新时期行政办公事务管理改进的重要价值探析

2022-01-01阜宁县救助管理站黄忠

区域治理 2021年35期

阜宁县救助管理站黄忠

每个单位的可持续健康发展，都是离不开行政工作管理部门，简单说，就是相关机构组织的行政事业单位要想实现自身的长效健康发展，必须保证其行政管理工作的工作效率和工作质量。换而言之保证行政管理工作的工作质量和效率，是保障行政事业单位长远发展的基本保障。而办公室作为全面和综合管理行政事业单位事物的办事管理部门，在大多数事业单位的正常运转过程中起着至关重要的作用。但由于行政管理工作的复杂、多样性，导致部分事业单位的行政办公事务管理工作的成效没有达到预期的管理效果，从而影响了工作效率和质量，给事业单位正常工作的运行造成了严重的负面影响和阻碍。所以，作为行政办公事务管理人员要做到从实际工作情况出发，切实履行好自身的管理职务的同时，尽可能的提升事业单位行政办公事务管理工作的工作效率和工作质量，这已经成为国内事业单位现阶段首要解决的问题。

一、推行行政办公事务管理工作的重要意义分析

（一）信息传递的重要环节

根据对行政办公事务的工作性质分析可知，事业单位办公室的行政管理工作是链接组织内部结构上下关系的重要信息服务部门，对于上级命令进行有效的传递和执行。在实际的工作中，下级部门人员必须在接到上级组织的命令后，结合事业单位的实际需求和情况，认真、严谨的执行好上级颁布的命令和政策。同时，深入到基层工作当中，针对基层党组织成员中的实际问题，结合基层员工的真实需求，对其进行深入的研究分析，并提出行之有效的解决方案，从而促使组织中上下级管理的紧密合作以及事业单位的长效发展[1]。

（二）有利于工作的正常运行以及单位的可持续发展

通过对我国国内多个事业单位的行政办公事务管理工作调查显示，我国大部分事业单位的行政办公事务管理工作的全面性比较强，也就是综合性比较强，而且涉及的相关管理内容也比较多，具有一定的复杂性，是影响事业单位正常组织机构内部正常运转的核心因素。作为单位办公室行政工作管理人员必须要做好单位上下级的协调、沟通工作，同时还要做好与内部其他员工的沟通交流工作，为组织内上级颁布的各项任务的有效完成提供重要的保障基础。办公室行政管理工作人员在信息的船体过程当中，要保证信息传递的实效性和及时性，综合考虑信息的传递速度和安全性，保证信息及时有效的传递。同时，办公室行政工作作为组织服务机构内部最为重要的工作环节，必须将工作的内部组织做好，将工作的服务性、可靠性、及时性、有效性充分地体现出来，突出每个工作人员的管理职能和职责，对单位内部的上下级从属关系进行明确落实，在此基础上，实现事业单位的长远健康发展。

二、事业单位行政办公事务管理工作的现状以及常见问题分析

（一）行政管理制度不健全

事业单位的办公室行政工作的综合性比较强，且具有一定的复杂性。近几年，随着社会经济的不断变革以及时代的不断发展，事业单位为了紧跟社会发展步伐，满足新的发展要求，实现自身经济的可持续健康发展的目的，针对单位内部的办公室行政管理工作进行了优化与改革，并取得了一定的改进效果[2]。但在社会与经济持续不断发展的背景下，要想实现办公室行政管理工作的全面发展，必然会出现很多问题急需解决，这就导致事业单位在对办公室的行政管理工作进行改革与创新的过程中，很可能在对各项相关制度的制定过程明显地落后于事业单位自身的发展速度以及社会经济体制改革的进程，从而导致事业单位办公室的行政管理制度与现实行政管理工作在其管理内容上存在严重的不符，导致行政管理工作存在严重的不足，对事业单位的正常运行与发展造成了严重的负面影响和阻碍。

（二）行政办公事务管理人员综合素质偏低

在现实的事业单位行政办公事务管理中，通过对部分事业单位的办公室行政管理工作分析可知，办公室的行政事务管理工作能够有序、正常的开展，除了要有完善的管理制度外，还要要求其工作人员自身必须具备较强的工作能力和良好的综合素质水平。但，众所周知的是，目前我国大多数的事业单位行政办公事务管理人员的综合素质并不高，同时与之相应的业务水平也急需提升，管理人员能力有效等问题严重困扰着单位办公室行政事务管理工作的有序进行和协调发展。另外，由于办公室行政事务管理工作自身的复杂性，每个工作环节内还细分了多个细小的工作环节，这些环节通过逐层递减的方式将信息进行传递的过程，不仅造成了人力资源的大量浪费，给事业单位造成了过量的工作成本，而且降低了工作效率和质量，并不利于事业单位的长远发展。

（三）办公作风问题急需改善

随着社会经济体系的快速发展与改革，事业单位的工作场地和工作的规模也随之不断拓张，这就给办公室行政事务管理工作带来了新的挑战。在管理过程中，如果工作人员自身不具备充足的进取和学习精神，在工作中面对自身的问题和不足就不会及时的发现，并予以纠正，久而久之，就会造成严重的工作作风问题，给行政办公事务管理工作的正常进行造成严重的负面影响的同时，还会给办公室的行政事务管理工作造成不小的管理难度，如果解决不及时，后期会产生不可预期的问题和管理弊端。

三、新时期行政办公事务管理改进优化措施

（一）加强对行政办公事务管理工作体系的构建与完善

事业单位行政办公事务管理工作的有序进行需要一套科学完整的管理体系作为支撑。俗语说“无规矩不成方圆”，因此，要想提高事业单位的管理工作效率和质量，首先要做的就是建立健全完善的行政办公事务管理体系作为管理标准和行为准则。首先，行政办公事务管理工作人员要针对单位内部全体工作岗位人员的工作职责进行明确落实，保证权责的统一性和清晰度，做好有责可查、有责可寻[3]。并对工作过程中日常可能出现的问题进行有效的规避，为办公室行政事务管理工作减少不必要的工作麻烦，同时，对于管理工作中出现的问题做到及时发现及时解决，并制定好相应的解决措施。其次，加强对管理工作人员综合素质的评价管理。在对管理工作体系进行制定的过程中，要充分考虑到管理工作人员的实际工作能力的强弱是否能够胜任，同时还要注重对工作人员整体综合素质的考核，在日常工作中注重对员工综合素质能力的提升，并为其提供充分地发展空间和成长空间，激发工作人员的工作积极性和创造性，将其自身的最大价值和潜能充分地激发出来，最大限度地提升其自身的管理才能。最后，加强对行政办公事务管理工作中琐碎问题的管理。一般管理办公室行政事务管理工出现的严重问题，例如，权责问题等问题，大多是由平时管理工作中的一些琐碎问题积少成多而成的，对单位的危害较大。这就要求事业单位的行政办公事务管理工作的领导人员要正确认识到建立科学合理办公室行政管理体系的重要性，确保行政管理工作的正常运行，也是目前促使事业单位长效发展的必要手段。总之，不断加强对办公室行政事务管理体系的科学性、合理性调整，对于工作过程中可能出现的问题做到及时发现及时改进解决，认真提取人民的大众的意见建议，对于办公室行政管理工作的高效运行有很大的助力。

（二）加强对工作人员服务意识的提升

行政办公事务管理工作是事业单位正常运行发展的重要组成部分，也是事业单位整体服务成果的直接体现。基于此，在开展行政办公事务管理工作之前，首先要提高单位工作人员的整体工作服务意识和工作态度，以及帮助他们明确好自己的工作态度，帮助他们树立好正确的价值观。并引导他们以实事求是、求真务实的工作态度和精神，投入到日常的工作当中去，将理论与实践内容进行有效的结合，从而达到工作处理方式与办事方案的完美融合，进而推动事业单位工作效率和质量的进一步提升，推动单位的快速发展，使单位和社会更够获取更多的经济效益[4]。

（三）注重对行政管理模式的创新

事业单位领导人员要想改进目前行政办公事务管理工作的现状，首先要根据事业单位的未来发展目标和发展方向，结合现阶段办公室行政事务管理的显示状况，针对其蕴含的不足对其制定具有针对性的改进方案和改革方法。其次，在对行政办公事务管理工作进行改革、创新的过程中，行政办公事务管理工作作为事业单位中的幕后行政管理工作，为了给人们提供更好地服务质量和效果，要注重自身工作能力和综合素质的提升。最后，要不断加强对廉政的建设，由于办公室行政事务管理人员因为业务问题，要不时的与领导进行沟通，自身的精神风貌问题是留给领导的第一印象，也会影响到自身在领导的印象，所以，作为行政管理人员在平时就要做好自身及周围的廉政建设，严抓作风问题，做到一身正气、洁身自好，做到廉政、勤政。通过对行政办公事务管理工作的不断改进与创新，可以是事业单位办公室的行政事务管理工作更加的科学合理、规范，有利于事业单位行政管理工作工作效率与质量的提升，对于事业单位的长远发展有深远的影响。