机关数字档案室建设研究

陶 冶

现代信息技术的推广应用，对社会各个方面都产生深刻影响，直接改变了人们学习、生活和生产方式，也推动了档案管理向数字化方向发展。数字档案室建设成为现代档案管理工作的有效载体，面对大数据技术的挑战与影响，必然要全面推进数字档案室建设，开辟机关档案管理新方向[1]。

一、数字档案室内涵和意义

1.数字档案室内涵界定。数字档案室，是机关单位履行自身职能过程中，对传统载体的档案资料，通过现代信息技术应用，对档案信息的采集和整理、存储与管理、查询与利用过程进行数字化处理，并进行档案信息共享[2]。作为现代信息背景中的档案管理方式的转型与升级，数字档案室也是机关现代数字档案建设和机关办公自动化联结的重要内容。与传统档案管理相比，数字档案室建设是在系统论指导下，改革和创新档案管理方式与手段，推动机关档案管理向系统化、信息化、智能化方向转变的重要路径。

2.数字档案室建设的作用。总体来看，机关数字档案室建设的作用主要体现在以下四个方面。

第一，机关数字档案室建设可以有效提高档案的安全性。传统档案的主要形态是纸质载体档案，虽然纸质档案原始资料不易修改，具有较高真实性，但由于纸质档案固有特性导致其内容易发生文字模糊、虫蛀毁坏、受潮发霉、标识不清、纸质老化等问题，从而给纸质档案造成不可逆转的毁坏，也容易给纸质档案利用带来很大问题，降低纸质档案的安全性。纸质档案在发生火灾等自然灾害或人为损坏情况的时候，由于缺少相应备份而很难复原。机关档案室的数字化建设，通过现代信息技术对档案资料进行数字化处理并保管，通过专门的档案管理系统对档案资料进行本地和异地双备份，即使遭受损坏，也可以对其进行及时恢复，从而确保档案资料的安全性。

第二，机关数字档案室建设可以有效提高档案管理水平。在开展机关数字档案室建设的时候，通过与机关原有的电子政务办公系统的连接，对电子政务办公系统中形成的电子文件资料进行直接存储，将其作为电子档案直接转入档案管理系统中形成数字档案，不仅提高了机关档案管理效率，而且也提高了机关档案资料的真实可靠性，有效减少了因为人工操作导致的错误率，提高了机关档案管理质量与水平。

第三，机关数字档案室建设可以有效实现各类档案整合。部分机关单位不仅有内设部门，有的机关单位还可能多处办公，下设的二级单位分布在不同地方。如果其每个二级单位或部门都设立档案室，对档案资料进行归档，则可能导致档案资料的重复问题，也不利于档案使用，容易导致档案资料的碎片化问题。通过数字档案室建设，机关单位可以对数据库进行统一管理，并对各个单位档案资料进行同类合并归档，从而实现档案资料的有效整合。

第四，在进行档案资料查询使用的时候，通过关键词检索，可以快速实现对档案资料的查询与利用，大大提高档案使用效率。通过授权就能实现远程查询，省却传统档案查询使用繁琐流程，同时省去档案归还时候的清点等繁琐流程。

二、机关数字档案室建设中存在的问题

近年来，机关单位对数字档案室建设给予了一定重视，并投入了相应资源推动建设，但由于思想认识、管理机制、素质能力等原因，导致机关数字档案室建设存在一些问题[3]，主要体现在以下几个方面。

1.对数字档案室建设重视程度不够。在开展数字档案室建设过程中，部分机关单位领导重视程度不够。一方面，一些机关单位领导认为数字档案室建设费时费力，而且建设成本也比较高，所以还是愿意采取传统的档案管理方式，短期来看省时省力。另一方面，有的机关档案管理人员对于数字档案室建设不够重视，档案管理理念比较保守，在档案管理工作中不愿意学习和使用新的信息技术，对于数字档案室建设不感兴趣。由于对数字档案室建设重视程度不足，导致数字档案室软件和硬件设施建设不配套，忽视数字档案内容建设，从而使数字档案室建设推进缓慢。甚至有的机关单位只重视传统载体档案数字化，但是对现有电子档案管理不够重视，也没有建立起有效的增量电子档案管理制度，从而导致大量的业务数据和电子文件未能及时保管；有的机关单位忽视了对业务档案的集成管理，部分档案利用只是停留在简单的档案查询等初始使用阶段，缺乏对档案资料数据的深度挖掘和集成。

2.机关档案管理人员现代信息素养与能力较低。机关数字化档案建设的推进，要求必须配备熟练掌握现代信息技术与能力的专业人员，特别是对于机关单位来说，其推进数字化档案建设的资金一般不会太多，人员信息化专业素质与技能不高，从而导致机关单位推进数字档案室建设数量不多。有的机关单位在人员编制紧张的时候，以业务人员配置为主要方向，缺少专职档案管理人员，只是由行政管理人员兼职担任，兼职档案人员身兼数职，不仅要做好档案管理工作，还要做好单位的行政管理、保密等岗位工作；有的机关单位设有专职档案管理人员，但往往是出于照顾因素，安排其他岗位上年龄较大、能力较弱人员从事档案管理工作，缺乏专业档案管理技能和专业信息素养，对于数字档案室建设更是无从谈起。总之，机关单位数字档案室建设由于缺乏专业人员和专业素养，导致其建设较为缓慢。

3.电子文件接收与归档的意识较弱。电子档案的接收和归档管理工作，与纸质档案资料相比，需要更加严格的管理技术手段和管理措施，而且大多数机关单位在繁重业务压力之下，对档案管理工作重视程度不够，抢抓强抓业务工作，从而使档案管理人员对于档案管理工作的业务要求在降低，未能对机关数字档案室建设的重要性给予充分认识，不能及时开展档案资料的归档工作，档案管理和服务意识较弱，不能严格执行机关档案管理要求，从而对机关数字档案室建设产生一定阻碍作用。

三、机关数字档案室建设的紧迫性

1.数字档案室建设是机关档案管理发展转型的必然要求。机关档案管理必然要从传统的纸质档案管理方式，向现代的电子档案管理模式进行转变，在档案存储方面，数字档案单套制度已经全面推开[4]。因此，要加强对机关档案管理的数字化转型，就要对各类档案进行统一管理，借助于现代信息技术推进数字档案室建设。如果对机关数字档案室建设重视程度不足，缺乏紧迫性认识，则可能会导致机关档案管理水平滞后，与上级档案管理部门、下级业务管理部门的档案管理系统对接难度较大，出现空档而无法推进机关档案管理工作。

2.数字档案室建设是机关单位推进电子办公的现实需要。当前单位的档案管理模式，大部分还是处于对实体档案进行归档、保管、使用和移交进馆阶段，其所使用的档案管理系统还是以传统纸质档案管理模式为主、电子档案管理系统为辅的阶段，与机关单位推进的“互联网+政务服务”下的政府服务跨区域、跨部门、跨层级的电子政务系统是相脱节的，从而给档案管理工作带来较大压力，对政务信息管理质量产生直接影响。随着新一轮政府深化改革目标任务的完成，机关单位办公信息化更是成为其重要工作。在机关单位办公系统自动化要求之下，机关档案管理数字化转型也是必然要求，最终与机关信息化建设进行协调配合，实现系统互联互通和资源的共享共用，而机关数字档案室建设就成为打通两个系统的重要方式。

四、机关数字档案室建设的推进策略

1.加大对机关数字档案室建设的重视程度。一定要把数字档案室建设提升到机关档案信息化建设的全局高度给予充分重视，特别是在数字档案室建设涉及部门众多、投资经费较大、建设周期较长和工作难度较大的时候，更是需要有机关单位领导给予大力支持。在推进机关数字档案室建设过程中，必须首先争取单位领导的高度重视，要重点加强对机关单位领导思想意识的宣传，使机关单位领导对机关数字档案室建设的重要性认识进行全面引导，要把机关数字档案室建设列入本单位重要工作事项，举全单位之力推进数字档案室建设工作，特别是在人员、资金、物资等方面给予大力支持，把机关数字档案室建设经费列入单位预算之中，为数字档案室建设做好充足资源保障和支持。

2.加大机关数字档案室建设资源投入。第一，机关数字档案室的建设，不仅需要投入相应的人力、物力与财力，而且也需要各个业务部门的配合与支持，在建设过程中还需要相关部门提供技术保障。因此，在开展机关数字档案室建设过程中，要积极向上级主管部门申请项目和资金支持，以项目推动机关数字档案室建设工作。第二，在开展数字档案室建设过程中，要积极与办公系统对接，积极开发电子文件接收和文件归档管理系统，完善机关电子文件管理制度与要求，解决电子文件数据割裂的问题，在数字档案室和办公系统中进行无缝对接。

3.加强机关部门之间的配合与支持。机关数字档案室建设作为一项系统工程，需要各个部门特别是业务部门的支持与配合，必须在推进建设过程中实行团队合作。机关财务部门可以为数字档案室建设提供相应的资金支持，信息技术部门可以为数字档案室建设提供技术支持，业务部门可以为数字档案室建设提供档案资料支持。如果只是档案管理部门在单打独斗，则推进数字档案室建设十分困难。因此，机关档案管理人员必须加强对数字档案室建设的宣传，加强与行政部门、技术部门、业务部门的主动沟通，提高单位领导重视程度，使他们能够为机关数字档案室建设提供支持。

4.加强机关档案管理人员素质与能力培训。加强机关数字档案室建设工作，是顺应大数据时代发展要求的重要举措，也是推进机关档案管理向“互联网+”方向转变的重要途径。在推进机关数字档案室建设中，必须积极发挥档案管理人员的作用，针对部分机关档案管理人员素质与能力水平不高的问题，要注意提升机关档案管理人员的专业技能和信息素养，对数字档案室建设中的档案管理人员能力作出明确要求，并与岗位职责相匹配。同时要建立人才培养和激励机制，加强机关档案管理人才队伍建设，特别是可以通过各类专业技能培训的开展，提高机关档案管理人员对数字档案室建设相关理论知识和技能素养的理解，提高其学习兴趣，提升其数字档案管理能力与水平。