ERP环境下企业付款风险控制思考

2021-12-13毛生良

中国农业会计 2021年7期

毛生良

一、ERP环境下企业付款内控程序

付款主要有采购付款、其他与经营活动有关的费用付款、职工工资社保费付款等。采购业务是企业经营活动的重要环节，也是企业管理的重点和难点。为防范采购风险，财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定了《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》。企业应当根据付款环节中各相关部门不同的职能，梳理相应的岗位职责，明晰各个岗位人员的权力与责任。对采购业务付款加强内部控制，可以使企业发现并防止采购环节中的舞弊和欺诈行为，避免出现涉税风险及法律风险。

企业可以运用信息化手段将内控理念和内部控制制度规范、流程、措施固化到信息系统中，将信息系统提升为一个集成了企业内控需求的信息化管理平台。企业付款环节的内部控制也需要标准化的业务处理程序，才能提升控制活动效率，确保各个付款流程符合财务管理制度。在ERP系统中固化各种业务流程，使管理更规范，使内部控制系统化，以全面提高企业管理水平。

在ERP环境下，采购管理是将采购订单作为核心，从而实现各部门间的信息共享。企业相关部门可根据采购订单合同号、供应商、采购经办人等，跟踪采购合同的执行情况。

采购部门经理在审核付款时，可以实时调取采购合同、发票、存货入库等信息，以便按合同规定的时限安排付款。财务部门经理在审核付款时，也可以实时调取采购合同、发票、存货入库等信息，以便核实付款信息的真实性准确性。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如发现异常情况，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。

二、ERP环境下企业付款风险控制

应对企业付款内部控制进行多维度考量，找出薄弱环节，避免企业付款不当造成涉税风险及法律风险。企业应当加强采购付款管理，完善付款流程，明确付款审核人责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、支付方式等内容，履行严格的授权审批程序后，方可安排资金支出。

（一）大额付款内控

对于金额较大的采购合同，企业与供应商一般会约定按合同总价一定比例预付款项，进而根据合同内容有序开展采购与付款工作。首先，合理选择供应商。在选择供应商时，需要对其进行全方位的调查，从设备规模和技术强度方面，保证供应商具有足够的供货能力。其次，与供应商签订合同前要谨慎支付大额预付款，否则没有合同作为保障，今后很可能给企业带来财产损失。如果对外支付的大额预付账款未经授权审批，证明企业内部控制没有发挥作用，如果长此以往，企业的资金管理将处于失控状态，势必对该企业发展产生极为不利的后果。

对于较大金额的采购合同，应严格按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定，在ERP中实行分级授权审批。为了能及时发现大额付款中的错误或舞弊，财务部门应定期与供应商财务账目进行核对，并将对账情况向管理层汇报。此外，财务部门对同一家供应商的采购合同，重点审查其是否存在化整为零、规避本应适用大额付款流程的情形，防止可能出现的舞弊风险。

（二）零星采购付款内控

与大额采购合同相比，零星采购付款在ERP中适用简易流程。由于零星采购合同具有数量多、单笔金额少的特点，根据成本效益原则，可以授权采购部门经理审核付款。原则上，零星采购要做到货物流、发票流与资金流一致，在货物入库及取得正规发票后方可办理付款手续。实务中，往往有与某一家供应商签订众多零星采购合同而定期一次性开具发票的情形。如果供应商业务人员发生变化如换岗、离职等，就很难取得发票。凡涉及此类情形，应当每月进行追踪核查，及时索要发票，避免因发票引起的相关风险，如无法进行增值税进项税额抵扣等。

严格执行向供应商账户转账支付，原则上禁止以现金方式向外部单位或个人支付采购款项。由于零星采购合同的特殊性，有些小额交易供应商是个体经营户，只能当场交易，如果按正常向供应商账户转账支付程序，实际无法办理。凡涉及此类情形的，采购人员在提交付款申请时，应对相关情况进行说明，确保业务的真实性、完整性。

（三）付款期间内控

企业应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定。如果付款流程不严谨，未按合同约定付款，可能导致财产或信用受损。在ERP环境下，同样存在着人为因素，不能完全按照合同结算期间进行付款。如果未到付款期需要提前付款，必须在申请付款时说明理由。超过付款期而未付款的行为会影响公司的信誉。因此，对于超过付款期未付款的情形要及时查明原因，落实责任人。

（四）退货内控

企业ERP中应设置专门的退货流程。在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货款。在发生退货时，应严格按照退货流程办理，避免资金损失和信用受损。对于在ERP流程外自行处理的，应承担相应责任。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。

（五）与厂商直送相关的付款内控

与一般的采购合同相比，厂商直送采购合同中双方需要就交货时间、地点及交货方式进行特殊约定。货物不经过企业仓库，由供应商直接发送到企业指定的交货地点完成交货。从物流的角度来说，企业需要追踪并确认供应商的实际到货时间，在现场交货完毕后及时验收签字。

依托当下便捷的物流，厂商直送减少了企业仓储成本和库存成本。企业相关部门在ERP中提起货物需求后，采购部门可根据采购合同通知供应商发货，供应商根据采购合同约定的时间、地点将货物直接运送到现场。

厂商直送这种模式需要企业ERP及相关管理人员及时跟进。与传统的采购相比，厂商直送模式增加了企业需求部门这一环节。企业需求部门在货物验收及ERP中信息的传递速度，直接影响到采购部门采购合同进度和财务部门账务处理进度。因此，有必要对相关人员进行培训，避免由于企业需求部门不及时验货或在ERP中传递相关信息带来合同纠纷、账务处理滞后等风险。

三、加强企业财务人员业务能力培养

要想确保付款安全有效运行，除了依靠内部控制程序之外，提升财务人员业务能力也是不可或缺的。

（一）牢固树立遵章守纪意识

会计的主要职能是对社会再生产过程资金运动进行核算与监督，这也是会计工作的任务。为了完成这些任务，特定主体需要建立一定的会计机构，明确会计人员职责，并在此基础上，再设计一套科学的会计指标体系，建立一套严密的会计信息系统和有效的会计控制系统，作为日常进行会计工作的依据，以保证会计工作任务的顺利完成。财务人员应牢固树立制度遵循意识，严格遵循《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等财务管理制度，避免因违反规章制度所引起的法律风险。

（二）树立业务与财务融合意识

财务管理作为一项全面、综合的管理活动，与企业各项业务活动有着非常密切的联系。财务管理应渗透到具体业务中，识别业务风险点。“业财融合”解决了目前很多企业财务人员在办公室就数字论数字，脱离业务，不懂业务，滞后于业务，不能支持业务的现状。“业财融合”要求财务工作要渗透到研发、生产、供应、销售、项目管理等岗位，使管理会计的触角渗透到每一个重要的业务部门，人人都应该做财务中的业务专家，业务中的财务专家。

财务人员应充分熟悉采购业务，高度关注采购过程中的异常行为，降低采购付款过程中的风险。财务人员在审核采购部门提交大额发票时，不仅要对发票、入库单内容的一致性进行审核，还应了解对应的采购合同，并关注是否按合同约定实际履行情况。例如，财务人员应重点关注合同签订的交付日期与实际入库日期是否存在异常、同一货物在同一家供应商或不同供应商那里采购的价格是否存在异常，这些异常可能具有业务不真实的潜在风险。