互联网趋势下图书馆档案信息化管理新路径

刘惠梅

(烟台职业学院 招生与就业处，山东 烟台 264670)

随着互联网发展趋势愈加蓬勃，各行各业均在互联网技术作用下产生形态变化。在城市公共服务中，图书馆是重要的服务机构，可为人们提供舒适、便捷的阅读环境[1]。这一形势下，为助力图书馆更快、更好发展，教育部门指示利用信息技术重点强化图书馆档案管理信息化建设。图书馆将信息技术作为载体，搭建智能化、信息化管理系统，为读者提供实用、快速的档案资源检索服务。

一、互联网趋势下图书馆档案管理信息化的意义

(一)提升图书馆档案管理工作效率

在图书馆工作领域，信息化档案管理是重要组成内容之一。图书馆档案管理工作的方式及效果，在一定程度上能够反映出图书馆的综合管理水平[2]。通过增强信息化及数字化建设，图书馆可进一步优化档案管理工作流程。管理者使用现代信息技术，扫描图书馆内纸质档案，使纸质资料变为电子版形式，为后续查找信息、存储信息提供便利。图书馆档案转变为电子信息可以使管理者的工作更加便捷，形成电子化工作环境，提高档案管理工作效率[3]。相较于传统图书馆档案管理形式，信息化管理机制既能够优化图书馆档案的存放环境，还能为管理者快速找到资料提供数字化基础。信息化档案管理方式可有效压缩工作时间，提升档案管理工作效率。图书馆档案信息化之后可有效避免恶意篡改信息等不良纰漏隐患。另外，图书馆档案实施信息化管理后，可实现信息集成化管理，大幅减少档案管理占据的空间范围，进一步合理管控档案信息管理成本。由此，有关部门应提高对于建设信息化管理机制的重视，打造良好的图书馆档案管理工作环境。

(二)保障档案信息存储质量

互联网时代下，图书馆通过引入信息化技术，可延长档案信息的存储时间，保障资料内容的清晰度。相较于纸质档案存储，信息化资料不存在腐蚀、模糊、体积大等问题，可保障存储数据质量。图书馆档案管理通过不断升级与创新，可增强图书馆档案信息的存储期限与安全性[4]。同时，信息化图书馆档案可以方便用户快速检索时间跨度大的信息，提供安全的查询、阅读条件。基于信息技术，图书馆可建立全面、完善的图书馆档案管理系统，增强档案管理的工作性能。信息化档案管理方式能够扩大管理工作覆盖面，打造信息长期存储与信息安全的档案管理环境，进而保障档案信息存储质量。图书馆档案信息化管理可继续拓宽业务范围，丰富业务内容，创造良好的技术支撑。科学开发图书馆档案信息化管理系统，可以突破传统管理方法在空间与时间中受到的约束，进一步提升信息化管理工作质量。

(三)快速匹配用户个性化要求

新时期互联网背景下，图书馆档案资源通过共享的形式，方便用户根据自身需求快速找到资料。相较于传统的档案信息存储方式，信息化图书馆档案无需耗费大量的精力与时间，不需要搬运，同时还能提高资料整理与分类的效率。传统图书馆档案信息管理需要许多个管理者，而且容易因人为因素出现整理错误、存储丢失、分类不正确等问题。社会资源和图书馆档案信息均讲究共享，满足不同用户对于信息的需求。互联网趋势下，图书馆档案管理部门遵循信息共享原则，持续优化档案管理的工作环境、工作方式与工作体系。推进图书馆档案信息化进程，能够为读者创造一个良好的阅读环境，便于读者进行个性化信息搜索[5]。读者在图书馆内可以根据自身实际需要，进行科学的档案信息检索，获取更好的阅读体验并提高对图书馆的支持度。

(四)丰富学习资源获取方式

互联网趋势下，读者在阅读或浏览信息过程中，更加重视资源获取方式及资源信息时效性。推进图书馆档案管理实现信息化建设，可以匹配每位读者的差异化阅读要求，丰富学习资源获取方式。近几年，高校图书馆、社会图书馆与企事业单位图书馆持续强化信息化建设，构建文明的网络平台。借助大数据技术，图书馆档案信息化管理更加便利，从而为读者提供更加丰富的档案资料。读者在使用信息化图书馆档案时，不仅可以阅读资料，还可以下载信息。图书馆对档案进行信息化管理，有利于为读者创造高效、便捷的搜索与下载平台。同时，在图书馆档案信息化平台内，读者除了获取平台内已有资料，还可与其他读者沟通，获取更多资源。同时，读者在平台内可以直接与管理者建立线上交流，提高社会经济效益。

二、图书馆档案信息化管理过程中存在的问题

在互联网技术应用于图书馆档案信息化管理进程中，经过各界人士研究探讨，已然取得良好进展。然而在运行过程中出现了一些亟待优化的问题，不仅影响图书馆档案管理的发展步调，还对图书馆档案管理方式升级造成阻碍。

(一)缺乏对纸质和电子档案之间关系的认识

在社会进步及时代发展的影响下，图书馆档案管理方式不断优化与升级，在新旧管理方式更替的过程中，缺少对两种管理方式的认知。有关部门在建造图书馆档案室的过程中，逐渐重视信息化管理及应用。传统纸质的保存方式在图书馆档案管理方面依然具有一定优势，不能直接被替换掉[6]。若为了扩大图书馆档案信息化管理，管理者忽视了传统纸质，将会阻碍图书馆获得深远的发展成果。但是，在管理图书馆档案过程中，有些管理者并未正确认识新旧管理之间差异与联系，尚未形成科学的思想认知。由此，管理中出现较为明显的弊端，仅单纯推动信息化管理建设，却忽略纸质记录档案资料的重要性。为推动图书馆档案管理在未来领域中的良好发展，管理者有必要重视认知问题，并积极解决建设过程中遇到的问题。只有明确理解两种图书馆档案信息管理之间的区别与联系，才能确保图书馆档案管理环节始终科学化发展。

(二)信息化档案管理制度不健全

图书馆档案管理在信息化构建和运行方面，出现了一定的发展局限，究其原因是档案管理的工作流程不健全。由于信息化档案管理制度中存在不健全和滞后问题，管理效果一直难以取得理想成绩。一方面，图书馆档案管理的相关人员缺乏正确的管理规则，侧重于引入新技术，而不研究如何有效融合新旧技术。由于缺少健全的信息化档案管理制度，现阶段图书馆档案信息化管理效果与预期目标之间存在差距。另一方面，工作人员对信息化管理的细节处理不合适，容易增加信息风险，削弱工作效率，致使管理成果表现出明显的局限性。而图书馆档案信息化管理制度尚且不够规范，并未明确规定工作流程，缺少详细的管理工作。在档案信息化管理工作方面，管理者若缺乏合规的档案梳理工作导向，则难以准确开展信息管理工作。另外，图书馆档案信息化管理制度没有说明工作中具有创新或突出表现的人才将获得何种奖励。由此，档案管理者在开展创新工作或执行特定的档案管理工作时，缺乏可参考的管理制度，容易产生不合理、不科学的操作或工作方式。这种工作状态会对信息化档案管理产生严重的制约，限制档案管理效果发挥。

(三)档案信息化管理建设不系统

现阶段图书馆档案信息化管理正逐步推广，持续引入信息化技术，进行信息化档案管理。但图书馆档案信息化管理的效果还不够明显，缺少健全且具体的信息化建设体系，导致档案管理功能难以充分发挥。一方面，国家尚未根据图书馆档案信息化管理工作。制定明确的执行标准或规定，致使诸多图书馆档案管理的信息化建设处于停滞状态，或存在一定的发展约束。另一方面，图书馆档案管理工作对于系统建设、信息查询等方面还存在许多发展问题。究其原因，图书馆档案管理的有关部门尚未正确认识信息化体系建设的重要性。由此，工作人员在具体管理档案过程中难以执行具体的建设性工作，反映出档案信息化管理建设的系统性不够强。若有关部门不重视对信息化的管理，则会严重约束档案管理信息化发展及建设，甚至会在一定程度上限制图书馆档案管理的发展及建设步调。

(四)档案管理工作者的综合素质有待提升

在图书馆档案信息化管理水平中，档案管理者的综合素质是影响工作水准的关键因素。但是，从现阶段来看，有关管理部门尚未对档案管理团队形成足够的思想重视，也没有着重思考图书馆档案管理建设及发展中对人才的需求方向。在此情况下，通过现有制度形成的档案管理队伍在综合素质、工作思想方面有待提升。从信息化档案管理系统来看，档案管理者无论是态度还是思想均不够坚定与明确，尚未掌握全面、切实可用的操作方法或运行方式，致使档案管理工作的操作行为缺乏规范性。另外，档案管理者对于信息化技术或服务项目操作的掌握较为片面，容易对信息化管理产生误区，进而降低整体档案管理工作质量。关于图书馆档案信息化管理领域的工作，图书馆档案管理团队的人才储备问题较为严峻。

三、互联网趋势下图书馆档案信息化管理的创新路径

(一)升级档案管理信息化的基础设施

随着图书馆建设与发展，有关部门应强化档案管理工作，顺应互联网发展趋势的要求，科学引入信息化系统与相应的基础设施。为创造更好的工作环境，图书馆须积极进行信息化创新及优化，确保档案管理效率更高。由此，有关部门应着重升级硬件设施，如升级计算机设施、创建健全的信息化管理系统，并完善档案信息化管理工作的服务功能及内部结构。此外，有关部门应将资金用于增添基础设施，增加扫描仪、服务器等信息化管理设备。与此同时，还应注意信息化设备出现老化问题，及时更新老旧设备，避免出现设备功能落后或故障等情况。为确保图书馆档案信息化管理工作较为有序且科学，图书馆应注意收集和整理内部档案信息，根据实际管理要求制定健全且可执行的信息汇总系统。有关部门可遵循互联网发展趋势，利用现代化信息技术将图书馆内部档案分类并进行储存，以便为后期检索资料或优化档案提供依据。图书馆档案管理者有必要建设并优化网络环境，从而充分发挥信息化管理的服务功能，提高管理工作的规范性与科学性。

(二)完善信息化档案管理工作机制

相关部门有必要将档案管理工作机制改革设置为高度关注内容，确保信息化功能可以真实有效地产生作用。为有效展开档案管理工作及为科学管理工作者提供主要参考依据，相关部门应深层次分析档案管理工作的详细要求，规范工作机制、流程及操作步骤。有关管理部门应根据档案信息化管理准则，创新图书馆管理工作机制，从而明确管理流程并为档案管理工作者指明政策方向。同时，有关部门应制定科学的监管机制，提升每位员工的责任意识，要求每一位档案管理员均依据图书馆规定开展工作。这种工作方式可有效避免因为操作不规范所导致的各种管理风险。此外，多个部门间应结合互联网发展趋势强化沟通与合作，创新或创建档案信息化管理的线上资源共享平台及工作机制，从而为完善信息化档案管理工作机制提供现实依据。

(三)重塑原档案资料库

虽然在互联网趋势下图书馆档案信息化建设的重点是搭建信息化管理体系，但有关部门在建设过程中，不能忽略对于原版纸质档案的管理。图书馆档案管理者应用辩证的思想看待两种档案形式，综合使用信息化管理和传统管理两种模式，充分发挥每个模式的作用及优势。基于此，有关部门应结合互联网发展趋势及图书馆的实际情况，创建综合性档案信息管理系统，扩大档案管理的覆盖面，达到更理想的信息化管理效果。互联网趋势下，图书馆档案信息化管理员在将纸质档案变为电子版档案时，应备份和管理纸质档案，实现档案的双重安全保障。信息化操作过程可有效降低因信息化系统出现故障而丢失信息的风险。同时，有关部门应有效整合纸质档案资源，建设原档案资料库，进而丰富图书馆内部档案信息种类并增加档案数量。重塑原档案资料库应符合图书馆的发展趋势，提供准确的档案信息，满足读者差异化阅读需求。

(四)建设高素质人才团队

为推动图书馆积极开展档案信息化管理创新及改革，有关部门须重点提升整体团队的素质。图书馆可以和高校建立合作关系，创新图书馆档案管理专业人才培养方式，为图书馆储备丰富的高素质人才。同时，有关部门须顺应互联网趋势，对现有档案信息化管理团队进行专业化培训。一方面，根据图书馆档案信息化管理工作的创新点与改革点，有关部门应组织图书馆档案管理团队共同学习，从而提升综合素质和专业技能。另一方面，有关部门通过分析图书馆档案信息化管理团队的优势与劣势，并针对劣势设计专门的培训内容或邀请相关领域的专家前来举办讲座，全方面提升团队人才的综合能力。建设高素质人才团队不仅要提升职业素养，还要加强专业能力，确保高效快速地完成图书馆档案信息化管理工作。另外，有关部门应高度重视提升团队整体素质，并从图书馆建设发展的现实角度出发，规范并具化档案管理工作的操作流程。

综上所述，在城市、校园等建设发展的过程中，图书馆建设非常关键。而档案管理工作对于图书馆建设而言是非常重要的一个环节，属于基础性工作。有关部门及相关主体有必要根据互联网发展趋势，在档案管理工作中积极引入现代化信息技术，搭建智能化、数字化档案管理平台，进一步更新升级图书馆档案管理工作。如此，方可实现资源整合与共享，为民众提供现代化阅读环境。