事业单位人事档案电子信息化管理分析

□刘 迪

（作者单位：临沂市兰陵县教育和体育局。）

科学技术的迅猛发展将人们带到了信息化时代。传统的人事档案基本上是以纸质的形式存在的，档案一旦发生变更，就要重新打印一份档案。这样不仅耗费时间，浪费纸张，整个事业单位的工作效率也会大幅度下降。因此，事业单位的人事档案管理工作应该与时俱进，朝着信息化管理的方向积极做出转变，这样人事档案管理工作才能够在事业单位管理中发挥更大的作用。

一、事业单位人事档案电子信息化管理的价值

（一）有利于提高事业单位人事档案管理工作效率

事业单位在进行人事档案信息管理工作过程中，如果能够充分借助信息技术，那么它就能够打破传统的纸质档案管理的桎梏，借助信息化技术完成对人事档案信息的记录、转移、修改、使用、保存、规范及查阅等工作，使得这些信息能够在短时间里全部呈现出来，有效解决实际问题，它相对于传统的手工工作模式来说，工作效率能够得到极大程度的提升。

（二）有利于促进事业单位人事制度改革不断深入

事业单位在发展过程中会面临人员流动频繁的情况，而事业单位人事档案电子信息化管理能够有效地促进事业单位人事制度的不断改革，能够有效地解决一系列的招聘问题。比如，事业单位在招聘相关工作人员的时候，他们通过信息化电子档案进行筛选，所选择的范围更为广阔，能够挑选更为精准的人才。通过这种方式选择的人才，能够给事业单位带来巨大的效益，进而深入地实现事业单位人事制度的改革。

二、事业单位人事档案电子信息化管理中的问题

（一）信息化技术的应用不够深入全面

事业单位的人事档案管理在向电子信息化管理方面转型的时候，其实是存在较多问题的，虽然小有成就，但是其管理并没有落到实处。究其根源，还是事业单位在展开人事档案管理的时候，信息化程度并不够深，信息化技术的使用并不够全面，部分人事档案管理仍旧处于人工操作模式。并且有些事业单位虽然配备了相关的信息化管理机器，但是在实际工作的时候并没有应用，只是为了应付上级的检查。还有一些事业单位在展开信息化档案管理的时候，不注重优化管理软件功能，这样也会直接影响人事档案工作的效率和质量。

（二）对人事档案管理的重视程度有待提高

人事档案电子信息化管理对整个事业单位的工作优化有着十分重要的作用，但是很多事业单位在使用信息化管理的过程中，只注重一些基础性的功能应用，比如避免档案丢失、实现档案共享等，很多工作人员认为人事档案管理属于一种基础性、普遍性的工作，所以他们对这些工作的重视程度并不够高，使得他们存在电子信息化档案管理认知简单的问题。这其实就忽视了人事档案电子信息化管理对事业单位人力资源优化的重要意义，忽视了人事档案管理工作对单位发展的基础作用，对档案信息化管理工作的职能划分发挥了极为不利的影响。

三、事业单位人事档案电子信息化管理的策略

（一）加强管理人员培训力度

事业单位人事档案电子信息化管理要求员工要敢于破除传统、固旧的人事档案管理观念，要注重提高自身的专业素养，创新自己的工作观念，只有这样，才能够保证自己能够随着时代的发展而不断发展，避免自己被时代淘汰。所以事业单位在引进电子信息化设备和管理模式之后，就应该注重对相关工作人员的培训，要向他们补充更加专业的知识，切实提高他们的专业素养以及专业素质。这样一来，事业单位的人事档案管理工作人员才能够具备更为科学、完备的技能技巧，才能够推动整个电子档案管理工作朝着电子信息化的方向发展。因此，事业单位的人事档案管理工作人员要不断提高自身的思想觉悟，注重提高自身的业务能力，具备良好的政治责任感和灵敏的观察力以及鉴别能力。同时，事业单位还应该引进更为先进的人事档案管理人才，让人事档案管理工作人员之间形成竞争力，使得整个部门得以有效发展。

（二）采取多元化管理模式和手段

传统的人事档案管理通常是以纸质材料的形式进行，从上文可以得知，纸质档案管理其实是存在诸多问题的，不仅不容易长时间保存，占据的空间大，还极容易损毁，在调查和查找的时候费时费力，工作效率也极其低下。所以在展开电子信息化档案管理的时候，要采取多元化的管理模式和手段。相关工作人员要充分利用一切可以利用的资源，最大限度地建立起更加完备的电子信息化人事档案。比如针对于档案的查找，工作人员在录入人事档案系统的时候，就应该将“身份证号码”作为重要的检索信息，将其划分成一个“检索源”，其他的档案信息在后面依次补充，这样就能够方便后续的查找与应用。又比如，在针对于人事档案信息的共享方面，事业单位之间可以建立一个“云档案”平台，单独设置密码，要一定级别的人员才能够打开“云档案”平台，实现信息共享，这样既可以避免人事档案信息的泄露，也可以实现档案信息的高效利用。

（三）重视人事档案信息的安全

人事档案关乎各个人员的基础信息，如果被别有用心的组织或者人员得到，就会造成一系列的社会问题。所以在电子信息化的人事档案管理中，事业单位一定要重视人事档案的安全。网络是一把双刃剑，它能够为事业单位的人事档案管理提供优势和便利，也会让人事档案存在泄露的风险，如果在管理中不注重提高安全性，就会存在各种各样的安全隐患。对此，事业单位一定要重视信息网络环境的安全性。

一方面，事业单位要完善各种保障措施，来确保人事档案信息的安全性，要将安全防范置于人事档案管理的重要位置。因此，事业单位要引进更多的技术人才来建设防火墙，保证人事档案信息的安全性，切实做好人事档案防范工作；另一方面，事业单位要与时俱进，注重人事档案信息的数字化管理，档案的变动要有迹可循、责任到人。比如，人事档案管理是有一个平台的，那么在打开这个平台的时候，一定要记录人员身份、变动历史等，这样就会在后续的问题查找与解决中找到责任人，使得整个档案管理更为规范。

事业单位开展电子信息化档案管理的时候，一定要确保信息的安全性，让相关的工作人员提高安全防范意识，这样才能够让整个档案管理更加契合时代特色，实现档案的高效、合理、有效、科学管理。

四、结语

综上所述，随着科学技术的不断发展，事业单位的人事档案管理工作也应该不断发展和提升，要契合信息化时代的特色，让整个管理工作能够朝着电子信息化的方向发展。这样既可以提高人事档案管理工作的效率，发挥人事档案管理的价值和作用；也能够保证人事档案的安全性，可以让其更为长久的保存；还能够实现云共享，从整体上提高事业单位的工作效率。