档号编制方法探索与实践

2021-12-11王素红

档案天地 2021年11期

王素红

档号是档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式賦予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用[1]。《档号编制规则》（DA/T 13-94）详细规定了档号的编制规则。但随着《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）的出台，将区别各门类档案的代号由原来以阿拉伯数字表示“目录号”改为用字母表示的“门类代码”，且随着《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019）的制定，档号的结构也发生了变化，档号的编制日臻科学与规范。《档号编制规则》已不能完全适用于各门类档案档号的编制。

疾控中心是非典后由国家组织成立的公益性事业单位[2]，疾控中心档案记录了疾病预防控制工作中形成的各种类型和载体的具有保存价值的文件、调查材料、检测报告、图片影音等原始资料，具有专业性、系统性、多样性等特点[3]。即除了文书、会计、科技、音像、实物、人事档案等通用档案外，还产生了大量的专业档案，如综合业务档案、职业病诊断档案、残情鉴定档案、报告档案、招标档案及疫情防控专题档案等。笔者以疾控中心档号编制为例，对各门类档案档号的编制方法进行了探索和实践。

一、档号编制规则

（一）档号编制原则

档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映档案的分类体系和物理位置[4]。档号编制需遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则[5]。

（二）档号结构

①第一种为：全宗号-门类代码·类别号（项目代号）·年度-保管期限代码-案卷号（件号），案卷号、件号可根据档案组卷方式，选择一项。类别号、项目代号、年度、保管期限代码根据各门类档案的分类方法需要而设置。

第二种为：全宗号-门类代码·年度-保管期限代码-组号-张号，数码照片档案采用此结构。

②档号中左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用“·”隔开。

（三）编制方法

1.全宗号的编制方法

全宗号为档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》（DA/T 13-1994）编制[6]。

2.门类代码的编制方法

门类代码是由汉语拼音组成的代码标识。门类代码一般不超过三级。本着简单性原则，本文中门类代码不超过二级。

如：按照文书（WS）、会计（KU）、科技（KJ）、人事（RS）、实物（SW）、照片（ZP）、录像（LX）、专业（ZY）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置二级门类代码[7]。

疾控中心专业档案种类繁多，本着简单性原则，专业档案门类代码设为二级。如：综合业务ZY·ZH、职业病诊断ZY·ZD、残情鉴定ZY·JD、疫情防控专题（非典疫情ZY·FD、新冠疫情ZY·XG）、报告（ZY·BG）、招标档案ZY·ZHB。

3.类别号、项目代号的编制方法

类别号用阿拉伯数字标识，本文中实物档案、纸质照片档案设置类别号。

项目代号用阿拉伯数字标识，本文中仅科技档案设置项目代号。

4.年度的编制方法

年度以四位阿拉伯数字标识，如“2020”。年度的设置适用于按年度进行分类的档案。

5.保管期限代码的编制方法

保管期限分为两种，即永久和定期。“Y”为永久代码，“D**”为定期**年的代码，如定期30年、10年分别用D30、D10标识。

保管期限代码的设置适用于按保管期限分类的档案，如文书档案、音像档案。

6.卷号的编制方法

①案卷号用三位阿拉伯数字标识，若不足三位的则“0”补足，如“001”。

②按排列次序将案卷进流水编号，不缺号、重号。

③除文书档案、实物档案、音像档案外，其他门类档案均按“案卷号”编制。

7.件号的编制方法

①件号是单件归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，用四位阿拉伯数字标识，如“0001”。

②文书档案、实物档案、音像档案按“件号”编制。

8.组号、张号的编制方法

组号、张号用四位阿拉伯数字标识，如“0001”。本方案中仅数码照片档案设置组号、张号。

二、各门类档案档号编制示例

（一）文书档案

档号结构：全宗号-门类代码·年度-保管期限代码-件号。年度为档案形成的时间;保管期限代码Y、D30、D10分别代表永久、30年、10年;每一年度，件号在同一保管期限内从0001开始顺序编号。

如：162-WS·2020-Y-0001 ，表示162号全宗（以下省略），2020年永久文书档案第1件。

162-WS·2020-D30-0001 ，表示2020年30年文书档案第1件。

162-WS·2020-D10-0001 ，表示2020年10年文书档案第1件。

（二）会计档案

档号结构：全宗号-门类代码-案卷号。案卷号在同一类别里（即会计凭证、会计账簿、会计报告、会计其他四类）按时间从001开始大流水顺序编号。

如：162-KU·PZ-001 ，表示会计凭证第1卷。

162-KU·ZB-001 ，表示会计账簿第1卷。

162-KU·BG-001 ，表示会计报告第1卷。

162-KU·QT-001 ，表示会计其他第1卷。

案卷号在同一类别里按时间从001开始顺序编号。

（三）科技档案

档号结构：全宗号-门类代码·项目代号-案卷号。其中，项目代号为课题、基建项目、仪器设备、信息系统按验收时间，分别从1开始编制的顺序号;案卷号分别在同一科研课题、基建项目、仪器设备、信息系统内从001开始顺序编号。

如：162-KJ·KY·1-001，表示第1号科研课题第1卷。

162-KJ·JJ·1-001，表示第1号基建项目第1卷。

162-KJ·SB·1-001，表示第1号仪器设备第1卷。

162-KJ·XX·1-001，表示第1号信息系统第1卷。

（四）音像档案

1.照片档案

档号结构：全宗号-门类代码·年度-保管期限代码-组号-张号。照片组指一个照片组一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张照片，组号每一年度从0001开始顺序编号;张号在同一照片组内从0001开始顺序编号[8]。如：162-ZP·2020-Y-0001-0001，表示照片档案2020年第1照片组第1张。

2.录音、录像档案

档号结构：全宗号-门类代码·年度-保管期限代码-件号[9]。记录同一工作活动和主题的录音、录像为一件，件号每一年度按照时间从0001开始顺序编号。

如：162-LY·2020-Y-0001，表示录音档案2020年永久第1件。

162-LX·2020-Y-0001，表示录像档案2020年永久第1件。

（五）实物档案

档号结构：全宗号-门类代码·类别号-件号。其中，实物档案设置荣誉类、纪念品类、印信类三个类别，类别号分别用1、2、3标识;件号在同一类别内按时间从0001开始顺序编号。

如：162-SW·1-0001，表示实物档案荣誉类第1件。

162-SW·2-0001，表示实物档案纪念品类第1件。

162-SW·3-0001，表示实物档案印信类第1件。

（六）人事档案

1.专业人员技术档案

档号结构：全宗号-门类代码-案卷号。案卷号按姓氏顺序排列从001开始编制。人员有新增时，案卷号在尾号后自然顺延。一人材料较多，产生多卷时，档号中“案卷号”后需加“卷次”，且二者之间用“·”隔开，即“案卷号·卷次”，其中“卷次”在同一人的案卷中从1开始顺序编号。如：162-RS·ZJ-001，表示人事档案·专业人员技术档案第1卷。

2.死亡干部职工档案

档号结构：全宗号-门类代码-案卷号。案卷号按姓氏顺序排列从001开始编号，人员有新增时，案卷号在尾号后自然顺延。如：162-RS·WA-001，表示人事档案·死亡档案第1卷。

（七）专业档案

档号结构：全宗号-门类代码·年度-案卷号。其中，年度为档案形成的时间;案卷号每一年度从001开始顺序编号。

如：162-ZY·ZH·2020-001，表示综合业务档案2020年度第1卷。

162-ZY·ZD·2020-001，表示职业病诊断档案2020年度第1卷。

162-ZY·JD·2020-001，表示残情鉴定档案2020年度第1卷。

162-ZY·BG·2020-001，表示报告档案2020年度第1卷。

162-ZY·ZHB·2020-001，表示招标档案2020年度第1卷。

当每年产生案卷数量较少时（一般为少于30卷），可不设年度，其档号结构为：全宗号-门类代码-案卷号，案卷号从001开始大流水顺序编号，

如：162-ZY·FD-001，表示非典疫情档案第1卷。

162-ZY·XG-001，表示新冠疫情档案第1卷。