浅析高校询价采购工作中的问题及风险防控

2021-12-31陈华

科学咨询 2021年29期

陈华

（南京师范大学中北学院江苏丹阳 212300）

高校采购的主要方式有：公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。其中非公开招标方式中最常用的是询价采购。询价采购作为高校非公开招标最常用的方式，其优点在于迅速、便捷、灵活和采购成本较低，且能够为使用部门提供最贴合其需求的采购服务。然而询价采购也存在相当大的风险，例如询价采购的过程不够规范，组织评审的严谨性不足，对询价材料的保密性不够。本文通过对高校询价采购如何有效地防控这些风险隐患点解析，探讨如何在高校询价采购工作中做到廉洁奉公、避免贪腐。

一、高校询价采购工作的特点及存在的问题

（一）高校询价采购工作的特点

以本文作者所在学校为例，高校询价采购有以下几个特点：首先是采购单项金额数目较少，一个项目的单项采购金额少则2万，多则不超过10万；其次是各申报部门的采购需求五花八门，项目虽小要求却很繁杂；再者是询价采购的流程短，不同于公开招标，询价采购的评审过程比较简便。综合以上的诸多特点可以看出，高校采用询价采购的方式，具有便捷灵活的特点，能够显著地提高采购的效率，还能减少采购的实际成本。

（二）高校询价采购工作中存在的问题

除上述高校询价采购的灵活便捷降低成本等优点外，询价采购也存在或多或少的问题。

首先是高校询价采购的制度方面，以笔者所在学校为例。高校集中采购部门资产管理处和其他使用部门在管理中的边界模糊，一个询价采购项目到底是由资产管理处来执行还是由其他使用部门自行单独采购，在采购管理制度中无法明确；同时因为对于询价采购制度缺少确切详尽和系统的管理，即使有询价采购相关的规章制度，但缺少具体的操作和考核办法[1]。

其次是询价材料的需求方面。跟公开招标不同的是，高校询价采购没有可以借鉴的规范文本材料。而以笔者学校而言，可以借鉴的法律法规是政府采购法和财政部的相关法律法规，并不能很好地适用于高校询价采购工作中。因此使用部门在申报需求时，往往对采购文件的实际需求表达模糊，采购需求文件内容太过具有隐藏的排他性。采购文件对技术要求的表述不充分，充斥大量的排他性条款。

询价工作操作流程方面。高校询价采购不同于公开招标，报名和提交材料这两个步骤往往是混淆的，也没有什么硬性要求。供应商在报价的时间点和报价方式都不统一。例如有的供应商把材料邮寄给学校，有的是法人或法人授权代表把材料带给学校，还有的是直接发电子邮件，甚至直接打电话。而以上这些的不统一不规范，存在了大量的漏洞和徇私舞弊的空间，极易导致询价采购工作中的不公平不公正[2]。

询价供应商的挑选方面。高校询价采购挑选供应商的标准一般是询价三家或三家以上供应商即可。因此在供应商的挑选上，使用部门或者采购部门就可以根据自己的喜好而不是按照采购需求的标准，随便挑选三家。同时由于询价采购项目一般都较小，高校询价采购工作人员不可能也无法进行充分的市场调研和论证，从而无法真正挑选出优质的供应商，最终导致询价采购的结果不尽人意，甚至于流标。

二、高校询价采购工作中存在问题的原因分析

高校询价采购制度存在一定程度的缺陷。就询价采购来说，首先就缺乏详尽的操作流程和完善的法律法规，不管是采购文件的内容，或是挑选评委专家和潜在供应商等方面。另外是询价采购工作准备环节和执行过程中存在一定的风险。

（一）高校询价制度造成的风险分析

高校询价采购相比公开招标，有许多方面需要完善。这是由于高校询价采购制度并没有具体统一的法律法规标准和风险防控制度。这就导致了高校询价采购往往是依据采购部门的业务经验来执行标准，而这种不依靠制度仅仅是凭个人经验来执行，必然会受到个人的业务水平、知识范围乃至于个人职业道德底线的影响，造成更多不可预估的结果。体现在询价采购具体工作中，最常出现的就是故意拆分采购项目，将应该公开招标的拆成询价采购，预算多的项目拆成预算较少的项目，故意躲避监管责任。究其原因，首先是缺乏统一的法律法规的约束，其次是高校在询价采购中自我法律意识不够，自主规范的约束意识不强，甚至于故意存在以权谋私的行为。

（二）高校询价采购市场调研不充分的风险

就本文作者所在学校而言，高校询价采购的市场调研一般是由使用部门即申报需求部门来提供。而使用部门往往不能够及时充分地做好询价采购前的调研工作，从而导致询价采购准备工作难以达到理想的效果。其具体表现在使用部门的申报需求在价格和数量上存在较大的偏差，同时技术和服务需求以及资质要求简单模糊不清，对售后服务等方面又缺少明确的约定。出现这些问题的原因，一部分是源于使用部门本身就不重视询价采购材料的严谨性，其关注点往往在于只要能用到想要的东西即可；另一部分则是使用部门在市场调研时只会针对一两家意向供应商进行调研，在需求申报时，不可避免地会出现一定的偏向性。

（三）高校询价采购人员业务能力不足的风险

高校资产采购部门作为高校询价采购的主要业务部门，其部门工作人员的工作业务水平、知识范围和个人道德操守都会影响询价采购的最终结果，有可能带来一定的采购风险。高校资产采购部门人员如果工作能力较差，关于采购方面的法律法规知识不足，又或者工作责任心较差，甚至无法坚守个人的职业道德操守，必然会影响询价采购的公平公开公正。由于询价采购项目往往金额较小，高校管理层对询价采购工作也不太重视，不会对岗位增加太多的人手，以本文作者学校为例，资产采购科仅有两人，但要执行整个学院的采购工作，其工作压力和强度可想而知。同时高校也未将资产采购工作当作绩效考核考评的一部分，采购部门工作人员的工作能力和工作业绩也无法和薪酬紧密相关，缺少工作中的动力，高校采购部门工作人员常年都是依靠个人的道德底线在坚守岗位。

三、高校询价采购工作中风险防控的建议

高校询价采购尽管便捷灵活，可是由于存在以上的问题和风险，绝对不可放松警惕，要将询价采购和公开招标工作一视同仁，规范化询价采购的制度和操作流程，确保询价采购的结果公开、公平、公正。

（一）高校询价采购制度统一规范化

高校询价采购制度中必须统一规范化，首先必须强调集体决策，坚决杜绝一个领导决策，避免制度性的腐败。其次是要明确询价采购的范围，对采购计划和预算要做到预先审批，对于采购需求要事先审核。

以本文作者所在学校而言，个人认为对于询价采购制度的规范合理，最核心的是要提高询价采购的合理计划即采取严格的预算审核体系，如此一来，不仅可以让整个询价采购的事前工作透明化，还能有效地加强高校采购资金的最大利用率，节约浪费。因为预算体系是在使用部门申报采购需求之前就形成的，一个询价采购项目虽小，但如果有充分完善的预算体系，其对于之后询价采购需求的形成，能够起到非常积极的作用。同时因为预算体系的审核还牵扯到各个相关职能部门的审核意见，这也可以明确了询价采购项目的决策职责所在，谁是第一决策人，谁是第一执行人，谁是第一责任人。并且采购制度规范一旦确定，学校从上到下都必须严格执行，切不可给个别领导开后门走捷径[3]。

（二）优化高校询价采购的市场调研

优化高校询价采购的市场调研，实际就是选择优质供应商的过程。高校在选择供应商的时候，要避免太过单一的结构，毕竟这会造成采购供应商垄断的局面，从而导致贪腐风险增加和询价采购额外费用支出。

为了选择更全面优质的供应商，首先高校要可以利用网络这一信息平台，进行充分的市场调研，例如供应商的口碑、市场占有率、公司业绩、企业资质和服务售后情况等。其次是对供应商的选择要尽量广泛，不能只局限于一两家，可以采取网上电子邮件、使用部门推荐、资产采购部门推荐等多种方式，尽可能地增加可挑选的供应商渠道。高校询价采购工作中，资产采购部门作为学校的采购主体责任部门，要事先对供应商提供的资质证明材料进行细分和预审。通过对供应商业绩资质等方面的审核，将不符合标准要求的不良供应商筛除，保留优质供应商。并且在询价采购后续的工作中，建立优质供应商库，动态维护。

（三）加强高校询价采购的监督机制

高校询价采购的监督机制应当从开始到结束的一整套监督机制。因此就要建设不相容的岗位分离制度。为了避免询价采购中的寻租行为，不相容职务分离可以起到内部互相制约的作用。按照询价采购的统一规范制度，明确采购工作各个步骤、各个岗位的职责所在，实现不相容岗位的相互制衡作用。其次是建立反贪腐举报奖励机制，设置多渠道的举报方式，鼓励大家坚持正气，将公心放在个人利益和私人感情之上。