加强煤炭贸易企业合同管理的研究

◎王伟

市场经济新形态背景下，合同管理在企业管理中地位突显，合同及市场之间关系的把握、合同及合同管理关系的平衡、合同及合同律法间关系的协调是保障合同管理高效开展、确保合同管理制度顺畅落实的基本举措。煤炭贸易企业是市场发展的主体单元，其合同管理应贯穿于自身经营发展的整个生命周期之内。对于煤炭贸易企业而言，合同管理是维护其自身利益的重要手段。然而由于部分煤炭贸易企业将管理重点放在贸易量及利润提升方面，忽视了合同管理模式的优化，加之合同管理法律意识缺失，致使因合同管理所引发的纠纷问题难以得到有效化解，从而为企业的健康与持续发展产生了一定阻碍。

一、煤炭贸易企业合同管理的瓶颈问题

1.缺乏完善的合同管理制度。

制度是管理实施的依据与保障，若是制度不完善，必然会限制其规范作用及约束价值的展现，难以为煤炭贸易企业的合同管理工作高效开展提供可靠的保障。一些煤炭贸易企业所制定的管理制度主要集中在资金安全管理、安全管理以及业务管理方面，未针对合同管理制定细致、全面且科学的规章制度。部分煤炭贸易企业虽制定了合同管理制度，但大多是直接照搬其他企业的合同管理条款，未能结合自身经济活动开展实际而针对性实施合同管理，因此，合同管理制度不契合自身的管理需求实际，无法为具体的合同管理事项提供可靠依据，对制度的落实与执行产生了一定阻障，从而导致合同管理成效差强人意。

2.不够重视合同管理工作。

作为贸易型企业，将煤炭采购与销售作为管理重点，注重于采购成本的节约以及销售效益的提升，在其以差价为核心的管理模式下，缺乏对合同管理工作的重视。煤炭贸易企业的管理者认为合同的签订只是代表与客户达成了购销协议，将合同管理等用于盖章、保管等简单的工作，未能深入了解合同管理的内涵，未明确合同管理的价值及意义，同时也未制定明确的合同管理要求。在如此轻视合同管理的境况下，煤炭贸易企业在合同管理方面所投入的资源、人力必将有所不足，因而会导致合同管理问题频现。

3.合同检查监管不到位。

合同管理包含合同拟定、签订、履行、落实所有环节，需要针对各个环节的合同执行情况进行全面的监督与监管。然而一些煤炭贸易企业在合同签订之后，并未针对货物的供应情况、款项的支付情况给予严格的监管，从而引发了合同违约问题。与此同时，部分企业在合同履行的过程中，在结算管理方面不够严格，未能于合同签订之前，做好调查分析，并且缺乏针对合同签订过程的监管，会因支付款审批环节存在漏洞，从而导致结算问题出现，这会对合同管理工作的高效开展产生一定限制。

4.合同条款审查不严格。

合同是煤炭贸易企业与客户之间合作关系的证明依据，是合同履行的规范标准，若是合同内容出现错漏、合同文字存在歧义，会导致双方出现误解而影响合同的履行。目前，煤炭贸易企业在合同条款审查方面也存在问题，未能严格审查存在歧义的文字以及可能造成误解的表述方式，或是未在合同中注明违约条件。常出现的问题是“订金”与“定金”两个词汇的错用，会导致合同所承担的法律后果发生转变。企业若未严格审查合同条款会难以及时察觉此类问题，因此会使合同条款严谨性被削弱，从而引发合同纠纷。

5.合同档案管理不规范。

合同签订完成之后，需要由专人负责收集、分类、整理、编目与存储。然而目前煤炭贸易企业在合同档案管理方面，未能根据分公司、各个部门而分类存储与管理合同档案，未对合同进行标号登记，对客户资信方面的管理力度也不足，合同的借阅、调用缺乏规范性制度约束，存在随意调取档案的问题，未能做到企业商业机密的合理保护，导致重要信息被泄露，甚至时常会出现档案资料丢失的情况，会因此产生难以弥补的经济损失，对煤炭贸易企业的长效与稳定发展极为不利。

6.法律意识缺失、易引发合同纠纷。

煤炭贸易企业的合同签订中存在严谨性不足的问题，这主要是缺乏良好的法律意识所致，未能深入了解与合同管理相关的律法，在合同签订方面细节处理能力不足，专业知识储备也不够充分，从而引发了各种合同问题，甚至存在业务顺序颠倒的情况。一些人员在未签属合同的情况下便先行开展业务，而后再补签合同。然而若是合作方诚信度不足，此种做法会为煤炭贸易企业的权益保障留有隐患，一旦引发纠纷，会因未签合同而使煤炭贸易企业遭受严重的经济损失。

7.合同管理信息化未有效实现。

在煤炭贸易企业逐步发展壮大的过程中，其合同签订量也越来越大，合同管理工作涉及内容范围逐步拓展，完全利用手工方式进行合同的收集、整理、统计，必然会降低合同管理成效，同时也会在合同保管中出现破损丢失的问题。同时，报表统计是合同管理的关键所在，可通过合同数据的统计而生成报表，为企业未来发展提供导向。然而人工统计报表工作量极大，不仅会降低合同管理工作的效率，若是报表数据不精准还会引导煤炭贸易企业做出错误决定，甚至会对企业发展带来阻碍。

二、加强煤炭贸易企业合同管理的路径分析

1.构建完善性合同管理制度。

（1）建立与推行法律顾问制度。

煤炭贸易企业要建立与推行总部总法律顾问制度，加强法律顾问机构的专业性，建立单独的法律顾问岗位，确保企业内部各个层次的合同管理单位、岗位健全，并配备充足的合同管理兼职与专职人员，从而构建一个统一化、模块化的专兼职相结合的合同管理机制，针对各级别、各部门展开专业化的合同管理，实现合同管理过程的全覆盖。条件具备的煤炭贸易企业，还可将法律顾问制度推行至各个分公司或下属部门，确保所有专兼职人员均可按制度执行合同管理。

（2）健全与落实合同管理制度。

煤炭贸易企业应重视合同管理人才专业素养的提升，在专业性人才支持下构建更加科学、系统、可行的合同管理制度，建立完善性协调机制，以制度为约束确保煤炭贸易企业与下属分公司、各个部门的有机协调。还应制定与实施严格的监督考核机制，重点强化重要经济合同的签订率，提高合同履约率，保障合同可得到高效与全面的评审，以此为煤炭贸易企业合同管理工作的高质量运行提供保障。

（3）制定与实施风险管理制度。

为保障合同管理低风险运行，需要于合同签订之前做到合同风险管理制度的制定，要建立审查协商制度、立项风险评估制度，合同风险预警制度等等，通过制度健全与执行排查合同签订前期的所有风险，并于风险发生时能够及时发现并化解。构建一个闭环式的合同风险管理环境，确保合同管理能够贯穿于煤炭贸易企业经济运行的所有环节之中。

2.深化合同管理认识、提高合同管理重视度。

市场经济环境下，合同管理成为了企业管理中十分重要且必要的管理内容。面对管理需求的转变，煤炭贸易企业的领导层与管理层需要详细学习与了解合同管理相关的政策法规，要加深对合同管理目标责任制的了解，明确合同管理的内涵及价值所在，要建立起遵循法律规范签订合同、依法履行合同的健康生产经营管理理念，要在生产经营管理重视的同时，对合同管理给予高度关注，要在煤炭贸易企业的议事日程中囊括经济合同管理内容，将合同管理置于企业管理的核心地位，从而确保为合同管理提供充足的人力、物力及资金支持，优化合同管理环境，保障合同管理工作的全面化与高效化开展。

3.强化合同履行及结算的监管力度。

（1）全程监督合同履行过程。

合同的签订主要是为了防范合作方出现违约行为，从而为企业带来不必要的损失。因而在合同管理方面，煤炭贸易企业应严格监督合同履行过程。应全面了解合同履行进展及相关情况，精准辨识制约经济合同履行的因素，并及时向相关部门汇报所发现的问题，通过合理的应对措施制定与实施规避违约行为出现，从而保障合同的有效与及时履行。

（2）严格把控结算环节。

作为合同履行阶段的关键环节，结算管理工作不容忽视。合同管理人员要加强与财务部门的沟通，重点关注合同管理支付款项的落实情况，合同管理人员要亲自参与会前协商环节，也要参加立项及调查，同时，要加强合同签订过程审查的严格性，并于合同签订之后持续关注与监督其后续履行情况，严格把控合同支付款项的审批与执行，从而增强合同管理质量。

（3）定期化与动态化实施检查监督。

煤炭贸易企业应选用科学、合理的合同检查监督考核方法，制定定期与不定期相结合的监督检查方案，依据监督检查中所发现的问题进行经验的总结，从而为后续合同管理工作的优化提供借鉴与参考。通过严格的监督与检查，确保经济合同管理工作能够合法性、高效性地开展，通过煤炭贸易企业经济合同管理理念的强化、管理方式的优化，保障其合同管理能力的有效提升。

4.加强合同签订审查评价环节把控。

在合同管理逐步深化发展的过程中，煤炭贸易企业应加强合同签订与评价管理的规范性，扭转以往以事后评价为主的方式。要将合同评价融合于事前、事中以及事后各个环节，从而做到合同管理水平的有效提升，按照合同管理闭合性管理原则，做到“四不审”规定的严格落实。一是不审核资信资料不全的合同；二是不审核缺少技术、经营或财务部门印章不全的合同；三是不审查分支机构、部门负责人、考察人或合同管理者签字缺失的合同。四是不审查无企业负责人或分管负责人的合同。在依法审核、规范审核的实施下，增强合同内容的合理性、保障合同条款无字词歧义，确保合同内清晰界定双方职责，保证所应用的合同文本规范统一，合同内容表述明确，字迹工整且清晰。

5.提高合同档案管理力度。

在煤炭贸易企业合同签订量逐步增加的境况下，合同档案的管理任务艰巨。为避免出现管理档案混乱、无序现象的发生，防止重要机密性合同档案出现信息泄露或丢失损毁问题，煤炭贸易企业需要强化合同档案管理力度。针对总公司、不同分公司或各个部门所签属的合同要做好标号登记，做到合同的分类存储与管理。同时，要建立详细的客户资信清单，以便能够全面了解客户的经济状况，以降低合同违约事件的发生率，此外，还要确保合同借阅制度的合理建立与严格实施，借阅合同必须向上级领导申请，获批后方可借出，以免重要合同信息泄露而为煤炭贸易企业带来经济损失。

6.强化法律意识、做到合同违约纠纷的合理化解。

煤炭贸易企业需要强化合同管理人员的法律意识，以便在因合同引起的违约纠纷发生时，能够基于对律法、条款的了解而从中找到化解违约纠纷的突破口，从而实现对自身利益的有效维护。在面对合同违约纠纷时，需要根据具体情况而选择对应性的解决办法，既可申请诉讼，也可私下协商，或是走仲裁路径，通过法律手段的有效实施尽可能减少企业因合同违约问题所付出的代价。此外，在重大合同违约纠纷案件发生时，要对具体责任人进行追责，实事求是地对纠纷案件解决情况进行汇报，从而为同类合同违约纠纷案件提供规避参考，要对引发纠纷的主观及客观因素进行全面分析，吸引经验教训。通过针对性强化相关部门及分公司的法律意识，培育其责任意识，增强合同管理人员的合同违约纠纷解决能力。

7.构建合同信息化管理模式、确保合同审核制度有效落实。

由于煤炭贸易企业采购交易量持续增加，其所签订的合同签订量大增，因而合同管理在企业管理中所占据的地位进一步提升。传统以人工为主的手工合同管理方式存在管理效率低下、管理错漏率高的问题，因此，煤炭贸易企业应重视合同信息化管理模式的构建，在ERP管理软件中增强合同管理内容，通过合同的层层审批，确保合同审批流程的规范，以防止出现合同漏审漏批或越级审批的问题。在先进的网络技术支持下，不仅能够节约合同审批时间，提高合同管理效率，也可增强合同审核的精准性，可通过无纸化办公的实现节约合同管理成本。

三、煤炭贸易企业合同管理效果强化的保障措施

1.制定与应用统一的合同文本。

为规避合同文本缺乏统一标准、随意性应用所带来的合同管理风险，煤炭贸易企业的合同管理应立足企业自身发展实际，在与法律顾问机构交流探讨后制定出契合法律、符合自身境况的标准化合同文本，如此可提升企业合同管理的规范性，可防止合同操作化不足所带来的问题，利于对合同签订双方行为的约束，可防范合同违约纠纷并将合同作为纠纷解决的重要依据。

2.落实委托代理与授权机制。

煤炭贸易企业要结合生产经营实际与合作方签订合同，应及时向上级领导申请业务相关事项，由企业领导把握总体方向，将合同的签订委托、授权给法律顾问机构，由其负责合同签订过程的执行与落实，确保合同能够合法性签属，进而保障合同能如约履行，同时也可实现煤炭贸易企业合法权益的有效保障。

3.强化合同管理人员专业性。

合同管理中若管理或签订人员能力水平欠佳会导致合同条款不完善或后补合同现象出现，因此，煤炭贸易企业的合同管理应将专业性合同管理人才的培养作为关键保障对策，要培养出专业能力高超、综合素质优良的合同管理人才，以此确保合同制度得到全面落实、合同文本能够统一制定与实施，从而提高煤炭贸易企业的合同管理水平。

4.建立专门性合同管理部门。

煤炭贸易企业应设置专门的合同管理部门，配置专业化、充足性的合同管理人员，并明确各岗位职责，做好合同签订前签署人的信用调查，并了解其经济情况以及合同履行能力，保障合同签署的有效性。同时，合同签订时，要由专业合同管理部门负责审查合同条款并监督管理过程，从而保障合同规范性签署，严格监督合同中货款支付与验收等各环节，规避舞弊行为，保障煤炭贸易企业利益的最大化。

结语：作为性质特殊的主体，煤炭贸易企业的合同管理内容复杂且系统性极强。合同管理是一项关乎企业发展的重要管理内容，煤炭贸易企业要把握当前发展状况，建立一个契合企业发展实际的全面性合同管理机制，同时要重视合同管理、强化合同履行及结算监管力度、严格审查评价合同签订环节，还要强化法律意识、做到合同违约纠纷的合理化解，构建合同信息化管理模式，确保合同审核制度有效落实。除此之外，还要通过制定与应用统一的合同文本、落实委托代理与授权机制、强化合同管理人员专业性、建立专门性合同管理部门几项举措保障煤炭贸易企业合同管理成效提升，从而获取最大化的经济效益。