分析信息时代电子档案与纸质档案融合发展

长江三峡通航管理局 谭惠尹

一、传统档案管理概述

（一）纸质档案的优势

不管信息技术如何发展，纸质档案在现有阶段仍无法替代，这与其与生俱来的直观真实性、历史性、不易复制更改性是分不开的。

首先，纸质档案是由人工手写或材料印发机关机打形成。记录了人在填写时的状态和环境，给后续查借阅人员带来历史感、真实感。其次，纸质材料一旦形成会迅速归档保存，未经允许任何人不可随意接触和查借阅，这保证了材料的原始性和信息的安全性。另外，纸质材料略有涂改便会十分明显，便于后续辨别真伪，确保了档案信息的真实有效。最后，纸质档案管理十分规范，可实现长久保存，档案修复技术十分成熟，只要不出现意外情况基本不会出现严重损毁或无法使用的情况。

（二）纸质档案的劣势

纸质档案随着时间的推移会不断增加，给存放空间、归档存放后续管理带来一定的压力。

首先，现有档案材料存放本身就要一定空间，还需考虑后续材料增加补充所需，这大大增加空间成本。其次，随着材料增多管理难度也会加大，管理人员人数和经验不足都会对管理产生一定的影响。虽然现如今档案管理归档方法在不断进行优化改进，但在仍然会存在难点，管理人员仍有巨大工作量，人力和时间成本会不断提升。另外，不同的纸质档案材料有不同的更新归档时间，在材料形成到归档的空档时期存储和管理容易出现疏漏。最后，想要档案存放越久，需要的外部环境要求就越高，档案配备设施就越齐全，防火防蛀管理越严格，对管理单位而言就意味着设备管理成本投入增加。

二、电子档案管理概述

（一）电子档案的优势

随着电子扫描存档技术越来越成熟，信息技术办公已成为趋势。电子档案在日常利用中越来越凸显优势。

首先，电子档案能将档案材料原始风貌更加清晰的保存下来，减少了纸质档案存放不当而导致的材料信息不清晰的问题。其次，电子档案存放所需空间较小，大大减少空间成本，同时电子档案存放设备较为简单，降低了存放单位设备投入成本。另外，电子档案利用效率较高，根据管理权限可以实现材料的快速查阅利用，降低了查阅时间成本，实现了便捷化服务。最后，材料整理归档不受外界影响，降低了档案存档风险，减少了纸质档案使用过程中的磨损和丢失，同时也解决了查借阅档案时随意翻看其他材料的问题，保证了信息安全。

（二）电子档案的劣势

由于电子档案管理依托于网络系统，所以网络安全对档案管理存在较大风险，档案信息容易被计算机电子技术手段篡改损毁甚至删除。所以其安全性不如传统纸质档案。其次，电子档案存放也有一定的不稳定性，存放介质和载体容易受到外部环境影响而出现断档损坏。所以信息管理稳定性不如传统纸质档案。再者，电子档案利用均为电子材料，其信息利用现阶段PS手段容易被篡改，且篡改成本较低，篡改后的材料不易辨别真伪，容易产生不良影响。最后电子档案管理有一固定的逻辑关系，所以在处理特殊材料和归档要求时不具有很强的灵活性。

三、纸质档案与电子档案共存的必然性和必要性

（一）纸质档案与电子档案共存的必然性

由于两种档案各有优缺且管理方式存在差异，如存档模式、维护手段和利用规则，所以不会出现一方取缔另一方的情况。纸质档案是电子档案的基础，没有原始基础何来电子档案信息，同时若没有电子档案如何能保证在历史漫漫长河中实现档案材料不朽，所以电子档案也是纸质档案的现代化延伸。其次，纸质档案存放所具有的稳定性与安全性，是电子档案无法掩盖的缺点，但电子档案所带来的高效便捷、灵活机动也是纸质档案无法跨越的鸿沟。另外，虽然电子档案发展势头迅猛，但就现阶段而言，管理者还是对传统纸质档案管理更加熟练，且认可度高。同时，由于推行档案电子化管理需投入一定的设备成本来维持系统运行，还需花费一定的时间成本来培训管理者，初期存在耗时耗人效率低的情况，所以受这些客观因素影响，电子档案管理还处于不充分不平衡的发展现状。但随着技术迭代更新，使用成本逐步下降，电子档案带来的快捷高效，也会不断驱动传统档案管理向信息化转变。最后，不管是电子档案还是纸质档案管理都会存在缺点，如何弥补缺点，保证档案管理不出纰漏、安全高效，推动新时代档案管理又快又好发展，必然是走向融合发展道路。

综上所述，传统纸质档案与电子档案在现阶段的共存是必然的。

（二）纸质档案管理与电子档案管理融合发展的必要性

由纸质档案和电子档案融合发展的必然性可知，任何一方必然不能独自满足当代档案管理需求，只有二者相互促进、优势互补融合发展才能更好发挥档案价值。

首先，共同发展可以打破纸质档案管理在信息利用上的瓶颈。电子档案在利用过程中可以实现关键数据的提取共享，减少了人力重复查询的过程，继而大幅度提升档案利用效率，拓展档案运用范围的覆盖面。

其次，共同发展二者可以互为备份，纸质档案解决了电子档案管理因为客观原因带来的存储风险和信息安全问题。电子档案解决了纸质档案破损带来的信息模糊无法利用的困境。互为备案对重要档案材料起到了双重保护。同时传统纸质档案和电子档案可以相互印证更新，这也确保了档案使用过程中信息的准确有效。

最后，电子档案管理使用空间可与纸质档案管理使用空间重合，可以利用纸质档案对库房的规范化管理来保障电子档案存放环境的安全性，节约存放空间和设备投入成本，实现对档案的严格管控。

所以，传统纸质档案与电子档案在现阶段的共存是必要的。

四、纸质档案与电子档案融合运行模式及策略

（一）现代档案融合运用模式

现如今，在大多数单位部门的档案管理中两种管理模式优缺点结合不紧密。为实现两种档案管理方式更好融合，诞生了双套制、双轨制以及单轨制融合运行模式。

具体来说，双轨制应用就是保存两套内容相同的档案。传统为两套纸质，即正副本的方式，而现在采用纸质电子各一套的方式。其优势在于节约成本、提高利用率、保护全面。兼具纸质档案和电子档案优势，同时利用两种模式实现互补。双轨制应用则是由电子档案直接生成纸质档案，直接将传统纸质档案扫描这一环节进行简化，符合现代化办公需求，减少扫描对纸质档案带来的伤害，这是两种模式融合管理产生的新方式，具有效率更高、档案保存更科学的优势。而单轨制应用则是随着时代发展，国家规定部分正规电子信息凭证效力等同于纸质凭证，无须再打印相应纸质凭证。是两种档案融合后最时兴、最经济的应用模式，大大减少了纸质档案的成本，也符合无纸化办公的趋势。

（二）纸质档案与电子档案融合运行策略

1.灵活选用运行融合方式

想要实现更快更好的发展，固定使用单一的融合运用模式是不够的。简而言之，就是根据实际工作需求及档案种类，灵活运行融合管理模式，实现各种融合模式共同作用，推动档案管理日趋完善，档案利用效率提高。

举个例子，企事业各种档案存放要求和材料来源不尽相同，如干部人事档案和财务会计档案，企事业单位干部人事档案主要来源于日常及年度考核、党政薪资、职务职级晋升等等，多为纸质档案或电子档案转纸质档案，且每年存放频次较低，所以更加适合双套制运用或双轨制运用。而财务会计凭证，种类多、数量多、来源广，存储频次高，则可根据国家规定，实现更加经济高效地单轨制运用。若固守一个更为熟练的融合运用模式，既不利于工作效率提升，也会存在资源浪费的可能。

2.优化完善档案管理规定及流程

首先，随着信息化时代发展，电子档案不再是完全独立的系统，根据档案信息构建的数据库与单位人事管理系统相连接，为薪资确定、晋级晋档、休假统计等日常工作提供便利。虽然方便了日常工作，也对传统管理流程提出了新的挑战。同时由于现阶段新产生的档案主要以电子文书打印为主，其信息安全需从电子信息源头进行管控。这要求我们根据国家规定和法律条款梳理电子档案管理流程，优化档案信息保护利用规定，同时对纸质和电子档案材料的产生、鉴定、整理、归档、存储以及使用采取统一标准，做到信息及时更新、材料及时存档、漏洞及时发现，不断推动构建内部数据协同办公新模式。

其次，内部数据系统办公质量取决于档案信息质量，而档案信息质量不仅仅取决于档案本身，还与系统构建有着密切联系。这要求我们在构建档案管理系统时，不仅要考虑档案管理要求还要结合档案运用情况，综合研判，统一布局，让档案管理更加灵活。另外，档案管理的标准化水平也会对档案信息质量产生影响，除了统一管理部门规定外，还需建立信息数据库系统标准，规范档案信息录入格式，运用适配设备，实现有效转化。

五、结语

随着信息时代到来，纸质档案和电子档案必将走到一起，这是现代发展的必然性，也是未来发展的必要性。对于档案管理而言，更要不断提升综合能力，及时拓宽管理思维，力争最大限度地发挥档案管理的作用和优势。