公路工程内业资料管理思路探讨

王淑君

（威海市公路事业发展中心 山东威海 264200）

公路内业资料的收集对象十分广泛，这决定了公路事业发展中的内业资料表现出显著的复杂性特征，对内业资料管理人员也提出了较高的要求，只有加深对内业资料特征的了解，才能以此为基础切实做好内业资料管理工作，真正服务公路事业发展。公路工程建设涉及的工程信息和项目较多，全面做好内业资料管理工作，能够有效提高公路建设事业水平，推动公路事业创新发展。因此，将内业资料管理工作更加科学化、系统化，为公路建设、养护管理各个阶段提供数据支持，是非常必要的环节。不断完善和健全内业资料管理工作方法，能够为建好、养好、发展好公路，保证公路交通安全提供更好的保障。

一、公路建设项目内业资料的特征

随着社会经济发展迎来了工业化、城市化和全球化，传统的经济发展方式、社会组织形式等都在发生深刻的变革，政治、经济、文化和社会的发展，往往对应着庞大的档案信息，真实地记录、整理、归档、利用和传承这些信息对于社会未来的发展具有非常重大的意义，也只有根据这些信息资源，才能制定符合社会发展的正确目标，同时创造出更多的社会经济价值，可以说做好档案管理工作也是新形势下经济社会发展的必然要求。

因为公路工程内业资料管理在公路工程当中占有不可或缺的位置，所以相关单位应加强内业资料的管理，并在提高相关管理者的综合能力，同时还要确保工作人员之间保持良好的沟通，强化信息技术的有效运用，目的是将内业管理效率加以提高，以此来加快公路建设行业发展的脚步。

二、公路工程内业资料管理思路存在的主要问题

（一）公路内业资料管理部门意识不足

尽管大多数公路项目管理部门已经将内业资料管理工作作为重点，融入日常工作范围中，但在实际工作中，仍然存在内业资料管理人员对数据整理工作不重视的现象。实际项目开展时公路内业资料管理工作人员专业意识薄弱，缺乏对公路内业资料管理的清晰、全面认识，日常工作只是对数据进行简单整理和收集，并没有为后期数据的维护和安全性着想，致使公路内业资料信息出现数据缺失的状况。

（二）公路内业资料管理制度不合理

当前很多建设企业都面临着一个问题——尽管很多施工企业在资料管理方面形成一定的制度，但是这些制度还不健全或者无法有效落实，难以保证竣工资料整编工作的有效进行。比如说在技术变更和竣工文件方面没有形成统一的规定。在当前信息化时代下，收集资料时，需要将资料录入到计算机系统当中，但是在实际进行操作时，往往会出现电子化资料规格不统一、编号不正确等问题，严重地影响了整编的效率。另外，相关人员不重视资料的保存，缺乏严格的保存机制，没有及时将一些资料进行移交，导致保管不当而出现丢失，对后期项目的归档产生了严重的阻碍。

（三）管理方式和手段相对比较陈旧

随着科技的进步，经济全球化在不断推进，不同国家不同文化相互交融，社会结构也受到了很大的影响，很多传统管理方式已经不适用于如今的社会发展，内业资料管理是服务性质的工作，它的工作前提是社会和人们的需求，因此当社会需求发生变化时，内业资料管理工作也应该有所变化。很多内业资料管理工作仍然沿用传统的方式，很难彻底改变工作观念和习惯。

（四）内业资料管理缺乏规范标准

内业资料管理中归档是一个重要环节，但是很多单位的档案借出后，归档问题十分突出，要么是档案归还不及时，或者内业资料管理人员收集效率低，还有可能出现归档错误等问题，后续应用内业资料时，可能会由于内容混乱而难以查找资料。造成这一问题的主要原因是内业资料管理缺乏规范标准，管理人员未意识到档案管理工作的重要性。弱化内业资料管理的重要作用，最终导致内业资料管理流于形式，失去内业资料管理的实际意义。

（五）企业内业资料管理信息化水平较低

当前，公路工程建设企业内业资料管理信息化水平较低，例如，工作人员依旧使用笔和纸登记企业内业资料信息，再交由后台人员处理，没有建立或使用便捷的信息化的内业资料信息管理系统，处于使用Excel 表格录入和查询的低端数据使用阶段，导致企业内业资料信息资源的存档、查询和利用效率不高。除此之外，企业内业资料管理统计的工作水平仍然较低，依旧采用传统纸质方式进行登记和采集，缺乏对信息化管理和数据化使用的业务知识培训。

三、公路工程内业资料管理思路

（一）加强培养重视内业资料的意识

要做好公路工程内业资料的编制归档管理工作。首先，就要提高工程人员对内业资料的重视程度，普及内业资料在工程中的重要作用，就要做到对工程各类资料详细进行记录，对收集到的资料认真审核，按标准严格把关及时归类，各类文件都要做好规整。其次，要在工程规章制度下建立专项的内业资料编制规范体系。现在工程内业资料的填写和管理逐渐向电子化、网络化方向过渡，要相应地进行改变，制定合理可用的规范要求，贴合时代发展需求。再次，强化精细化内业资料管理意识。内业资料管理工作人员要积极学习精细化管理理论，用新观念看待传统档案管理工作中存在的问题，并对其进行优化与改良，充分利用现代信息化技术提高内业资料管理工作的效率。与此同时，要想提升工程内业资料管理质量，必须提升内业资料管理意识，从意识层面做好检核工作。对项目报建资料的搜集、归类、整理、编号进行严格审核和把控，确保工程名称与设计图纸的名称一致，图号必须符合相关规定，内容与目录之间必须一致，把好第一道关。如果内业资料管理人员在日常工作中发现内业资料出现问题，必须及时汇报工作，并进行记录，确保后续可以跟踪处理。将内业资料管理工作贯穿于工程项目实施的全过程，在工程的准备阶段、施工阶段、交竣工验收阶段，加大内业资料文本的管理。提升内业资料的合格性，严格按照有关程序对工程资料进行保管，质检部门和相关管理人员应该有针对性地抽查，从而提升内业资料的完备性。

（二）建立专门的档案管理部门

项目部门需要与项目工程的特点相结合，对内业资料管理的内容进行明确，委派专门的人员与内业资料的管理人员相配合，进行归档和资料整理工作，负责对工程资料进行归档和整理的人员一定要相对稳定，并且连续地进行阶段性资料的整编工作，对资料的管理和整编移交等相关工作进行重视，分阶段、有计划地进行档案的管理。另外，还需要注意对相关人员的档案基础知识和日常管理水平进行强化，加强培训机制的建设，采取讲座和业务宣讲等方式提升业务人员的能力，加强工作交流，并且还需要注意对工程管理施工技术及施工管理人员的档案管理意识进行强化。

（三）完善内业资料管理制度

公路内业资料管理工作过程中，制度缺陷会严重影响管理成效，因此相关部门要不断提高对公路内业资料管理的重视程度，进一步建设、健全和完善内业资料管理制度，通过全面细致的制度保障，提升内业资料管理成效。在制定和完善内业资料管理制度时，应提前界定主体责任，明确内业资料管理各层级的管理人员和专、兼职人员岗位职责，由基层单位抓好第一手基础文件资料收集管理工作，确保归档文件真实、可靠和有效，保证归档文件、原始数据、设计图纸等符合规范标准。在管理制度落地过程中，要不断强化执行力，严肃处理不能按照要求执行的相关单位，以进一步提高制度的有效性和严肃性，确保内业资料准确、真实、全面、规范，并通过层级网格化管理，保证每个施工管理过程与环节留存的信息准确有效，使得工程建设与养护管理资料臻于完善。

（四）充分发挥内业资料在工程实施期间的作用

为项目管理人员提供决策依据。有了内业资料的跟踪，项目负责人不用再凭借零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制，在及时搜集资料的情况下，有关工程的各工序相关细节均可查询获取，一旦发生意外情况就可以凭借资料记录追查到其中的原因，方便了项目负责人对工程的管理。但如果内业资料缺失，无法系统、全面地反馈工程实际情况，则会为管理人员的工作带来不便。

内业资料是对工程施工的真实记录，与实际施工进度保持同步，可以准确地反映工程的各种情况。在工程的每一个阶段中所用的时间、人员、工程材料数量及规格、施工工艺、机械设备等，都可以在内业资料中体现，一旦出现问题或与原有计划有出入时，可以通过查找内业资料发现问题所在，及时提出解决策略。

资料的进展情况直接影响到工程的竣工验收及结算。竣工验收前需向质量监督站提供全套完整的资料进行审核，审核通过方可进行竣工验收。如果无法及时竣工验收，则会导致工程的养护期和结算也同步延后，造成无法估算的经济损失。

（五）做好公路内业资料管理的鉴定

公路工程内业资料管理并不是简单的资料收集，而是分析鉴定内业资料真实性的过程，为确保内业资料信息真实有效，鉴定过程要严肃认真、实事求是，避免出现内业资料信息错误和遗漏等问题，为日后其他公路改扩建、养护管理等工作提供真实可靠的参考数据材料。在内业资料鉴定过程中，要严格参考相关鉴定标准和理论支撑，依照相关程序做好内业资料的鉴定工作，避免因内业资料数据不真实而造成不必要的麻烦。此外，在内业资料鉴定过程中更要去粗取精，去伪存真，及时订正差、错、伪等资料，要规范、系统地整理、保管具有价值的内业资料，全面推进内业资料管理科学化。

（六）保证内业资料完整性

第一，试验报告资料和检测报告资料主要包括原材料试验所获得的资料和标准试验所获得的资料。标准试验是承包人将材料送到中心试验室进行试验，监理人员在现场发挥监督检查的作用，经过审查之后合格，予以批准，就以此作为标准对施工发挥指导作用。

第二，施工原始资料是在施工质量管理中形成的，在施工的过程中还需要实施实验、检测，所产生的资料对施工质量控制起到指导作用。在控制工程质量的过程中，质量管理是重要的环节，不能与分项工程的交工验收混淆。施工原始资料主要包括路基工程资料、桥梁工程资料、路面工程资料以及交通安全设施资料等。

第三，交工验收过程中产生的试验资料、检测资料和评定资料。在交工验收的过程中，对于工程质量的判定可以通过试验资料、检测资料以及评定资料明确，确保工程质量符合设计文件要求，满足施工规范。其作为一种档案资料，要求施工资料要具有一定的代表性，随机检查抽样，不能存在主观倾向性。

（七）内业资料管理信息化建设

伴随着信息化技术深入发展，电子文档、影像资料存档频次也日益增多。目前，传统的公路内业资料检索工具已经无法满足实际需求，因此公路内业资料管理工作也要创新思路，解放思想，不断引进信息化管理手段，全面建立起以应用为目的的检索系统，加大软件开发投入力度，不断完善和创新检索工具，增加检索工具对信息资源的存储，丰富录入的内业资料内容。确保通过检索系统能够及时、方便、快捷地查找到公路工程名称、对应的内业资料号、相关管理单位、施工图纸、施工方案、影像资料等内容，全面满足资源共享需求，提高内业资料查询效率，保证信息更好地服务于工程建设管理单位及社会需要。

（八）做好监督和管理

除了对资料管理人员意识的培养，更重要的是管理人员对内业资料的重视。对于工程建设单位来说，项目管理人员在重视内业资料后，才能派出专业人员对资料进行编制和管理。对整个公路工程内业资料给予足够的重视，对项目资料的严格把控，才能找出错误及时更正，避免后期出现的麻烦。因此，在工程公司内做好上级对资料管理监督的理解和重视，不断提高他们的思想和责任意识、设立专门的资料管理岗位、建立相应的资料管理制度，要对资料管理岗位人员的分配和管理更加具体、让工作责任具体落实到各个人员身上，形成合理的人员结构，从而提高工程中内业资料的质量。

（九）重视内业资料管理人员专业培训

内业管理人才管理始终是“人”的行为，因此应强化工程内业资料质量管理队伍建设，加强必要的行业培训，并定期进行考核。培训方案主要涉及以下几个方面，分别是内业资料管理、财务管理、施工规划、信息化设备的熟练度及实践操作知识等，全面提升工作人员的业务能力，激发内业资料管理人员的创新创造力。将人员作为内业资料管理主体，不断提高专业水平，在必要时可以邀请专家进行咨询服务。全面认识工程档案的特点，让内业资料记录必须具备一定的完整性，贯穿于项目施工的全过程，记录项目施工的整个周期，投资立项、环境勘察与图纸设计、竣工审计等记录内容必须体现连续性，图纸配合成套。立足档案的专业性特质，对内业资料保管、鉴定、整理、统计、利用等程序进行严格把关，对不同阶段工程档案的表册、文字、原始记录进行针对性整理。立足内业资料管理的现实利用性，内业资料的数据整理和挖掘不仅仅是为了装订成册或者保管，而是始终为了提高工程建设质量而服务，是后期工程项目使用、扩建、改建中的重要参考依据，经常重复利用，因此要提升内业资料移交规范程度，提高人员工作积极性。

四、结语

综上所述，随着国民经济的迅速增长，我国交通运输事业也得到了良好的发展。公路是交通基础设施建设领域的重大投资项目，是各地区的重点交通枢纽，程序复杂、项目繁多，在发展中形成的大量第一手资料都是对发展过程的真实记录，为公路的运营和管理提供依据。随着社会经济的不断发展，传统的档案管理模式已经不能满足社会的要求。加强公路内业资料管理工作，有利于提高公路建设质量。公路内业资料管理工作作为公路项目工作中的重点，项目开展进程中内业资料数据发生变化，做好内业资料管理工作，要求内业资料管理者要有更高的工作水平，保证内业资料数据的准确性，提升内业资料管理工作效率，充分利用信息化手段，更好地为公路建设项目服务。