提升高职院校办公室工作效能的路径

文/常州纺织服装职业技术学院 董栋

《国家职业教育改革实施方案》中明确了推进高等职业教育高质量发展等相关举措，符合新时期社会对人才提出的各项要求。高职院校办公室作为党委、行政等综合的办事机构，对于各项工作的稳步运行发挥着重要作用。高职院校的办公室工作效能直接关乎学校的整体运行和管理的质量，对高职院校办公室工作人员能力提出了新要求，为此高职院校需建立一套新的工作方式、全面提升工作人员的工作能力，以全面推动高职院校办公室工作水平的提升。

一、高职院校办公室面临的挑战和机遇

（一）机遇。1.信息技术的发展。伴随着网络时代的到来，信息传播、人员之间的沟通变得更加便捷，人们的沟通和交流等方式都发生了翻天覆地的变化。教育行业依托信息技术开展教学，工作管理和各部门之间的沟通，高职院校也应抓住信息技术改革的机会，全方位增强自身的教育水平。2.高职院校“双高”计划建设的主要内容。高职院校在新时期被赋予了更高的职能，担负着培养人才的责任。高职院校在推进和开展“双高”计划时，提出完善学校治理体系、创新学校治理模式的任务。办公室工作作为资源分配、教学开展、图书管理、文件发放等各项工作运转的主要机构，扮演着沟通左右、承上启下的角色。为了提升学校治理的效果，各大高职院校加大了治理，这进一步推动办公室工作管理不断发展。

（二）挑战。1.教育改革带来的压力。目前，国家为了培养更多技术型人才和应用型人才，进一步扩大了职业教育的规模，提升了高等教育的质量。高职学校作为职业教育的关键，一些传统的教育理念和方法都发生了翻天覆地的变化。高职院校在扩张和加大生源的同时，办公压力倍增，例如：生源差、学习风气较差、就业率不高等。2.办公室管理相对薄弱。对于高职办公室工作而言，管理人员的管理能力有待提升。管理人员出现能力不足，与岗位职责不明确、管理监督效果较差等有直接关系。现阶段，一些高职院校在招聘环节中，没有相应的选拔标准和考核标准，导致招聘的办公室人员无法胜任岗位职责，造成工作效率下降。例如：办公室会议管理过程中，办公人员需要对学校整体事件进行掌握和观察。由于办公人员的专业素养和能力不足，导致一些工作不能及时落实，影响会议效率的提升。3.岗位设置不够规范。高职院校办公室经常出现的问题是“一些人员身兼数职，分工不明”，没有设置专门的人员担任相关工作，导致一些人员压力过大，无法高质量完善相应的工作，出现了混乱的局面。

二、高职院校办公室工作提升的路径

基于高职院校办公室工作面临的挑战和任务，以下针对办公室工作效能提升途径进行概述：

（一）强化师德培养，理论学习和实践锻炼方面下足功夫。结合高职院校教育发展的情况，应全面贯彻和落实习近平总书记不同阶段提出的要求，让办公人员始终与党中央保持高度一致，将党中央对高职教育发展所提出的各项决策落实到具体的工作中。一方面，鼓励员工主动学习《国家职业教育改革的实施方案》《中华人民共和国教师法》《高校教师职业道德规范》等，以增强办公人员的理论基础；教师在办公室工作中更加爱岗敬业、淡泊名利。另一方面，组织办公人员参与各种活动，如：读书讨论会、参观学习和政治理论主题教育等，在实践中提升办公人员的道德素养和政治素养。

（二）明确职责标准，在提升服务能力和加强工作规范上下足功夫。当前，国家针对职业院校办公人员提出了相应的工作标准，但是这一标准并不符合每一个学校的实际发展情况，经常出现“一些重要岗位没有设定相应的标准”“一人身兼多职”“闲差较多”等问题。因此，针对这一问题，高职院校需结合自身实际情况和办公室岗位特征，对办公室工作人员的岗位职责进行明确，强化职责标准，如表1所示。岗位职责的划分和明确，能够让办公室人员深刻“认识自身的工作是什么”“应该达到哪种工作标准”“如何解决工作中存在的问题”，按照相应标准和流程开展各项工作，提升服务的质量。

表1 办公室人员岗位职责划分和明确

（三）做好考核测评工作，在工作监督上下足功夫。将办公室工作人群纳入组织共同体建设中，为构建组织中的命运共同体，高职院校在强化办公室人员的权责时，应构建办公人员绩效考核系统。一方面，办公室人员能够深刻认识到自身的利益与学校发展、学生发展之间的联系，让他们了解到自身的工作对提升科研质量、教学质量和其他工作所给予的大力支持。另一方面，结合工作的实践，高职院校为全面调动办公室人员的工作积极性，需加大对办公室工作的考核测评，做好顶层的设计，以将服务质量、工作执行情况、工作落实情况、工作积极性等全部纳入考核体系中，以表2教务秘书岗位职责为例。结合对办公岗位人员的工作情况进行考核和测评后，结合相关人员的评估数值，对相关人员给予奖励和惩罚。同时，通过落实责任部门，及时开展监督和检查，确保各项工作稳步进行。通过及时跟进、及时反馈、及时预警，以保障各项决策部署得以落实，第一时间发现问题，解决问题，从而全面调动办公人员的工作积极性，提高工作人员的工作质量。

表2 教务秘书工作的监督

（四）制定人才选拔方案和培训方案，在充实专业团队力量方面下足功夫。建立一支德才兼备、素养较高的师资队伍，高职院校应重视对办公人员的选拔。首先，在确定好考核领导小组和招聘小组后，积极开展下一步工作。其次，严格把控关口，搞好选拔聘用的工作。完善招聘的条件，在选拔时，保证公开、公正、公平；全面考察办公人员的专业素养和专业能力，保证在日后的工作中胜任相应的工作，更细心地完成自身的工作。最后，在各大平台上发布相应的招聘信息，以拓展招聘的渠道，让更多人才投身到高职院校办公室工作中，从而充实办公室团队力量。高校还可以联合上级组织制定更加完善的办公室人员培养计划，通过积极开展专题学习、在线学习等，在培训中掌握更多经验。结合日常的培训和专题培训等，将学习理论渗透到日常的实践学习中，从而真正提升办公室人员的能力。办公室人员在参与活动过程中，不仅懂得管理知识，还能够培养他们的参谋能力、创新能力等，以全面增强办公室团队的执行力。例如：处理公文、承办会议等是办公室的重点工作。在培训过程中，由相关人员演示各个办公流程，如会议记录、会议通知、会场布置、摆放座牌、会议签到、文件发放、会场秩序维护等培训，以保障每一个环节落实到位。通过演示，让相关人员找出每一项工作完成的情况和不足，从而让每一位办公人员了解工作的细微之处，从而高质量完成相应任务。详见表3接待工作服务质量的测评。

表3 接待工作服务质量的测评

（五）提升业务水平和办公能力，在保障各项工作顺利开展方面下足功夫。高职院校办公室工作的内容决定了办公室人员应全方位增强自身的业务素质。办公室人员不仅要具备较强的组织协调能力、文字处理能力、日常教学设计和辅助能力，还需要结合不同岗位人群履行自身的岗位任务，从而在实际工作中游刃有余。首先，树立精细化管理的理念，列好详细的工作计划，从细节着眼，以保障工作任务能够出色完成。例如：办公室主任在布置师资引进工作时，将内部人员划分为若干小组后，分配各小组的工作任务。严格按照工作内容和要求，在工作中做好选拔工作、招聘信息的发布工作、人才引进考核的流程工作，从而发挥自身的职责，提升师资引进工作的效能。尤其是结合实际工作的经验，需对考核前一周的工作和考核前一天的工作进行细化，从而促进实施方案更加完善。另外，业务能力水平的提升还表现在办公室人员应用信息化技术能力方面。现阶段，高职院校在开展办公室管理工作时，基本上实现了信息化办公，其在增强工作效率和服务质量方面有很大的优势。1.为了全面提升办公室工作效能，相关人员可以借助微信或者QQ等开展日常的管理工作；结合微信群或者相关的平台等，对服务的人群进行精准定位。通过线上的浏览、预约和信息展示等，以对分散的环节开展全面整合，以全面加强办公室精细化管理。2.高职院校还可以设计教室查询、安全查询、会议签到、在线监考报名、智慧图书管理、档案管理等小程序或者平台，为办公人员提供技术上的支撑。例如：教务管理部门采用“360企业云盘”作为开展档案管理的主要软件，在该软件中设置不同的文件夹，如：岗位履职手册、公共资料、重大专项工作等多个文件夹中的信息可以共享、备份等，为该部门开展工作提供了便利条件，使教务处各科室工作效能得到明显提升。办公室工作信息化已经成为未来的发展趋势，在这种情况，高职院校应加大培训力度，全方面增强办公室人员的工作效率。

三、结语

高职院校“高质量发展”背景下，高职院校办公室工作需结合自身的发展现状和实际情况全方位增强自身的工作能力。不仅要创新思想意识，加强业务能力和科研管理、教学管理，还要有担当意识和责任感等，高职院校办公室人员应加强理论学习，通过完善办公室人员的绩效考核和招聘，明确各部门人员的工作职责，全面增强工作的积极性，为高职院校全面发展发挥重要作用。