高职院校档案信息化建设体系研究

徐 磊

(天津机电职业技术学院，天津 300350)

高职院校档案是学校在党政管理，教育教学，科学研究和技能培训等活动中形成的，以文件、声像、实物形式存在的具有保存和查考价值的记录。档案是学校活动的历史痕迹，对学校发展具有重要指导意义，也是社会评估学校各项工作的重要参考。随着信息时代的到来，各项工作形成的电子文件越来越多，传统载体档案的数字化数量巨大，档案工作正逐步从传统实体管理向信息化管理过度。目前，高职院校普遍推进数字化校园建设，计算机等多媒体设备、数字化管理应用软件及信息网络建设等配套服务水平显著提升，客观上推动了档案信息化工作。充分利用信息技术，加强档案信息化管理和增强服务意识，为利用者提高便捷优质服务，成为高职院校开展档案工作研究的重点任务。

一、档案管理信息化的必要性和可行性

(一)必要性

1.纸质档案不易保存

以纸质材料为载体进行信息保存的档案，易受保存环境的影响。首先随着时间的推移，纸张材料会逐渐泛黄，出现变脆粉化的现象，特别是许多珍贵的档案资料，年代都比较久远，保存起来特别不容易，同时给档案的修复造成了非常大的压力。其次，比较多的高职院校发展历程中都经历了众多变迁，纸质档案资料在转运过程中也容易丢失、破损，不易保存，影响了档案管理的工作质量。再者，在对纸质等载体档案进行加工过程中，有时因为人为失误造成档案资料整理混乱，造成档案的管理不规范，从而难以发挥档案的服务作用。

2.纸质档案利用效率低

以纸质材料为载体进行信息保存的档案，管理方式相对落后，不论是档案的收集、加工、整理等管理过程，还是档案的查询、借阅等开放利用过程，工作程序比较烦琐，导致档案管理和利用效率不高。随着国家对职业教育越来越重视，高职院校的发展迎来了前所未有的机遇，发展过程中产生的档案数量也大幅度增加，对档案的利用率也越来越高，传统的纸质档案管理模式越来越不符合时代要求，满足不了学校发展的需要，同时给档案工作人员带了空前的工作压力。

3.电子文件等信息资源的爆炸性增长

随着校园信息化建设的深入，高职院校日常办公，教学科研等活动产生的越来越多的电子文件，并通过数字化方式进行传递，这与以纸质形式归档产生了冲突。另外信息资源在高职院校的教育资源中占据越来越重要的地位，特别是2020年新冠疫情期间，教育工作实行“停课不停学”，居家办公教学，以互联网平台为载体产生了大量的信息资源。信息化的时代背景下，数据信息资源爆炸性的增长，对高职院校档案管理工作提出了全新的挑战。

(二)可行性

1.档案管理信息化重视程度增加

随着2020年6月《中华人民共和国档案法》的修订实施，国家治理体系和治理能力的现代化和法治化进一步强化，高职院校对档案的重要性有了更为准确和深刻的认识。档案部门地位得到提升，档案管理投入增加，档案人员素质增强，特别是《档案法》中增加档案信息化建设的规定，鼓励推进电子档案管理信息系统建设，明确具有法律效力的电子档案可以以电子形式作为凭证使用，加速了高职院校档案信息化建设进度。

2.信息技术应用效果凸显

信息时代，人工智能、大数据、云计算等信息技术的应用为档案管理的高质量发展提供了可能。计算机、磁盘列阵搭建了档案存储的平台，减少占地面积，有效解决了纸质档案保管问题；扫描、缩微等数据转换技术实现了纸质档案向数字档案的转化；网络编辑技术方便了档案信息编研，管理软件的应用提高了档案的收集、整理效率，规范了加工、统计流程，严格了保存和访问控制；利用互联网搜索引擎技术进行目录检索、原文预览、信息发布、网上展览等，大大提升了档案的利用率。另外信息技术也大大加速了档案信息传递速度，备份功能也加强了档案信息的安全性。

3.档案管理人员素质提升

近年来，职业教育的快速发展大大提升了高职院校的入职门槛，档案管理人员素质也相应提升，信息技术的普遍应用要求从事档案管理工作不仅要有扎实的档案管理技能，也要掌握现代信息科学技术、计算机专业知识等。高职院校对档案管理人员除了在招聘环节会有严格的条件要求外，还定期会通过举办讲座等相关业务技能培训来提高高职院校档案管理人员的技术能力，以适应时代发展的变化要求，同时将档案评估作为考核档案管理人员工作绩效的一个标准，制定激励机制。

三、高职院校档案信息化建设体系

信息化时代大背景下，数字化校园建设推动高职院校各项工作实现信息化管理，档案管理工作也不例外。档案信息化建设不仅能解决过去以纸质材料为载体档案管理的瓶颈，还能推动档案管理、利用、安全等多方面功能的跨越式提升，是高职院校加强档案管理的必然趋势。实现档案信息化管理，可以依据档案产生、保管到开发、利用的生命周期，分阶段逐步实施并完善，同时注意各个环节中的安全风险，建立对应安全保障体系。

(一)档案信息化资源体系建设

档案信息化建设应当坚持电子文件与纸质文件同时归档制度，一方面加大对电子档案的收集、归档工作力度，逐步规范电子档案的收集、归档制度；另一方面针对已有的纸质档案和新形成的纸质档案进行数字化处理，最终完成全部馆藏档案的数字化转换工作，构建高职学校数字档案数据库，实现对档案的信息化管理。

1.将纸质档案转换为数字化档案。纸质档案主要针对历史已经形成的档案，也包括正在归档的纸质档案，为延长纸质档案的保存时间和使用寿命，需对纸质档案进行数字化处理，通过电子扫描和系统分类实现档案信息的模块化管理。在转换过程中，可以开展档案信息的进一步鉴定排查，针对存在问题及时纠正，查漏补缺，集中处置重复及不必要的文件资料，保证档案信息的规范性和完整性。鉴于一些高职院校办学时间较长，历史积累的档案较多，可以根据档案利用率和重要程度，有选择、分批次进行数字化，扎实高效地推进档案信息化建设。

根据天津市《纸质档案数字化规范》，纸质档案信息化加工流程可以分为(1)制定纸质档案数字化加工方案；(2)档案出库；(3)数字化前处理；(4)目录数据库建立；(5)元数据采集；(6)数字化扫描；(7)图像处理；(8)光学字符识别；(9)版式转换；(10)数据挂接；(11)数据验收；(12)档案归还库房。

图纸质档案信息加工流程

2.加强电子文件的收集、归档。电子文件是学校或个人相关工作过程中，通过媒体设备生成的有保存和查考价值的数字格式记录。电子文件归档后称电子档案。目前，高职院校对电子文件的管理认识水平还有待提高，对电子文件的管理还只局限于一些正式文件且只进行了逻辑归档，贮存载体安全性不够，电子文件生成环境数据缺少妥善保护，而一些辅助性的电子文件则被忽视。

电子文件收集应包括，归档电子文件，背景信息和元数据三个部分。归档电子文件是指具有查考、利用价值的可以作为档案保存的文件；背景信息是描述电子文件产生的活动痕迹及环境信息等；元数据是指电子文件的数据属性。高职院校在履行党政管理、教育教学活动中形成的各种电子公文，利用计算机辅助设计等技术形成的数据、图形、模型文件，研究开发的各种数据文件，如数据库等，以及支持电子文件长期可读性而收集的各类辅助软件都可以归入电子文件的归档范围。

(二)档案信息化管理体系建设

档案信息的管理过程涉及档案收集、整理、保存，以及著录、加工、统计、处理、鉴定多个环节。高职院校在建设数字化校园的进程中，应重视将电子办公平台等办公及教学科研系统与档案信息化管理系统结合，充分利用大数据技术，全面提升档案数据的收集、整理、加工、统计及保存，促进档案信息化管理系统功能完善。

首先，在档案信息化建设过程中要充分考虑学校档案管理的现实需求，通过对学校档案数据的是深入挖掘，提供有针对性的数据相关性分析，构建比较完善的档案数据关系网，实现当档案信息的模块化管理。

其次，档案信息化管理系统应注重与学校数字化平台软硬件的匹配度，增强档案信息化管理系统的兼容性,与业务信息系统和办公室自动化系统等实现有效的衔接，通过建设覆盖全校的档案信息网络，实现数据信息在不同平台、系统之间有效的对接，传输。

第三，加强跨部门的交流合作，建立校内二级单位信息采集、收集、归档制度，规范档案管理流程，明确具体工作分工，有条件的开放管理权限，实现各部门与档案室物理空间和虚拟网络空间的双互联。在全校范围内，形成自上而下、统一协调、权责清晰、管理明确、全员参与档案管理的良好局面，保证档案工作制度化、标准化、规范化、科学化和可持续发展。

(三)档案信息化共享体系建设

档案信息的开放利用, 是档案馆服务社会和学校发展, 维护用户档案知情权、使用权的重要表现。建立档案信息化共享体系，是档案工作贯彻“创新、协调、共享、绿色、开放“新发展理念的具体体现。利用信息技术优化档案资源，推进档案有序组织和高效管理，最终目的是为档案的利用和服务提供便利。这一过程中，高职院校结合自身情况进行档案信息的加工、编纂，把孤立的档案信息变成有序的档案集合，有效增加了档案信息的可利用率，同时完善档案信息共享机制，建立便捷的档案利用渠道，发挥档案的查考和利用价值。

档案信息化共享首先体现在信息查询服务上，利用互联网在信息传播方面的优势，结合人工智能技术，可实现档案的智能查阅。具体表现：(1)建立移动查询服务平台，随时随地满足用户对档案信息的查询需求；(2)便捷用户登录手段，采用指纹或者人脸识别等技术，节约登录时间；(3)加入语音搜索功能，防线用户录入筛选条件。

档案信息化共享在强调检索功能的基础上，应注重服务和追踪功能的发掘，运用大数据技术，收集用户数据，分析使用倾向，通过强化系统的自主记忆功能，主动为用户推送相关档案信息资源，方便用户迅速准确地获取所需信息。

(四)档案信息化安全体系建设

档案工作是保密工作的一种形式，高职院校的档案信息中包含了教师学生的个人信息，涉及学校在教育教学、科学研究等方面的重要决策。数字时代，保障信息的安全性是一项非常复杂的工作，涉及多方面工作，包括危机防范、排查平台隐患、查找和修补系统漏洞等。加强档案信息化保障体系建设，应着重从完善制度、技术提升和应急措施等方面深化研究。

首先，紧密结合国家、地方、行业相关档案管理规定、标准，出台高职院校电子文件归档办法，进一步细化学校档案信息化制度规范，针对档案信息化过程中的各个环节加强管理，提高档案管理人员安全管理意识。例如：明确专兼职档案员、档案管理分管领导的主体责任，注重档案管理人员信息技能和信息素养培训，加强密钥管理；严格电子档案制度，特别是针对社会人员在请求查询档案信息时，应充分了解其查询目的，防止个体泄露档案信息。保障档案信息安全，定期分析防控风险、制定预防机制。

其次，提高档案信息安全保障技术，包括保证档案管理系统安全、信息数据安全、数字化工作环境安全、信息化利用途径安全等。例如：构建数字防火墙，避免病毒入侵等风险发生，从源头上做好防护工作；针对档案信息化保存安全问题,可以采用加密技术来进行保护，包括对称加密和非对称加密技术；针对档案信息化共享安全问题则要重视监控技术以及权限控制,优化用户层级管理。

第三，建立有效的信息安全应急响应机制，确保出现物理和网络安全问题时能快速采取应急措施。例如：定期备份学校档案管理系统中的数据，包括异地备份；完善应急处理预案，包括事前预警措施、事中抢险措施、事后弥补措施，以保证风险发生时反应及时得当，最大化的减少损失；定期开展风险评估,帮助档案管理人员及时发现风险。

四、结论

随着信息技术的发展和大数据、人工智能等技术的应用，档案管理在保持原有价值的基础上，更要注重管理效率的提升，同时保证开发和利用的安全性，而加强档案信息化建设是必要途径。目前，各个高职院校以纸质档案为主的管理、共享工作都是相对孤立的，客观上限制了档案资源潜在价值的发挥。而以大数据、人工智能等技术支持的档案信息化管理系统，为打破物理界限的壁垒提供了可能。未来，以天津海河教育园为代表的区域高职院校可以尝试建立联合档案管理服务平台，发挥互联网高效传输作用，有效提高档案资源的利用率。