企业职工档案管理的思考

钟明娟

摘 要：企业职工档案是我国档案管理中的重要组成部分，它是企业职工个人成长、工作变动过程的真实写照。随着科技信息化的不断加强，企业用工总量的不断增长，企业职工档案的管理工作面临着新的挑战，如何让地方企业职工档案管理更加科学、规范？作者结合县级企业职工档案管理的现状和工作实际，谈几点自己对企业职工档案管理的认识和思考。

关键词：企业职工档案;电子档案;档案管理;县级;地方

随着社会的进步科学技术的不断发展，企业职工档案从最初的劳动关系的鉴定依据，到现在社会、企业包括职工自身发展的需求和见证，甚至有时直接影响到职工本人的切身利益，企业职工档案管理工作越来越重要。如何对企业职工档案进行科学规范管理，作者现结合县级企业职工档案管理的现状，浅谈一下自己的见解和认识。

一、对企业职工档案的认识

1.企业职工档案的概念

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

2.企业职工档案的内容和分类

企业职工档案主要包括履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）、政审材料、加入中国共产党、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险待遇、出国、退休、退职等材料以及其他可供组织参考的材料。

3.企业职工档案在一定时期是劳动关系的标志

在过去，我国的国有经济在国民经济中占有重要地位，而在国有经济企业用工方面没有太多的自主权，必须报当地的劳动部门批准后，并纳入劳动用工计划，档案也随着用工指标转入到相应单位，在当时档案也可以说是劳动关系的标志，在国有企业表现得尤为突出。

4.企业职工档案的记录历史反应不同时期用工形式的变化

企业职工档案是职工劳动经历的有力证据，同时也记录着不同时期我国不同的用工形式，如知青下乡、亦工亦农、子女接班、招工录用等，都是我国在不同年代不同时期用工形式的表现。

二、企业职工档案的作用

1.企业职工档案对企业的作用

职工档案是个人发展的最真实记录，企业在用工录用、定级晋升以及调动考核中都具有参考价值及依据。考察现状、查阅档案是企业全面了解职工情况的重要手段，企业從中了解职工的用工记录以及所在单位的综合表现，为企业人事管理提供依据。

2.企业职工档案对个人的作用

企业职工的档案与个人的利益息息相关。比如，再就业、公职考录、职称评审、社会保险、入党以及退休手续办理等都提供重要的依据。

三、企业职工档案主要存在的问题

1.企业职工档案信息填写不规范

在企业职工档案中档案信息不全、不准确是很普遍的，表现在档案中姓名、出生年月与个人身份证信息不一致，甚至有的差距很大。企业职工重要信息涂改现象屡教不改，如职工的出生日期、参加工作时间以及职工姓名同音不同字。

2.企业职工档案管理部门不统一

目前企业职工档案的管理有的由企业管理，有的由档案托管单位统一管理，在管理规范化，标准化要求上不统一、不一致，导致企业职工档案材料各式各样。

3.企业职工档案转接不及时、不规范

企业职工已调动到新的工作岗位，但是人事档案还在原来单位管理，还有的企业将职工的人事档案作为普通邮件邮寄，导致档案丢失或者材料缺失，甚至有的企业把职工档案不封口、不盖章，直接交给企业职工本人，这些做法都是不对的。严重违反了档案管理的安全性、严肃性和权威性。

4.专业档案管理人员的缺失

在县级市大多数企业的档案管理人员都是劳资管理人员兼职，同时很难像其他职工一样得到档案方面知识的专业培训，在专业知识水平及档案综合管理水平上存在欠缺，在档案管理创新及档案管理衔接上存在盲区，很难突破。

5.企业对职工档案管理不够重视

很多企业特别是县级企业对职工档案管理保护意识不强，导致档案管理设施及人员配备不全。另外，企业职工流动性比较强，企业只注重保存在本企业形成的档案，导致职工档案的延续性和整体完整性比较差。

6.企业职工档案安全性、保密性低

企业职工档案管理规范的缺失，导致企业职工档案的安全性、保密性较差。职工的个人信息经常被泄露，给个人造成困扰。

7.企业职工档案管理信息化水平有待进一步提高

县级企业职工档案大多数还停留在原始的纸质材料存档阶段，未全面实行信息化管理。档案托管部门和具备档案管理的大中型企业，使用的档案信息系统在功能上也存在一定的局限性，从企业职工档案管理信息化水平上有待于进一步提高。

8.企业职工档案连续性、完整性较差

企业职工流动性较强，有时会因为企业职工档案的转接不及时导致职工档案连续不起来。另外档案托管部门只是对档案进行保管，无法对职工档案材料进行系统、规范的收集、整理、归档，导致企业职工档案的缺失。

企业职工档案管理不规范引起档案材料缺失或者丢失，导致职工身份及相关待遇无法兑现，在现实工作中经常发生。

四、企业职工档案管理面临的新挑战

1.信息化时代的到来，让企业职工档案管理面临新的技术环境

伴随着信息化建设的不断深入，对企业职工档案信息管理的要求更加规范。然而在县级企业档案管理中，企业多数通过局域网、区域网、远程互动平台等来保证职工档案信息化的实现，档案信息化管理存在局限性，导致档案管理手段以及存储介质的局限。档案信息化管理会让企业职工档案更加规范，安全性更高，是社会及企业发展的必然趋势。

2.电子档案的出现给企业职工档案管理带来新的形式

2020年5月28日，十三届全国人大三次会议表决通过了《中华人民共和国民法典》，自2021年1月1日起施行。其中《民法典》第469条规定，书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据来文，视为书面形式。也就意味着合法的电子劳动合同与书面形式的具有同等法律效力。目前，很多城市企业都已经开始实行电子劳动合同、电子档案等，不久的将来，新的企业职工档案形式在县级城市也将会随着城市信息化的发展被推广，这就会给传统纸质的企业职工档案管理模式带来新的挑战。

3.企业职工对待遇提升的需求

企业职工对个人发展、待遇的提升有更高的要求，这看似与职工的档案联系不大，其实职工档案的连续性也记录着其成长之路。从刚入职从事的工种、身份，到职工办理退休，从一开始工资的发放到领取社会保险待遇时退休金的计算，职工的档案都起着至关重要的作用。

4.职工流动性强给职工档案连续性带来难度

企业职工流动性强，职工档案分块保管是常见情况，导致企业职工档案不完整，给企业职工档案管理的连续性带来难度，让企业对职工的工作经历以及个人发展了解不全面，甚至很多企业认为只保管好或者维护好职工在本企业的档案就行了，这也让档案管理很难实现规范性和完整性。

五、对企业职工档案管理的思考

随着社会发展、信息科技的不断进步，根据县级企业职工档案管理的现状，结合对企业职工档案管理的认识，浅谈一下自己对职工档案管理的几点想法和建议。

1.健全地方企业职工档案管理体制

针对县级企业职工档案管理的现状，面对企业职工档案管理标准不统一、不规范等诸多问题，结合本县市实际制定出台地方企业职工档案管理规范及制度，让企业职工档案管理有章可循。

2.规范地方企业职工档案业务标准体系

应该结合本地企业职工档案管理实际，制定出更加科学、合理的职工档案管理制度，建立一套统一、科学、规范的地方企业职工档案业务标准体系。做到企业职工档案收集要及时、准确、完整;企业职工档案整理归档要规范、科学;档案管理部门要注意档案管理的安全性，确保企业职工档案更新入库及时、准确、完整。真正做到企业职工档案管理的严肃性、真实性、准确性、科学性，才能有效发挥档案的作用和意义。

3.明确企业职工档案转接手续

对企业职工档案转接相关工作做好详细政策的制定和宣传，明确企业改制、合并、重组、破产后，相关单位如何将职工档案转接到相关档案管理部门。让企业明了档案转接手续的具体办理流程，到哪里办？怎么办？让企业职工档案有人接、有人管。

4.加大宣传，提高对企业职工档案管理的重视

一是通过电视、报纸、微信公众号等多种形式，加大档案管理以及劳动保障法律法规的宣传，同时通过对丢失档案的现实案例宣传，提高企业主要负责人对企业职工档案管理的重视，把管理好职工档案作为企业发展中的重要工作之一。二是通过有效的培训以及舆论方式，让企业档案负责人了解到职工档案的性质、任务和责任，让其在工作实践中重视，充分认识到工作的价值和真正意义。

5.加强地方企业职工档案信息化管理

随着大数据时代的到来，档案信息化管理势在必行。档案信息化管理不僅可以提高档案管理效率，而且具有储存量大、便捷、安全性高等优势。广泛推广和应用档案信息化管理，从长远目标来看有利于档案的规范管理和应用。同时，应当建立档案信息化管理责任制，企业职工档案管理由专人负责，确保档案信息的准确性及安全性。

6.完善地方企业职工档案设施建设

无论企业管理还是档案托管机构管理的企业职工档案的设施建设要统一标准，建立专业的档案管理室，配备档案柜架、除湿机、计算机、网络、储存设备等，同时做好档案室温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉等措施，最大限度地维护好档案的完整性及安全。

7.建立地方企业档案专业培训长效机制

县级企业职工档案管理人员档案管理综合水平较低这是普遍现象，加上针对企业档案管理的培训活动较少，企业档案人员的档案管理专业水平很难提高。首先，应当抓好选人用人。在选用企业档案管理人员时，选用年轻、学历较高，具备计算机操作能力等基本技能的专业人员;其次，抓好长效培训。建立县级企业档案管理专业培训机制，对企业职工档案管理人员定期组织培训学习，长期坚持，让档案管理人员有学习、技能增长的平台和机会。

8.建立地方企业职工档案管理激励机制

企业不重视，企业档案管理人员收入水平较低，是企业档案管理中常见的问题。在贯彻执行党和国家有关档案方面的法规和制度的同时，探索建立行之有效的地方企业职工档案管理激励机制，调动企业和职工档案管理工作主动性。比如，建立地方企业档案人员职业资格考评制度，并与企业职工的薪酬、职称待遇相关联，从而提高企业档案管理人员工资水平和工作热情。

9.探索建立企业职工档案管理社区化

2021年，高密市社会保险事业中心探索建立了领取社会保险待遇人员档案社区化管理模式，取得了良好的效果，方便了百姓，得到了上级业务部门及广大群众的认可和欢迎。对于不具备档案管理条件的企业，在档案托管部门有限的现实背景下，是否也可以探索试行企业职工档案社区化管理值得我们深思和研究。企业职工档案社区化管理就是对企业进行属地管理，对于不具备档案管理的企业，将企业职工档案放到企业所属镇（街区）社区档案管理部门进行统一、规范化管理，让企业、职工少跑腿，就近办理，更快捷、更方便。任何一项便民措施以及模式的推行，背后都需要我们做大量的基础性工作，社区化档案管理模式也不例外，如需要考虑社区化档案管理制度的建立、责任的划分、企业职工档案的收集、安全等诸多因素。但是我们坚信，在社会各界的共同努力下，企业职工档案管理会向更人性化、更规范、更便民的方向发展。

10.企业职工档案管理应与时俱进

社会在发展，企业档案管理水平也在不断提高，新的企业职工档案形式也在出现，如电子档案，同时企业职工档案管理中遇见的新情况、新问题也会随之出现，这就需要对企业职工档案管理相关的制度、机制、管理模式、信息管理系统等不断创新、改进，以适应新形势、新情况。特别是随着劳动关系形势的日趋复杂，企业职工档案作为劳动关系鉴定、职工待遇兑现的重要依据，必须切合实际企业档案管理，使企业职工档案管理规范化、科学化、信息化、标准化，已保证企业职工档案的真实性，发挥其真正意义。

总之，做好企业职工档案管理是一项长期坚持、不断完善的工作，需要国家、地方、企业等多方配合支持，不断提高完善综合管理水平。企业的主管部门及档案主管部门，应当做好档案管理的指导、监督工作，帮助企业完善、提高职工档案管理水平。让企业职工档案管理这项工作真正服务好职工、企业以及社会，真正发挥出企业职工档案的最大价值。

参考文献：

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[6]宋立美.邹平县人事局力促企业职工档案管理规范化[J].山东档案，2008

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（作者单位：高密市社会保险事业中心）