信息化背景下会计档案管理的建设路径探讨

黄洁芳

摘要：随着现代科学技术的发展，档案管理的现代化和信息化已经成为不可逆转的大趋势。会计档案做为档案工作的主要门类之一，实现会计档案信息化势在必行。然而由于缺乏明确的保障机制、规范的建设标准、较高人员技能水平以及适配的风险防范机制，会计档案信息化建设质量并不高。本文从阐述新形势下推进会计档案管理改革的重要性入手，围绕推动档案管理保障机制、档案管理人才队伍建设、信息化建设规范化、信息化档案管理基础设施建设、网络安全五个层面，探讨了会计档案信息化管理的具体建设路径。

关键词：会计档案管理;信息化;建设路径

1 新形势下会计档案管理信息化的重要性

会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括计算机等电子设备形成的、传输和存储的电子会计档案。会计档案反映一个单位的管理水平，特别是在新形式、信息化背景下，会计档案管理的信息化程度，直接反映出一个单位的科学管理水平。

会计档案信息化，可以实现化繁为简。在传统的会计档案管理过程中，纸质的档案占据空间较大，整理繁琐，更重要的是很难进行快速查询和资源共享。会计档案信息化的实现可以有效解决这些问题。会计档案信息化的实现还可以实现信息备份，并且异地存储，减少各种灾害引发的档案灭失风险。会计档案管理信息化的实现，能大大减少档案管理人员的工作量，有效地提高工作效率。当今新形势下，会计档案管理信息化势在必行。

2 当前会计档案信息化建设存在的主要问题

2.1 档案管理保障机制

会计档案管理信息化似乎只和档案管理人员相关，没有形成档案管理人员和财务人员有效沟通的制度保障机制。虽然财务部门目前已经运用了部分信息化技术，但是管理模式和传统的模式没有实质性的区别。会计档案归档仍然是传统纸质档案。最终导致会计档案管理工作的信息化建设没有自己的明确目标。

2.2 档案信息完整性差

2016年1月，《会计档案管理办法》的实施标志着以数据为载体的档案管理模式成为主流趋势，然而部分单位未能面向新形势进行电算化会计档案管理与保护制度的编制，诸如电子文档、备份文件等数据形式经由软件升级后极易因版本不同引发数据丢失、无法使用等问题，加之不同经办人手中持有的会计资料文件未能实现统一归档与备份，进一步增加会计档案归档资料缺失的风险。

2.3 会计档案信息化标准不规范

早在很多年前就已经提出了了会计档案信息化这一概念，一些相关的部门也制订了规章制度，但由于一些单位管理工作跟不上，尚未形成完整规范的规章制度，因此会计档案信息化的理论与实践没有很好地融合。会计档案信息化工作缺乏标准规范、经验案例，就会使得财务工作人员在工作中较为随意，让工作的开展困难重重，甚至于有的工作人员法律意识浅薄，以至于造假，直接或间接地导致会计资料的失真，危害极其严重。目前的相关制度还不能满足现有的需要，比如企业评估，这是对企业的大检查，一旦企业没有完整严谨的会计档案管理检查制度，就会出现单位在发现问题时追溯会计信息时而无法查到相关的会计档案情况。

2.4 符合型人才不足

多数单位档案管理部門同时管理文书档案、会计档案、声像、实物档案、基建档案等多种门类档案。而会计档案对档案管理人员的要求相对较高，应具备一些会计常识。专职档案管理人员对会计知识的缺失，会导致会计档案特别是电子档案归档后，在会计软件使用等问题上不流畅，查询和利用率大大降低。符合型人才的不足，是阻碍会计档案信息化的关键因素之一。

2.5缺乏风险防范机制

在引入新型会计档案管理模式的背景下，还需警惕新的档案信息安全风险，诸如管理交叉、信息孤岛、网络风险等内外部影响因素均易增加会计档案管理的风险隐患，导致信息被窃取、篡改等问题的发生，影响到单位的财务安全与档案管理工作质量。

3 会计档案信息化管理中的建设路径分析

3.1建立明确的会计档案管理保障机制

会计档案信息化工作需要建立起明确的会计档案管理保障机制，使得档案管理人员和财务部门归档人员形成有效沟通，明确责任，无缝对接，为会计档案信息建设提供有效保障，建立起统一领导、分头协作的高效率的信息化管理系统。

3.2增强财务人员信息化意识

财务人员的传统思想需要改变，信息化意识要尽快增强，提高会计档案管理工作人员的对新技术利用的素质极其关键。首先，他们要具备基本的办公软件使用的能力，其次，要掌握档案管理信息化专业的技术，例如：数据库、音像、光盘刻录等技术。在具备了这些先进的技术的同时，还要善于运用这些技术，改变传统的工作方式。

3.3会计档案信息化建设规范化

俗话说“没有规矩，不成方圆”，会计档案管理信息化建设也需要进一步的规范。会计档案从形成阶段必须做到遵循财务管理相关制度，务必做到真实。在立卷归档阶段须严格按照《会计档案管理办法》以及档案信息化的相关规范。将会计档案信息化转型作为重要课题，依法推进会计档案信息化建设。

3.4注重会计档案管理信息化建设的基础设施

在基础设施方面，应该做到硬件设施、软件设施二者兼顾，任何其一都不得忽略，软硬件基础设施在信息化建设中至关重要。由于会计档案特殊性要求，办公自动化软件的配置需求相对较低，而档案管理信息化建设的基础设施相对较高，单位仍需要进一步提升硬件配置，加大资金投入，对管理设备进行更新换代，购置先进的信息设备，为会计档案信息化管理提供硬件支撑。档案管理信息化基础设施建设应达到安全、保密、稳定三个方面。因此，在基础设施方面要做到精益求精，从而推进会计档案管理信息化建设的进程。

3.5 加强网络安全管理

单位会计档案是记录单位经济活动的重要资料，如果发生丢失或损坏，会对单位带来巨大影响，所以，信息化背景下，单位需要加强网络安全管理，深入做好档案系统防风险、保安全的各项工作，依法构建档案安全体系。档案管理人员要树立科学的网络安全意识，按照要求和流程进行规范化操作，防止因人为原因导致电子会计档案出现损坏或丢失。档案管理部门要定期组织专业技术人员对计算机进行病毒、木马查杀，更新相关杀毒软件，严禁外部计算机访问内部网络。重视系统安全和信息管理，制定电子档案调阅制度，在单位内部加强档案安全宣传，促使全员树立网络安全意识。

4 结语

推动单位的可持续发展，必须做好会计档案管理工作，以此来为财务部门提供准确有效的信息服务，特别是随着信息化的高速发展，财务会计档案管理信息化建设也将逐渐成为的新型方向和必然趋势，利用信息化进行大数据处理、数据存储的功能正逐渐被大家认识。通过加强各有关部门人员的信息化意识，以信息技术为依托，落实好信息化建设流程，不仅能够提高工作效率，同时也利于财务管理。总而言之，在今后的工作中，应努力综合各个方面的资源，统筹兼备，从而为单位会计档案工作的信息化打开方便之门，促使单位会计档案工作登上新台阶，以此提高工作效率和工作质量，促进单位往更稳定、更健康的方向发展。

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