会议室【地点】召开的“党委重要信息通报会”【事件】。各学院分管学生工作副书记、辅导员、部分职能部门负责人出席会议。

3.3 按时间先后记录

同一天内有多个事件发生的，以时间先后为序。事件发生时间无法考证或不必考证的条目，可以记载在有时间条目之后。例如：

2016年1月14日(周四)

①9：00，馆长邱某，副馆长阎某、齐某出席由党委组织部在宁远楼3层国际会议厅召开的“2015年校级领导班子和领导干部年度考核及干部选拔任用‘一报告两评议测评’大会”。……(有删节)。②14：00，馆长邱某，支部书记阎某出席由党委办公室在诚信楼3层国际会议厅召开的“期末党政一把手会议”。 ③校工会在学校OA中发布《关于……通知》。

3.4 一事一条

同一天内发生的类似事件不可整合成一条，需在日期下一事一条地记录。例如：

2016年1月31日(周日)

①学校人力资源处在学校OA发布《对外经济贸易大学2015年度中级专业技术职务聘任通知》(外经贸人字〔2016〕43号)称：……自1月11日起聘任张某、姜某为馆员。②学校人力资源处在学校OA发布《对外经济贸易大学2015年度正高级专业技术职务聘任通知》(外经贸人字〔2016〕44号)称：……自1月11日起聘任邱某为高等教育管理系列研究员。

3.5 其他需要注意的问题

3.5.1 条目中的时间表述。 因每个条目的信息内容都是隶属在具体日期下的，故叙述中不必再写入具体的年月日，须着重强调具体时间的只注明“×点×分”即可。

3.5.2 对职务、职称的标注。①凡各级领导，如从行政角度提及时，只需注明其职务即可，不必在名字后再加“教授”或“研究员”等职称，如从学术角度提及各类人员时可在名字后加上学术职称。②如引用学校文件或通知中的信息，可将职务置于姓名的前面，职称置于姓名的后面。如：2016年9月22日……听取了教育部国家教育发展研究中心高教室主任、博士生导师马陆亭教授所做的专题报告。

3.5.3 凡触及敏感问题，表述时必须慎之又慎，斟酌措辞。对不能确定的部分应参考相关文献，认真比对查证后再下笔，切不可疏忽。如，“来自大陆和台湾地区……”的提法不妥，应改为“来自包括海峡两岸的……”。

4 《馆志》条目信息的收集方式

4.1 撰稿人通过多渠道主动收集信息

①撰稿人应通过参与馆内会议，浏览校内和馆内信息平台等多渠道主动收集与图书馆相关的应被记录的信息，如会议通知等。待事件发生后主动向事件参与人咨询所缺失的信息并予以补充完整。②对于条目信息中不够完整或准确的部分，撰稿人应通过其他公开渠道予以补充或核对。如，某外校馆长来访，我方并未获得对方名片，只知道来访者的姓氏，此时撰稿人可通过互联网检索对方单位主页或其他官方信息平台，明确来访者的姓名和职务等信息。③对涉及图书馆行政和业务工作及员工的重要事件、文件的信息要通过经办人或其他非公开渠道尽可能全面地收集信息，务必将其中重要的关键点记录清楚，如： 2016年3月10日(周四) 图书馆于2月25日呈报的《关于增补劳务外包人员的请示》(〔2016〕请字第154号)，人力资源处会签意见：经核，情况属实，拟同意申请。新增劳务外包人员的费用依照原有劳务外包人员费用管理规定支出。请校领导批示。(郭某 2016-03-07)副校长张某批示：同意人力处意见。(2016-03-10)。

以上条目中的文件题目、文件编号、主管单位领导的主要会签意见和校领导的批示内容和日期都是条目所需的关键点。但这些信息均不属于对外公开的信息，撰稿人通过公开渠道并不能知晓，势必要咨询该请示的经办人通过学校内部的公文流转系统才能查询到。

同时为保证信息尽可能地收集全面，撰稿人应尽量选择能有较多机会出席、列席馆内的馆长办公会、党政联席会等的人员担任，如馆领导、办公室主任或支部秘书等。对外经济贸易大学图书馆由副馆长担任《馆志》的撰稿人。

4.2 建立参与有关事件、事项的当事人向《馆志》撰稿人主动提供信息的制度

各高校图书馆部门众多，撰稿人凭一己之力很难及时掌握各部门的全部动态信息。如果能够在馆内建立起参与有关事件、事项当事人主动向《馆志》撰稿人提供信息的制度，就会进一步确保《馆志》条目信息的全面、真实和及时性。例如参加校内外会议和各种活动后，参加者就应及时向撰稿人提供包含“人、地、时、事”在内的信息。

5 《馆志》的信息发布与资料保存

5.1 《馆志》的发布要及时准确

对外经济贸易大学图书馆坚持在每月第一个工作日在馆内OA中发布上个月的《馆志》，16年来收效良好。馆员们通过阅读《馆志》，及时、全面了解图书馆的动态和重大事项。尽管《馆志》是对已发生过的事实的记录，但短期内的某些重大或连续性事件记录能够给馆员带来关于工作的一些适时的引导和启示。如延迟发布不仅会给人过时之感，更可能延误某些工作事项的统计，从而无法起到馆志应有的支撑作用。

完成每月《馆志》的初稿后，撰稿人还应针对其中不确定的条目信息主动向当事人咨询核准信息后，再提交给主管领导进行审核。审核通过后的终稿，可通过OA的自动预约发布功能进行设置，以免因发布人在月初出差等不在馆的情况而耽误发布时间。

5.2 《馆志》的资料收集要详尽，实际表述要言简意赅

在收集资料过程中要尽可能地详尽，但在撰写条目中则因各种原因须保持简洁的体例。此处摘取2015年的一条《馆志》来举例说明，在收集的资料中显示“……流通阅览部与信息咨询部经民主推荐，胡某、刘某以各A票，彭某B票，丁某C票，李某D票评为优秀等级考核人员；……”其中的A、B、C、D代表具体的得票数。这条带有数字的条目仅作为资料单独保存，而正式发布的《馆志》中只表述为：“流通阅览部与信息咨询部经民主投票结果推荐：胡某、刘某、彭某、丁某、李某评为优秀等级考核人员；……”实际发布的内容中只需写明事件的过程和结果即可。涉及的某些具体数字都可考虑省略，以最简明扼要的方式来撰写馆志内容。

6 结束语

一部优秀的图书馆志能够对图书馆工作起到指引作用，上到领导者管理方法的实施，下到馆员业务工作的开展，无形中推动图书馆整体朝着良性发展[4]。用每天不足半小时的时间记录、撰写的《馆志》，不仅能够起到“备忘、公开、汇报”的作用，在过去10多年的工作实践中还发挥了统计分析的功能。基于撰写《馆志》16年来的成功经验和教训所总结出的一些心得体会，愿与同行交流和共勉。《馆志》的撰写还需日臻完善，希望得到专家和同行的指正。