人事档案信息化建设与管理运用分析

石门水库管理局 刘思含

干部人事档案是记载干部个人思想道德、学习工作经历、专业技术、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料。做好新时期干部人事档案管理工作，是党中央从严管理干部的重要举措，对进一步匡正选人用人风气具有重要的意义。

一、干部人事档案的重要作用

（一）干部人事档案是考察和了解干部的重要依据

首先，人事档案是企业选人、用人的重要依据。人事档案是组织人事部门以个人为单元，在干部日常工作中形成的记载，反映干部的成长经历、工作表现、人生历程。通过人事档案管理，可使企业的管理者对这些人才有更深刻更全面的认识，可以详细掌握每个人才的优点和缺点，优化人力资源管理机构，使得人才结构可以更合理。另外，通过利用人事档案，管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析，在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置，使得人力资源管理更加规范合理。其次，人事档案管理工作，对人才的培训和培养有非常好的促进作用，使得人才可以快速地适应企业，发展自己的技能，更好地为企业服务，成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源，保证各项工作都可以正常开展，企业的各种业务和工作也逐渐细化，这些都对人才提出了更高的要求，不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作，使得人才具有更多能力，可以适应企业对不同工作开展过程中的需求，提升人才的综合能力。最后，人事档案管理的有效利用，人事档案管理的规范性，有利于对企业中的人才需求进行预测。在实际应用中，通过对人事档案信息的整合，为企业人才利用提供有效的信息，使得管理人员可以更清楚地认识到企业的人才缺口，人才如何配置，提升岗位设置的科学性，提高人力资源管理的效率。一方面，企业中环境的变化，对于人才的需求也发生了非常大的变化，企业利用人事档案进行分析，可以对企业中人才缺口进行掌握，这样可以更好地从外部招聘，或者从企业内部尽心培养。另一方面，通过人事档案的利用，可以更好地进行人力资源发展规划，在引进和储备人才过程中可以防止成本浪费，保证引进的人才是企业发展所需求的。

因此，各单位要高度重视干部人事档案管理工作的开展情况。尤其是在当前形势下，传统的档案管理方式已经不能满足现阶段的工作需求，需要不断地完善与创新档案管理模式，提升档案管理的有效性，为干部任用提供有效的参考依据。

（二）信息化建设对人事档案具有很好的促进作用

随着信息化技术发展和现代科技水平的发展，越来越多的先进技术被应用到现实工作。面对日益激烈的竞争，为了提升档案管理水平，企业在发展过程中应该重视人力资源管理，从内部管理规范中提升企业的管理质量，充分借助信息技术优势开展档案管理工作，可以使档案利用价值得到深度挖掘。

二、水利人事档案管理信息化建设概述

水利人事档案是指：由人事、组织、劳动等部门在人员的考核管理活动中所形成的特殊档案，是个人经历、经验、能力的最真实记录。水利单位中的人事档案管理涉及了工作经验、社会关系、业务能力及多方面内容，通过查阅职工的个人档案，可得知其自身的综合能力，从而为人才的选拔提供依据。

水利人事档案信息化建设，利用数字化、网络化等先进信息技术手段对人事档案信息数据资源进行充分地开发及利用，以实现强化信息数据现代化水平的目的。水利人事档案管理工作信息化建设则是指通过电子技术、网络技术的合理运用，实现电子文件管理。这里所提到的电子文件具有虚拟特性，即只在数字环境下生成，并以数字化形式保存在数字设备之中，可借助互联网进行传播。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效地干部人事档案信息化管理体系；推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办等也是符合社会发展需求的人事档案管理工作的开展方向。人力资源档案管理的本身所具备的复杂性和流动性，要求人事档案信息的记录及调整必须具备准确性和实效性。水利人事档案信息化包括人事档案信息化和档案管理信息化两部分内容，水利人事档案管理工作的内容包括在记录职工个体的基础性数据的基础上，同时收录其工作、教育、家庭、环境等各方面的信息，将大数据等信息技术渗透到传统人事档案管理工作中的信息收集、处理、调用等流程中，让档案信息处理在用户的计算机终端就能够实现，极大地节约了人力成本；使水利人事管理工作得到档案信息化的多维度服务，为水利单位人事管理结构调整获得可靠依据。

三、人事档案管理在人力资源管理中的运用

（一）建立完善人事档案管理制度

人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

（二）规范人事档案分类系统

当前，企业在人力资源管理工作中，其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析，反映员工的详情，这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中，需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析，提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息，删除重复信息和无意义信息，通过整理与更新，体现出人事档案的价值，也反映出工作人员的态度和思想水平，对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中，应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性，提升人力资源管理的效率。

（三）完善人事档案信息管理系统

数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。

（四）提升人事档案的利用价值

企业不仅要重视人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用，体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人才选拔过程中，丰富与优化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容，增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

四、结语

总之，人力资源在企业日益竞争的环境中发挥越来越大的价值，人事档案管理作为人力资源管理中非常重要的组成部分，其价值也不断提升，人事档案管理在企业中发挥的作用越来越大。因此，应该采用新的人事档案管理理念，总结经验，利用新的技术和方法，提升管理人员整体素质，促进人事档案管理质量的提升。