共建共享电子档案平台 推进学校管理提质增效

李正兵

历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，是历史发展的足迹。学校档案亦是如此，它真实记录了一所学校的发展轨迹，是学校教育教学、科研创新、过程管理等活动中形成的信息集合体。在现代学校管理中，档案不仅是学校特有的重要信息资源、文化资源和宝贵的无形资产，还是各级各类检查、考核评估的主要痕迹佐证材料，更是学校提高管理质量的重要依据和未来发展的决策基础，即重要的管理资源。从科学的角度看，档案管理过程实质上是对各类信息吸收、加工、处理、反馈的过程，是对历史和现实、经验和教训多方面情报进行综合、再生的过程。通过档案，我们的管理得以借鉴、传承和发展，少走弯路。高质量的学校管理需要高质量的档案管理，如何提高档案管理质量呢？这就需要先找到主要问题的切入点，然后借助学校现有资源来解决。

一、学校档案管理的主要问题及原因分析

俗语说“铁打的衙门流水的官”，用在学校档案管理上也很贴切，结合学校档案管理“流动大”“人治为主”“鸡肋”“归档随心”“管档随意”“查档不易”等特点分析，主要问题如下：第一，档案管理工作基本由年纪大或承担学科教学效果不太好的教师兼任，业务水平不高。第二，随着办学时间的推移，内容越来越多，收集、整理难度越来越大，管理负担越来越重。第三，档案台账是上级评估检查学校的必查佐证材料和依据，评估检查不仅种类繁多，且各类评估标准差异大，每次迎检都需要对档案进行重新整理归档成册成盒，耗时耗力不说，多次迎检后，东拉西扯，档案丢失严重。第四，随着无纸化办公的推进，纸质档案逐渐无人问津，占绝大比例的电子档案零散分布在各科室各部门甚至个人手中，档案成为私有财产，档案随人走，调用时靠“刷脸卡”成为管理中的一大痼疾，不仅档案格式不规范、延续性差、容易流失，而且阻礙了学校管理工作的效率和延续性。结合学校现代化建设现状和学校管理需要，自2014年开始，东川二小借助现代信息技术，大胆探索、反复实践和不断完善，搭建起“共建共享电子化档案平台”（后简称“平台”），基本解决了以上问题，并促进了学校管理提质增效。

二、“平台”建设的整体构想

利用“纸质档案可以转变为电子档案、应用软件能对文档进行加密防编辑、通过网络实现远程共享”等功能，借助现代网络技术条件，将学校所有档案全部实行电子化管理。全体教职工共用一个容量足够大的数据存储器，每位教职工都能按照岗位职责要求，使用个人电脑或手机作为收集和备份的终端，随时随地将原始的第一手资料放入指定的档案库，及时建档归档。需要时，无论何时何地，都能通过网络快捷方便地调阅所需档案。该“平台”主要由硬件设备、网络体系、管理制度三个部分组成，档案的维护更新、读写调阅、访问等都设有不同的权限。

三、“平台”的特点和目标要求

1.方便安全。这是“平台”建设的核心问题。首先，选派品行端正的专业人员维护局域网络安全，为每位教职工设置登录帐号和密码、分配与岗位职责相匹配的读写权限。其次，定期不定期地做好备份。第三，建立健全档案管理制度，责任到人，树立“档案是学校公共财产”的意识，形成涉档人员之间相互合作又相互制约的监督机制。

2.规范有序。档案的规范性是指存档项目、文档格式、分类标准等有相对统一的要求，有规律可循，建档目录和框架一目了然，无论什么文件，全校教职工都能弄得清来龙去脉，取放自如。例如：存放的文档必须以通用公务文书档案格式为标准进行编辑;诸如“制度”“会议决定”“年度考核成绩”一类重要的档案统一制作成PDF格式或加密存档;签字类文件扫描成图片存档，确保“原汁原味”;活动类的档案须有方案、剪影、总结或简讯等痕迹材料;目录和文件名须翔实标注“时间+事件概述+负责人”……

3.及时归档。坚守“雁过留痕”“边工作边归档”原则，明确归档范围，养成良好习惯，将工作过程中形成的文稿、图片等痕迹文档，及时放入“平台”。

4.超前预设。学校文体活动、教学、管理中许多常规工作有重复性和规律性，利用电子档的可复制和可修改性提前建档。每次活动结束时及时总结反思，在最佳时机，针对遗憾或不足，在刚实施完成的《方案》上进行修订、增删形成新《方案》，放入下一年的档案夹，次年再次开展同样活动时，结合实情微调就可以顺利组织实施。这种“边做边总结边修订形成新方案”的超前建档模式和工作模式，不仅能快速健全“痕迹档案”，而且让组织者省时省力，提高工作效率，工作质量呈“螺旋式上升”，无论组织者是否变动，工作都有延续性。

5.共建共享。“人人参与，共建共享”是“平台”的核心优势，通过明确分工，责任到人，每个人都有职责范围内收集、整理档案的义务，全体教职工不仅是档案的建设者、管理者、维护者，还是受益者，档案管理成本随之大幅度降低，并提高档案的使用价值。

6.彰显个性。任何一所学校都有自己的管理模式和办学风格，学校不同，档案管理的建模框架结构不同。档案建模可因校制宜，选取大家都容易接受，并体现办学特色的指标进行建模。

7.服务全体。各级领导可以通过“平台”随时查阅相关工作痕迹材料，对相关工作进行跟踪督导，既督导检查档案建设情况，又可督导检查相关工作进展情况，二者有机结合，“一举两得”，档案管理随之变成了提高管理效率的一种手段，这是“平台”最有价值的亮点。

四、“平台”建设的操作步骤

（一）平台的前期建设

第一步，选拔管理人员。挑选一名爱岗敬业、严谨认真的中青年骨干教师兼职做档案管理员，并纳入中层干部管理。

第二步，硬件准备。购置容量足够大的NAS网络存储服务器2份（其中1份做同步备份），借助Windows的“映射网络驱动器”功能，安装NAS网络存储服务器。同时完善校园网，确保全校所有办公室、教室、功能室都能实现共享。

第三步，遵循“实用简便”“个性化”原则建模。以昆明市东川区第二小学的“两分区四目录”档案建模为例：首先，把NAS网络存储服务器划分为共享1和共享2两大分区。共享2设“教学资源库、业务学习资源库、学科教研组、教师个人档案和临时使用”五大目录，主要为教师的教育教学和业务学习服务。其次，共享1专门放置学校历史档案，选取“东川二小管理机构设置结构示意图”为建模指标，对应建立一级目录，目录名标注出分管领导和负责人姓名，与学校管理机构一一对应，二者相辅相成，互相明晰，容易记忆。

再次，根据历史档案和现有工作情况深入细致梳理各部门的岗位职责，明确具体的岗位职责，根据岗位职责建立二级目录。岗位职责分工和档案目录同样一一对应。以“教学副校长分管的教导处”二级目录为例，分管部门负责人通过该级目录对自己和他人的岗位职责一目了然，避免工作安排推诿扯皮。最后，对应“学年管理”的特点，分秋季和春季学期建立三级目录，按实际活动内容和项目建立四级目录。通过二、三、四级目录，可以直观清晰地反映出该部门责任人的工作情况，相关领导能有针对性地指导相关工作。

第四步，初步归档并备份。按照“穷尽”和“分工合作”原则，由档案管理员收集汇总档案室、各部门和个人手中的全部历史档案，按照“平台”搭建的四级目录模块，统一规范命名文件名和目录名（部门领导不得私自修改文件内容），分门别类归档。同时，要求每位教师收集整理个人档案和任教学科教学资源。随后安排专人负责，把纸质历史档案全部扫描制作成电子档，边做边归档，档案室即可腾出另作他用。历史档案归档初步完成后，为了以防意外，用移动盘做1至2份备份。

（二）“平台”中期建设

第一步，权限分配。根据档案的安全管理需要，按照“属地管理”原则，为共享1、共享2的各级目录设置分配读写管理权限。校长、书记和管理员对所有档案拥有最高权限，分管领导对自己分管的部门拥有最高权限，部门责任人只对自己所管理的目录档案有“增删、读写”的权限，全体教职工对可以公开的所有文档有浏览、下载、复制的权限。第二，为每位教职工登录“平台”设置不同权限的专属登录帐号和密码。

第二步，完善制度。拟定《学校档案管理制度》，征询全体教职工意见，交由教代会通过执行。

第三步，全员培训。一是组织“平台”使用培训。让全体职工熟悉“平台”操作使用流程，明确各自的使用权限。二是组织“文档格式规范”的培训，逐一过关考核，为规范建档奠定基础。三是组织对《档案管理制度》的强化学习，帮助教职工树立责任意识，严谨归档管档。

第四步，放权运行。按分级管理权限，把所有档案目录分步放权给各部门和教师个人，要求大家结合自己手中的档案材料对初建档案进行限时补充完善，学校审核达标后，由档案管理员再次刻盘备份。这时“平台”就初具规模，完成中期建设了。

（三）“平台”的后续建设——共建共享

“平台”后续维护管理，实质上是帮助全体教职工养成自觉主动共建共享档案習惯的管理过程。这是一个从被动到主动、从制度和纪律约束到积极主动的艰辛的过程。“平台”交付教职工使用前期，主要依赖校领导和分管领导的常抓常促、带头示范和随时随地的检查督导。只有当大家都享受到“平台”的强大功能带来的工作便捷感和成就感，开始自觉主动地维护补充档案，并对其产生依赖时，共建共享电子化档案平台才算真正建立起来。所以，“平台”的后续建设还需要我们不折不扣地坚持做好以下几点：

1.先强制，后依赖。校领导带头，统一认识，严格执行《档案管理制度》，用铁的纪律加以约束和管制，加大奖罚力度，帮助大家养成习惯。

2.每年对新进教师进行“平台”培训和过关考核，确保建档归档的规范性和高质量。

3.建立考核评价机制，奖优罚劣，定期不定期地进行归档建档目标考核，考核结果按学期纳入教职工个人年度履职考核成绩。

4.动态管理每位教职工的档案权限，岗位变化档案权限随之更改。

总之，学校档案管理是现代学校管理的重要组成部分，它能让后人“站在前人的肩膀上前行”，档案管理水平在一定程度上奠定了学校管理水平，提质增效的管理离不开科学的档案管理，二者相辅相成，相得益彰。我们只有与时俱进，应用先进的技术手段，结合学校的办学风格和特点，才能真正发挥学校档案的多元化服务功能，让“档案”这块历史镜子照亮学校的过去、现在和未来。