提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

李拓

摘  要：随着社会经济的不断发展，档案的重要性愈发显著，这就使人们对档案管理工作提出了全新的要求。档案管理作为事业单位中的重要组成 部分，不仅种类繁多，而且数量也十分庞大，传统的管理模式已经无法满足事业单位发展的需求。在当前信息化时代背景下，事业单位需要加强档案管理信息化建设，将信息技术融入档案管理中，从而有效提高档案管理的质量，充分发挥档案的作用，促进事业单位的健康、稳定发展。文章就提升事业单位档案管理信息化建设的策略进行探讨。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

引言

档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将事业单位的发 展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为事业单位 提供良好的参考依据，对事业单位的发展有着十分重要的作用。档案管理 工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济 的不断发展，事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已 经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为 此，事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息 技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进事 业单位的可持续發展。

1 事业单位档案管理信息化建设的优势

1.1  转变存储环境

事业单位以往的档案以纸质媒介为载体，其管理也主要是面向收集、 整理、归档纸质档案，但随着时间的推移，纸张质地会变得薄而脆，且容 易受到周围环境的影响，存在保管隐患，比如虫蛀、潮湿等。这给获取纸 质档案上所记录的信息带来较大困难。然而信息技术的发展使档案管理工 作变得极为便捷，利用信息系统管理档案信息，完好地规避了现实的保管 环境带给档案管理的影响，使档案储存环境产生本质改变。将档案信息存 储在信息系统中，省去了纸质档案增加对馆库空间日益增长的需求，避免 利用大量的人工馆库管理精力，大大节约了人力、财力及物力管理成本。

1.2  提高信息化检索的速率

信息化时代的到来促进了信息技术的快速发展，同时也产生了海量的 信息数据，如何快速、准确地在数据库中寻找所需的信息数据，成为档案管 理工作中需重点解决的问题。通过开展档案管理信息化建设，借助信息技术 能够极大程度地提升信息的检索速度，提高档案管理现代化水平。首先，  档 案管理信息化建设使原本的纸质档案转变为数字化档案，改变了传统人工进 行检索的工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据所需快速 获取信息。其次，可以实现批量信息同步查找。利用计算机技术，能够对相 同类型的信息进行快速检索。最后，信息化检索避免了对档案造成损坏，  能 延长档案的使用寿命，使档案管理工作变得更加轻松便捷。

2 事业单位档案管理信息化建设的不足

2.1  缺乏时代性

当前，事业单位正处于改革的关键时期，但其将重点放在了其他工作 上，对档案管理并没有进行深入的研究和有效的改革。同时，目前的改革 机制也不是对所有事业单位档案管理都适用的。在当前社会经济新常态背 景下，事业单位在发展过程中，难免存在问题和不足，而要想有效地解决 这些问题，促进自身不断的发展，就必须做好档案管理工作，对保存的信 息进行深入的分析，挖掘其中蕴含的有价值信息。但在实际的档案管理工 作中，事业单位并没有制定出与社会发展相符的管理机制，管理模式仍较 为陈旧，缺乏时代性，并没有积极引进先进的管理理念、管理方法和管理 设备，这就严重影响了事业单位档案管理工作的效率和质量，严重阻碍了 档案管理信息化建设的进程，最终不利于事业单位的稳定发展。

2.2  对档案管理信息化建设重要性认识不够深刻

在事业单位众多工作中，档案管理工作属于一种比较“低调”的工

作，看似微不足道，实则非常重要，但也很难有明显的成绩。上述这些特 征致使事业单位一些管理者缺乏对档案管理工作的重视，没有认识到档案 管理工作的隐藏价值，只是简单地将档案管理工作视为一种简单的事务性 工作，难以为事业单位带来直接的经营效益。而档案管理信息化建设本身 却需要投入大量的人力物力财力资源，这对档案管理信息化建设发展带来 了非常严重的阻碍影响。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1  提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度

事业单位通过加强档案管理信息化建设，一方面能够降低档案存储管 理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。另一方面，还能够 提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利 效率，充分发挥档案资料的作用价值，为事业单位发展决策提供更好的信 息支撑。基于此，需要事业单位相关管理人员充分认识到上述档案资料所 具备的作用价值，积极转变思想，树立信息化意识。积极利用信息化技术 手段推动档案管理信息化建设发展，促使档案管理的作用价值得到充分发 挥，更好地适应当前信息化时代发展要求。

3.2  提升档案管理信息化人才素质

事业单位需要认识到档案管理信息化人才素质能力的重要性，在进行 信息化建设过程中，急需引进专业的管理人才，适应信息技术的发展与使 用。首先，在实际的发展过程中，事业单位要确保档案员具有专业的知识 技能以及服务素质，对于已有的档案员，需要定期组织其进行培训。主要 为其提供新时期档案工作方式方法、最新的信息化技术、信息化思维等方 面的培训，以切实提升其在新时期档案工作上的能力，并促进事业单位档 案管理提档升级。其次，事业单位应该重视从事档案工作的人员之间的交 流学习，通过定期组织座谈、实地考察等方式来帮助档案工作人员不断获 得提升与成长，并逐渐形成符合时代要求的专业素质，以便在信息化广泛 运用的档案管理工作中，能尽快适应计算机操作环境。最后，档案员还需 要具备一定的信息系统维护知识技能，以便在信息化建设过程中能与技术 人员进行有效的沟通，方便传达需求以更好地完善信息系统功能。

结束语

随着时代的不断发展，事业单位档案管理信息化建设已经成为必然趋 势，对此，事业单位需要充分认识到档案管理的重要性，采取有效的措施 来提高档案管理信息化建设水平，最终发挥档案的实际价值，促进事业单

位的可持续发展。

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