分析新时期行政审批档案信息化管理

王洪宝

[摘 要]行政审批档案管理会随着时代的进步而发展，信息化时代的到来对行政审批档案管理带来了更多的机遇和挑战。文章在阐述行政审批档案信息化管理的必要性和重要性的基础上，立足实际情况，分析当前行政审批档案信息化管理存在的问题，并针对问题提出优化行政审批档案信息化管理的对策。

[关键词]行政审批;档案;信息化管理

中图分类号：D523           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）20-0094-03

行政审批是连接政府和公众的一個重要平台，公众在从事社会生产和经营事务的过程中往往需要通过行政审批的方式来获得某种认可[1]。行政审批工作直接面向公众，因而这项工作的开展质量、效率、水平直接关系到政府部门的形象。在各个企业的发展下，行政审批档案数量和内容增多，如何高效地处理这些信息成为相关人员需要思考和解决的问题[2-3]。将计算机技术引入到行政审批档案管理中能够通过信息化的方式来收集和整理档案信息，可最大限度地保障档案资料信息的完整性、可靠性、安全性，提升相关人员查找和利用档案的效率。

一、行政审批档案信息化管理的必要性和重要性

（一）必要性

社会经济的深入发展和改革开放的深入使得越来越多的中小企业发展起来，一些家族企业也发生了演变，这样的变化对政府部门职能机关的行政手续办理提出了更高的要求，无形中加大了行政审批工作量[4]。

在开展行政审批管理工作的时候，行政审批效率、工作质量直接关系到整个企业的发展。传统意义上的行政审批模式会采取人工审批方式，审批资料信息会通过纸质文档的方式保存。但是从发展实际情况来看，这种保管方式会在时间流逝中出现字迹模糊的问题，最终会影响行政审批工作的效率[5]。行政审批档案信息化管理能够实现审批系统的信息化发展，进而提升政府部门的政务工作水平。

（二）重要性

提升行政审批的规范性。在纸质审批流程的影响下很容易出现审批文件资料遗漏或者丢失的问题，加上各类资料审批管理没有得到专业人才的支持，各个材料管理缺乏统一标准，导致在行政审批资料管理过程中经常出现管理混乱的问题。行政审批档案信息化管理的实现能够更好地存储和管理信息，加速各个部门之间的信息流动速度，节省信息流动时间，减少信息传递误差，进而提高中小企业的行政审批效率[6]。第二，增强行政审批的价值。在信息时代背景下，行政审批价值日益凸显出来。行政审批档案信息化管理的实现能够利用信息来实现行政档案的审批管理，最终实现政府职能部门审批管理的一体化、电子化、智能化发展，在保障行政审批工作效率的情况下降低相关人员的工作量，提高档案利用率，拓展档案的利用空间[7]。

二、行政审批档案信息化建设发展面临的问题分析

（一）行政审批档案管理缺乏信息化管理理念

在社会分工日益细化的背景下，档案管理工作的专业性水平得到提升，也就是说，行政审批档案越来越需要具备专业知识的人员来进行管理，信息化管理理念开始被引入到行政档案审批管理中。但是从行政审批档案管理发展实际情况来看，相关人员在从事这项工作的时候深受传统档案管理方式和管理思想的束缚，管理方式落后，且在档案管理的时候没有引入系统化的思维理念，最终导致行政审批档案管理效果不理想。

（二）行政审批档案信息化管理不够规范

在信息化时代背景下，虽然一些地方行政机关开始就审批档案管理进行了信息化路径的探索，但是受社会主义市场经济发展的影响，行政审批档案管理规范化水平有待提升，特别是关于档案的分类和存储管理更是没有形成统一的标准，在不同行政审批机关、管理人员应用不同方式管理档案的时候会使得档案管理工作陷入一种混乱的状态，也会使得行政审批档案管理工作出现新的问题，相关人员在查找档案资料信息的时候也会遇到一些困难。

（三）档案资源相对分散

在行政审批业务档案管理的时候会由不同的职能部门负责，在档案管理的过程中形成了各自分工的分块化档案管理模式。比如在行政审批业务流程办理完成之后需要安排专门的档案管理人员来整理和管理档案信息，并根据需要由专职人员将档案提交给档案中心负责保存、立卷和归档。由于不同类型的业务档案材料分散于不同业务组，在档案来回转移的过程中容易出现信息被篡改、复印件不清晰、档案页面破损等问题，严重影响了档案的后续使用。

（四）行政审批档案信息系统建设落后

虽然行政审批档案管理中心先后购买了数字化设备，但是受资金、空间和人员的限制，在档案管理的过程中没有形成专门的档案管理系统。由此导致行政审批档案的电子化服务管理和网络时代背景下的档案管理速率不匹配，降低了档案信息化管理效率。

（五）档案业务系统对接管理难度较大

行政审批档案信息化管理的实现要求各个业务档案数据信息能够在行政审批服务的各个系统中实现顺畅的传递，在信息顺畅传递的过程中提升档案管理工作效率。但是从当前发展实际情况来看，行政审批档案会由一个专门的系统进行管理，系统内部各个业务部门之间的数据管理标准不统一，最终导致系统内部信息对接不顺畅，严重阻碍了系统内容信息的对接。

三、行政审批档案信息化建设优化对策

（一）强化行政审批档案信息化建设意识

行政审批档案信息化建设首先要落实和增强工作人员的服务意识，即要求政府人员能够积极主动地学习行政审批档案自主管理知识和技术，在工作中树立一种正确的思想理念，在一系列的工作中要对员工本身产生积极的影响。在国家推行无纸化办公的背景下，政府人员要加快转变行政审批档案信息化管理方式，将现代化的办公模式融入到传统意义上的行政档案审批管理流程中。

（二）实现行政审批档案信息标准化建设

行政审批档案会牵扯到政府机关的工作，档案处理工作量庞大，在具体实施操作的时候如果没有制定出规范的标准和制度，就会影响行政审批工作效率，甚至还会诱发职能混乱的问题。因此，行政审批档案信息化建设要制定明确的标准，针对不同部门的工作属性来对下放的文件资料实施管理，实现行政审批档案的信息化发展，提升档案利用效率。

政府部门负责档案审批的人员多为基层工作者，因此，为了能够提升行政档案审批效率，需要对这些人员实施专业化的培训和引导，通过专业培训引导来规避不良审批现象，实现行政审批档案的信息化建设。

（三）优化行政档案信息化基础建设

行政审批档案信息化建设要做好建设之前的基礎性工作，强化档案信息化管理的前端控制，以保证档案信息化建设的顺利推进。具体工作内容包括：第一，做好对专职人员的管理培训。在行政档案审批管理工作中设置专职档案管理人员，在专职档案管理人员的作用下更好地管理档案资料信息。同时，档案中心还需要定期组织员工开展培训，通过培训转变其陈旧的工作思维，强化档案管理人员的档案意识。第二，实现对档案提交和整理的规范化发展。行政审批档案管理中心要引导专职档案人员能够应用文字、图像、电子文件等多个形式来管理档案资料，并在档案整理利用的时候借助先进的手段来保障档案资料不会出现破损。第三，制定规范化的档案管理流程，按照行政档案审批的基本流程和档案资源信息基本情况管理档案，做好电子信息档案的存档工作。

（四）加快打造完善化的行政审批档案管理系统

第一，为行政审批档案的管理投入足够的资金。在资金的支持下为行政审批档案的规范化管理提供计算机、扫描仪等设施设备的支持。第二，加快打造完善化的档案信息管理系统。在行政审批档案管理的过程中需要根据档案信息的总体规划方案来设计档案管理系统的功能模块，制定出统一、规范的档案管理技术标准，为行政档案审批的信息化、高效化管理提供重要支持。第三，实现各项业务的顺利对接。行政审批档案管理部门要根据档案审批业务发展实际情况，联合大数据管理部门来更好地实现资源信息的共享应用，完成行政审批档案的对接管理。

（五）建立健全行政审批档案信息化管理模式

在信息化技术的支持下，加快打造完善的行政档案审批管理模式，形成行政档案审批管理系统，合理配置行政档案审批业务系统中的各个档案资源信息，在多个业务部门的共同作用下做好档案的管理工作。行政审批档案信息化管理模式的实施具体包含以下几个方面的内容：第一，各部门之间的协同作业。行政审批服务部门要在各个业务系统信息顺利对接的基础上，在行政审批档案管理中心的带头下将各个部门分散化的档案管理模式转变为统一化、一体化的档案管理模式。第二，实现无纸化的档案管理。在选择好业务试验点之后，借助数字摘要、电子信息签名、信息戳等技术手段来完成电子信息文件的顺利移交处理，提高行政审批档案管理工作效率。在各个试验点建设完成之后还需要逐渐向行政审批服务区域内的各个业务小组推行无纸化档案管理。第三，实现行政审批档案信息的对外公开。在数据库技术、电子信息技术的支持下，行政审批档案会从纸质版的模式转变为电子版模式，而后会存储在档案信息库中，成为各个行业发展的重要信息参考资源。在电子政务信息全面公开的背景下能够实现档案资源信息的分级管理，全面提升行政审批服务工作效率。

（六）积极推广网上电子归档办公业务

在信息时代背景下，行政审批档案管理要积极顺应信息化发展趋势，按照时代发展需要积极推广网上电子档案归档业务，在全面推广网上电子业务的过程中提升行政审批档案工作的效率。在实施网上电子档案归档管理的时候需要根据各个档案信息的基本情况和档案信息需要进行卷宗的管理，制定出档案资料统一、规范的管理流程，由此实现对档案资料信息的合理化、规范化管理。

1.分类组卷

行政审批档案可以按照事项的基本内容来进行划分，将行政档案资料划分为一案一卷、一卷一号的结论文件、审批材料;一案两卷的牵扯到个人隐私的文件材料，并对这些材料存储为正副两卷来进行归档管理;单独组卷的卷宗会按照时间的顺序进行排列，合并卷宗会按照一系列审批事项来实施分类管理。

2.打造归档档功能模块

在开展行政审批管理的时候，相关人员可以根据自身情况来适当地扩展电子档案的归档服务管理范围，通过采取线上和线下结合的方式来将整理好的档案信息提交给上级部门进行审核，并就电子档案实施数字签名和线上盖章，从而有效保障档案信息的安全性、真实性和可靠性。设置好的档案信息归档模块会牵扯到档案资料信息的参数设置、档案使用规则、档案保管权限设定等内容。

3.统一归档范围与存储格式

在实现行政审批档案电子归档管理的过程中，需要对每一个事件所产生的档案资料信息实施归类管理，形成文件夹。在文件夹中会牵涉到档案资料信息的申请、受理、审批、办理、输送等业务，按照档案资料的使用方向来实现对行政档案资料信息的分类归属管理，将档案资料信息转变成方便存储和使用的文件格式。

四、行政审批档案信息化建设的实施效果

（一）提升行政审批档案资源信息的利用效率

信息时代的到来对档案资料使用的方便性、快捷性、实时性等提出了更高的要求，在这样背景下，实现行政审批档案的信息化建设能够在最大限度上弥补行政审批业务部门各尽其职过程中所引发的档案资料信息使用分散化的问题，实现对行政审批档案资料信息的高效率整合应用管理，全面提升档案资料信息的使用效率。

（二）采取措施扩展档案归档范围

行政档案审批管理会牵扯到多方主体的利息资料，这些材料具备很高的保存价值。在以往的纸质档案管理模式下，受档案室空间狭小、人员配置不充分等因素的影响，档案资料信息往往很难被有效保存。信息化技术在行政审批档案资料管理中的应用能够应用先进的技术形式拓展档案资料信息的归档范围，并按照一事一卷的原则来管理档案资料信息，在最大限度上保证档案资料信息的完整性、可靠性。

（三）采取措施保证原始纸质档案信息的安全

在纸质档案信息传递使用的过程中不可避免地会出现文字模糊、页面受损、资料丢失等问题，这些问题的存在会影响行政审批档案资料的完整性、安全性。在信息机技术的支持下会实现对档案资料信息的电子化存储归档，在档案使用者需要查阅档案资料信息的时候，其登录平台就能够在第一时间获取相关电子档案，从而在最大限度上保障纸质档案资料信息的安全性、完整性。

（四）提升档案管理工作效率

在行政审批业务量增多的情况下，所需管理的档案资料数量和内容增多，这无形中加大了档案人员的工作量，在档案资料信息管理不恰当的情况下会影响行政审批档案管理工作效率。行政审批档案信息化建设管理会借助先进的技术手段来对档案资料信息实施归档处理，从而使得档案管理人员能够从烦琐的工作中解脱出来，并有效提升档案资源信息的管理效率。

五、结语

综上所述，信息化技术在行政审批档案管理中的应用会有效提升行政审批档案信息的管理效率，打造出完善的行政审批档案管理系统，形成完善的档案信息化管理模式，促进行政审批档案工作得到深入发展，从而使得电子档案审批管理能够更好地满足服务型政府的建设需要。

参考文献：

[1] 庄媛. 新时期行政审批档案信息化管理分析[J]. 信息周刊， 2020（07）：231+245.

[2] 郑晓萌. 试论新时期行政审批档案信息化管理[J]. 卷宗， 2017（13）：40.

[3] 王雪玲. 行政审批档案信息化管理工作的要点分析[J]. 青春岁月， 2016（11）：174-175.

[4] 高青青. 试论新时期行政审批档案信息化管理[J]. 科学与信息化， 2018， 000（002）：174-175.

[5] 郭柳军. 行政审批档案信息化管理研究[J]. 兰台内外， 2019（06）：36-37.

[6] 李茹. 行政审批档案信息化管理工作要点探究[J]. 科技创新导报， 2016， 13（31）：105+107.

[7] 陈永生， 杨茜茜， 王沐晖，等. 基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：整體观[J]. 档案学研究，2018（06）：4-11.