基于生涯发展理论的大学生成长档案管理信息化体系构建

李玮舜

摘  要：互联网时代的崛起、高校扩招政策的施行和高等教育的内涵式发展要求高校思想政治工作手段从统一化走向精细化。传统档案管理模式难以充分发挥大学生档案的效用，无法满足生涯辅导工作的需要。以信息技术再造大学生成长档案信息交互的流程，建设大学生成长档案系统，并从转变思想观念、加强安全管理、重视人才培养、制定奖惩措施等方面建立档案管理信息化的长效机制，是提高高校思想政治工作的精准化水平与高校思想政治工作队伍的信息化水平的有效路径。

关键词：生涯规划理论;大学生成长档案;管理信息化

一、新形势下高校思想政治工作面临新挑战

习近平总书记在全国高校思想政治工作会议上强调，“要坚持把立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿教育教学全过程，实现全程育人、全方位育人，努力开创我国高等教育事业发展新局面。[1]”为了落实高校立德树人根本任务，加强思想政治工作是根本，而思想政治工作队伍是加强思想政治工作的重要保障。《普通高等学校辅导员队伍建设规定》（教育部令第43号）规定“辅导员是开展大学生思想政治教育的骨干力量”，并明确辅导员的工作职责要“掌握学生思想行为特点及思想政治状况”，对学生进行思想理论教育和价值引领。高校辅导员对大学生开展细致入微的思想政治工作，前提是需要充分了解学生、掌握学生的日常动态，并及时跟进学生的最新情况。当前，互联网时代的崛起、高校扩招政策的施行和高等教育内涵式发展，给高校思想政治工作带来了前所未有的挑战。

一方面，在互联网中成长起来的以“00后”为主的大学生与时俱进、勇于实践、挑战自我、价值观多元化[2]，具有个性和审美独特、抗压能力差、团队意识薄弱等特点[3]，这要求高校思想政治工作手段从统一化走向精细化。以年级辅导员为骨干的高校思想政治工作队伍不仅要教育管理整个大学生群体，而且要精准掌握每一个学生的情况，关心关爱学生，有针对性地帮助学生解决具体问题。另一方面，随着高等教育办学规模的扩张，大多数高校的辅导员与学生的师生比高于教育部规定的1：200，个别院系能够达到1：600。面对基数庞大的大学生群体，辅导员直到学生毕业都无法辨别齐全他们的样貌，更难以做到精准掌握每一个学生的情况。在高等教育内涵式发展的驱动下，传统粗放型的思想政治工作难以满足大学生成长成材的需要，改进思想政治工作的方式方法、提高思想政治教育质量显得尤为迫切。

二、大学生成长档案管理信息化的必要性

一般而言，高校辅导员对学生的了解是从阅读学生档案开始的，学生档案是辅导员对学生开展思想政治教育的重要依据和基础材料。学生档案是学生在学习、实践活动中形成的具有保存价值的各种人事文件材料[4]。针对高校人才培养方案和大学生成长规律的特点，长期以来高校已经形成了较为成熟的记录大学生学习和生活历程、心理和生理状况、实践训练成果等的资料，包括文字、图片、声像等不同形式载体。这些资料共同构成学生档案的重要内容，比如高中档案、学籍档案、诚信档案、心理档案、党团组织档案、贫困生档案、体检表、奖惩记录等。但在现实的学生管理工作中，这些资料难以充分发挥其效用。

首先，大量档案材料以纸质文本方式留存，未进行信息化、数据化处理，使用起来非常不便捷;其次，各种电子化数据（比如常见的Excel工作表）存在数据“信息孤岛”的情况，众多数据零散地存放在不同的文档中，难以整合调度;同时，由于岗位分工的需要，各种材料分别独立存放于不同工作岗位上，信息无法及时共享互换。例如，学生的学籍档案、党团组织档案分别存放在学籍管理部门、党团组织部门，作为学生思想政治教育主抓手的年级辅导员往往只掌握学生的基本信息，这导致年级辅导员在了解学生情况时，往往遇到信息传递不及时、数据交换不通畅等现实困难。此外，在实际工作中，由于学生档案数量较多，整理档案时间长，影响档案的整理效率和使用率。假设每位学生在读期间产生十份档案材料，年级辅导员需要处理的档案材料将累计高达数千份，其保管和利用的难度巨大。因此，对学生档案进行信息化处理十分必要。

《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局令第27号）规定，高校档案机构应组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。在信息化时代，各个高校都在努力加强数字校园建设和智能一体化办公环境建设，档案管理的信息化建设也是大势所趋。推进学生档案的信息化和数字化建设，将有助于提高高校思想政治工作队伍的工作效率，提升高校思想政治工作的精准化和信息化水平。

三、生涯发展理论对大学生成长档案管理的启示

美国著名心理学家舒伯（Donald E. Super）于20世纪50年代提出了“生涯发展理论”，为个体生命周期发展提供了重要的指導。生涯发展理论将人的职业生涯划分为成长（从出生至14岁）、探索（从15岁至24岁）、建立（从25岁至44岁）、维持（从45岁至65岁）与衰退（65岁以上）五个阶段[5]。大学生的年龄正处在生涯发展的探索阶段，其未来具有无限的可能性，但同时也容易对自我和未来产生困惑。生涯纵贯人的一生发展历程，它受到个人内在和外在力量的影响，是一个动态的、发展性的生成[6]。鉴于生涯发展的阶段性及生成性，舒伯认为可以通过专门辅导人员的协助，依据一套有系统的辅导计划，引导个人探究、评判并整合运用有关的知识、经验开展生涯辅导。科学的生涯辅导正是当下大学生群体所急需的。在高校包括辅导员在内的思想政治工作队伍扮演着大学生生涯辅导人员的重要角色。

随着国家就业政策由统筹分配制度转为用人单位与个人双向选择制度，尤其是近几年毕业生数量连年攀升，就业环境受新冠疫情影响，就业形势日益严峻。这要求大学生在校期间应根据自身情况进行合理生涯规划，尽早明确职业方向，提高就业竞争力。但是通过调查发现，不少“00后”大学生缺少规划意识，不清楚“自己将来要做什么”以及“自己能做什么”。科学引导大学生进行生涯规划，是高校思想政治工作的重要部分。对大学生开展生涯辅导，同样需要精确了解学生各方面的情况。传统辅导员在学生教育管理过程中简单收集统计学生基本信息，或者在有需要的时候再翻阅学生档案材料的方法，都无法满足引导学生开展科学的生涯辅导工作的要求。此外，现有的纸质档案材料以及电子化档案材料具有更新频率低、相对稳定的特点，这与生涯发展的动态性、生成性不相适应。

根据生涯发展理论，对大学生在读期间的不同阶段应该针对性地采取不同的生涯辅导策略。大学一年级是进行自我认知的关键时期，应重点帮助大学生明确自己的兴趣、性格、价值观和特长;大学二年级是进行职业探索的重要时期，应引导大学生结合自身特点开展职业探索，拓展职业视野;大学三年级是积累职业经验的主要时期，应指导大学生确立职业目标并积累达成职业目标所需要的经验和资历;大学四年级是做出职业选择的最后时期，应鼓励学生积极参加求职活动，帮助学生解决在求职过程中遇到的实际问题。出于生涯辅导的需要，以信息化技术建设大学生成长档案系统，突显学生档案的“成長性”，记录大学生从入学到毕业的在校成长点滴，为实现大学生思想政治工作精准化提供可靠依据。依托大学生成长档案系统，年级辅导员从大学一年级开始就给大学生建立成长档案，对大学生的学习、实践、思想状况等进行全过程、全方位、动态的跟踪，根据对大学生成长档案的数据分析，在求学的不同阶段对大学生的发展水平做出科学评价，并给出针对性的生涯辅导建议，实现对不同大学生的因材施教，促使高校思想政治工作实现精细化。

四、大学生成长档案管理信息化的系统设计

针对前述大学生档案管理中存在的信息割据等问题，高校学生档案管理工作需要对其所需要的信息交互流程进行再造，设计开发大学生成长档案系统，实现以年级辅导员为数据交互中心，来自不同部门及学生工作板块的数据能够及时、动态地更新到年级辅导员手上。大学生成长档案系统的数据类型包括基础数据、发展数据和动态数据。学生学籍等基础数据可以通过对接学校各部门的数据API接口获取，或者手动录入生成。党团、教务、奖助贷、社团等发展数据和谈心谈话、事件记录等动态数据需要有关人员及时上传。对开展生涯辅导而言，发展数据和动态数据的参考价值是最大的，这需要借助大学生成长档案系统彻底打通各个学生工作岗位的信息壁垒，让各岗位人员（包括年级辅导员）及时上传数据并最终完整地呈现在年级辅导员的账号上（如图1所示）。

基于大学生成长档案管理信息交互的流程再造，有关大学生成长档案系统的用户需求包括五个主要模块。第一，获取学生数据源，该模块关系学生基础数据的准确与否，是开展后续工作的基石;第二，学生信息字段管理，该模块由年级辅导员（或系统管理员）根据实际工作需要统一设置，并限制学生基础信息字段名称和类型不允许修改，可以有效避免因不同权限的用户错误更改学生信息字段所造成的混乱;第三，权限分配，该模块旨在限定不同用户的操作权限，比如年级辅导员可以查看并修改管辖范围内学生的所有字段信息，但其他用户只能修改与自己工作岗位相关的字段信息;第四，管理学生信息，该模块是整个大学生成长档案系统的核心，通过组织不同权限的用户搜索、查看、更新学生信息等，实现学生成长档案的动态化管理，同时，出于对系统与数据的安全考虑，保护学生个人信息和隐私，对所有用户的操作进行日志记录;第五，学生信息统计，该模块允许年级辅导员（或系统管理员）定期导出保存学生的成长档案，并与不同年级学生的情况进行统计分析对比（如表1所示）。

五、构建大学生成长档案管理信息化的长效机制

大学生成长档案系统建设是一个长期工程，并非一蹴而就，需要建立长效机制，从转变思想观念、加强安全管理、重视人才培养、制定奖惩措施等方面为大学生成长档案系统的可持续建设提供保障。

（一）转变思想观念，提高大学生成长档案管理工作的统筹性

《高等学校档案管理办法》规定，高校档案工作由高校档案馆负责。实际上，大学生档案的收集、整理、归档、发送等工作多由二级学院负责落实。在传统的教育管理经验中，认为大学生档案袋中的材料大体包括高中档案、学生登记表、学习成绩单、党团组织档案、体检表和奖惩记录材料等。鲜有赋予辅导员与学生的谈心谈话记录，及发生在学生身上的对学生的成长有着重要价值的事件记录等材料档案。从某种意义上讲，这割裂了大学生档案与大学生成长档案的一体性。大学生档案强调的是归档性，但大学生成长档案强调的是成长性。对生涯辅导而言，一切对学生成长、发展有价值的材料都值得参考。为此，除了高校档案馆，其他生产数据的部门（岗位）都是大学生成长档案的共同经营者，都负有支持大学生成长档案系统建设的义务。

（二）加强安全管理，明确大学生成长档案管理信息化建设标准

大学生档案管理信息化虽然提高了高校思想政治工作队伍的工作效率，但囿于计算机系统的共享性和电子数据的易丢失性等问题，信息化建设需要在数据保密、学生隐私保护、系统安全管理等方面加大投入力度。在获取数据时应明确能够进行信息化处理的材料类型和范围，把握好数据利用与学生隐私保护之间的关系，确保数据专用，杜绝数据泄漏和被挪作他用。通过规章制度明确各个岗位人员的职责，从而根据职责分配系统权限，加强密码管理，定期更新密码，避免系统被非法访问、篡改和破坏。使用校内服务器和业界较为成熟的数据库设计和系统架构搭建及部署方案，比如数据库管理系统使用MySQL，开发语言使用Java，开发框架为SSH框架，服务器环境为Linux等，提高系统运行的安全性和稳定性。

（三）重视人才培养，建设一支高水平的思想政治工作信息化强军

学生档案管理和学生教学管理信息化，乃至学生学习生活信息化等都是未来数字校园建设的重要组成部分，在互联网时代，高校思想政治工作队伍应该主动出击，直面信息化建设带来的挑战和机遇。由于大部分思想政治教育工作者非计算机等专业背景出身，高校学生工作部门应有意识地加强信息化人才的引进、培养和储备，组织专门的信息化培训，帮助思想政治工作队伍养成互联网思维和信息化意识，提升计算机专业素养，在思想政治工作中多运用信息化手段，使每位思想政治教育工作者掌握一定的信息化应用与建设的能力。即使不开发专门的档案管理系统，也可以运用Excel工作表、数据库、小程序等工具达到一定的档案管理信息化水平，为提升高校思想政治工作成效增添助力。

（四）制定奖惩措施，提升大学生成长档案管理信息化建设效率

大学生成长档案系统建设的核心是各个部门（岗位）及时更新数据，并确保数据的准确性。许多高校如火如荼地建设了大量的信息化系统和网络平台，却因为后期无人管理或管理不及時，导致信息更新滞后、系统缺乏维护的情况十分普遍。这需要高校管理部门将学生工作信息化建设情况纳入部门绩效考核，与个人发展评价等环节相挂钩，以提高有关人员的工作积极性，确保大学生成长档案系统得到及时更新和维护。同时，定期组织有关人员的线下沟通会，分享经验成果，表彰先进、激励后进，对在开展信息化建设工作及系统使用过程中遇到的问题可以第一时间进行甄别和解决。

大学生成长档案系统与纸质的大学生档案袋不是互为取代的关系，而是相辅相成的。大学生档案属于人事档案的范畴，是大学生成长档案系统数据的重要来源;大学生成长档案是与学生的成长有关的所有数据、信息、资料的统称，大学生成长档案系统可以直观、便捷地为高校思想政治工作队伍提供决策所需要的信息，这些信息中对大学生生涯发展有重要价值的部分又可以形成纸质材料储存进大学生档案袋中。利用信息化手段对高校传统的档案管理模式进行升级改造，“活化”档案资源，实现纸质档案与电子档案的有机结合，充分挖掘信息的潜在价值，为高校思想政治工作队伍开展大学生生涯辅导提供了决策保障，这也是落实高校立德树人根本任务，增强高校思想政治工作实效性的内在需求。

参考文献：

[1]习近平谈治国理政（第二卷）[M].北京：外文出版社，2017：376.

[2]黄勤，吴涛，董婷.新时代大学生价值观的嬗变与培育[J].现代交际，2018（24）：170-171.

[3]路璐.新形势下对“00后”大学生思想政治教育实施策略的再思考[N].山西经济日报，2018-10-30.

[4]杨杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：59-60.

[5]Donald E. Super，Jean Pierre Jordaan. Career development theory[J]. British Journal of Guidance & Counselling，1973，1（1）：3-16.

[6]李国章，谢珊.预见未来：学涯衔接与生涯规划[M].广州：世界图书出版广东有限公司，2018：10.

责任编辑  杨慧芝