生产力再升级：Office 2021与Microsoft 365深度解析

薛山

宽松地来说，Office 2021和Microsoft 365提供的基础功能是比较接近的，两者宏观来看最大的区别就是付费机制，Office 2021采用一次买断的机制，一次付费就能用一辈子，同时还支持macOS，对于苹果Mac用户来说也能实现无缝兼容。单次买断其实也是办公套件的一贯特色，这种机制最大的优点就是对云存储的依赖度很低，所以它的OneDrive云存储空间只有5GB，适用于需要将大量数据存储在本地的敏感行业，比如受监管的行业、精密工厂等等。

而Microsoft 365则不同，它采用的是按年订阅付费的机制，这一机制首先是保证了软件处于不断更新的状态，随时都能用到新功能，而且除了Windows和macOS，在chromebook、iPad、安卓或iOS手机上也能使用，随时都可以展开工作。其次是大量配备云端功能，单个账号的OneDrive云存储空间就高达1TB。

而且它的订阅版本更加丰富，也更商务化，比如最基本398元/年的个人版就包含了收发电子邮件的Outlook、支持手写功能的OneNote、数据库管理系統Access、应对桌面出版的Publisher，而Office 2021则需要购买5298元的专业版才能完整拥有这一套软件。

对于大多数家庭用户来说，今年10月以后新款笔记本电脑已经陆续开始预装Windows 11和价值748元的Office 2021家庭和学生版了，包含了最基础的Word、Excel、PowerPoint三件套。

但这个服务有两个特点：首先是只有家用许可，企业使用必须至少选择小型企业版;其次是很容易被大家忽视，我就曾不止一次地被刚买笔记本的朋友问哪里有“学习版”的Office可以下载，实际上你早就已经有了正版，只需要注册一个Microsoft账号就行……

Office办公套件的历史十分悠久，在键鼠时代演化了31年，所以很多基本功能在稳定后其实并没有太大的变化，但每一个时代的使用者都处于一个全新的IT环境当中，所以Office依然需要不断更新来跟上全新使用习惯和潮流的节奏。就Office 2021来说，它的升级主要集中在四个方面。

第一是增加了正版的高级创作素材和模板库，比如我们要用Word做个简历，就只需要点击模板里的“简历”，就能找到大量正版授权免费使用的Word模板，想要做个年终总结PPT，在PowerPoint里以“总结”为关键词进行搜索，就能轻松获得大量模板，让工作专注在内容上，提高效率。

导航和搜索功能也是Office 2021的亮点，导航页面既可以进行全文搜索，同时也包含了标题和页面这种大纲功能，而搜索功能不仅可以搜索文稿中的内容，还能搜索那些你可能记不清在哪的功能，上手难度进一步降低。

第二是Excel增加了包括动态数组、XLOOKUP、新数组函数在内的新功能，其中动态数组添加了此前Microsoft 365才有的几个函数功能。

第三是对共享协作功能进行了加强，将文档存在OneDrive之后就可以多人同时处理了，在其他人编辑后每个人都会收到通知，而且新的批注系统可以进行用户间的对话，这样一来所有人都能看到问题提出和解决的过程，工作数据更透明。

而云功能最大的优势就是云端自动保存，比如我们偶尔都会遇到Office崩溃的情况，如果你没有经常Ctrl+S的习惯，可能就不得不回头进行重复劳动，更严重的时候甚至会导致文档损坏，无法打开，而云的意义就在于它总会在线上给你保存一份正常可使用，且保存时间还挺新鲜的版本，紧要关头真的是可以“救命”。

第四是针对使用人群和方式进行了优化，比如检查辅助功能就能通过人工智能，判断文档里的文字背景和颜色是否会对色盲、色弱人士造成识别障碍，并提出相应的修改方案。同时还新增了一个沉浸式阅读器功能，简单来说就是让页面全屏化，不受其他事物干扰，专注工作。而“图片替换文字”功能则可以对文档内图片添加文字描述，当盲人用户在听这篇文档时，也能直观了解图片的信息内容。

如果说Office 2021是基于历史的细节提升，那么Microsoft 365就是在Office 2021基础之上的再次扩充，因为它首先是包含了Office 2021专业版的全部功能，并且有更大的OneDrive空间，还有可提供6个Microsoft账户同时使用的消费者家庭版，可以在更多的硬件平台上使用，灵活度大大提高。

当然，Word、PowerPoint、Excel三件套的功能与目前的Office 2021也有一些不同，比如PowerPoint支持人工智能自动分析，可以提供专业的美化排版建议，还支持实时辅助字幕功能，将幻灯片内容进行实时翻译，对跨国企业而言这一功能有助于提高沟通效率。而且因为Microsoft 365是订阅制，所以它的功能还在不断更新，后续可能会多出更多的功能和优化，这也是Microsoft 365的一大特点。

Outlook则是Microsoft 365的标配，几乎是每个“时间管理大师”的必备，因为它可以在一个视图内管理多个日历，让工作日历、家庭日历和学校日历等各自独立，互不影响。而且结合阅读功能，可以在上下班开车途中就听完每天的工作邮件，并通过语音控制回复或进行标记，时时刻刻都可以奋战在工作一线。

1TB的OneDrive空间是Microsoft 365的核心亮点，不仅可以存储各种文件，还有勒索软件检测功能，这对企业用户来说很重要。Office文件甚至还支持版本控制功能，以前我们写一篇文章，在经历多重审核之后可能会有“终版”“最终版”“最终不改版”“最终绝对不改版”等N个不同版本的Word，文件夹看上去会十分臃肿。而OneDrive可以在一个文档里保存多个不同的版本，甲方看完“最终绝对不改版”后一拍脑袋觉得最初的版本最好，只需要点击回溯到最初版本就OK了，省去了在文件夹里翻找的麻烦。

虽然支持线上共享，但为了保护隐私，OneDrive还提供了“个人保管库”功能，可以把一些重要的個人或工作资料放入其中，它可以按设备功能的不同设置指纹、人脸识别、手机短信、邮件等验证方式，而且在关闭个人保存库之后也会自动锁定，保护数据安全。

在任何哪怕只是沾边IT的产业，Office办公套件都是绕不过去的工作刚需，对于深度Office用户来说，每一次升级都是站在巨人肩上的跃起，单单OneDrive多设备多用户云办公就足以让企业工作效率倍增，更何况源自用户反馈的海量细节改动，让工作事半功倍真不是一句空话。

对于学生和家庭用户来说，选择预装Office 2021家庭和学生版的电脑就足够了，而对于企业来说，如果需要数据保存在本地，可以选择更高版本Office 2021，一次买断即可满足多年使用需求。但对于大多数企业来说，我认为Microsoft 365才是更好的选择，它不仅有更丰富的功能，还有更大的OneDrive容量，实用性无疑更强。