人力资源档案管理工作创新路径分析

张开震

摘 要：人资档案管理作为高校管理工作的重要内容之一，通过结合时代特点，探索创新路径，可提高人事档案利用率，为院校人事工作持续发展提供助力。对此，本文立足于医学院校人资档案管理现状，挖掘管理意识、制度与信息化建设方面的不足，提出科学可行的创新路径。力求通过树立档案服务意识、完善各项档案监管制度、构建信息网络等方式，推动院校人事工作的长久稳健发展。

关键词：档案管理;人力资源;创新措施;医学院校

人资档案中记录着个人基本信息、学习以及专业水平等，反映出个人成长轨迹，与工资福利、职称评定、人才流转等息息相关，同时也是人事工作的核心所在。医学院校人资档案具有全面客观等特点，在人事制度改革背景下，原本的管理模式难以满足现实需求，在管理理念、制度与信息化水平等方面的缺陷逐渐暴露出来，急需从更深层次探索创新路径，使人资档案效力得到充分发挥，为医学院校可持续发展提供强大助力。

一、医学院校人资档案管理工作创新的现实意义

1.有助于选拔医疗人才。人资档案创新的主要途径在于引入信息技术，通过信息化管理模式整合校内人才信息，改善以往纸质档案记录难、查找难的缺陷。在院校人才选拔时，可借助信息技术定向查询人员信息，快速调出学生的相关档案信息，如基本信息、学习与专业水平等等。同时，创新档案管理还可及时为合作医院提供备选人员信息，便于选拔优秀的医疗人才。此外，利用信息平台还可将院内各部门人员信息汇总起来，帮助院领导全面了解各学科人才梯队建设情况，做出科学的人资管理部署，推动医学院校的全面发展。

2.有助于院校资源开发与共享。现阶段，越来越多医学院意识到档案管理重要性，促进人资部门优势发挥，积极开发利用人资档案信息，促进档案信息高效运转，充分挖掘潜在价值，为院校资源开发提供支持。同时，在网络时代下，数字化建设成为潮流趋势，其建设状况可对人资档案管理水平具有直接影响，通过创新档案管理工作，加快数字化建设，将网络数据库、信息技术与管理制度有机融合到资源管理之中，便可借助网络渠道实现资源共享。

3.有助于提高档案管理效率。当前部分医学院尚未意识到人资档案管理的重要意义，导致档案资料混乱情况产生。对此，医学院可在开展科研、学术交流、日常管理等活动时，对相关资料进行归纳和完善，确保其安全高效的存储。在档案管理创新中，还可引入精益管理理念进行创新，针对档案管理工作问题，通过完善档案管理制度、根据不同性质安排具体管理工作等方式，使管理者明确各项工作管理范围、责任等，由此提高档案管理效率，尽可能减少错误发生。

二、医学院校人资档案管理现状

1.档案管理意识欠缺。人资档案作为院校管理工作的重要内容，也是教育资源优化配置的重点所在，院校应给予该项工作高度重视，并通过不断创新管理路径推动自身发展。但是，从院校人资档案管理现状可知，在管理意识方面存在较大缺口，主要受传统教育发展理念影响，大部分院校将工作重心放在各学科教育与科研方面，忽视人资档案管理，主要表现如下：一是服务意识淡薄。传统档案管理以自我服务为主，师生可自由查阅档案，管理者工作态度冷漠，很少主动为师生提供查询服务，导致档案查阅效率低下;二是自我培训意识缺失。大部分管理者没有认清自身工作重要性，在工作中敷衍应对，缺乏自我培训与提升的意识，其技能水平逐渐落后于现代化院校档案管理岗位要求，无法对出现的问题及时做出有效应对。

2.管理制度不完善。当前，大部分学校医院的档案管理逐渐完善，设立了专门部门负责相关事宜。但通过调查走访可知，在实际管理中各部门的人资档案并未全部整合到人事部门，一些人资档案仍由各部门自行管理。究其原因，主要在于院校各部门的档案管理职责模糊，存在职权重合、分工不明确等问题，一旦出现问题很容易相互扯皮，无法找到第一责任人，为院校整体档案管理增加了难度。当前大多数医学院校将资金投入到学科教育与科研方面，忽视人资档案信息化建设，也未能根据院内情况创建人资管理信息化规范制度，单纯为了响应国家号召，将档案管理信息化作为发展口号，没有做出长远规划，并制定相應法规进行约束，导致档案泄密、篡改等情况时有发生。

3.管理信息化水平有待提升。当前许多医学院校的档案管理信息化水平有待提升，主要表现为人资档案仍采取纸质形式，在档案查阅方面仍沿用翻阅实体档案的方式，先进的信息技术、网络技术尚未得到广泛应用，导致管理工作费时费力，严重影响整体管理效率。一些引入信息技术的医学院校，因主观责任意识淡薄，未加强网络安全建设、防火墙建设、设置访问权限等，导致网络系统很容易受到黑客等不法分子攻击，危及人资档案的安全。个别院校受经费影响，办公环境差、档案室不达标、信息设备老化或者瘫痪等，这些问题均严重影响了人资档案管理效率的提升。

三、医学院校人资档案管理工作的创新措施

根据人资档案管理现状，为尽可能提高档案管理水平，应从管理意识、管理制度以及信息化建设等方面着手，使医学院校结合自身实际情况，探索和制定相应的创新措施，通过树立档案服务意识、完善各项档案监管制度、构建信息网络等方式，推动院校人事工作的可持续发展。

1.树立档案服务意识，提高管理队伍素质。在进入新时期后，医学院校人资管理面临新的机遇和挑战，尤其是长期被忽视的人资档案的地位逐渐提升。针对以往存在的管理者服务意识、自我提升意识缺失问题，应引入新的管理理念与先进培训方式，创建高素质的档案管理团队，发挥档案管理枢纽作用，促进人资管理效率提升，具体措施如下。

（1）树立档案服务意识。医学院校应扭转档案管理工作边缘化局面，根据新时期院校管理工作要求，引导从业者树立服务意识，变被动为主动，积极为师生提供档案查阅与归档等服务，由此提高使用者档案借阅体验感。同时，还应提高管理者的责任心，通过建立末位淘汰制的方式，提高档案管理者的竞争意识与忧患意识，使其主动承担岗位职责，不断提高自身技能，促进档案管理质量提升。

（2）引入精益管理模式。为创新档案管理工作，可将精益管理模式引入管理工作中，明确该项工作开展标准、要求与实施方法，参照现行ISO9000标准，细化具体工作流程，并剔除工作中非增值、耗费活动，明确档案归档范围，精简工作模式，在精益管理理念引导下，实现人才档案的主动高效管理。當前，高校教育人才变动较为频繁，人资档案不断更新，这就要求管理者必须通过多个渠道采集从业者变动信息，并将其汇总起来，通过精益管理方式提高档案时效性。在档案管理中还应坚持精益化原则，尽量缩短档案采集、编撰、发布与存档过程花费的时间，减少建档时间，由此提高管理时效性，为资源管理提供更多最新档案信息。

2.完善人资档案管理制度，明确部门分工。为尽可能提高人资档案信息化水平，还应创建完善的档案管理制度，通过综合分析院内人资档案管理情况，制定相应的岗位责任制、工作监督制度、考核与奖惩制度等等，规范管理流程，为信息化管理工作高效开展提供切实保障。

（1）制定岗位责任制度。当前院校教育管理规模逐渐扩大，导致人资档案管理内容日益复杂，急需制定完善制度体系约束和监督从业者行为，为各项管理事物开展提供依据。对此，院校可结合实际情况，制定岗位责任制度，使档案管理责任、义务得以明确划分，不同岗位职责得到详细规定，使从业者更好地完成本职工作，并在不良事件发生后第一时间找到负责人，避免责任推诿情况发生。

（2）健全工作监管制度。任何工作开展都离不开规章制度的支持，人资档案管理也不例外。院校应在遵循国家法规基础上创建利于自身发展、展现管理特色的档案制度，引导档案管理朝着制度化、标准化的方向发展。对此，应健全工作监管制度，从日常工作着手，该项工作基础环节在于材料采集，这就要求从业者认真严谨对待。对于与归档要求不符的材料，管理者应拒绝接受，并确保资料采集、输出、节约都有台账可查。尤其在人才竞争激烈环境下，人才流转频繁，人资档案更要做好传递工作，务必做到有迹可循。

（3）完善考核与奖惩制度。在档案信息化管理期间，还应加强纪律监督，创建考核与奖惩机制，激发从业者的竞争意识与工作热情。人资部门还应定期检查和指导人资档案管理工作，及时发现并解决相关问题。针对违背规定与纪律的情况，按照相关规定进行纠正，严重时依照国家法律与校内规定追究责任。通过赏罚分明的监管制度，营造积极向上的管理氛围，以此提高档案管理效率。

3.注重信息化管理，加强网络系统建设。充足的资金是档案管理高效开展的保障，在档案管理创新过程中，院校应将资源朝着档案工作方面倾斜，通过向上级申请或者合理分配现有资金等方式，加大对档案管理工作的投入力度，为档案部门先进资源购入、人才吸引做准备。同时，还应引入先进信息技术，注重信息化管理与网络系统建设。

（1）创建人资档案数据库，完善信息管理网络。档案信息著录有助于提高信息管理效率，可通过创建数据库的方式，为档案信息化管理提供技术支持。首先，根据人资档案目录进行著录与标引，逐步创建相应的目录数据库，再利用数码相机、扫描仪等设备，将纸质人资档案转变为数字化形式，将医学院人资档案案卷、文件目录与全文等均录入计算机系统内，整合成档案数据库，必要情况下还可创建视频档案等，依靠丰富多彩的档案形式，促进档案信息化水平提升。通过创建档案信息化局域网，对人资部门实施局域网管理，并对各部门分级管理，使档案信息化管理逐步一体化，利用局域网检查与查询，通过加强网络系统建设，可为管理者快速查询提供便利，使档案资料更好地服务师生。

（2）强化终端应用系统，保障档案信息安全。医学院校人资档案具有特殊性、隐私性，要切实保障资料安全。可通过强化终端应用系统的方式，结合实际需求创建Internet与大组工网两种终端体系，便于保存不同保密等级的档案资料。同时，为了避免档案信息被员工泄露，还应与院校人事、行政等部门交流沟通，使档案人员能够意识到资料安全的重要性，避免人为原因导致资料外泄，使档案信息安全得到切实保障。同时，计算机系统具有特殊性，一旦操作不当很容易受软硬件因素影响导致档案泄露。对此，人资部门应加强软硬件建设，创建档案自动备份模块，使档案丢失后可利用备份将其还原，将资料损失降到最低。此外，还应对档案管理系统设置访问权限，对档案信息录入与传输进行严格管理。在资料加密的同时做好防火墙建设，避免内部资料遭遇恶意攻击，被篡改、删除或者泄密，使管理工作更加安全可靠。

（3）创建人资档案管理系统，优化业务流程。为使档案资源价值得以充分发挥，应开展数字化档案管理工作，创建档案管理系统，并结合医学院现实需求，对业务流程进行优化。该系统的用户角色分别为人事处处长与科员、档案室主任与管理员、系统管理员与员工，主要功能包括基础信息管理、人员信息管理、档案归档、使用、接收与转出管理等。

图 1人资档案管理系统

①档案使用。该系统可减少原本流程的环节量，无需档案室主任准备空白登记表交给档案管理者，而是直接通过系统内置档案登记表便可开展工作，通过录入入口将批量信息准确完整的录入进去，确保登记表单完整，格式一致，在提高主任审核速度的同时，可及时保存信息，便于日后查询与调取。

②档案接收。该系统将原本流程中将档案汇总并编号后，由管理者通过手动填写纸质档案签署申请表的方式，变为依靠系统自动生成与需求相对应的信息，将其汇总并自动编号后形成档案签收表单，通过系统内置传递轨道快速传递到对象处，由此加快审核速度，且便于档案后续调取，还可预防档案丢失或受损。

③档案转出。该业务流程为档案室管理者通过系统生成功能设置需求信息，根据人员档案编号信息自动生成转出申请表，系统内设批量信息流转、传递轨道，可实现大量信息实时快速流转，准确流入到相应对象手中，此举可进一步加快审核速度，缩短档案室主任审批准备与等待时间，并将档案自动备份保存，便于信息整合与后续调取，以免档案内容丢失或者受损。

四、结论

综上所述，在从严治党背景下，开展好人资档案管理工作对高校人事工作是否顺利起到决定作用，并对高校整体发展具有直接影响。对此，校领导应正确看待该项工作的重要意义，并通过树立档案服务意识、完善各项档案监管制度、构建信息网络等方式，弥补以往管理意识、制度与信息化建设方面的不足，借助现代化信息手段改革创新，并在精益管理理念引导下，开创人事工作新局面，推动院校人事工作的稳健持久发展。

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（作者单位：海南医学院）