新形势下如何做好农业科研档案的收集和归档

陈江燕，刘美彤，艾婷婷，孟泰舟

(1.辽宁省农业科学院，辽宁 沈阳 110161； 2.辽宁省沙地治理与利用研究所，辽宁 阜新 123000；3.盘锦市绿色发展服务中心，辽宁 盘锦 124010)

档案工作是一个单位整体工作的一部分，是各项管理工作的基础，档案作为单位重要活动的原始凭证，其作用不容忽视。科研档案是科技档案中的重要门类，是科学研究各阶段进展情况的重要载体和存在的一种体现形式。科学技术是第一生产力，社会发展必须依靠科技的力量[1]。农业科研档案是农业科学技术的历史积累和基础资源，对农业研究、科技成果转化、乡村振兴和促进农业生产发展，都具有重要的现实意义，做好农业科研档案工作是科研工作的重点任务。国家档案局于2020年发布的《科学技术研究档案管理办法》，不仅强调了科研档案的重要性，同时对科研档案的归档范围做了进一步明确。

目前，有的省份农业科研单位的科研档案总体做得还不够细致和规范。根据实地调研并结合实体档案库存情况，发现主要存在有档不归、归档不及时、档案缺失等主要问题。笔者根据多年的科研管理和档案管理经验对存在的问题进行了归纳、分析和总结，并提出一些具体建议，以期能规范科研档案的归档工作。

1 存在的问题

1.1 档案意识不强，对档案工作重视程度不够

档案工作是单位整体工作的重要组成部分，但一些单位对档案工作重视程度不够，没有完全将档案工作做到“三纳入”工作计划中，在具体操作中没有执行“四同步”工作原则，主观上忽视国家对档案管理的总体要求。一是认为档案工作可以缓慢推进，与其他工作相提并论时，把档案工作排在最后。二是不关注档案工作总体进展情况，更不了解信息时代档案管理员的工作内容和工作量，从而出现档案管理人员配备不齐全的现象。三是档案工作虽然涉及到单位每个部门，是单位整体工作内容，但科研单位档案室绝大多数都是挂靠在某个部门之内，档案员除了做好常规档案管理外，没有能力协调与其他部门的关系。

1.2 重视科研成果产出，忽视科研档案管理

科研管理注重目标管理，有些单位只重视成果的产出，忽视科研的过程管理和科研档案的形成、收集工作[2]。比如，多数科技人员关心课题验收、奖励获得、论文发表、专利申报等科研成果，对在研究过程中科技材料的归档范围和归档方法都不知情，虽然内部有科研档案管理办法，但是科技人员却很少主动学习相关知识。科研管理者导向的偏颇，也是导致科技人员科研档案不归或是漏归的原因之一。

1.3 归档随意性强，缺少奖罚机制

一般情况，科研管理部门人员负责本单位的科研管理档案的收集和归档工作，而课题主持人负责科研档案的立卷和归档工作[3]。科研档案归档范围包括申报立项、实验研究、中期评估和验收过程中形成的文字、图表、音像等材料，待课题完成后将课题所有材料移交到档案室进行立卷归档。国家虽然有文件要求，但在单位的档案管理工作中，有些条款却没有认真执行，没有真正落实。档案管理没有约束机制或机制不健全，档案管理部门没任何权力去约束他人，最后也只能不了了之，造成档案工作的各种问题。例如，有的科研管理人员把连续几年的科研材料私自丢弃；科研课题材料在归档范围内却没有主动提交，档案管理人催要也不归档；有的即使归档也是不齐全的材料。这些人为因素导致科研档案材料的缺失和不完整，没有人去追究其责任，也没有影响个人的职称晋级和考核结果。

1.4 科研档案管理环节缺失

国家档案局2020年11月发布的国家档案局十五号令《科学技术研究档案管理规定》中提到，科研课题在立项、实验、评价、验收阶段都应由档案管理人员对科研档案进行监督和指导。但工作中，很多档案管理人员并没有参与单位科研项目验收这一重要环节。档案管理人员对年度在研项目数量、验收项目数量和验收时间等科研课题总体运行情况都不掌握。档案管理部门和科研管理部门各自为政，配合度不高，脱节现象比较严重。特别是在2001年以后，一些省份的科技主管部门取消了课题鉴定评价，而课题验收对科研档案没有强制要求，课题组验收前不主动到档案室报备，验收会现场没有档案专家，缺少科研档案查验这一环节，验收现场汇报的材料里提到档案材料齐全也成了空话和套话。项目验收前脱离了档案管理人员的监管，归档的科研档案也就很难齐全、完整和准确。

1.5 停留在纸质档案收集层面，档案完整性较差

纸质档案是最能体现原始记录的记载方式，大多数单位还停留在纸质档案的收集和整理上。在信息时代，科研管理网络办公系统和平台很多，比如课题的申报和结题、成果入库、科技查新等工作都是利用网络，在电脑上操作完成的。但科技管理系统与单位档案管理系统没有转接口，档案管理部门无法获取上报的电子文件材料。如果科研人员对科技管理平台提交的科技文件材料不进行下载、移交，那么科研档案就只能停留在传统档案收集，无法保证科研档案完整、齐全、系统。

2 对策与建议

2.1 科研档案工作真正列入科研管理工作

科研档案是科研工作的真实资料，是科研管理工作的一部分，科研单位不能只重视科研工作而忽视科研材料的管理工作[4]。科研单位应以国家对档案管理人员“三纳入”、档案工作“四同步”的要求为指导思想，课题立项与科研档案归档要求同步，以保障实验阶段、绩效评价、成果报奖、推广等过程中形成的材料全部归档。课题阶段检查时要检查科研材料形成情况，课题验收时应有单位档案管理员参加，如果档案材料不齐全将不能通过验收和报奖。

2.2 加强多方位宣传，筑牢档案人人有责的意识

加强档案法和国家档案局十五号令《科学技术研究档案管理规定》的宣传，筑牢档案人人有责的意识。一是通过档案法挂图或是网站发布滚动字幕及动态图片形式，对档案的重要性进行宣传。二是通过举办档案培训班或是微信、QQ工作群向科研人员普及科研档案的工作属性和业务范围。三是转载国家档案局或是省档案局档案工作规范性标准分享给科研人员，让大家掌握科研档案整理和立卷时应注意的事项和要点。通过多角度全方位的宣传，科研人员归档意识会得到明显提高。

2.3 履清职责，保障科研档案工作有序开展

国家档案局十五号令《科学技术研究档案管理规定》细化了科研档案归档的几个关键时间节点，并在国家层面明确了归档范围，为各单位科研档案归档提供了执行依据。科研单位应将科研档案工作纳入单位年度重点工作来抓，科研管理部门负责科研管理档案的归档工作，科研管理人员要改变观念，从只重视科研成果数字管理同步重视科研档案。各课题的兼职档案员负责科研课题档案的收集、立卷和归档工作。科研管理部门年初把年度课题计划表和计划验收的项目表报送给档案管理部门，档案部门及时了解科研课题整体工作并给予档案工作方面的指导。一是在项目立项成功后要及时给予档案指导，提出科研档案归档的要求，保证归档规范。二是课题研究进展中要检查科研档案形成的情况，保证档案材料真实有效。三是课题验收前要对课题档案进行完整性和真实性、准确性检查，科研管理部门和档案管理部门相互配合，保证科研档案的规范化、完整化、系统化。

2.4 建立科研档案监管机制

建立科研档案监管机制，使科研档案的被动归档转变为主动归档[5]。监管机制由科研单位的综合档案管理、科研管理和人事教育等相关部门共同监管科研档案归档情况。一是课题结题或验收时，如果科研档案不齐全，科研管理部门将不能让其进入结题或是验收环节。二是课题报奖或申请立项时，如果课题主持人有未归档的科研档案材料，将不能再次申报项目或报奖。三是将科研档案工作纳入单位考核机制，课题主持人职称晋级和考核评价时，如果存在科研档案缺失、未归档、不齐全等现象，将不能正常晋级和评优。

2.5 纸质档案与电子档案同时并存

当前已是信息社会、大数据时代，国家正在大力进行档案数字化建设，但是纸质档案与电子档案在很长一段时间都将同时并存、互补。比如调查薄，是科研人员试验数据的第一手材料，也是重要的原始记录，必须要进行纸质保存。而科研管理类的档案材料，比如合同和验收材料等，在档案管理软件里先建立科研档案分级目录，库存实体档案要进行数字化扫描、格式转换，在软件中进行有效挂接后提供利用，这样可以方便科研人员随时查询。通过科研管理平台或是系统申报的课题材料，如果与档案管理软件端口不能兼容，科研管理部门就主动将上传文档导出，做好目录清单后，将有效读取格式的电子文件移交档案管理部门进行归档。

档案工作是一个单位的重要工作内容，科研档案更是科研单位档案工作中的重要部分之一。它不仅是单位科研活动历程的原始记录，同时也是单位科研发展水平和综合管理能力的体现。我们应重视农业科研档案的收集与管理，规范科研档案立卷程序，保障科研档案完整，为单位科技创新事业提供服务，更好地促进农业科研事业的发展。