信息化在国有企业计生管理中的应用

文｜崔文娟

（作者单位：首钢京唐钢铁联合有限责任公司）

本文分析了国有企业计生管理工作面临的各种形势，阐述了信息化在计生工作中的重要性，接着以某公司为例，探讨了信息化在国有钢铁企业计生专业管理中的应用，并进一步提出相应保障措施。

一、当前国有企业计生管理工作面临的形势

（一）外部环境影响

新条例规定，明确取消二孩审批，甚至部分地区已开始实施三孩生育政策。计生手续的办理也发生了变化，职工本人自行登录当地计划生育网上办事大厅办理即可，一孩、二孩准生证无须再通过单位开具婚育证明，不利于企业计生专业对职工婚育信息的掌握。三胎及个别地区落户、升学等业务仍需要通过单位开具婚育证明，独生子女费的发放依旧通过单位负责落实。计生政策的不完全开放性、离婚、再婚现象的增加，户籍管理、婚姻登记和计生管理的相对独立性及企业对职工婚育信息的缺失给企业计生工作带来了极大的困难，企业凭借职工手中的证件开具的证明无法保证信息的准确性。

（二）内部环境分析

随着国企生活服务职能社会化趋势，企业职工对企业各方面的依赖性逐渐降低，社会职能的剥离导致企业计生专业对职工的约束性大大降低。出于对个人隐私的保护，大多数职工不愿上报个人信息，同时职工配偶无业人员较多，无形中给职工基础信息的统计工作带来了极大地不便。且随着企业人事制度的不断改革，内部员工买断、退休、离职等流动较大，间接导致职工信息更新不及时、数据不准确。计生工作量的减少及计生经费的限制，导致很多企业计生专业员身兼数职，很难投入大的精力及金钱去开展各种计生活动。

二、某公司计生专业工作现状及问题

（一）现状

某公司计生办属于办公室行政后勤室的一项职能，设有一名计生专业员，负责公司的计划生育管理、服务和宣传，同时兼顾其他专业工作。计生办工作内容包括：负责公司计划生育工作的日常管理，建立职工婚育状况档案；负责组织宣传国家和当地政府计划生育的法令、政策，发布、传达计划生育政策动态，并据此制定公司计划生育有关规定、措施；对各单位计生专（兼）职人员进行业务指导和培训；负责发放计划生育避孕药具；负责职工计划生育手续办理工作。

（二）问题

第一，各单位计生专业员业务水平参差不齐，人员岗位变动频繁，受责任心及个人业务水平影响，导致统计上来的手工台账不准确、不完善；第二，随着信息量的增加，维护、统计数据工作量大、更新汇总手工表格速度较慢且容易出现操作失误；第三，办理计生手续收取的各种纸质存档材料占用空间较大，为节省空间，超过两年直接销毁，不利于长期管理；第四，查询纸质档案及统计数据困难，工作效率低下；第五，计生信息化管理水平低，目前仅有独生子女费申请业务流程实现了信息化管理，通过HER 系统进行审批，审核通过后自动随着工资发放独子费，到期后自动终止。

三、信息化在国有钢铁企业计生管理中的重要性

（一）有利于资源整合，实现数据共享

计生管理信息化可实现各单位间的信息共享。将职工独生子女信息、配偶信息、子女信息等计生档案信息上传至网络平台，各级部门之间在一定授权下可以互相共享，及时掌握本单位职工信息及动态；计生专业通过人力资源部共享的职工户籍地、婚姻状况、人员调动等信息，及时掌握及变更职工婚育信息等计生相关台账，同时为入托人数预测、专业分析等提供数据支持。

（二）有利于优化业务流程，提升管理

计生管理信息化通过计算机和网络等现代信息技术手段，实现各单位之间计生业务流程审批及办理，达到优化业务流程和“无纸化”办公的目的。同时通过信息化管理，可以减少因人为因素导致的主观出错率，实现计生专业管理的程序化、系统化、规范化、标准化。

（三）有利于数据采集、统计分析，提高准确率

通过网络平台，自上而下录入、审核信息后入库存档，避免信息缺失或手工误删；同时省却各单位之间往返时间，提高工作效率和工作质量。通过系统删选、统计数据，确保数据的可靠、真实及准确，进而提高专业决策的科学、合理及高效。

四、信息化在国有钢铁企业计划生育管理中的应用

（一）基于EHR 系统的计生业务流程设计

某公司借助EHR 系统新增计生专业管理业务，可起到事半功倍的效果，只需录入计生信息即可实现查询、删选、统计、打印输出等功能，且可大大节省资金。参照国家推出的各市计划生育网上办事大厅办理流程，在EHR 系统中单独新增一子集，用于申请办理各种计生手续。计生信息管理系统功能图（见图1）介绍如下：

图1 计生信息管理系统功能图

基层单位填报职工个人信息时，必须同时上传相关证件电子版以备审核。在此过程中存在占用系统内存过大的问题，备选方案可以选择线上线下同时进行，即流程通过EHR 系统进行线上申请、审批，各种证件电子版材料则通过OA 系统线下发送。OA 系统是全员进行综合办公、收发邮件、公文管理、信息发布、上传下达等工作的网络平台。由于OA 人员信息库无法与EHR 系统信息同步更新，故暂不考虑通过OA 系统进行计生业务流程审批。

（二）计生档案统计分析及计生审批结果打印输出

计生档案包括职工计生手续办理各种纸质证件材料及职工婚育信息。通过EHR 系统改变原来的纸质存档及手工制表模式，可轻松实现计生信息查询、删选、统计等，为职工计划生育手续办理、子女入托、入学等提供数据支持；且可直接根据人力资源部维护的职工调入调出信息及时新增及终止相关人员入托补贴、办理独子关系转出等计生手续、调整独子费发放台账等，实现计生专业动态管理。

五、实现计生信息化管理的保障措施

一是针对计生专业对职工婚育信息的缺失问题，应加强各部门合作，提高各专业信息化管理，以实现信息共享。如公司工会负责核销结婚慰问费用、生育慰问费用，人力资源部负责女职工产假申请、生育保险报销、独生子女二次医疗报销，如果每一个部门各自掌握的职工婚育信息录入EHR 系统，摒弃手工台账，建立电子档案，实现信息共享，则可大大增加计生专业对职工信息的掌握度和准确度。二是公司人员素质普遍较高，学历均在大专以上，能熟练使用电脑，各单位计生专（兼）职对计生工作有一定了解和经验，但还需进一步开展计生专业培训，提高专业技能和网上业务办理实际操作能力。三是EHR 系统有其固定的功能，如果增加计生业务流程审批，则需对EHR 系统做出相应调整，占用不少资源，需公司有关领导大力支持。四是目前职工对个人隐私的保护越来越敏感及重视，一旦将职工个人信息录入到EHR 系统，需严格设定各环节经办人的权限，做好保密措施。五是因客观条件的限制，计生手续的办理实行的是个人承诺制，主要靠职工自觉。为降低风险，必须建立和完善相应的监督考核制度，对于举报人给予一定的现金奖励，对于违反计生政策者按照造成影响的严重程度给予相应的惩罚。

在全球信息化飞速发展的大浪潮下，信息化在企业管理中的应用将越来越广，最终会辐射到企业计生管理工作中。我们应抓紧机遇、解放思想、与时俱进，加快建设计生工作的信息化管理，从而更好地服务职工、服务社会。