大数据下的事业单位人力资源档案管理创新

刘福江

[摘 要]文章强调了事业单位人力资源档案管理的必要性以及大数据下事业单位创新人力资源档案管理的重要价值，结合青岛市城阳区夏庄街道经济发展中心的工作实践经验，提出了优化调整档案管理机制、持续强化管理的信息化建设、更新管理思想与方式、组建优质的管理人才团队、搭建人力资源档案数据库这些大数据下事业单位人力资源档案管理工作的优化策略。

[关键词]大数据;事业单位;人力资源档案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32.191

全面深化改革的深入推行促使事业单位人力资源及其档案管理制度建设的复杂程度进一步加剧，需要予以重视。特别是在大数据背景下，必須要对人力资源档案管理工作进行优化和创新。对于人力资源档案而言，其中主要记录与个人相关的职业情况，比如入职背景、岗位设定以及工作概况等，是事业单位进行人事安排以及岗位调动的主要参考信息。因此，大数据时代下对事业单位人力资源档案管理开展创新具有极高的现实价值。

1 事业单位人力资源档案管理的必要性分析

人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督和评价人才的重要基础，是维护人才合法权益的重要依据。事业单位干部人事档案与事业单位工作人员的工资、职称、晋级、退休、养老等息息相关[1]。加强事业单位干部人事档案管理，可以有效杜绝一些违规现象的发生，从源头上阻止因年龄、工龄造成的一些违规违纪行为，有利于营造公平、公正的工作关系，有利于维护事业单位干部职工的切身利益。能够看出，在事业单位内开展人力资源档案管理工作具有极高的现实价值，且在新的社会背景下，管理工作模式需要落实进一步的优化创新，实现与时俱进。

2 大数据下事业单位创新人力资源档案管理的重要价值分析

第一，推动传统档案管理模式优化。在传统的人力资源档案管理工作中，存在着工作效率效果偏低的问题，且难以实现档案资料的随时调取。而在其中引入大数据技术、信息技术就能够避免上述问题的发生，实现人力资源档案管理工作模式的优化创新。同时，由于在基于大数据技术的人力资源档案管理工作中更多的应用了电子档案，所以档案资料损坏现象得到明显的缓解。此时，事业单位可以结合其现实情况与需求，形成新的、针对性更强的、可行性更高的人力资源档案管理工作模式，也促进了档案资源安全水平的进一步提升。

第二，提升档案管理人员工作效率。依托大数据技术、信息技术的应用，很多需要人为操作的项目均可以由计算机系统完成，如档案完整性分析、归档、调取等，促进了人力资源档案管理工作效率的提高。

3 大数据下事业单位人力资源档案管理工作的优化策略探究

3.1 优化调整档案管理机制

在大数据背景下，需要构建起现代化的档案管理制度，促进事业单位人力资源档案管理工作不断向着标准化、信息化的方向发展。实践中，应当着重完成以下四项工作：其一，持续强化对事业单位人力资源档案保管空间管理的制度建设。实践中，要求重点落实对人力资源纸质档案存储空间温度与湿度的调控，并结合管理制度的优化建设以及奖惩制度，避免相应空间内出现明火或是发生虫霉等问题，依托环境安全维护人力资源档案的安全。其二，借助先进技术手段，尽可能对已经出现损坏的档案实施修复。其三，充分发挥出信息技术的优势，在大数据理念的指导下，积极推动事业单位对人力资源档案管理工作开展信息化建设，依托计算机系统、信息技术等对人力资源档案管理工作模式进行优化调整。其四，关注档案数据库的搭建以及档案信息资源安全性的维护，在引入数据安全防护技术（如身份认证技术、权限设置技术、防火墙技术等）的基础上，搭建系统回访机制，防止人力资源档案信息丢失、泄露或是遭受恶意篡改[2]。

与此同时，还应当进一步优化调整事业单位人力资源档案管理的制度，着重参考中共中央办公厅发布的《干部人事档案工作条例》，对人事档案的归档要求、人事档案管理内容及审核要求、人事档案材料的收集归档范围的规定和分类方案、人事档案的调转及手续、人事档案管理存在的问题与对策、流动人员档案管理方法实施优化调整。为了进一步提升相关管理人员的工作积极性，还需要搭建起责任制度、考核制度，对管理人员的工作成效、标准情况进行管理与约束，确保人力资源档案管理制度在事业单位内得到切实落实。

3.2 持续强化管理的信息化建设

信息化建设是大数据时代背景下事业单位人力资源管理工作创新发展的必然趋势。实践中，需要坚持以问题为导向，在认真总结分析以往传统档案管理中存在弊端的基础上，大力推进人事档案信息化建设，破解人事档案在硬件建设、应用系统建设、数据库建设、局域网站建设和人才培养等方面的难题，在实现人事档案管理的规范化、科学化方面取得较大进展。相对应的，还要进一步强化软硬件设备的配置。在青岛市城阳区夏庄街道的档案管理信息化建设实践中，配齐配强档案股软硬件设备：硬件方面，配备服务器、计算机、高清扫描仪、平板扫描仪、打印机;软件方面，投入使用人事档案管理信息系统软件，构建档案信息系统局域网，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化，推动人力资源档案管理工作的升级。

3.3 更新管理思想与方式

3.3.1 人力资源档案管理思想的更新

在大数据时代背景下，事业单位在开展人力资源档案管理工作中必须要树立起新的管理思想，认识到大数据技术对人力资源档案管理工作的影响。实践中，要求相关管理人员可以利用大数据思维对当前事业单位内人力资源档案管理工作的现存问题以及单位内的人力资源需求现状进行分析，以此为事业单位人力资源管理工作的调整提供参考。同时，要依托大数据理念，结合事业单位的发展特征，制定出更为科学合理的人力资源发展规划，为事业单位人才招聘活动的开展提供支持。

3.3.2 人力资源档案管理方式的更新

为了不断提升人力资源档案管理工作科学化、规范化、信息化水平，需要事业单位对人力资源档案进行集中化管理。在此过程中，应当搭建起人力资源档案管理中心，保证满足未来30年人力资源档案存放、管理工作。需要在档案室配备智能密集架以及防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等十防设施。严格按照国家标准配备档案查借阅系统，实行进出库痕迹管理和一人一码管理，实行档案查借阅预约等制度，建立人力资源档案信息管理微信群，提高档案管理水平和能力。要切实落实档案分类管理模式，定岗定责，提高档案日常管理效率。

另外，应当定期对区域内的人力资源档案信息开展全面的审查与复核。实践中，青岛市城阳区夏庄街道经济发展中心对现存的人力资源档案开展全面梳理，对照人才的身份信息，进一步补充完善个人基本信息表，对现有人力资源档案逐份核实甄别，及时修订逻辑错误和不实信息，确保单位内人力资源档案的完整性和规范性。

3.4 组建优质的管理人才团队

人力资源档案是一种重要的信息资源，管好用好人力资源档案，对人才资源开发起着重要作用，因此必须要提高认识，在新的时期加大力度管理好人力资源档案，充分发挥其作用。在实际的管理工作中，需要组建起优质的、高素养的管理人才队伍。为了实现这一目标，需要定期开展管理人才培训，此时，要求相关管理工作人员重点把控以下三项要求：一是提高站位，增强做好事业单位人事档案管理工作的责任感、紧迫感;二是抓住重点，明确培训目标和主要内容;三是研学结合，以扎实的作风确保培训工作取得实效。对于专业培训而言，其不仅是自身“充电”提高的良好机会，也是考察检验个人综合素质的一个途径。在培训过程中，参训人员要实现理论联系实际，努力在学习中汲取营养，在学习中体验感悟，在学习中共同进步，为事业单位人事档案管理工作再上新台阶做出积极努力。

在实际的培训过程中，除了要强化人力资源档案管理人员的专业素养之外，还要引导其加大对时政热点的关注与学习力度。对于档案管理工作而言，其工作性质兼具政策性和业务性，强化档案管理的基础应该聚焦于对工作人员的思想观念上，所以应重视强化工作人员的思想意识[3]，依托相关工作人员个人素养以及职业素养的提升促进事业单位人力资源档案管理工作的升级。

3.5 搭建人力资源档案数据库

结合前文的分析能够了解到，在大数据理念的指导下，必须要积极推动事业单位对人力资源档案管理工作开展信息化建设，并结合事业单位的现实需求以及实际情况，组建人力资源档案数据库。在此过程中，需要将事业单位中原有的纸质人力资源档案全部数字化，转变为电子档案，并统一保存于数字化系统内。实践中，为了降低转化工作的实际工作量，并保证档案数字化的准确性，可以使用扫描的方式将纸质文档直接以图片的形式转录于数字化系统内，以此为基础构建起人力资源档案数据库，为事业单位人力资源档案管理工作的数字化、信息化建设提供支持。与此同时，不应当完全抛弃纸质档案，需要对纸质档案的出入库情况开展监管，防止纸质档案的遗失，为人力资源电子档案的管理与使用提供“保险”。

在此基础上，还应当对人力资源档案数据库中的内容进行实时性更新，避免其中保存信息存在滞后性，提升信息资源的时效性以及准确性，防止人力资源档案信息化建设以及相应数据库的构建流于形式，并从源头上规避档案内容随意修改的问题发生，达到降低人力资源档案管理工作风险的效果，促使事业单位的档案管理工作不断向着规范化、标准化的方向发展。

4 总结

综上所述，大数据时代下对事业单位人力资源档案管理开展创新具有极高的现实价值。通过优化调整档案管理机制、持续强化管理的信息化建设、更新管理思想与方式、组建优质的管理人才团队、搭建人力资源档案数据库，促进了人力资源档案管理工作效率效果的提升，推动了事业单位人力资源档案管理工作的升级。

参考文献：

[1]火星.大数据环境下的事业单位人力资源管理研究[J].现代经济信息，2020（13）：33-34.

[2]周瑞廷.人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（5）：193-194.

[3]张彤.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2019（10）：170，190.

[4]潘筱雨.事業单位创新人事档案管理水平的探索[J].中国市场，2020（17）：195-196.