信息技术背景下文学档案从实体管理向知识管理转型——以中国现代文学馆藏品管理系统为例

吴春梅

一、引言

中国现代文学馆的信息化建设已经走过了二十年的历程，重点建立了政务隔离的“两网三库”。其中，藏品信息库中已积累了一定数量的藏品编目数据，藏品数字化库扫描加工的藏品以百万计，音像资料库也采集存储了两千余小时的音像数据。利用现代信息技术辅助档案管理和研究，是档案信息资源建设的主要任务。文学馆在档案资源数字化方面已经取得了一定的成果，而信息管理标准化、信息服务网络化工作还任重而道远。

新修订的《档案法》增加了档案信息化建设的规定。满满7条422个字中体现了当前档案工作实际发展的特点。为切实促进我国档案事业健康发展，作为档案工作者要明确职责和义务，运用档案法规推动工作，学习用科学的方法、先进的技术规范管理，挖掘现当代文学的文化价值，传承红色基因，增强文化自信。

二、中国现代文学馆“两网三库”的信息化布局

1.资源管理内网与共享服务外网。中国现代文学馆的信息化，旨在让各个部门利用计算机发挥职能，构成以藏品信息数据库为基础、以信息网络为支撑、以业务应用为核心的信息系统。网络建设之初，即考虑到内部信息资源与外部服务交流的需求差异与数据安全因素，利用网关、网桥设备、专用交换机等构建成物理隔离的“信息资源管理内部局域网”和“资源共享对外交流广域网”，从而应用现代化的信息技术手段既能对档案信息资源进行管理、保存，又能提供现代化、网络化服务的管理模式。在局域网中合理规划网络的安全区域以及不同区域之间的访问权限，保证终端机与服务器进行通信，有正确的授权许可，防止非法的访问以及恶意入侵和破坏。信息资源数据在局域网中传输具备可靠的传输通道，可以有效保障数据的安全，并借助相关的安全技术防止数据在传输过程中被读取和改变。在广域网上构建一个文学档案信息资源整合平台，不但是业务网络平台的安全保护，而且可以作为馆藏资源的信息备份；不但是办公自动化的有力补充，而且可以对外提供资源共享服务。

2.图书藏品信息库。文学馆的图书藏品信息库是由书刊报数据库和藏品数据库组成，架设于“信息资源管理内部局域网”上。书刊报数据库管理平台采用了商用软件“现代电子化图书馆信息系统”，以MARC数据格式管理着入藏文学馆的文学著作27万多册，作家文库藏书30余万册，文学报刊600余种。图书馆界的计算机管理起步较早，各方面标准建立也比较成熟，以机读目录格式来描述文献著录项目在20世纪已经成为国际标准格式，而界面良好、功能参数设置灵活的用户功能模块实现了书报刊采购、编目与流通等业务流程，成为文学馆信息化管理迈出的第一步。藏品数据库是以中国现代文学馆藏品管理系统为平台，以藏品（手稿、书信、日记、录音、录像、照片、文物等文学资料、档案资料）编目库为基础，进行藏品征集、鉴选、编目、保管等业务处理。根据文学馆业务项，整个系统以编目账、影像账、保管账为核心，以数据流方式实现对藏品的征集管理、编目管理、库房管理以及研究和统计。

3.馆藏数字化库。当文学馆的信息化完成了起步阶段的目标后，随着研究科技化、服务网络化、知识共享化的需求，档案资源的数字化成为信息化进入新阶段的方向。鉴于中国现代文学馆是中国现当代文学的资料中心的专业属性，藏品类别以书籍、报刊、文献、手稿、书信、日记、字画等纸质档案资料为主，二十世纪二三十年代的现代文学史料已经大量存在发黄、破损、断裂的现象，不但无法提供借阅，甚至原貌也很难保持。如巴金、冰心、老舍、茅盾等老作家的六十多个文库中的1.78万册20世纪40年代以前的书刊；2003年入藏“唐弢文库”的唐弢先生毕生收藏——杂志1.67万册、图书2.63万册，其中包括20世纪初的期刊杂志、二三十年代新文学名著的绝版书、孤本书、初版本、毛边本。而文学馆手稿库和书信库的近7万件文学史料中也不乏国家级档案珍品和馆藏一级档案。为减少人工翻阅对纸张带来的损坏，纸质藏品资源的数字化显得尤为迫切。2006年，文学馆数字化加工项目正式启动。该项目旨在将中国现代文学馆纸质藏品进行扫描、翻拍加工，以数字图片格式保存，并对扫描图进行信息标引，形成与书刊报数据库和藏品数据库对应的馆藏数字化库。建成十多年来，已数字化完成濒危藏品百万页，书信、手稿库的大部分藏品可提供查询、利用的一体化服务。

4.多媒体文学资料库。音像电子档案由于类别多样、载体种类复杂，在管理上一直无法形成统一的规则。笔者在音像电子档案多年的整理工作中发现，文学馆早期入藏的音像电子类文学资料以文学作品改编的影视剧、制作精良的作家专题访谈为主，如梁凤仪、林海音畅销小说改编的电视剧、《〈红楼梦〉专题访谈》等。十年前，以作家口述历史资料片、采访素材、电子文件为主，如傅光明对“老舍之死”的采访录音、“在文学馆听讲座”的素材片；而近两年电子文件类的文学资料则占比越来越多。中国现代文学馆的多媒体文学资料库始建于十年前，目的是解决文学馆音视频资料数量不断增加，各种介质的资料在使用和保存中遇到的诸多问题。如：（1）由于磁带寿命有限，以往保存在磁带上的大量有价值的音视频资料需要抢救。（2）多种介质（包括钢丝唱片、胶木唱片、盒式录音带、录像带、5寸软盘、3寸软盘、光盘、硬盘以及各式U盘等）并存，对设备要求严格。（3）随着时代的发展，当代作家已经越来越多地利用电脑、iPad、智能手机甚至语音设备进行创作，随之产生的电子文件类文学档案入藏量增大。（4）原有的藏品信息库无法满足内容检索和点播的要求。媒体资产管理系统帮助文学馆解决了多媒体文学资料采集、存储、编目、多种方式查询、内容服务等一系列难题。

三、文学馆信息化建设的特点

1998年，中国现代文学馆筹划启动信息化项目，在既无专业人才，又无基础数据，甚至连计算机设备都没有几台的情况下，从搭建办公局域网到建立起藏品管理系统，再经过几次升级改造和扩建，实现了在专网与外网中构建应用集群，为馆内工作人员和公众提供办公处理及资源服务。随着信息化工作的不断深入，藏品管理系统已经从单纯的目录管理向内容管理过渡，其建设过程有以下几个特点。

1.广泛深入的需求调研。“一个成功的信息化项目，必定始于对需求的准确了解和把握；而一个失败的信息化项目，一般都是因为对需求的了解和把握不足。”“需求分为两种：业务需求和功能需求。业务需求是对业务过程的准确描述，从而推导出对信息系统的需求；功能需求是根据业务需求引发的对某个具体信息系统的功能模块的需求。功能需求是由业务需求推导得到的，但是业务需求却并不一定都要由某些功能予以实现。”[1]21在初次进行需求调研时，由于文学馆工作人员对信息化概念不甚明了，使调研工作一度陷入困境。经及时调整，软件开发人员不再试图让工作人员完全了解信息化细节，而是作为一个倾听者，充分了解各业务部门的具体工作内容和流程。有了第一次的经验，在之后的升级改造项目中，无论是小的功能调整，还是大的流程变更，都充分听取业务部门的意见和建议，甚至反复与具体业务人员进行交流，因此获得了最准确的产品需求。随着科技产品普及率的不断提高以及文学馆信息化的推广和应用，工作人员也对业务管理计算机化有了一定的认知与要求，使得文学馆的藏品管理系统从单点式目录管理发展到流程式模块化管理，并将“图书藏品库”“馆藏数字化库”“多媒体文学资料库”的数据进行整合，提供查询和阅览服务。

2.有计划的数据准备。数据准备是信息化系统实现的基础和前提条件。各种纷繁芜杂的文学档案资料要经过适当的取舍、加工、整序后，才能为计算机系统所管理。如何在短时间内将手工化管理了十余年的纸质馆藏数据进行归整、录入，成了文学馆信息化建设的最大难题。在调研中发现，文学馆的图书期刊是利用编目卡片进行管理的，手工编写的编目卡，虽然信息不够完备，但对于图书的基本著录项目（题名和责任者项、版权项、丛编项、附注项、提要项）都是具备的。而文学馆的手稿、书信、日记、实物等藏品在接受捐献后都开具了详细的藏品征集收据，有基本的捐献者、名称、责任者、类别、时间、载体描述、品相描述等信息。为了便于批量数据导入，文学馆组织全体工作人员进行图书藏品信息表的填写工作，历时近两年时间完成了全馆入藏品信息的手工誊抄和数据录入，为馆藏信息系统提供了最重要的数据准备。

3.制定统一标准。国家档案局在近几年连续修订和发布了十几个行业标准，对档案业务科学管理、档案信息化发展起到了重要指导作用。中国现代文学馆在信息化建设初期就意识到，“档案工作标准化是保证档案业务规范化管理、提高档案工作效率的有效措施”[2]49。在书刊报系统中，文学馆参照《中国机读目录格式》结合馆藏特色制订了适合于本馆的编目规则。而藏品管理系统则参照《档案著录规则》定制编目项，构建了藏品编目结构。为了满足以多种检索方式快速找到资料，直接进行流媒体观看和相关信息浏览的需要，多媒体系统在编目环节遵循《广播电视音像资料编目规范》。随着信息化管理水平的提高，文学馆的编目部门先后制订了《图书及藏品整理登记流程》《中国现代文学馆音像资料数字化编目细则》《中国现代文学馆藏品数字化工作规范》，使文学馆的藏品管理工作日趋规范。

4.高度重视安全性。内部管理制度影响档案信息的安全。责权分明，才能避免引起管理安全的风险。信息化建设的主要目的是利用先进的网络技术，提高工作效力、实现资源共享，而在应用中关键因素是人。信息系统中的人大致可分为普通用户、业务主管、系统管理员三个层次，如果系统的使用者不按规定操作系统，则会给系统带来严重的后果。因此，文学馆藏品信息系统严格划分不同工作人员的权限，谨慎设定各种信息资源、设备资源的使用权限。内外网隔离保证网络安全性。文学馆的信息系统在网络构建中保证了内部办公网和外部互联网的物理隔离，使来自互联网的入侵者无法通过计算机从外网进入专网，从而最有效地保障了专网重要数据的安全。在管理平台的核心建设中，严格采取内外网两套设备、两套网络布线系统的方案。同时，外网与专网的数据交换是信息安全的重点。在实际工作中，尽量保证内网的所有计算机只能通过特定出口与外网通讯。在网络建设方案中，除选用了防火墙等硬件设备，还在软件上选用网络监测系统、入侵监测系统、网络恢复系统、病毒防治系统，以此充分的保证网络的安全性[3]50。

四、文学馆信息化应用中存在的问题

1.信息化初期档案信息的质量不高。“从档案信息资源管理与档案信息服务的目标来说，要实现档案资源的整合与共享，档案部门面临着一个如何对所拥有的大量档案信息资源进行有机整合，建构高质量的档案信息资源库，以充分满足各种用户对档案资源质和量上的需求的问题。”[4]33首先，文学馆在信息化建设初期为了达到基本的运行效果，在进行数据准备时依据的是原始藏品的征集信息和编目卡信息，在数据完备性上存在明显不足。另外，文学馆的信息化建设是分级进行的，导致档案资源数据分散于三个数据库中，虽然设计时充分考虑到数据的关联性，但仍难以避免“信息孤岛”的问题，从而为资源共享埋下隐患。

2.信息化利用服务意识有待提高。目前，在文学馆占主导地位的仍然是传统的档案信息服务方式，而且服务水平明显滞后于时代的发展，不能完全满足现代用户的需求。档案工作人员的信息意识跟不上信息时代的发展，仍然重藏轻用。文学馆的文学档案利用类型以学术利用为主，用户主体为高校师生和专业研究人员，主要途径有咨询、资料出借、讲座报告、展览等。但是，在实际利用服务中，用户尚无法从互联网查阅文学档案的图片信息，也不能自主选择获取所需档案资源。这些问题都阻碍了文学馆档案信息共享服务的发展。

3.资金投入不足。档案信息化建设需要大量的资金投入，但是在档案信息化的建设中经常会出现资金不足的问题，这就容易导致软硬件以及相关的基础设施建设出现滞后的局面。另外，资金的不足还会导致数字化的进程缓慢。文学馆的多媒体资料管理系统就因为系统所需的软硬件要求较高、升级投入巨大，使数字化采集、加工项目停滞不前，预期效果当然无法呈现。

五、文学馆信息化的几点思考

1.明确重心，理清思路。我们要科学地进行档案信息化建设，首先必须对其有一个基本正确的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。国家在新修订的《档案法》中要求：“各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。”文学馆的藏品数字化和多媒体资料加工项目正是将此项法规落在了实处。今后，文学馆的档案信息化建设势必会加快脚步，但也要清醒地认识到此项工作不可能一蹴而就，制订详细规则、完善实施方案、分批分阶段地稳步进行，才是可行之道。

2.寻找重点，务求实效。近期，国家档案局明确提出，要加快档案信息化战略转型，顺应信息技术发展的现实需要。但是，对馆藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。文学馆要立足当前馆藏信息情况和人员配备情况，推动藏品信息化应用系统规范化、智能化。解决好信息化发展的迭代过程中发现的藏品信息不够完备、数字扫描件质量不过关等问题，主要做好藏品信息资源的优化，为信息资源的挖掘、分类、加工、整理和有序化重组做准备，以吸引更多的科研型用户借助数据挖掘输出研究成果，以实现长期的社会效益。

3.培养人才，强化服务。“目前，既懂技术又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力大，影响工作效率。”[5]90就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备档案管理知识，熟悉本馆业务流程，掌握基本的计算机技术，能准确提出系统开发需求，与软件开发人员熟练沟通，有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。要转变工作理念，“从传统档案服务向知识服务转变。档案人员不再是传统意义上的档案保管者，而是由被动变为主动，成为知识及信息资源的开发者和提供者”[6]26。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。先从服务文学馆内部做起，充分发挥局域网快速、便捷的优势，建立文学馆内网可视化应用服务平台，并逐步扩大应用范围，结合用户认证技术，在既合法合规又安全可靠的前提下考虑文学档案资源的公众服务等功能，使档案信息化发挥社会效能乃至经济效能。

总之，信息技术能够为文学馆提供更好的发展平台，在信息化建设过程中，一定要结合本馆的档案信息资源和实际业务情况，加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措，切实推进信息化建设进程，最终帮助文学馆在新的信息化发展阶段从“实体保管”转变为“知识服务”，以促进文化资源的网络化、全民化服务，满足广大用户的需求。