云计算在图书馆管理中的应用探究

河北大学图书馆 杨曦雯

一、云计算与图书馆管理概述

云计算实质上是以网络技术为依托，利用虚拟技术、分布式资源管理技术、编程模型等技术实现数据信息的快速收集和高效整合，并分享给指定的信息需求者。云计算已经广泛应用于各行各业，对图书馆管理来说，图书信息、客户信息、财务信息等作为管理过程中重要的企业资源，应当被有效储存和利用，充分发挥云计算的应用优势，共享资源、高效技术和为客户提供简便快捷的服务体验。但是就目前的应用现状来看，云计算的部分优势并未完全发挥，仍然存在不足，云计算维护常常花费较高的成本费用，管理人员对系统程序的操作性不强，各个模块之间的功能联合性有待提高，管理流程较为复杂。为此，图书馆管理应当采取有效措施，促进云计算时代图书馆管理的快速发展。

二、云计算的应用优势

（一）资源高度共享

图书馆管理依靠云计算实现资源高度共享主要包括三个方面，即内部共享、外部共享以及内外部结合共享。其中，内外部资源的结合共享具有一定难度。内部共享是图书馆内部资料的共享，属于企业内部信息，除机密信息外，一般不便于被外部信息使用者所了解，例如财务信息、采购信息等。外部资源是相对于内部资源进行定义的，例如图书馆的客流量、图书借阅量等。内外部资源的结合共享要求图书馆要针对云计算进行分布式共享，也就是根据使用权限的划分实现共享。

（二）数据高效计算

云计算利用编程模型可以编制系统程序，同时借助其他技术便可以实现数据高效计算。这种高效不仅体现在数据可以实现实时计算，还体现在数据计算的准确性。对于图书馆管理人员和外部客户来说，数据的高效实时计算，可以帮助信息需求者在短时间内充分了解有关信息。当外部客户需要查看图书借阅信息时，就需要系统程序可以快速计算出客户某一时期内的图书借阅信息；对于管理人员而言，需要查阅的任何信息几乎都是数据整合的结果，因此数据高效计算的优势便得以体现。

（三）服务简便快捷

云计算不仅可以为图书馆管理人员提供高效的工作体验，还可以使客户享受到简便快捷的服务。传统图书馆管理主要为客户提供图书借阅服务和馆内阅读服务，但是随着现代消费者需求的增多，以及基础设施的完善，除基本服务外，图书馆新增了许多其他服务，而这些服务都是基于云计算实现的。读者可以通过图书馆App或小程序实时查看阅读空位，实现线上预约，同时清晰地了解到图书借阅信息，实现线上图书借阅和归还。云计算作为各项技术的集合，将会为读者带来简便快捷的服务体验。

三、云计算在图书馆管理中的应用现状

（一）系统程序维护和研发成本增加

系统程序是云计算的应用基础，云计算只有融合在系统程序中，才能充分发挥应用优势。但就系统程序的开发和使用来说，图书馆要支付较高的研发成本和维护成本。图书馆获取云计算系统程序的使用权一般通过两种方式，即自行研发和外部购买。自行研发要求图书馆具备高水平的研发技术和研发团队，而研发过程中的材料支出、人员工资支出等都要计入研发成本，但由于具备研发团队，云计算系统程序的后期维护费用将大大降低，且便于企业掌握应用现状。外部购买是指图书馆从软件公司购买有关软件的使用权，除支付购买费用外，要定期支付维护费用，以确保云计算系统程序的正常运行。因此无论是自行研发，还是外部购买，图书馆都将支付高额的研发费用和维护费用。

（二）管理人员系统操作性不强

由于人员培训不到位，以及自身具备的学习意识不强，导致图书馆管理人员的系统操作性有待提高。虽然图书馆管理技术同样随着现代化进程的发展取得了较大进步，但仍然局限在传统工作模式中，体现为人工技能的多次使用，很少利用系统程序代替人为操作，因此对云计算系统程序的利用度不高。除此之外，部分老员工由于自身学习能力的下降，以及对现代电子技术的不完全了解，导致其不愿意投入过多的精力和时间学习云计算系统程序的操作流程，因此管理人员的系统操作性有待提高。

（三）功能联合性需求较强

云计算系统程序为实现模块化管理目标和精准的权限设置，融合了区块链技术，因此对于各个运算模块的功能联合性具有较强的需求，要求模块之间的某些功能必须进行串联，以此发挥云计算高效的运算优势。与此同时，云计算系统程序要根据要素的不同，在同一模块内以及不同模块之间实现同时工作，从而保证运算结果可以实时传递给信息需求者，因此对于信息整合、计算、传递、共享等功能，要具有较高的联合性，可以在要素之间实现信息的精确查找。

（四）操作流程较为复杂

云计算系统程序的操作流程较为复杂，内部经济活动的审批环节较为繁琐。通常情况下，云计算系统程序常常带有OA系统，即线上审批。图书馆的合同签订、采购审批、付款审批均可通过线上程序进行操作，虽然避免了纸质单据的人为传递，但操作流程复杂，审批环节繁琐，相比线下流程，线上审批流程对于信息正确性具有较高要求，因为信息一旦错误，单据发起人就要重新发起审批流程，意味着图书馆资源的重复浪费。与此同时，中间审批环节繁琐，需要相关人员登录软件进行一一确认，而软件登录需要利用电脑等计算机电子设备，对于外出工作的人员来说，审批时间将被延后。

四、促进云计算时代图书馆管理的发展措施

（一）提高系统程序应用标准

云计算系统程序的应用标准决定了系统使用品质和使用期限，系统程序的长时间使用仍然会造成程序“磨损”，因此为提高应用品质，提高使用期限，降低维护费用，图书馆要提高系统程序应用标准，避免因人为原因导致系统程序“磨损”过快。从云计算系统程序的软件基础而言，应当提高软件设施和硬件设施的应用标准。

软件设施的应用标准应当根据使用环境确定，当处于良好的使用环境中，即各部分基础系统的程序可以正常运行，且图书馆拥有单独的局域网时，应用标准则相对偏低，且要求管理人员不能在相关计算机中安装其他阻碍云计算系统程序运行的软件。但当使用环境较差时，图书馆尚未安装独立运行的局域网，且网络市场处于不稳定状态时，则系统程序的应用标准相对偏高。

硬件设施的应用标准相对来说具有实际性，这是因为硬件设施具有固定形态，有利于管理人员进行定期检查，且内部控制制度具有可操作性。硬件设施包括承载云计算系统程序的计算机以及计算机内部的各种零件。在日常使用中，要确保计算机处于干净整洁的工作环境中，同时要定期清理内部灰尘，保证计算机良好的外部运行条件。

（二）加强管理人员的操作技能

为有效加强管理人员的操作技能，图书馆应定期开展技能培训活动，根据学习能力的不同将图书馆管理人员分为两组，学习能力较强的团队可以培训高水平操作技能，将复杂繁琐、需要长时间练习的操作技能定期显示给有关人员，但要注意循序渐进，将操作流程细节化，避免教学过于笼统。其次，对于学习能力较弱的团队也要定期开展培训，将各项流程的操作细节化，便于团队人员快速理解。除定期培训外，要在每一培训期结束后，组织相关考试，检测每一位管理人员是否掌握大部分教学内容，并采取奖励制度，对考试成绩位于前三名的管理人员进行奖励。

在加强管理人员操作技能的同时，重新分配工作岗位，将复杂、繁琐、操作任务较重的工作分配给学习能力较强的人员，将年纪相对较大、学习能力较弱的管理人员安排在岗位工作相对简单的职位中。虽然随着操作次数的增多，对系统的熟练程度也会增加，但考虑到突发情况的发生，由于个人能力和工作态度的差异，部分管理人员不会积极探索解决方案，因此这部分管理人员不适合负责难度较大的系统操作工作。

（三）优化管理流程和服务模式

图书馆应当优化管理流程和服务模式，整合内部资源，完善服务体系，通过提高资源利用率为读者带来更好地阅读体验。

图书馆的现有资源主要包括人力资源、空间资源和设施资源，图书馆应当对内部资源进行整合，提高资源利用率。人力资源主要是指图书馆的工作人员，为确保岗位工作量呈现出饱和状态，馆内工作任务应当合理分配，按照工作能力进行均等划分，若出现人员离职岗位空缺现象，由其他管理人员进行补充，并快速招聘新员工。空间资源主要是指馆内图书摆放位置、阅读空间和闲置空间。图书馆应当对闲置空间进行充分利用，例如进行文艺展览，鼓励读者和工作者积极参与，提高馆内文化氛围，通过小程序提前预约阅读空位提高空间使用率，避免空位闲置过多。设施资源主要是指馆内基础设施，包括书桌、饮水机、空间、遮光板等，图书馆要合理利用馆内设施，完善基础设施建设，为读者提供周到的阅读服务。

服务模式的优化是建立在优化管理流程的基础上，图书馆只有充分利用馆内资源，才能为读者带来更好的服务体验，例如安装饮水机为馆内读者提供饮用水，安装自助式借书设备，实现图书的职能借阅和归还。

（四）加强系统程序的网络安全以及维护馆内秩序

云计算系统程序的应用，意味着图书馆要开放更多的网络空间，通过网络技术实现云计算的各种功能，因此图书馆应当加强系统程序的网络安全，积极维护馆内秩序。

首先来说，云计算系统的网络安全可以通过其他系统程序进行安全保护，例如安装防火墙、病毒查杀系统、360安全软件等，通过其他外部程序阻碍恶意病毒和恶意程序的侵袭。馆内应当运用单独的内部网络，计算机等电子设备禁止安装其他非工作应用软件，在馆内网络程序的监督下，实现系统安全维护。图书馆可以定期委托其他软件公司对内部网络漏洞进行修复，并提高运行程序的防护功能。

其次，维护馆内秩序也是图书馆应当重视的安全工作。但是与网络程序相比，馆内秩序的维护不具有较多的不确定因素，因此可以通过人为形式进行安全防护。在馆内入口处安装人脸识别系统，对进入图书馆内的全部人员进行信息采集，在非工作人员禁止入内的办公室安装密码锁，避免其他非工作人员随意入内。图书作为馆内重要的物质资源，应当采用现代手段进行保护，防止丢失和恶意盗取。图书馆可以在每本书内安装二维码，并在出口处安装二维码自动识别系统，未经工作人员识别的图书二维码，将自动启动报警装置，从而保护图书安全。