大数据背景下关于档案管理的探讨

陈艳

摘  要：档案管理是事业单位的重要工作内容，能为事业单位各项工作的运行制度、实践流程提供宝贵信息记录，推进事业单位对外经营项目的 顺利开展，提升事业单位的整体工作成效。大数据时代，事业单位要为档案管理工作提供必要信息处理技术，使档案信息数据明确化、工作规范化。对 此，单位员工要结合大数据时代背景下的档案管理实践现状，分析大数据时代背景下档案管理的实践方向，提出科学可行的档案管理实践路径。

关键词：档案管理;大数据时代;升级;优化

引言

档案管理工作在多年的发展中很难受到人们的重视，因此发展速度受 到了不利影响，发展难度也较大。档案是对历史的记载，而且还有一部分档 案中记录的信息十分重要，因此国家应该更加重视对档案的管理。现如今，  大部分地区的档案管理工作仍然是人工形式，无论是收集档案，还是对档案 进行管理都是以人工的形式进行，  人工的工作方式可能会导致管理档案的过 程中出现失误，无法有效保障档案的安全。想要提高档案管理工作的质量，  发挥档案管理的作用，负责档案管理工作的部门应该加强信息技术与档案管 理工作的结合，使用信息技术解决档案管理工作中遇到的各种问题，而且相 较于传统的管理方式具备更多优势，有利于促进信息的共享。

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1  档案管理水平有待提高

目前档案管理工作中，虽然档案管理体制机制比较健全，但更多是 针对传统载体档案和比较简单的电子文件管理，档案的收集、管理、开发 利用也多以传统形式存在，并未构建起健全的新时代信息化现代化档案管 理机制。特别是经济欠发达地区，档案管理现代化整体水平不高，尤其是 针对大数据、云计算、移动网络、区块链等技术背景下产生的大量政务活 动记录缺乏统一有效的现代化档案管理规范和措施。与此同时，随着信息 技术的飞速发展，信息技术的便捷优势使得人们获取信息的渠道更加多样 化，使得处于传统档案管理形式下的档案信息开发利用工作显得滞后。同 时，各级机关、企业事业单位、综合档案馆、专业档案馆存量档案数字化 工作开展不充分、不平衡，在新旧管理载体转换、利用方式更新的道路 上，还有大量工作亟待推进。

1.2  档案管理信息化系统发展尚不成熟

档案管理信息化进程在不断推进，但其实这个技术并不成熟，目前 还没有一个完整的系统，两者还没有很好结合。档案资源的管理和使用都 需要一个全面的资源平台，但目前而言，档案管理信息化系统发展尚不成 熟。长期以来，档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作 用，在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破，造成档案管理工作仅停 留在表层以上，缺乏开发与挖掘的深度，因此，众多的档案管理服务工作 无法全面铺开。

1.3  人员能力不足

在档案管理工作实践中，档案管理人员作为落实各项工作要求的重 要组成，需要对档案信息进行现代化办公技术的准确处理，以保障档案信 息数据的快速归档和无用信息清理安全。而当档案管理工作转向技术层面 时，则需要档案管理人员存在与时俱进的思维能力，助力于档案管理工作 的转型规划，推进大数据技术更好地运用到档案管理体系中，进而不断提 升档案管理工作成效。但从当前档案管理工作实践现状来看，多数事业单 位都能够与时俱进，推进大数据技术在档案管理工作中的运用，但部分档 案管理人员缺乏档案管理信息数据化能力、数据化思维，使档案管理工作 止步不前，影响大数据技术在档案管理工作中的良好运用效果。

2 大数据时代背景下的档案管理实践方向

2.1  樹立新的档案管理服务理念

在档案管理过程中，档案管理服务是人工操作重点。在大数据时代 背景下，档案管理工作的实践，需要树立新的档案管理服务理念，以良好 的理念来提升档案管理人员服务认知度，使其在大数据的支撑下，为事业 单位各项工作的实践提供精准有效的信息数据服务。档案管理工作要树立

新的档案管理服务理念，本着一切为事业单位利益为准的原则开展工作，  并在档案管理工作实践中做到耐心、细心、热心、专心，提升档案管理工 作在各项工作中的实践力度。档案管理人员要在工作中运用大数据技术思 维，不断促进档案管理的精准化运作，以开放性的管理服务模式，提升档 案管理服务满意度，并以档案管理优质性服务模式，致力于事业单位的全 面性发展。事业单位要增强人员在工作状态中的服务意识，使他们的工作 服务理念深入人心，推动档案管理工作流程下的大数据技术服务应用。

2.2  加强档案管理队伍建设

人才是档案事业发展的内在动力。做好大数据背景下的新时代档案 管理工作，应该建立思想素养高、专业能力强的专业队伍。应该从档案工 作长远发展和满足档案管理现代化现实需求两个角度，通过选调、招考等 方式积极引进人才，特别专业对口，既懂计算机、又懂档案管理的专业化 人才，解决现有档案干部队伍专业人才不足、结构不合理、年龄老化等问 题。同时，还应针对现有档案管理人员实际，科学组织开展相关业务知识 培训，可采取基于工作现实状况开展相应的干训结合活动。提升现有人员 的档案业务水平、计算机应用水平、档案管理系统运用水平、电子档案管 理水平。通过引进人才和提升现有人员水平两方面，协调推进档案干部队 伍建设，促进其业务能力和综合素质的提升。

2.3  建立健全档案规范体系

要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规 范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管 理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得 到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖 不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理 工作的质量。

2.4  对档案管理的软硬件设施进行更新

我们需要更新档案管理的软硬件设施，这样才能提高档案管理的质量 和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现，现代化的设备能 够实现更好的效果，全面进行管理，并且能够应对各种问题和困难，达到 更好的效果，使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中，档案管 理人员需要学会熟练的操作相关的设备，还需要对软硬件设施进行及时的 更新，这样就能保障数据的完整性，还可以进行分类整理，提高档案管理 的水平。

结束语

档案管理要立足于档案管理过程中存在的不足，推进新的档案管理思 维和技术应用，升级档案管理工作模式，发挥档案管理人员在事业单位整 体工作的重要作用，助力事业单位综合竞争能力的提升。因此，在事业单 位发展进程中，要重点关注档案管理工作的实践，明确档案管理与各项工 作的关联，推进大数据技术的档案管理应用，构建档案管理数据库和工作 数据信息库，实现档案管理的信息化、数据化发展模式。

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