浅议医院档案管理助推医院工作高质量发展

张静

医院档案是医院医疗活动最真实的记载，是医院在医疗运行、科研教学、器械设备、基建项目、财务管理、安全生产、患者病例等方面最真实、最珍贵的原始记录，是医务人员集体智慧的结晶，也是医院发展的最有力的见证。同时医院档案又是一项关系民生、关乎群众满不满意的一项服务性工作。新《档案法》实施以来，石家庄市第四医院领导高度重视，将档案工作纳入医院重点工作，制定医院档案工作高质量快速发展实施方案，按照5A级标准对档案室升级改造，实现库房标准化、设备智能化、档案存储一体化、档案管理过程自动化，打造省内医疗系统一流档案室，为广大群众提供更加优质的档案服务。

一、狠抓档案管理体系建设

1.加强档案室基础调研。石家庄市第四医院作为河北省唯一的三级甲等妇产专科医院，在上级领导的关怀指导下，经过几代妇产人的努力，已发展成为省内一流、国内知名的现代化特色专科医院，医院目前运行模式为一院三区（即谈固院区、高新院区、中山院区）。为了进一步提升档案工作质量，满足群众日益增长的档案服务需求，医院成立档案专班开展档案工作专项调研，对医院档案室进行实地勘察档案库“八防”设施落实情况、档案储存情况、档案利用情况及档案管理台账，针对存在的问题，院领导高度重视，组织研究解决措施，提出了建设5A级档案室建设目标。

2.建立健全档案管理制度。成立由院党委书记任组长、院长任副组长的档案管理领导小组，下设四个专班，即：档案室基础建设专班、档案资料编研专班、档案整理专班、院史馆建设专班。建立完善《档案管理手册》《档案室工作制度》《档案保密制度》《档案管理员职责》《档案库房管理制度》《档案阅览室管理制度》等，制定了《5A档案室建设实施方案》明确工作任务目标，并纳入每月重点工作，倒排工期，跟踪督办，并通过专班式推进、台账式推进、调度式推进、通报式推进，高效推进各项工作落实。

二、狠抓档案管理业务培训

为进一步加强和规范全院档案管理工作，切实提高档案管理人员综合素养，进一步提升业务能力和专业水平，使档案管理人员熟悉掌握国家、省、市出台的档案管理新规范。针对新档案整理标准实施以来档案员集中培训少、部分档案员对档案整理新要求知晓率不高的问题，邀请专家对全体档案员集中开展档案法律法规培训及文书、科技、专项、会计档案等规范化整理培训，有效提升档案员的法律意识，不断提高档案员业务能力。整个培训过程，所有档案员学习劲头十足，课后与老师建立友好关系，随时请教，学习沟通，在档案的整理等工作中发挥了积极的作用。同时，结合平时档案督查工作，对发现的不规范问题进行一对一培训指导，举一反三进行警示提醒，持续改进，不断推动档案员业务水平迈上新台阶。

三、狠抓5A级档案室创建

1.科学设计档案室。按照新《档案法》《河北省机关档案目标管理认定办法》中档案建筑用房要求，科学设计综合档案办公室、档案阅览室、保密阅览室、纸质档案库、实物档案库、音像档案库、院史馆、智能档案库房、数字化整理室、总控室等，保障文书、会计、音像、实物、科技等档案集中存放、规范管理。

2.加强档案信息化建设。采用数字化局域网内服务器、交换机、服务器安全保障系统等，升级档案信息化软件，与OA对接，实现一键归档、网上检索查询、分权限查询功能。

3.升级档案设施设备。在现有基础上增加智能档案密集架、保密柜、文件柜、实物展柜、档案梯、空气消毒机、移动置物架等档案用具。

3.加强档案防护。按照“八防”要求，增设消防及安防系统，安装防盗装备灭火系统、驱鼠器等，完善温湿度监测调控系统，达到5A级标准。

4.创建一流院史展厅，提高院史院志质量。科学设计规划院史展厅分15个模块进行展示，充分挖掘医院历史文化资源，坚持实事求是、严谨科学的原则，整理建院以来各重要时期体现医院医疗发展历程的组织沿革、重大事件、重要活动、科研学术、特色技术等资料，充分利用光电展示院志、年鉴、大事记等资料，科学展示模块，全面展示医院风雨奋斗历程。

四、狠抓档案整理工作

1.提升纸质档案整理质量，杜绝各类不规范问题。对照石家庄市档案整理规范，对各类纸质档案整理现状进行全面自查评估，对当前存在的各类不规范问题，逐条逐个进行整改。实现上架档案盒内目录准确、内容规范，盒外脊背格式规范、字迹清晰、美观整齐。

2.提升实物档案室库藏质量，杜绝实物档案收集不全问题。对医院荣誉奖牌、奖杯、锦旗、重要时期宣传资料、礼品及代表医院文化的资料、物件进行收集整理，并全方位进行展示，实现实物档案室物品齐全、陈列有序。

3.提升音像档案整理质量，杜绝音像档案不全问题。对医院发生的重大事件、重要活动及有纪念价值的音像资料进行全方位收集，刻錄，并规范整理归档。

五、狠抓档案开发利用

1.健全档案资料，助力专科申报，获批国家级孕产期保健特色专科建设单位。2020年12月医院顺利获得“国家孕产期保健特色专科建设单位”奖项，实现了河北省国家级孕产期保健特色专科建设单位零的突破，也实现了河北省国家级妇幼保健特色专科建设单位零的突破，为我院和河北省卫生系统争得了荣誉。在申报和评审过程中，文书档案、业务档案、科技档案充分展现了建院历史、产科以及相关专业发展历史、历年来尤其是近三年来医院对于孕产期保健特色专科（产科以及相关科室）各项规章制度建设、投入、会议纪要等各种档案资料，使我馆孕产期保健特色专科申报以及答辩材料得以完美呈现，为医院创建并获批“国家孕产期保健特色专科建设单位”这一国家级荣誉提供了有力的佐证材料。

2.以民为本，提高档案工作效能，切实为群众解决实际问题。出生医学证明存根档案是办理出生公证或出生医学证明公证所需的材料之一，也是办理出国和入学的必要条件。但是，因出生医学证明是1996年后才开始施行的，很多人并没有出生医学证明，也有些人因为保存不善等原因以致丢失。针对此问题，依据国家相关文件规定，因《出生医学证明》丢失需上级妇幼单位补发、协助公安机关调查《出生医学证明》真伪时，签发机构均需提供《出生医学证明》档案中的原签发记录及存根档案等查询工作。为了方便群众办理，提高工作效能。医院提供全天候、无假日办理服务、弹性排班实行无午休服务、提供线上咨询、线上预约、协调相关部门办理便民利民服务，切实为群众办理提供方便快捷查询服务，减少群众跑办时间，及时为群众协调解决实际问题。

3.以史为鉴，科学做好“十四五”规划，助力医院高质量发展。2021年是“十四五”的开局之年，也是新冠肺炎疫情全球大流行的一年。在医疗环境及医疗行业面临重大变革的背景下，医院面临着一系列的挑战。为了全力助推医院高质量发展，根据查阅“十三五”期间医疗质量、科研教学、专科学科建设等档案资料，总结分析医院现状、战略目标、总体思路和重点工作目标，为“十四五”期间医院跨越式发展指明了方向，明确了“十四五”期间全力实施“一五八”战略布局，为建设“高规格的医学研究中心”“建设各专业全国培训基地群”等五项重大项目，为全力实施“人才兴院工程”“学科强院工程”“智慧助院”八大工程等具体目标举措提供了服务。今年以来，医院先后获批全国首批中国妇幼保健协会“专科助产士临床实践培训基地”、中国妇女发展基金会和中华医学会PAC培训基地，成为国内第一批双胎妊娠规范化管理提升项目及双胎妊娠规范化门诊试点单位，被评为全国改善医疗服务行动“患者、医务人员双满意”医院。

作者单位：石家庄市第四医院