医院疫情防控档案管理工作研究

郝飞

自新冠肺炎疫情发生以来，各行各业、各机构在新冠肺炎疫情防控（以下简称疫情防控）工作中留下了大量的档案资料，对这些档案资料进行认真地整理、保存乃至再利用，具有十分重要的意义。其中，医院疫情防控档案资料的数量尤为可观，其重要性不言而喻。医院疫情防控档案是指医院在疫情防控工作过程中形成的具有保存价值的各种门类和各种载体的档案资料，包括重大决策部署、政策文件、会议纪要、领导批示、防控方案、应急预案、工作总结、医疗救治记录、疫情数据统计、媒体宣传报道等，这些档案资料是医院抗击新冠肺炎疫情的重要历史记录和真实写照，是医院档案的重要组成部分。

一、医院疫情防控档案管理工作的重要意义

医院因其在疫情防控工作中承担的重要角色，决定了其疫情档案的丰富性和重要性，也决定了疫情防控档案管理工作的重要意义。也正因此，国家档案局早在2020年全国新冠肺炎疫情爆发之初就发出通知，要求“各级档案部门在疫情防控工作中，要自觉扛起责任、脚踏实地、主动作为，统筹做好疫情防控期间档案工作”，并应做到“应收尽收、应归尽归”。

（一）疫情防控档案为医院疫情防控工作保存重要历史记录

疫情防控档案是医院救治传染病患者以及医院自身疫情防控的珍贵历史记录，是一种全过程资料。它记录了一个患者或众多患者发病的时间和地点，以及住院治疗的详细过程。这些过程性资料，属于疫情发展史的范畴，也是医院发展史的一部分，这样的历史记录有利于医学专家全面准确地分析传染病的规律和特点，对于医院做好传染病防治工作具有重要的参考价值和意义。因此，疫情防控档案在其中起着为医院存史的基础功能，这些档案资料对医院将来面对传染病疫情时进行有效处置具有参考价值，其本身已归属为“史料”，可以为将来医院编写“史志”提供史料支撑。

（二）疫情防控档案为医院统筹部署疫情防控工作提供决策参考

新冠肺炎疫情在全国各地的发生，经历了多点爆发、零散发病、外国病例零星输入等多轮情况。有的传染病医院经历了多轮次的收治病人，每一轮次收治留下的档案资料都会为下一轮次的收治提供重要的决策参考。病人的发病特点、医院治疗方案、医院疫情防控综合方案等档案资料具有长效的参考作用，有的档案资料稍作整理就可以及时为防控工作决策提供利用服务。实践证明，医院在疫情防控中发生的一些应急特殊情况，之所以能够快速、高效的予以应对，以往的档案资料发挥了重要的作用。

（三）疫情防控档案为医院应对疫情开展救治提供科学依据

诊疗方案不是无源之水、无本之木，疫情防控档案就是新的诊疗方案的重要论据。一套诊疗方案在医疗实践中所取得的成功经验或失败教训，都会记录在册。医院在应对疫情开展救治中需要汲取以往救治工作积累的经验，疫情防控档案就是“以往的经验”，对这些经验不能无视，有的档案能够提供救治的科学依据，有必要对其进行重新分析并再次应用。从这种意义来看，众多的疫情防控档案资料尤其是可以为医疗救治提供参考借鉴的用药品种、救治方案等，甚至应该成为医务工作者的案头必备。

（四）疫情防控档案为科研人员进行科学研究提供重要资料

第一，疫情防控档案能够为科研人员进行医学科学研究提供重要资料。疫情防控档案是研究传染病发生及防控机制的重要资料，大量的医学科研数据可以为卫生行业专家更全面准确地分析传染病的规律及特点、更有效地做好传染病预防工作提供参考，也是政府制定相关卫生政策的规律性、科学性依据。此外，疫情防控档案有其特殊性，通过对应急响应、医疗救治、药品研发、公共卫生管理等档案进行开发利用，可以为医护人员的科研攻关提供技术支撑。科研人员通过利用相关档案资料，能够对疫情防控进行全流程回顾总结，分析研判病毒的传播途径和周期，并有针对性地精准研发疫苗与特效药品，为当前以及今后疫情防控工作的开展、公共卫生突发事件应急处置能力的提升提供基础性保障。2020年兰州大学研发了新冠疫情预测系统，对北京新发地疫情进行了预测，与其后来的疫情发展基本一致，这其中需要对以往各地疫情发生及防控的档案资料及数据信息进行科学分析，从而对地区疫情做出预测。

第二，疫情防控档案能够为社会科学研究人员进行研究提供重要资料。历史学研究的观点主要靠档案资料来支撑，医疗卫生史研究是近年来历史学乃至人文社科的研究热点，内容丰富的医院疫情防控档案是进行医疗卫生史研究的重要资料。疫情防控档案对其他学科诸如医学社会学、医学哲学的发展也都有辅助及促进作用。

（五）疫情防控档案为健康宣教和弘扬抗疫精神发挥促进作用

医院疫情防控档案的健康宣教作用也很突出。通过对疫情防控档案进行深入挖掘，编辑成疫情防控知识宣传册并向广大患者和群众发放，在宣传栏张贴防控知识海报进行展示，举办防疫知识讲座等，能够提高社会民众对传染病防控和公共卫生问题的重视程度，对普及民众的防疫科学知识、在全社会倡导健康的生活方式、提升全民的健康素养水平起到积极的促进作用。

医院疫情防控档案是医院抗击新冠肺炎疫情的生动、鲜活记录，对这些记录资料进行收集、整理、编辑，以及择其精华再展览，能够对广大医务工作者产生巨大的激励作用，不仅有利于医院文化建设，而且对医院职工、患者和社会各界人士也将带来积极的影响，能够为大力弘扬抗疫精神、倡导良好社会风尚作出积极贡献，这也充分体现出档案资政育人的重要功能。

二、医院疫情防控档案管理工作的方法与策略

（一）完善疫情防控档案管理制度

要想做好醫院疫情防控档案管理工作，制度必须先行。级别较高、管理较规范的医院可能已经具备较为成熟的档案管理制度，但还需要根据上级相关部门要求以及疫情防控新形势对档案制度进行进一步修订和完善。

第一，明确疫情防控档案管理制度的目的性。制定疫情防控档案管理制度的目的是对医院在疫情防控工作过程中形成的有价值的档案资料进行全过程规范管理，为医院疫情防控及相关工作提供有效的参考借鉴和开发利用服务。

第二，突出疫情防控档案管理制度的时效性。这里的时效性指档案收集的起止时间是从疫情爆发起收集，还是从收治第一个确诊病例起收集，都要有明确的规定，不能含糊其辞。时效性还体现在收集档案的效率上，要快速、及时、高效收集。

第三，完善疫情防控档案管理制度的实操性。收集档案看似简单，实际则千头万绪，这就决定了疫情防控档案管理制度要明确收集的具体操作方法，让档案人员在实际工作中能够应收尽收并高效完成工作。

（二）明确疫情防控档案的归档原则和范围

第一，明确归档原则。根据国家档案部门的要求，以及考虑到新冠肺炎疫情的反复性和长期性、防控工作的严峻性和复杂性，医院疫情防控档案归档的基本原则是“应收尽收、应归尽归”。

第二，明确归档范围。从档案资料的形式来看，涉及疫情防控的所有文字、图片、数据均可归档，医院疫情防控档案的归档范围大概可分为以下几类：1.病历类资料，医院接收、诊治病人或疑似病人形成的文字材料（包括典型病案分析，专家会诊、论证、治疗方案等）;2.医学专题研究、专家会诊资料，主要包括对新冠肺炎进行研究形成的文件材料及相关数据，上级派来的医疗专家和学者进行巡诊、会诊所形成的各种资料;3.各种方案、预案及规程性资料;4.医院疫情防控物资采购或接受捐赠、发放等资料;5.新闻宣传报道资料，在传统媒体和新媒体上登载或播发的涉及医院疫情防控的新闻报道、宣传材料，对先进事迹、先进人物的报道材料尤要注重保存;6.党建资料，广大党员在疫情防控工作中冲在第一线，各级党组织发挥了战斗堡垒作用，要特别注意收集医院疫情防控工作相关党建资料，这对教育党员以及当前的党史学习教育具有重要的导向作用;7.其他资料，包括医院疫情防控的登记表、测温仪、出入证、标语横幅、职工个人的抗疫日记、住院患者的感谢信及锦旗等实物资料。

（三）高度重视疫情防控档案的收集工作

医院要高度重视疫情防控档案的收集工作，这项工作需要医院上下的全力配合，因此，医院党政领导、各科室负责人、档案管理部门负责人必须从思想上高度重视档案收集工作。

第一，提高政治站位，强化素质要求。1.要求档案收集人员具备较高的政治素养和思想觉悟，政治站位要高，要认真学习贯彻党中央和国务院的决策部署，深入领会相关政策和文件精神，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，要具有为党管档，为国守史的政治责任感，随时关注疫情防控形势发展，快速准确收集相关档案，确保档案资料不遗失、不丢弃。2.要求档案收集人员与时俱進、勇于创新，随着信息技术的快速发展和网络的广泛应用，档案管理方式也发生了巨大的变化，小视频、小动画以及新媒体的广泛出现，要求档案收集人员必须建立“互联网+”的思维模式，主动学习新技术、掌握新技能，让各种电子档案得到及时收集和长期保存。

第二，加强组织领导，注重全员参与。医院要成立疫情防控档案收集工作领导小组，明确责任到人，加强部门协调。从医院领导到一线医护人员都要有档案意识，要号召全院职工在日常工作中注意收集相关档案资料，在全院上下形成“收集档案、人人有责”的工作氛围。医院应拓宽疫情防控档案收集工作思路，可以由医院档案室作为牵头部门，医院所有科室负责人为科室档案收集工作的第一责任人，所有科室的兼职档案员以及负责疫情防控的工作人员为骨干力量，医院所有投身于疫情防控的工作人员共同参与防控档案的收集，在医院建立起“上下联动、形成合力”的疫情防控档案收集工作机制。

（四）强化疫情防控档案的开发编研和利用工作

疫情防控档案不是死档案，只有加强对其开发编研和再利用，才能使其发挥更大作用。

第一，编写档案专题汇编。医院档案部门在认真梳理、查阅馆藏疫情防控档案后，要制定汇编方案，编纂相关专题汇编，如确诊病例救治汇编、医院疫情防控制度汇编等，通过这些专题汇编积极为医院疫情防控工作服务。

第二，编写疫情防控资政参考信息。收集相关具有重大参考价值的档案资料，将其编写为资政参考信息，分类提供给上级部门、医院领导或医护人员参考学习。

第三，将档案资料进行展览。精心选择医院疫情防控中的重要文字材料、图片、实物等档案资料，利用护士节、医师节、院庆等重要时间节点，在医院醒目的重要位置上进行专题展览，通过展览途径发挥疫情防控档案对医院干部职工的宣传教育作用。

（五）加强对档案及档案保存场所的消毒通风管理工作

医院对档案及档案保存场所除了要做好日常的防火、防潮、防盗工作外，在常态化疫情防控的背景下还有一项特殊且非常重要的要求，即消毒通风管理工作。

第一，要确保档案管理人员的生命健康，与疫情相关的患者的纸质病历在进入档案保存场所之前，要对其进行彻底消毒。

第二，档案保存场所的消毒通风管理是基础性工作。档案保存场所通常环境比较密闭，必须定期对其进行消毒和通风;对档案保存场所的空调系统也要定期检查、清洗和维护，防止病毒通过空调系统进行传播。

第三，对利用之后归还的疫情防控档案也要进行再消毒处理。

（六）建立疫情防控电子档案专题数据库

档案电子化是档案管理工作发展的必然趋势，医院疫情防控电子档案专题数据库的建立也是医院档案资源建设的必然要求。疫情防控电子档案专题数据库是重大疫情科研工作的数据和资料来源之一，建立这样的数据库并加以共享，可以使临床数据跨医院、跨区域乃至跨国共享成为可能。

新冠肺炎疫情发生以来，有多位档案学者倡议建立国家突发事件档案专题数据库或疫情防控工作专题档案与文献数据库，虽然内容稍有区别，但均指向建立电子档案专题数据库。建立这样的数据库，需要全国各省市乃至各医疗机构的大力支持和配合，各医疗机构要建立起本机构的电子档案专题数据库。有学者提出了“理清建设思路——明确建设原则——构建基本框架——明晰建设流程——充实资源基础”的建设路径，这个建设路径是可行的，关键是需要档案一线人员付出辛劳，从而努力实现医院疫情防控档案的电子化。

医院要树立大数据思维，在对医院整体信息化进行系统分析和研究的基础上，充分了解医院疫情防控档案信息化建设的标准规范和具体要求。医院可以与数据库研发公司合作，借助研发公司的信息技术优势，建立起医院的数字档案平台，实现疫情防控档案的电子化，建立疫情防控电子档案专题数据库，并根据所处地区的实际情况，促进本地区疫情防控大数据分析平台的建设。

为国存档守史，责任重于泰山。医院疫情防控档案既是医院发展过程中的关键历史资料，也是整个国家抗疫历史资料的重要组成部分。收集、保存、编研、利用好这些珍贵的档案资料，做好医院疫情防控档案管理工作，是档案工作者的光荣使命和神圣职责。2003年“非典”让我们认识了凶险的冠状病毒，2020年面对新冠肺炎疫情的突然来袭，我们由原来的慌乱变为镇定，直至建立战胜它的信心，这种信心就来自于对以往抗击疫情历史的认识，而档案在此过程中功不可没。2020年武汉火神山医院和雷神山医院的快速建设，就参照借鉴了2003年北京小汤山医院建设的档案资料，档案在助力国家抗击疫情方面的价值和作用得以凸显。

当前，疫情尚未结束，广大医院档案工作者要在常态化疫情防控形势下，把握好“事前、事中、事后”等档案管理的重要节点，持续推进疫情防控档案管理工作，准确高效地为医院的疫情防控工作和其他相关工作提供档案保障。抗击疫情不松懈，档案服务不断档，档案工作永远在路上。

基金项目：本文为2021年度唐山市社会科学发展研究课题的研究成果（课题编号：TSSKL2021-234）

作者单位：唐山市人民医院