内部审计促进科研耗材管理作用探析

肖 婷

科研竞争力是衡量高校综合实力的重要指标之一。近年来，各高校纷纷出台优惠政策，鼓励教师积极申报科研课题，踊跃投身科研工作。在国家加大科研投入的背景下，高校承担的科研任务越来越多，每一个科研项目都不可避免地涉及科研耗材的使用，不同科研项目的科研耗材又各不相同，面对品种多，专业性、时效性强，采购频率高，品质标准要求各不相同的科研耗材，科研、设备管理部门应接不暇。同时，国家“放管服”政策，赋予科研人员更大的科研经费管理权限。大部分科研人员在科研工作上是专才、能手、高手，但面对科研经费管理，却未能精准地掌握国家科研经费管理规定的内涵，导致在科研耗材使用上出现重结果轻管理现象，有的甚至超范围使用科研经费，出现不合规行为。基于此，如何发挥高校内部审计作用，切实加强科研耗材管理，做到放管结合，确保高校科研工作健康有序发展，是目前急需研究解决的问题。

一、当前科研耗材管理存在的问题

（一）片面理解“放管服”政策

国务院先后出台《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》和《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》，明确提出要简政放权、放管结合、优化服务，改革和创新科研经费使用和管理方式，进一步扩大科研人员自主权，更好地激发广大科研人员的积极性，让科研人员潜心研究，以求释放更多科研创新活力。然而，具体到科研耗材管理上，有的科研人员在解读“放管服”的精神上，存在理解不透彻、尺度把握不准的情况，更多地倾向于“放”与“服”的方面，认为国家已简政放权，课题负责人就享有课题经费使用的绝对支配权和自主权，学校只是“代为管理”，只要不中饱私囊，挪作他用，学校管理部门不宜过多干预，要优化服务精简管理流程，减少审批环节，让他们自主使用经费，只有这样，他们才能从“事务性工作”中解放出来，集中精力潜心从事科学研究。但是他们未意识到“放管服”是一个整体，“简政放权”并不是放任不管，而是“放管结合”，优化服务是在严格遵守法律法规、规章制度基础上的高效优质服务。这种错误认识的存在，使科研经费使用中未能执行预算编制的刚性要求，未能严格按预算经济分类开支，出现耗材经费与其他栏目经费互通有无，互为使用，有时甚至出现不同科研项目耗材等经费交叉使用，完全忽视“放管服”中“管”的约束力，这与管理部门要求的经费开支合法性、合规性相悖逆，导致超范围列支、预算调剂未履行审批手续，购买的科研耗材无法报销，从而影响了科研人员工作积极性，未达到国家制定实施“放管服”政策目的。因此，如何精准理解掌握“放管服”的科学内涵，寻求“放”与“管”的平衡，做好科研耗材管理服务工作，打造和谐的科研学术生态环境，是目前高校落实“放管服”政策的当务之急。

（二）监督力度有待强化

由于科学研究的特殊性，不同科研项目对科研耗材的品质要求各不相同，据说同一品牌不同生产厂家的科研耗材，实验结果也可能截然不同，况且有些科研耗材对保存、运输条件又十分苛刻，稍有不慎便付之东流。为此，科研项目负责人为了能够将有限的资金买到最合适的实验耗材，尽快出成果，确保每一分钱都用在刀刃上，总是希望课题组自行购买科研耗材；另一方面，高校科研耗材采购管理部门因编制所限，未能全面配备各类专业人员，面对品种繁多、需求多样、专业性强、储存条件高的科研耗材采购，深感人员不济、专业知识匮乏。若采用集中统一采购管理模式，却无法高质量地做好采购服务工作，及时满足不同科研项目的需求，影响科研进度，使科研工作无法达到预期效果。故此，目前大部分高校除国家要求严格监管的化学药品、气体、有毒有害、易燃易爆等管控物资由高校管理部门统一采购外，其余通常由科研人员根据需要实行“随用随买、谁用谁买”的方式采购，科研耗材的购置从计划、购买、验收、保管、使用都由课题组全权负责，经办、验收、审批为课题组成员负责，这就必然会出现监督与被监督关系弱化的现象，有时甚至为了把更多时间投入到科研中，把耗材的出入库管理与领用登记制度都给忽略了，购置的耗材一到位就立即投入实验，出现科研耗材采购、使用无法核查的情况，造成账实不符、监督不到位等现象。

（三）账实不相符

在科研耗材管理上，由于不同科研项目科研耗材千差万别，因此，金额在招标门槛以下的科研耗材采购与管理权，高校普遍下放给课题组，课题组不仅负责采购、验收，而且还负责出入库管理与领用登记工作，有时科研耗材购置后，只是在购销发票背面由经办人、验收人和课题负责人签批后即报销，为了赶进度，有时未办理出入库手续就投入使用，入库与领用手续事后再补办，而事后补办易产生错账、漏账、虚账或重复记账，出现账实不符。课题组的出入库登记，很多都是手工纸质记录，台账记录也凌乱无序，给事后审计、核查工作带来很大困惑，其记录和使用的真实性很难比对。审计中发现，个别纪律意识不强的人员利用管理上的漏洞，通过编造虚假货物清单、虚开科研耗材发票套取现金，将科研经费据为己有，造成科研经费严重流失。

（四）招标制度约束力不强

科研耗材采购管理是科研管理工作的重中之重，为了规范科研耗材的采购，大部分高校都与工程修缮采购一并制定采购办法，采购金额超过一定门槛才允许招投标。例如，某高校规定：“5万及5万元以上物资采购项目需公开招标”，换句话说，就是“5万元以下的科研耗材可以不用公开招标，由课题组自行采购”。一般来说，学校对购买耗材的品种、数量及购买方式并没有作过多干涉，当然，让课题组自行采购，他们可以依据个人经验、习惯，方便、快捷、高效地采购所需材料以满足科研需求。实践中即出现有的课题负责人倾向于某一品牌或者供应商，但在购买价格合理性上却不作判断和比较，其公平性、公正性只能依靠自身道德约束，缺乏监督约束公信力，这也可能成为利益输送、虚假购买、暗箱操作、套取现金等舞弊的幌子。另一方面，大多数情况下，单一科研耗材的价格基本上达不到5万元以上，批量采购也很少达到5万元以上。即使批量采购5万元以上（即达到公开招投标的采购金额），审计发现个别课题组存在故意拆分采购项目、分包而规避招标或竞价采购，对批量超过5万元的采购项目，故意将发票化整为零，规避审批权限，存在连号发票或同一供应商同日多张不连号发票，而招投标制度对以上的违规行为却没有作出明确的处罚规定，使“5万及5万元以上物资采购项目需公开招标”的规定形同虚设。

（五）科研耗材信息化管理水平有待提高

优化科研耗材管理工作是提高科研经费使用效益的助推器。随着高校承担的科研任务不断增长，使用的科研耗材品种、数量呈指数级增长，而且对相同科研耗材不同的供应商价格差异较大，科研管理部门无力应对，科研耗材管理只能实行课题负责制。但科研耗材管理仍未改变人工纸质记录的传统模式，从计划、采购、验收、入库到领用过程仍采用手工台账管理，未能充分发挥信息化建设在科研耗材管理中的作用。这种管理方式不仅陈旧、单一，管理效率低，而且困扰着精细化管理的开展。例如：由于采用人工管理，耗材的使用量、库存量就只能靠管理人员的记忆，无法应对品种、规格、数量繁杂的科研耗材，有时出现一些耗材“沉睡”设备柜、重复购买，而有些科研耗材有使用时限，“沉睡”太久将失效，影响了科研经费的使用效益。由于没有用信息化管理，导致课题组、科研管理部门、财务部门、审计部门无法实时共享科研耗材采购数量、采购金额、采购商家、耗材使用数量等信息，因此，需要加快科研耗材管理信息化建设，使科研耗材管理从计划到使用全过程清晰可查，便于实时管控、全程监督。

二、基于内部审计的科研耗材管理建议

（一）实施精准服务实现放管平衡

科学精准掌握“放管服”的内涵，实现“放管服”政策有效落地，确保相关政策法规和管理制度能够得到有效执行是高校职能部门日常管理工作的题中之义。为此，高校各职能部门要在吃透“放管服”实施要点，科学界定每项工作权限的基础上，结合单位实际，精准做好服务工作。通过宣传与培训，明明白白地告诉科研人员哪些经费报销是不能列支或不能开支的，让广大科研人员理解“放管服”是为科研人员“松绑减负”，但并不意味放任自流、项目负责人可以随意游离于规则之外，而是任何科研耗材的购买都必须在规章制度的框架下按规矩进行，任何科研经费使用都必须按照批准的预算执行，预算调整必须先批后用，确保广大科研人员依法依规自主行使科研经费使用权、管理权。通过深入调研，按“规矩在先，责任自负，科学抽样，违规必究”的管理模式，积极构建权责清晰、程序合规、可操作性强“放管服”实施细则，把该放的权限充分下放，把该管的纪律规矩立在先、挺在前，让科研人员认识到科研耗材购买、使用的权限虽然大了，但肩上的责任也随之增大，“放管服”后的科研项目负责人不仅是科学研究的负责人，更是确保经费合规使用、防范各种风险发生的责任主体，从而自觉加强管理，主动接受监督；通过内部审计监督，及时纠正、督促相关单位、人员做好科研专项审计发现问题的整改。

（二）强化监督力度

由于科研实验的特殊需求，以及高校行政机构人员的精简化，学校将采购金额在招标规定门槛以下的科研耗材采购与管理权下放至课题组，一定程度上有利于精准放权、高效管理。那么，如何解决管理上存在的监督与被监督的关系弱化问题，实现有效监管与高效管理有机结合，是规范科研耗材日常管理的关键。首先，应加强科研耗材验收与出入库管理制度建设。为规范科研耗材管理，满足学校科研教学工作的需求，学校应充分认识到科研耗材验收工作的重要性，规范验收流程和方式。其次，加强采购与验收环节管理，确保批准、采购、验收等不相容岗位相互分离、制约和监督。各科研部门应配备物资管理员，由学校统一聘任，资产管理部门集中管理，负责在采购工作完成后对各部门自行购买的试剂耗材验收与出入库管理，各科研部门按规定自购物资，须经本部门物资管理员验收确认后才能到财务部门报销。资产管理部门应切实加强对各部门采购人员、物资管理员进行长期性业务培训，特别是新上岗人员业务培训与指导，同时，要加强相关人员廉政风险教育，增强纪律意识、廉洁意识。资产管理部门强化监督检查，对科研耗材采购价格、采购程序的合规性以及出入库验收记录、账实情况等进行不定期、随机抽查，加强日常监督，确保耗材管理工作规范、高效。最后，应强化内部审计监督，参考资产管理部门日常检查结果，在科研经费管理专项审计过程中再次抽检，加强审计结果运行，坚持以问题为导向，对审计中发现的科研耗材管理问题及时与相关责任部门沟通、反馈，持续跟踪落实，切实做好整改。

（三）规范账目管理

加强账目管理是做好科研耗材管理的关键。对此，应做好日常台账登记工作，明确标准，规范程序，未经验收或验收不合格的科研耗材不得入库，建立统一标准的库存台账。物资管理员应严格执行科研耗材验收与出入库管理制度，标准作业，规范操作，做好台账记录与管理。科研耗材在领用时，物资管理员与使用部门要履行耗材交接手续，按程序严格办理出库登记并做好使用记录。另外，学校设备管理部门联合财务部门，定期做好账目审查工作，对科研耗材出入库登记台账与实验使用记录本进行抽查、比对，严格把关，如有不符，应查明原因，及时纠正。内部审计应结合设备管理部门、财务部门账目抽查结果，围绕抽查中发现的突出问题和共性问题进行延伸审计，利用信息化平台相关数据进行扩展、对比分析，深挖问题根源，持续跟踪监督，从而搭建全方位的监督体系。

（四）加强制度约束

近年来，国家陆续出台了多项科研管理制度及办法。高校应结合自身实际，不断完善、更新采购与招投标管理制度及科研管理内控制度，运用内部控制测试程序，找出制度存在的薄弱环节和失控点，有针对性地提出完善措施并进行适时修订。通过不断加强内控制度建设，有效制约权力，增强制度约束力、公信力和执行力。另外，构建起以服务为导向的科研管理机制，梳理科研耗材管理存在的漏洞，针对容易发生问题的环节进行审计或检查。作为高校内部审计，应主动转变审计观念，以服务型为主导，提高服务质量，有的放矢地对科研耗材相关管理制度的建立及执行情况提供审计意见，充分发挥审计的建设性作用，做好经验总结和督导帮扶，确保科研耗材管理规范有序。

（五）促进精细管理

目前，信息化发展迅猛，我们要充分利用信息化管理来规范日常工作，构建科研耗材信息共享平台，运用大数据推动实验耗材从准入、论证、申请到采购、验收、使用、结算全过程实现信息化管理，做好与财务系统的信息联动与对接，确保数据准确、完整，做到有迹可循，有源可溯。随着市场上物资采购平台不断健全与成熟，针对金额在招投标采购门槛以下的科研耗材采购管理存在的盲区，可以通过建立区域性高校科研耗材公开交易平台进行竞价并购买。课题组在科研耗材申购时，除了科研管理部门申购审核外，内部审计对平台申购耗材的合理性作“二次审核”管控。一方面，统一平台可以有效控制价格幅度，确保价格的合理性和交易的合规性；另一方面，可以实现平台内高校耗材使用情况的实时监管，动态采集、监测科研耗材的采购、使用信息，对比同期其他高校、其他课题组同类别科研耗材的使用情况和价格，了解掌握其购买的合理性和合规性。另外，建立高校科研耗材审计信息系统，及时取得A IS、审计预警系统以及相关信息系统的远程支持与对接，进而获取更充分的审计证据，实现科研耗材精细化管理。

三、结语

综上，科研资金是推动国家科技进步的重要基础，科研耗材的购置作为科研资金使用的主要组成部分，规范其管理具有深远意义。在推进高校科研领域简政放权的背景下，高校科研耗材管理需要寻求“放”与“管”的平衡点，不断融合“放”与“管”之间的联系，从“管”视角下发挥审计监督与指导作用，以风险管理为导向，利用科学创新方法方式强化监督与防控，提升管理服务质量，增强科研经费使用效益，预防舞弊行为。同时，加强内部审计监督，强化制约机制，健全科研管理制度，堵塞制度失控点，确保招投标采购等内控制度在科研耗材采购管理中行之有效，确保采购与验收监管全覆盖。另外，构建信息化平台，规范购买行为，合理控制价格。内部审计在助力高校科研机构和科研人员减负的同时，改善科研耗材管理，确保科研实现提速增效的目的，从而推动高校科研事业向高质量高水平发展。