农业科研单位科研档案管理对策探析

陈林娟，菅元旭，陈 亮，黄丽萍

（1.内江市农业科学院，四川 内江 641000；2.内江市人力资源和社会保障局，四川 内江 641000）

农业科研档案作为农业科研单位科技成果的重要依据，主要包含了农业科研的申报立项、项目执行、结题验收、申报奖项（成果）、推广转化等形成各种电子、文字和视频等资料，能够真实记录农业科研单位的科研状况，有效反映农业科研单位在各阶段取得的科研成果、科研技术和科研经验，对农业科研单位当前科研工作和制定后续发展战略提供参考。因此，农业科研单位践行农业科研档案管理工作，探索农业科研档案管理办法，有助于推动农业科研单位健康快速发展。

1 践行农业科研档案管理的重要性

1.1 巩固农业科研基础

农业科研档案作为农业科研单位开展各项科研工作的证实材料，涵盖了农业科研工作的方方面面，能为农业科研单位推广和运用农业科研技术、转化农业科研成果、制定后续科研策略提供重要参考。同时，完善的农业科研档案，也能够有效反映整个农业科研单位的农业科研实力，为农业科研单位对外合作提供重要依据。

1.2 推动农业科研事业发展

农业科研档案完整地记录了农业科研单位各项农业科研工作，包含了大量的农业科研信息，农业科研单位也可以通过对以往农业科研项目进行再研究，发现新的农业科研创新点，进而不断突破已有的农业科研成果，更加充分地挖掘农业科研成果的价值。农业科研单位的农业科研人员也可以从现有的农业科研当中汲取前人的研究经验和精华，更好地把握本地区的农业科研现状，为本地区今后的农业科研提供参考依据，为申报新的农业科研项目提供思路，进而有效提升农业科研人员的工作成效，避免农业科研资金浪费，推动农业科研事业健康快速发展。

2 农业科研单位科研档案管理过程中存在的问题

2.1 对科研档案重视程度不够

农业科研单位作为以开展农业科研为主的研究性单位，相较于公司企业而言，农业科研单位没有相应专业的档案管理人员，内部的档案管理工作者基本都是从科研人员中选拔而来。由于他们出生于科研，认为只要安心做好自身的农业科研工作就行。因此，即使身处档案管理岗位，但是他们的主要心思还是放在了对新技术的攻关与研发之上，认为档案管理工作只要过得去就行。在申报农业科研项目和农业科研成果时，只注重课题和成果的申报，对于收集课题实施过程中的各项材料却不够重视，造成科研项目存档资料不齐。

2.2 档案管理人员专业性不强

就农业科研单位从事科研档案管理的人事情况来看，部分农业科研单位对科研档案管理重视程度不够，认为科研的主要工作为开展农业科研，科研档案管理只要能过得去就行，因此，开展科研档案管理工作的人往往都是由科研人员兼职管理，他们只对科研档案进行简单的收集存储。由于专业知识技能欠缺，在科研档案管理的过程中无法做到准确分类、归档和存储，最终造成农业科研单位科研档案工作杂乱。

2.3 科研档案存储方式单一

科技的不断进步为科研档案的保存提供了更多的可供选择的存储方式。随着农业科研单位实力的不断增强，农业科研单位所申报的农业科研项目数量也不断增多，加上原有的科研项目，为农业科研单位科研档案管理的存储和利用带来了全新的挑战。部分农业科研单位还没有采用新的科研档案管理技术，仍然采用手工管理档案，当农业科研单位需要对往年项目进行检索时，需要耗费大量人力和时间，大大增加了农业科研单位的档案管理成本。同时，这种原始的档案管理办法既无法提升科研档案的管理效率，也不利于已有档案的再利用。

2.4 科研档案收集难度较大

农业科研由于涉及领域较宽泛、专业性较强、科研周期长、科研工作量大，对农业科研各阶段的档案进行跟踪收集的难度相对较大。在科研实施的过程中，科技人员对于科研档案需要保存的资料不明确，造成科研档案存储资料漏收，分类归档不全。部分科研档案涉及农业科研的专业技术，科研人员不愿意移交这些科研技术档案，即使最终必须移交也只会移交部分科研技术档案。此外，部分从事科研的专业技术人员认为科研项目属于个人申报项目，不愿意将科研成果的原始资料交给单位存档。

2.5 科研档案利用率低

对于部分农业科研单位而言，一个科研项目只要完成了结题的相关工作，这项科研工作就算完成，单位只要保存一份相关的验收资料就行。这些农业科研单位没有对这些科研项目进行编号整理，只是简单地按照年份存储进档案管理室，往往忽视了对这些科研项目进行进一步的开发和利用。对于部分科研项目涉及知识产权或者涉密，国家虽然明确了科研项目开放利用的规章制度，但当真正运用于实践时，这些知识产权的开放使用效率却相对较低。

3 加强农业科研单位科研档案管理工作的对策

3.1 高度重视科研档案管理工作

农业科研单位的领导要从思想意识上认识科研档案管理对单位发展的重要作用[1]，针对农业科研单位实际发展情况出台相应的科研档案管理章程，逐步完成对已有科研档案的整理分类，让科研档案为单位发展助力。进一步强化农业科研单位档案管理人员的综合素质，配备专职的档案管理人员从事档案管理工作，并组织学习与档案管理相关的法律法规和专业技术，让他们真正从思想意识上重视档案管理，从行动上认真开展档案管理工作，进而有效提升农业科研单位科研档案管理效率。档案管理人员还要从农业科研单位实际发展出发，加强与单位各科研科室的联系沟通，结合农业科研单位发展计划，完善科研档案管理，为农业科研单位发展提供服务，切实发挥档案管理的价值。

3.2 注重档案管理人才队伍建设

随着农业科研事业的发展，农业科研单位对档案管理的需求也越来越高，从事档案管理的人员除了具备良好的专业素质外[2]，还需要具备吃苦耐劳的思想品质，能够真心实意地服务单位的档案管理工作。因此，农业科研单位在做好农业科研工作的同时，也需要抓好档案管理人才培训，定期或不定期地组织档案管理人才学习与档案管理相关的法律法规、先进的档案管理办法，形成科学合理的档案管理学习体系，有效提升档案管理人员的综合素质，提升农业科研单位科研档案管理的工作质量和效率。

3.3 合理运用现代档案管理手段

随着时代的进步，档案管理方式也变得丰富多样。农业科研单位要立足单位发展实际，在保持手工整理科研档案的同时，科学运用现代智能化的档案管理设备，并划分专门的档案存储办公室来存放科研档案，明确档案管理规章，将责任落实到人，避免档案遗失[3]。要为档案管理者配备专用的涉密电脑设备，专人专用，并能熟练地运用档案管理的相关软件，能够为科研科室提供便捷的科研档案管理服务，实现科研档案查询、归类、保存、分享等一体化建设。科研人员可借助科研档案管理信息化平台，运用移动电子设备将科研过程中形成的相关资料上传至单位现有的档案管理库，全方位记录相关科研数据。

3.4 有效收集整理科研档案数据

要想确保科研档案的完整，必须重视科研档案资料的收集工作，只有这样才能为后续档案管理工作的开展奠定基础。如果科研人员在平时的科研中没有做好科研数据的收集整理工作，一旦开展科研数据的归档、整理时[4]，往往会手忙脚乱，整理得到的科研档案则会或多或少有所欠缺。农业科研单位虽然主责在科研，但是作为科研档案的管理人员，必须对科研档案管理工作上心，耐心与科研人员沟通，明确各种科研档案的归档范围，用心地去整理收集科研档案，最终形成完整的科研档案材料，并进行科学的归档和存储。

3.5 切实发挥科研档案价值

农业科研单位对科研档案进行归档，除了应对项目检查需要外，更重要的是为从事农业科研的科技工作者提供及时、有效、全面的科研数据支持，让他们能方便快捷地查询到单位以往的农业科研材料，提供相关经验，拓宽农业科研思路，找准下一步申报和从事农业科研方向，进而推动农业科研单位的科研事业发展。同时，完善的农业科研可以加速单位的农业科研成果转化[5]，科研档案中获得相关数据可以及时地推广运用到农业生产之中，这样既能提升农业科研成果的转化效率，也能帮助农户实现增产增收，更好为地区农业产业发展提供技术支持。