差旅电子凭证网上报销系统存在问题及对策探讨

2021-12-12孙洪义王之旭孙俊华

中国农业会计 2021年8期

孙洪义王之旭孙俊华梁巍

差旅电子凭证网上报销系统是依托统一的差旅电子凭证网上报销公务平台（简称“公务之家”），实现公务人员出差网上申请、审批、报销，机票、火车票、汽车票、定点宾馆等网上预订，公务卡快捷支付、国库集中支付系统自动还款，会计档案电子存储的全流程电子化运行管理系统。电子凭证网上报销是对传统差旅审批和费用报销模式的重大突破，是实现国库集中支付电子化闭环管理的重要举措，是提高政务管理水平的主要方式。本文就差旅电子凭证网上报销系统的优势、现阶段存在的问题和对策等内容分别予以阐述。

一、差旅电子凭证网上报销系统的优势

（一）缩短报销时间，提高工作效率

差旅电子凭证网上报销系统集出差申请，预订机票、车票、酒店，填制报销单、费用申请及报销审批等功能于一体，各流程用户可在预先设置的权限范围内通过公务之家手机APP操作。对于报销人来说，所有出差涉及的事项全部可以通过公务之家APP网上操作，动动手指即可完成，减少了以前先填报出差申请、找各级领导审批，再从不同渠道预订机票、车票、酒店，出差回来还要填制报销单、找各级领导审批等多个线下环节，为报销人节省了大量时间。对于审批人来说，审核过程更加智能化，对超标、日程冲突等特殊情况均会有提示，可以避免不规范报销情况的发生。在审批过程中，还可以查看费用预算及支出情况等，有利于其合理控制支出进度。差旅电子凭证网上报销系统所有过程可以全部在网上完成，不受时间、地点限制，报销流程到了哪个环节，相应的用户还会收到公务之家APP消息提醒，极大地方便了出差者，提高了差旅报销工作效率。

（二）报销数据电子化，便于查询统计

通过公务之家差旅电子化报销系统，实现了公务人员出差网上申请、审批、订票、报销以及会计档案存储全流程电子化管理，全过程留痕，对落实中央“八项规定”精神、提升单位运行效率起到了积极的促进作用；还可以实现大数据分析等功能，能够对各课题差旅费支出情况实时动态监控，有利于实现精细化管理，进一步提高实施单位管理水平。报销人通过公务之家APP能实时查询报销进度，还能查询本人所有出差和报销记录，免去以前需要去财务部门查询的麻烦。

二、现行差旅电子凭证网上报销系统存在的问题

（一）对实行公务之家系统的单位内部控制提出了新要求

差旅费报销电子化在为我们提供便利的同时，其安全性也不容忽视。首先，在公务之家系统中，如何辨识用户本人登录操作需要仔细甄别。试想如果有人盗取其他人的账号密码登录报销，或者盗取审批人账号密码登录审批报销单，在系统中都会视同用户本人操作，可能会给被盗人及其单位造成不必要的损失。其次，报销数据电子化管理涉及到实施单位财务管理、网络安全、签名证书及电子凭证存储等多方面内容，如果实施单位原来实行的是传统纸质报销方式，在实行公务之家电子化报销系统后，其内部控制制度已不能完全适应新的报销程序，存在一定漏洞，形成了单位新的内部控制风险点。

（二）目前公务之家系统尚未与会计核算系统、审计软件、财政预算管理一体化平台以及银行网银等形成无缝对接

1.缺乏与会计核算系统的有效对接。目前公务之家系统尚不能与会计核算系统形成对接，主要存在两方面问题:一是公务之家系统的预算信息及科目余额无法从会计核算系统中及时获取，需要财务人员从财务软件查询后手工录入公务之家系统中。科目余额不及时更新，出差人就不能通过公务之家系统实时掌握经费剩余额度，如果剩余经费较少就可能发生超支消费后无法报销的情况。二是大部分单位会计核算系统还无法全部采用电子化凭证，公务之家报销数据在完成审批和支付流程后，就无法导入会计核算系统生成记账凭证。因财务存档及审计等业务需要，财务人员必须把相应的电子报销单据打印成纸质材料再进行记账。同一笔报销业务同时有纸质和电子两套凭证，不但增加了财务人员工作量，也与应用公务之家系统实行无碳化办公的初衷相悖。

2.缺乏与审计软件的有效对接。目前审计软件还不具备读取公务之家系统相关数据的功能，审计人员无法直接获得被审计单位公务之家系统内部控制运行完整性和有效性的必要证据，对原始单据的真实性和合规性，只能按照原审计纸质报销材料的方法进行核查。但因公务之家系统报销审批环节全部通过网络完成，审计人员针对公务之家报销审批流程的规范性和安全性，还需要实行额外审计程序，这相较于审计原纸质报销单，增加了审计人员工作量，与现代化办公方式不相适应。

3.未区分财政资金和非财政资金。以笔者所在单位差旅费报销为例，差旅费所用资金分为财政资金和非财政资金，不同资金的公务卡还款方式、经费支付渠道均不相同。在公务之家系统中，未对报销所需预算资金的来源进行区分，在财务人员报销付款时，也就无法通过公务之家系统实现与单位网银系统和财政预算管理一体化平台的有效衔接。对出差人的公务卡消费等报销信息，仍然需要财务人员再次加工、分类汇总后录入到单位网银系统或预算管理一体化平台中，这不仅加大了财务人员工作出错几率，还影响了报销时效，增加了工作量。

4.同一报销单据不能列支多个课题。在实际工作中存在科研人员一次出差任务涉及多个课题、多名科研人员共同出差但所列支课题又不同等的情况，这就需要将相关费用进行拆分，将相应金额列支在不同的课题之中。但目前在公务之家系统中，默认一张报销单所有费用只能选择一个课题列支，无法列支多个课题，科研人员只能通过拆分票据或拆分行程等方式分别填列报销单，这便给科研人员填列报销单和财务人员审核都增加了难度。

（三）部分年龄偏大的同志对手机APP操作有抵触情绪

经过一段时间磨合，现在大部分职工已能够熟练掌握运用公务之家APP进行差旅报销。但由于出差报销人员年龄结构差异较大，有些年龄较大者本来就不太会使用智能手机，对用手机APP报销更是难以适应，或是费了九牛二虎之力填报完成提交报销之后，还可能存在信息不正确或不规范等情况被退回重新修改，如此往复，消磨耐性；或是低三下四请求同事帮忙填报，但这对于出差较多的人并非长久之计。所以，年龄偏大的科研人员参与积极性不高，更倾向于使用传统报销方式，这就影响到单位整体差旅报销电子化水平提升，也为单位实行统一管理提出了难题。

三、相关对策建议

（一）提高内部控制制度电子化管理水平

针对公务之家系统网上报销、网上审批、报销数据电子存档这种新形式，单位应积极识别新形势下内部控制风险点，及时修订和完善相应的内部控制制度，有条件的单位可以委托专业机构设计内部控制电子化管理系统，以保证内部控制制度在公务之家系统运行、用户登录报销、网上审批、电子化票据存储、电子报销凭证存储及归档等全流程安全完整有效，防范流程中可能出现的风险。

（二）完善公务之家系统与会计核算系统、审计软件、财政预算管理一体化平台以及银行网银等对接功能

在差旅报销电子化平台运行理想的状态下，从出差审批、订票订酒店、费用报销、公务卡还款、财务核算，到电子归档等流程的全程电子化留痕，这就要求公务之家系统与会计核算系统、审计软件、财政预算管理一体化平台，以及银行网银等实现无缝对接，各项数据在保证安全的前提下，能够按要求智能分类并及时便捷地传输到各应用系统中。目前，由于各应用系统的多样化、安全性、实施成本等还无法完全达到上述使用状态，而仅是报销审批流程的电子化，在其他环节还需要打印出纸质材料记账归档，所以，要实现全流程电子化目标，还有许多工作需要完善，这也对公务之家系统提出了更高的要求。