文书档案管理工作的创新路径

桂云艳

摘要：现代化科技和网络技术日新月异，各公司也不断进行生产技术的革新，以及管理技术的创新研发。以文书档案管理工作为例，公司通过思想上提高文书档案管理工作的创新认识、行动上引进先进的信息化管理系统、实行精细化文书档案管理模式、提升档案管理人员综合素质水平等创新路径，不断优化和完善文书档案管理工作。将文书档案的价值充分惠及到公司内部各管理部门中，提高其工作效率和质量，进而提升公司整体经济效益和现代化发展水平。

关键词：文书档案管理;创新路径;信息化管理

文书档案涵盖的信息内容丰富，涉及指示命令、决策公告、请示批准、通知信函、会议记录、计划总结、简要汇报等公司行政管理内容。传统文书档案管理工作多为纸质文件或者统一保存的电脑文档，对文书档案的资源共享和智能检索功能开发不足，信息化管理系统的引进，使精细化管理模式更加精准和高效，以使其能够更好的服务于公司的发展和建设中。

1.文书档案管理工作的现状

1.1公司领导人对文书档案管理不够重视

以往文书档案管理的价值主要为文书档案信息内容的收集和保存，因此公司领导人对档案管理没有引起足够的重视或者过多的干预。直接的体现就是没有投入足够的资金、人力、物力等，用于文书档案管理模式的现代化建设，制约了文书档案管理工作的创新发展。究其原因是公司领导人没有充分发掘文书档案的价值，没有从思想上认识到文书档案对公司发展和经济效益提供的参考价值，最终使文书档案堆积蒙尘。

1.2档案管理模式过于陈旧

部分公司由于没有引进现代化档案管理系统，以及配备专业的档案管理人员等，造成档案管理模式过于陈旧，还处于人工操作的档案管理模式。不仅管理效率和质量较低，就连文书档案的资源共享和检索功能也较为落后缺失。特别是纸质文书档案文件在移交和存储的过程中，极易产生档案丢失或者破损等现象。不但管理人员的工作强度较大，文书档案信息资料的完整性也无法保障。进而使调档工作和存档工作的效率和质量都较低。

1.3管理人员综合素质水平较低

部分公司存在管理人员综合素质水平较低的现象，使其专业技能较低，无法保障文书档案管理的效率和质量。例如：部分公司没有招聘专业技能熟练的管理人员，制约了管理技术的创新发展;部分公司存在管理人员身兼多职的现象，使管理人员没有足够的精力从事文书档案管理工作，消极怠工、责任心不强的现象频发;部分公司从公司内部提拔管理人员，但并没有对其定期组织专业化技术培训，使其工作经验和管理技术皆不足，无法胜任文书档案管理工作的创新发展。因此管理人员的综合素质不仅需要拥有熟练的专业技能，还有以积极的工作状态，丰富的工作经验，良好的责任心，充沛的精力等，才能促进其在工作岗位上贡献更多的力量。

2.文书档案管理工作的创新路径

2.1思想上提高文书档案管理工作的创新认识

公司领导应从思想上充分认识到文书档案的价值，从行动上投入足夠的资金用于文书档案管理模式的现代化建设，购买专业的档案管理硬件设备和管理软件，同时招聘专业的档案管理人员，以提高档案管理的效率和质量。公司领导在提升自身思想认识的同时，还可以通过在公司内部普及文书档案价值和宣传档案资源共享的方法，提高全体员工的思想认识，使各部门都能充分认识到文书档案的重要性，以团结起来推动文书档案管理的创新发展。公司领导人应将文书档案管理工作积极参与到公司的发展和建设中，将其归类到日常管理内容中，重视文书档案管理模式的更新和创新，使其在优化自身管理性能的同时为各部门提供参考价值，进而提高公司的软实力。

2.2行动上引进先进的信息化管理系统

网络和科技的迅猛发展，使人工智能更多的应用在各行各业的管理模式中，以取代大部分传统的人工操作流程，降低管理人员的工作强度，优化文书档案管理的功能，进而提高文书档案管理的工作效率和质量。目前各公司常用的文书档案管理模式为，借助专业技术管理人员操作信息化管理系统，以实现档案管理的科学化、智能化、规范化等创新改良。信息化管理系统将计算机技术、文书档案管理模式、公司经营模式等充分融合创新，不仅提高了文书档案管理工作的现代化服务水平，也建立了多项档案管理功能，使其在档案信息检索和资源共享方面更加高效快捷并具有针对性。例如：信息化管理系统拥有智能检索和资源整合功能，通过输入关键字就可以查询不同档案属性中的关联信息，提高了文书档案管理的高效性，降低了管理人员翻阅查询相关档案资料的工作强度。

2.3实行精细化文书档案管理模式

信息化档案管理系统以计算机技术为核心，实行精细化文书档案管理模式。打破传统管理人员只能依靠自己统一管理文书档案文件的局限性，将文书档案管理的每一个工作环节都细化精分，实现了信息化管理系统宏观调控，各功能软件精细化管理的目标。特别是针对不同属性的文书档案，其精细化管理有助于保护文书档案内容的安全，加密和专用账号等措施，可以有效保障文书档案查阅的用户来源，使其保密性能更优良。例如：通过人脸识别、指纹认证、账号密码等身份识别功能，完成相关资质用户的文书档案查询和调取工作，用户可以在系统中随时随地自行查阅和调取档案资料，降低了管理人员的工作强度，以及节约了用户使用文书档案信息的时间。同时计算机技术设立了不断更新的防火墙系统，以应对病毒攻击等网络入侵行为，提高了文书档案管理的安全性。

2.4提升档案管理人员综合素质水平

面对部分公司存在的管理人员综合素质水平不足，制约文书档案管理的创新发展的问题，还应从以下几个方面提高管理人员的综合素质水平。首先招聘专业技术熟料的档案管理人员，以为公司注入新鲜的血液，促进公司文书档案管理模式的创新研发。其次加强公司原有管理人员的专业技术培训，定期组织信息化管理系统知识和技术的学习，弥补其专业技术上的缺失，使其跟上现代化技术的创新步伐，以提高自身操作信息化管理系统软件的能力。并定期开展工作经验交流会议，使新老员工能够取长补短，互相学习彼此的优势，进而使管理人员具有专业技术熟练、工作经验丰富、责任心强、工作态度积极等优异的综合素质。最后还要以赏罚分明的管理制度，落实岗位职责职能，监督和管理文书档案管理人员的工作能力。

结语：以往文书档案管理工作，并不受管理人员和公司领导的重视，究其原因主要还是文书档案的价值没有被充分发掘，随着网络和科技的飞速发展，各行各业的现代化管理模式改革被引起重视。文书档案管理工作紧跟时代，从硬件设备和工作技术上进行了创新改革，特别是信息化管理系统的引进，使文件档案管理工作更加精细化，不但降低了管理人员的工作强度，也是公司内部各部门充分利用文书档案的参考价值提升了工作效果，不仅带动了工作效率和提升了工作质量。

参考文献：

[1]刘春雪.信息化背景下文书档案管理工作的创新路径[J].科技资讯，2020，18;594（21）：22-23+26.

[2]季文洁.文书档案管理的特点及创新途径分析[J].长江丛刊，2020（18）.