基于远程财务报账对县支行年终决算工作的思考

[摘 要]远程财务报账凭借计算机网络技术和网络财务系统实现远距离的数据传输及会计信息资源的共享，极大地提高了报账和财务核算的效率，但也存在影响财务核算进程的问题。文章从当前县支行远程财务报账发展情况出发，结合年终决算期间报账工作经验，提出以促进远程报账工作开展的工作思路。

[关键词]远程财务报账;县支行;年终决算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.32.189

1 县支行远程财务报账相关概念

1.1 县支行远程财务报账定义

县支行远程财务报账，是指县支行通过业务网传输记账凭证、原始凭证、财务收支报账表、科目余额表等电子影像资料给管辖行，管辖行远程在线审核后，填写审核意见，对审核无误的财务凭证予以核销，并填制中央银行会计集中核算系统（ACS）转账凭证，交营业部门办理资金汇划;对不予核销的凭证，管辖行应填制相关通知书并反馈至县支行，待县支行纠正不当开支并调整相关账务后，重新进行审核，待审核无误后的财务凭证予以核销并办理资金汇划。其中，县支行应根据每个月实际财务支出情况，及时将电子影像资料报送管辖行进行审核，提高财务报账审核效率整理自《中国人民银行南京分行办公室关于推广县支行远程财务报账的通知》（南银办〔2020〕56号）。。

1.2 推行县支行远程财务报账的背景

县支行财务报销过程环节烦琐，一般需要经过票据整理、手工填单、领导审批、财务审核、出纳结算、财务记账、凭证打印、管辖行审核报账等若干流程，任一环节出错都会影响报销进程。特别是管辖行现场集中审核报销材料环节，审核人员如果发现问题，则要退回凭证交由县支行报账人员进行账务调整后，审核无误再予以核销报账。再加上部分县支行往返管辖行的时间、空间成本较高，特别是在财务年终决算工作期间，县支行还要完成预算指标分配、记账及调账等账务处理，如何解决因时间空间及其他问题带来的县支行财务报销工作效率较低的问题成为当务之急。

1.3 县支行远程财务报账的优点

1.3.1 打破物理位置限制，实现网络办公流程

基于疫情防控“人传人”的空间距离要求，为做好疫情防控与正常财务报账工作两不误，远程财务报账工作模式成为疫情之下各单位的现实选择。在远程财务报账模式下，县支行报账人员与管辖行审核人员之间的物理空间距离演变为鼠标距离，县支行报账人员不用远距离、大跨度集中至管辖行进行现场财务报账，而是可以根据报账情况，及时将财务报账影像资料通过业务网传输至管辖行进行审核，实现安全、高效的“非面对面”网络办公模式。

1.3.2 加强财务管控能力，实现会计信息共享

相较于之前的传统现场报账工作模式，管辖行对各县支行的成本费用只能在每月月末集中审核原始凭证时，了解其具体开支情况，无法实时知晓各县支行各项成本费用的使用情况。而远程财务报账工作模式的运用，使得管辖行对县支行的成本费用控制从事后提前到事中，管辖行可以及时查阅县支行的报销凭证，并了解任意会计科目的核算情况，提高了财务管控的时效性，确保了会计核算的准确性，加强了管辖行对县支行会计核算的管控能力，真正实现了会计信息数据共享。

1.3.3 节约有关管理开支，缩短报销时间跨度

针对部分县支行离管辖行较远的情况，在传统现场报账工作模式下，各县支行每月需花费0.5～1天时间集中前往管辖行完成财务报账工作。而远程报账可以减少县支行的出差频率，省去了城市间往返的时间和费用，节约差旅费等管理开支。县支行也可以根据自身每月报销工作情况，利用自己的零碎时间完成纸质凭证的扫描、传输工作，而管辖行审核人员也可以根据自身工作情况真正选择时间、选择时机来审核报销材料，大大缩短了报销审批的时间跨度，避免由于时间紧张不能仔细审阅报销材料所导致的内控风险。

2 县支行远程财务报账实施中存在的问题

2.1 沟通交流不便，加大凭证审核难度

实行远程报账以后，管辖行需要在线审核县支行通过业务网传输的财务报账影像资料，对于存疑的经济业务事项，管辖行审核人员只能通过语音、文字等方式与县支行工作人员进行了解沟通。与面对面交流相比，管辖行审核人员无法详细了解县支行的实际情况，很多原来能够现场沟通解释的问题通过电话等方式，可能会占用时间，对县支行报账的单据往往关注单据是否合法有效、内容是否完整规范、审批手續是否完全、科目列支是否正确等合法性、合规性方面，对开支的真实性审核受到一定的限制，加大了审核的难度。

2.2 报销工作链条延伸，加大工作负担

在远程财务报账模式下，县支行员工仍旧需要将实体票据、发票等纸质资料交由财务部门审核，县支行财务报账人员在审核无误后，再逐一对记账凭证、原始凭证等财务报销资料通过扫描仪或者高配仪进行扫描、传输、保管。除了纸质附件外，等同于县支行报账人员增加了一个纸质凭证扫描以及电子凭证的保管、归档、注销环节，且报销资料纸张大小不一，报账人员无法只利用扫描仪完成纸质凭证扫描工作，还需要搭配高配仪或者单独使用高配仪，进行纸质凭证的拍照和格式转换，造成报账人员扫描工作量大幅增加。

2.3 电子数据保存较难，加大信息失真风险

启用远程财务报账后，会计档案保管方面，采取电子影像件与纸质资料共存的方式。传统现场报账模式下，所有的账簿、凭证、报表均以实实在在可以触摸的纸张上;而在远程报账模式下，额外增加了电子会计信息的存储、保管、移交等环节，电子会计数据直接存储在计算机里，并通过刻录到光盘等形式进行会计档案的移交、保管。一方面，电子会计信息能不留痕迹地被修改、删除;另一方面，光盘等介质极易受到损坏，一旦受损难以修复，加大了数字化会计信息损坏或丢失的风险。

2.4 电子化程度不够，尚未实现全流程报销体系

当前县支行尚未实现真正意义上的远程网上报销，仅仅实现了报销单据的电子审核，会计信息的审核、处理均需要手工核算，并未实现覆盖从报账单据填写与提交、报销单据审批、报销单据审核等报销全流程的网络化信息处理体系。

3 实例探讨——以年终决算为例

3.1 新情况

第一，实施县支行年末预算项目库备案。12月21日至25日期间，县支行根据自身已开票未付款项目、可开票常态化支出项目、可开票一次性支出项目，结合项目的轻重缓急次序做好项目排序，并于25日将未报账费用、掛账费用、储备项目报管辖行审核。管辖行于12月26日至27日对县支行上报的项目库进行审核。在指标下达后，县支行在管辖行审核通过的范围内按照先挂账费用、后储备项目的次序依次进行账务处理。管辖行在审核预算执行数、列支科目后，实施远程财务报账。

第二，记账、付款次序发生变化。由于会计综合业务系统（以下简称AIIS）财务模块登账操作是逐笔进行指标控制的，可能存在个别支出项目虽整体未超指标，但因账务记账的顺序问题，个别凭证会被系统指标控制功能阻碍不予登账。若遇年末指标下达时间晚、调账笔数较多、财务人员不熟悉系统操作，则极易造成账务混乱。为此，人行南京分行决定在全辖推广实施先记账后付款，提前进行费用指标的控制，以免出现年末大量调账、账务混乱的情况。

第三，单独使用新系统完成财务报账。2020年在做好11月收尾工作的基础上，自12月1日起，停止在财务综合管理系统（以下简称FIMS）进行账务处理，全面使用AIIS财务模块开展财务核算、登记银行存款日记账和现金日记账、编制打印账表等工作。

3.2 12月报账流程说明

本文以县支行12月第1次财务报账流程为例做介绍。因年末各项工作均已进入收尾阶段，报销事项较多，12月财务报账分两次进行，第1次报账时间为12月21日，第2次报账时间为12月31日。一是报销人员填写费用支出报销单，并附财务规范要求粘贴的原始票据、预算审批单或签报或党组记录，按审批程序审批后送交财务人员办理报销业务;二是财务人员对报销票据的真实性、合法性和有效性进行核实，在履行审核原始单据和审批手续后，登录AIIS系统进行财务记账，对于在核批指标范围内的报账资料在记账后交由出纳人员，对于已超核批指标的报销资料则按照项目轻重缓急顺序进行项目库备案;三是出纳人员登录企业网银系统完成转账支付，及时登记现金日记账、银行存款日记账，并定期至银行打印回单，随同报销资料传递至报账人员;四是报账人员打印出记账凭证后，连同原始的报销资料扫描后并传输至管辖行审核人员，管辖行审核人员在报账前完成资料审核，对审核无误的财务凭证予以核销，对不予核销的凭证，待县支行报账人员纠正不当开支并调整相关账务后，重新进行审核，待审核无误后办理资金汇划;五是管辖行审核人员在收到县支行提交的经费报账审批表后，填制中央银行会计集中核算系统（ACS）转账凭证，交营业部门办理资金汇划。

3.3 加强远程报账的工作思路

3.3.1 构建财务远程报账系统

应当充分利用信息管理技术和网络技术，构建集财务报销单据填写与提交电子化、会计凭证接收及审核电子化等为一体的财务远程报账系统。通过该远程报账系统，报销人员将相关单据上传后，由经费审批负责人进行电子审签，审批手续完成后，所有电子资料可自动上传至财务部门，财务部门审核人员在线审核，对于审核中发现的问题及时反馈至报销人员，让报销人员补充完成，审核通过后传回，报销人员打印出审核通过的报销单据，整理粘贴好原始凭证，交至财务部门。县支行财务报账人员定期从该系统导出相关电子会计资料，提交至管辖行进行审核，在报销资料审核无误后进行财务核销，从根本上解决财务报账等待时间长、报销资料扫描工作量大等现实问题，提高财务管理水平和服务效率，创新财务管理模式。

3.3.2 实施定期备份制度

县支行财务部门应建立会计数据定期备份制度，明确备份范围、频率、方法、责任人、存放介质等内容，比如，实行双份备份，防止意外事故发生后数据备份被破坏。

3.3.3 提高经费控制手段

可采用项目库审批制度，对县支行的审批权限规定一定的额度，超过额度的项目开支需预先由管辖行的审核人员对其进行审核、确认，再由县支行履行审批手续，使管辖行对县支行的监督从事后提前到事前，充分发挥会计监督职能。其中，对于经常使用、发生频率较高的项目支出建议可履行一次性报备手续，待到后期支出时可直接按照指标控制进度序时列支。

参考文献：

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[3]雷惠强.财务远程报账系统的构建与应用[J].财会学习，2016（21）：33-34.

[作者简介]陈铭（1994—），女，回族，安徽芜湖人，硕士研究生，经济师，研究方向：经济金融。